Immer mehr Unternehmen setzen auf Microsoft 365 – in dem Zusammenhang wird auch die Nutzung von SharePoint Online immer interessanter. Unser Microsoft 365 Experte Leon Pleuger hat 8 Antworten auf spannende Fragen rund um das Thema zusammengestellt. Viel Spaß!
SharePoint Online ist Bestandteil des Büro-Pakets Microsoft 365. Die allermeisten nutzen tagtäglich Dienste wie Outlook, Word, Excel oder PowerPoint. Diese Komponenten sind schon lange Bestandteil des Pakets. Vielen Menschen ist Teams spätestens seit der Corona-Pandemie bekannt. Teams ist ebenfalls fester Bestandteil von Microsoft 365.
Neben diesen Komponenten bietet das Paket noch viele weitere Dienste und Programme, die ein großes Ziel verfolgen: die Abbildung des digitalen Arbeitsplatzes.
2. Was hat die Abbildung des digitalen Arbeitsplatzes damit zu tun?
OneDrive und SharePoint Online sind die Standardspeicherorte in der Welt von Microsoft 365, beide sind in der Lizenz für Microsoft 365 enthalten. Das heißt, dass ihr den Dienst höchstwahrscheinlich heute schon nutzen könntet.
Wenn ihr Dateien über Teams austauscht oder gemeinsam (kollaborativ) an Dateien arbeitet, werden diese automatisch in OneDrive bzw. SharePoint Online abgelegt und gesichert. So sind viele von Euch heute schon Nutzer der Systeme, ohne es zu wissen oder zu merken.
OneDrive ist der Ort, an dem die eigenen Dateien abgelegt werden. SharePoint Online ist für alle Dokumente vorgesehen, die primär einem Team oder Unternehmen gehören und von mehreren Nutzern verwendet werden sollen. Typische Dokumente, die Microsoft in SharePoint Online verorten würde sind z.B. Konzeptdokumente, Protokolle, Angebote, Rechnungen, Verträge usw..
4. Wo werden die Dokumente gespeichert?
SharePoint Online ist eine Cloud Lösung. Das bedeutet, dass Dokumente sicher in einem Microsoft Rechenzentrum vorgehalten werden. Kunden haben Einfluss darauf, in welchem Land die Dokumente gespeichert werden können. So kann hinterlegt werden, dass Dokumente nur in Rechenzentren in Deutschland vorgehalten werden.
SharePoint Online ist für die Verwaltung von Dateien und Dokumenten in Unternehmen gemacht. Anwender können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, die hier abgelegt werden. Eine eingebaute Versionierung sorgt dafür, dass auch im Nachhinein nachvollziehbar ist, wer wann was am Dokument geändert hat.
Alle Inhalte innerhalb von Microsoft 365 sind über eine leistungsfähige Volltextsuche auffindbar. Dabei werden die individuellen Zugriffsrechte berücksichtigt, sodass ich nur die Inhalte finde, die ich sehen darf.
Die integrierte Workflow- und Formular-Lösung ermöglicht, dass Geschäftsprozesse auf dieser Basis einfach eingebunden werden können.
Zu guter Letzt ist SharePoint Online nahtlos in die anderen Applikationen von Microsoft 365 integriert, sodass ich als Anwender leicht damit arbeiten kann und mich schnell zurechtfinde.
6. Wir haben viele Dokumente. Wie viel kann ich speichern?
In einer SharePoint Online Bibliothek lassen sich bis zu 30.000.000 Dokumente ablegen. In der Regel ist mit der Lizenz mindestens ein 1 Terabyte Speicherplatz enthalten.1 Weiterer Speicherplatz kann ergänzend erworben werden.
SharePoint Online verfügt über zahlreiche Möglichkeiten, Inhalte abzusichern. Damit ist eine revisionssichere Speicherung in der Regel möglich. Damit dies GoBD konform ist, müssen folgende Kernkriterien erfüllt sein:
- Ordnungsprinzip
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Zeitgerecht
Archivierung mit SharePoint Online GoBD konform
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Unsere Konnektoren verbinden SharePoint Online mit ERP- oder CRM-Systemen (wie z.B. SAP, MS Dynamics 365, Salesforce, …). Anwender haben aber auch aus Outlook heraus einfach Zugriff auf wichtige Vorgänge und Akten. Eine integrierte Akten-Funktion fasst Dokumente, die zu einem Vorgang gehören, automatisch zusammen und zeigt diese übersichtlich in einer Struktur an. Über eine Metadaten-Suche können auch in größeren Dokumentbeständen schnell die richtigen Informationen gefunden werden.
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Ein Assistent ermöglicht, dass Verträge schnell dezentral von Anwendern erfasst werden können. Integrierte Berechtigungs- und Fristen-Funktionen stellen sicher, dass die richtigen Menschen Zugriff auf Verträge erhalten. Die nahtlose Office-Integration ermöglicht, dass Anwender im Vertrags-Erstellungsprozess Zeit bei der Zusammenarbeit und Vertragsverhandlung sparen. Such- und Analyse-Möglichkeiten stellen sicher, dass das Potenzial vorhandener Verträge optimal genutzt wird. Abrunden kannst Du den Vertrags-Erstellungsprozess mit der rechtssicheren digitalen Signatur (d.velop sign).
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