SAP Reisekosten­abrechnung: In 10 Schritten zur Reisekostenerstattung

Im Jahr 2012 musste Deutschland erstmals nach vielen Jahren den inoffiziellen Titel des „Reiseweltmeisters“ an China abtreten. Reiseweltmeister wird das Land, das jährlich die höchsten Ausgaben für Privat- und Geschäftsreisen ins Ausland aufbringt. Auch wenn die jahrelange Dominanz der Deutschen durch die Chinesen gebrochen wurde, gehört Deutschland weiterhin zur absoluten Weltspitze in Sachen Reisekosten.

Ein Grund dafür liegt in den hohen Ausgaben für Geschäftsreisen. Laut der jährlichen Geschäftsreiseanalyse des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) aus dem Jahr 2016 kommt Deutschland jährlich auf 11 Millionen Geschäftsreisende bei 182,7 Millionen Geschäftsreisen und Ausgaben in Höhe von 50,9 Milliarden Euro – richtig gelesen, MILLIARDEN. Das macht im Schnitt 153,0 Euro pro Geschäftsreisenden pro Tag.

Reisekosten­abrechnungen: notwendiges Übel für Arbeitgeber und -nehmer

50,9 Milliarden Euro allein für Geschäftsreisen bringen einen entsprechenden Wust an Quittungen, Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Belegen mit sich. Für alle Beteiligten sind anfallende Reisekostenabrechnungen daher in der Regel nicht mehr als ein notwendiges Übel. Einerseits wollen Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer angemessen entschädigen und den Überblick über alle Kosten behalten. Andererseits wollen Arbeitnehmer angemessen und schnell von ihrem Arbeitgeber entschädigt werden. Beide haben gleichzeitig selten Lust darauf, wertvolle Arbeitszeit in die monatliche Reisekostenabrechnung zu stecken. Und genau hier kommt eine professionelle Reisekosten Software ins Spiel.

Reisekosten in SAP: Digitalisiertes Reisemanagement mit der richtigen Software

Mit dem Reisekostenmodul von d.velop können Anwender ihre Reisekostenabrechnung in SAP-Umgebungen komfortabel erfassen und dazugehörige Belege für die Reisekostenabrechnung ablegen – komplett digital. Der Anwender wird bei seinem Reisemanagement Schritt für Schritt durch den Erfassungsprozess geführt. Für die erfolgreiche Erstellung eines Reisebelegs reichen 10 einfache Schritte in SAP:

Schritt 1:

Das Formular zur Erfassung der Reisekosten wird direkt über SAP, eine Weboberfläche oder das Smartphone aufgerufen. Dabei werden die Reisedaten mittels Wizard (Assistent zur Datenverarbeitung) erfasst. Im ersten Schritt wird der Reisezeitraum ausgewählt.

Reisekosten in SAP erfassen

Schritt 2:

Im zweiten Schritt wird per Auswahl von Checkboxen angegeben, ob Verpflegung während der Geschäftsreise inbegriffen war.

Verpflegung Reisekostenabrechnung
Verpflegung für die Reisekostenabrechnung auswählen

Schritt 3:

Auch Spesenbelege können der SAP Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden. Die Spesenarten werden direkt aus den in SAP HCM hinterlegten Informationen für den Benutzer angelegt.

Hinzufügen von Spesenbelegen

Schritt 4:

Im Bereich „Wegstrecke“ werden Informationen, wie das Datum, die Kilometerzahl, das Kennzeichen, der Anfangsort und der Endort angegeben.

Hinzufügen der Wegstrecke in SAP

Schritt 5:

Weitere Ziele können bei Bedarf direkt in der Reisekostenerfassung aufgenommen werden.

Erfassung von weiteren Zielen in SAP

Schritt 6:

Des Weiteren können Anmerkungen bzw. Notizen in Form von Freitext der Reisekostenabrechnung durch den User hinzugefügt werden.

ommentare Reisekosten erfassen
Der Abrechnung können weitere Kommentare hinzugefügt werden.

Schritt 7:

Über „Sichern“ wird die Erfassung der Reise abgeschlossen. Die Daten werden automatisch an SAP übergeben und einem Freigabe-Workflow bereitgestellt.

Überage von Reisekosten
Anlage und Übergabe der Reisekosten

Schritt 8:

Abhängig von den Workflow-Einstellungen erhält der Freigabe-Verantwortliche eine entsprechende Aufgabe. Der Verantwortliche kann die Freigabe direkt in der SAP-Oberfläche erteilen oder ablehnen.

Reisekostenworkflow SAP
Freigabeworkflow über die SAP-Oberfläche

Schritt 9:

Nach der Freigabe der Reisekostenabrechnung erfolgt die automatische Erstellung eines SAP Reisekostenbelegs im SAP HCM. Wird nicht mit SAP HCM gearbeitet, kann an dieser Stelle auch ein SAP FI Buchungsbeleg erstellt werden.

Reisekostenbeleg SAP HCM
Erstellung eines SAP Reisekostenbelegs im SAP HCM

Schritt 10:

Mit dem Reisekostenbeleg wird die Reisekostenabrechnung erfolgreich abgeschlossen. Nach Abschluss der Freigabe, können die Daten auf drei unterschiedliche Weisen weiterverarbeitet werden:

  • Direkte Übergabe an das SAP HR Modul und automatische Erfassung einer Reise unter der Personalnummer
  • Direkte Buchung eines FI-Beleges gegen das Konto des Reisenden
  • Bereitstellung der Daten für die Übergabe an einen externen Dienstleister.

Der Reisekostenabrechnungsworkflow ist damit abgeschlossen.

Reisekostenerstattung SAP
Mit dem Reisekostenbeleg wird die Reisekostenabrechnung erfolgreich abgeschlossen.

Ein digitales Reisemanagement mit Hilfe einer Reisekostensoftware unterstützt Unternehmen dabei, die Übersicht über Reiseausgaben zu behalten und deren Verwaltung zu vereinfachen. Viel wichtiger ist allerdings die Produktivität der Mitarbeiter. Anstatt Daten nach einer Geschäftsreise manuell einzutippen und im schlimmsten Fall ausgedruckt bei der Buchhaltung einzureichen, wird das gesamte Reisekostenmanagement in SAP digital abgebildet.

Und wenn Deutschland – wie eingangs beschrieben – den Titel des Reisweltmeisters schon nicht mehr für sich beanspruchen kann, bleibt so zumindest der Titel des „Effizenz-Weltmeisters“.

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Thomas Buddendick

Inbound Marketing Manager, d.velop AG