Einige der Industrie- und Handelskammern und auch Handwerkskammern machen es vor und haben zusammen mit der d.velop am Standort Kiel die eigene digitale Transformation hinsichtlich verschiedener Geschäftsprozesse gestartet. Wir verraten im Blogartikel wie, was der digitale Dokumentenversand damit zu tun und halten weitere wertvolle Digitalisierungstipps bereit.
Digitaler Dokumentenversand von Beitragsbescheiden
In erster Linie ging es bei den Digitalisierungsprojekten der Kammern um den digitalen Dokumentenversand von Beitragsbescheiden an die Mitglieder. Hintergrund war, dass die Versendung von Beitragsbescheiden der Kammern immer mit enormen Aufwänden und hohen Kosten verbunden war und dass seitens der Mitglieder die Nachfrage kam den Beitragsversand zu digitalisieren. Die Kammerexperten der d.velop in Kiel haben beispielsweise die IHK Ostwestfalen zu Bielefeld bei der Planung, Umsetzung und Nachbearbeitung dieses Digitalprojektes als kompetenter und zuverlässiger Partner begleitet und unterstützt. Ziel dieses Projektes war es, die Digitalisierung in der Verwaltung bei einer Wirtschaftskammer ressourcenschonend zu optimieren und somit den Erwartungen der Kammermitglieder bezüglich des Services gerecht zu werden.
Der digitale Briefkasten als Basis des digitalen Dokumentenversands
Die d.velop postbox ist ein digitaler Briefkasten in der Cloud und sehr einfach zu bedienen. Viele Organisationen stellen Dokumente jeder Art bereits mit der d.velop postbox digital zu und 30 % der Betriebe in Deutschland haben ihre Postzustellung bereits digitalisiert. Tendenz steigend. Das Produkt ist schnell implementiert und nicht nur im Kammerbereich einsetzbar, sondern auch bei Unternehmen aus anderen Branchen für beispielsweise den Versand von Gehaltsabrechnungen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder sonstigen Dokumenten.
Es geht nicht allein um Kostenreduzierung
Neben dem Wegfall von Porto-, Papier- und Druckkosten hat die Umstellung auf den digitalen Dokumentenversand noch weitere Vorteile:
- Die Produktivität der Mitarbeiter:innen nimmt zu.
- Die Ressourcen im Hinblick auf Papier, Energie und Personal werden geschont.
- Das Produkt kann in bestehende, digitale Geschäftsprozesse integriert werden.
- Der Vorteil seitens der Empfänger:innen ist, dass ihnen die benötigten Dokumente schnell digital zur Verfügung
Sicherheit ist das A&O
Die d.velop postbox erfüllt höchste Sicherheitsstandards nach deutschem Recht und gewährleistet dabei maximale Flexibilität. Der Sitz des ISO zertifizierten Rechenzentrums ist in Deutschland und die Server werden ausschließlich in Deutschland betrieben und unterliegen damit den strengen deutschen Datenschutzgesetzen. Die Zustellung der Dokumente erfolgt verschlüsselt, mit einem rechtlich gültigen Zustellnachweis für alle Dokumente, die einfach und sicher aufbewahrt und geteilt werden können.
Digitaler Beitragsversand –
Beitragsbescheide komplett digital verarbeiten und rechtssicher an Mitgliedsunternehmen versenden mit d.velop postbox
Das OZG beschließt: Digitalisierung ist kein Phänomen, sondern eine Voraussetzung
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) sieht die Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen vor und regelt, dass Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen auch digital anbieten müssen. Das OZG orientiert sich dabei an der Nutzerperspektive von Bürger:innen sowie Unternehmen.
Auf EU-Ebene wird diese Digitalisierung mit dem Single Digital Gateway (SDG) umgesetzt. Das SDG soll somit den Verwaltungsaufwand für Bürger:innen und Unternehmen verringern, damit diese einfacher am Binnenmarkt teilhaben können. Die zeitgleiche Umsetzung des OZG in Deutschland unterstützt die Behörden bei der Erfüllung der europäischen Vorgaben. Onlinezugangsgesetz und Single Digital Gateway gehen Hand in Hand und verfolgen somit das gleiche Ziel: Das digitale Angebot der Verwaltung soll bürgernah und nutzerfreundlich sein.
Um einen digitalen Dokumentenversand von Beitragsbescheiden anzubieten, setzen viele Handwerks-, Industrie- und Handelskammern auf die Lösungen der d.velop und können damit auf die Nachfrage ihrer Mitglieder eingehen, aber auch den rechtlich geforderten Rahmen bezüglich Datenschutz, Rechtssicherheit, OZG und SDG abbilden.
Neugierig? Dann buche dir gerne eine unverbindliche Live-Demo der Software und erfahre mehr über die Lösungen.