Vertragsverwaltung mit SharePoint: Was geht und was nicht?!

Wer kennt es nicht? Ein Vertragspartner möchte Ansprüche aus einem Vertrag geltend machen. Der Vertrag ist jedoch nicht auffindbar. Oder ein anderer Klassiker: Ein Kündigungsstichtag wird versäumt und Vertragskonditionen können darum nicht nachgehandelt werden.

Ergebnisse einer Harvard-Studie zeigen, dass zwischen 5 % und 40 % Wertverlust an einem Deal durch schlechtes Vertragshandling entstehen können.

In diesem Blogartikel erfährst Du, wie Du Deine Verträge digital verwaltest und so mehr Transparenz und Kontrolle in Deine Vertragsverwaltung bringst und wie dir Microsoft SharePoint Online und Microsoft 365 hierfür als technologische Basis dienen.

Was bieten SharePoint und Microsoft 365 für die Vertragsverwaltung?

Microsoft 365 bietet dir standardmäßig die Möglichkeit, SharePoint als Plattform zur Zusammenarbeit zu nutzen. Mit webbasierten Listen und Dokumentenbibliotheken bringt SharePoint im Standard bereits essenzielle Funktionalitäten für eine strukturierte Verwaltung von Verträgen mit.  Anwender können Verträge einfach in Dokumentbibliotheken ablegen.

Zeitgleiche Bearbeitung von Dokumenten möglich

Mit Microsoft 365 und Word können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Verträge können so gemeinsam vom Entwurf bis zum fertigen Vertrag entwickelt werden. Die Versionierung im SharePoint sorgt gleichzeitig dafür, dass alle Änderungen an einem Dokument nachvollzogen werden können.

Zugriffsverwaltung

Auf die im SharePoint abgelegten Verträge haben dann die jeweils relevanten Benutzer Zugriff. So sind abteilungsübergreifend alle Beteiligten immer auf demselben Informationsstand.  Vertragsstände im Unternehmen sind deutlich transparenter ersichtlich.

SharePoint erleichtert so gemeinsames Arbeiten an Verträgen und unterstützt das teaminterne Zusammenwirken.

Dokumentenablage in SharePoint

Bei der Ablage von Verträgen bietet der SharePoint die Möglichkeit sogenannte Metadaten zu vergeben. Diese Metadaten funktionieren wie ein Schlagwort-Katalog in einer Bibliothek. Sie beschreiben die Eigenschaften eines Dokumentes und machen es damit auffindbar – ohne dass der eigentliche Dateiname bekannt ist. Wird also in einem Fachbereich wie der Rechtsabteilung, dem Einkauf oder dem Vertrieb ein Vertrag benötigt, kann er anhand der Metadatensuche im SharePoint schnell gefunden werden.

Was fehlt im SharePoint Standard für eine effektive Vertragsverwaltung?

In einer Dokumentbibliothek im SharePoint werden alle Verträge einer bestimmten Vertragsart, z. B. Mietverträge, zusammengefasst.

Wo aber werden zugehörige Dokumente zu einem Mietvertrag verwaltet? Werden sie in einer Vertragsakte zusammengefasst?

Möchte ich außerdem den gesamten Vertragslebenszyklus digital unterstützen und nicht nur die Ablage von Vertragsdokumenten digitalisieren, sind die Grenzen von SharePoint erreicht.

Hier hilft eine Vertragsmanagement-Lösung weiter, die den SharePoint um wichtige Funktionalitäten ergänzt. Das sind:

Fristenmanagement

Ein Fristenmanager – inkl. digitalem Fristenkalender – berechnet alle Fristen automatisiert und erinnert den Anwender an anstehende Fristen. So verpassen Sie keine Fristen mehr mit dem Vertragsverwaltung mit Sharepoint Online.

Teils-automatisierte Workflows

Die Vertragsmanagement-Lösung übernimmt teile des Workflows automatisiert und beschleunigt so den gesamten Prozess. Dies wirkt sich beispielsweise positiv auf die Vertragsfreigabe aus. Verträge können deutlich schneller bearbeitet und abgeschlossen werden.

Digitale Signatur

Noch schneller und gänzlich medienbruchfrei ist der Vertragsworkflow durch die digitale Signatur. Damit der Prozess allerdings reibungslos ablaufen kann, benötigt die Vertragsmanagement-Lösung mit SharePoint eine Anbindung zu einer Software oder App für digitale Signaturen. So integriert sich die digitale Unterschrift fließend in den Workflow.

Integration in Microsoft 365

Direkt aus der Lösung heraus ein Dokument versenden oder Mails aus Outlook in der digitalen Akte ablegen: Eine intelligente Lösung mit ausreichend Schnittstellen integriert sich einfach in den Arbeitsalltag und ermöglicht alle essenziellen Funktionen.

Das sind die Potentiale einer digitalen Vertragsverwaltung in SharePoint und Microsoft 365

Was bringt mir also ein digitales Vertragsmanagement mit SharePoint und Microsoft 365?

• Zeitersparnis durch eine effizientere Verwaltung meiner Verträge sowie eine schnelle Auffindbarkeit
• Transparenz über Bearbeitungsstände und Vertragsversionen
• Sicherheit über alle Verträge
• Kostenersparnis durch ein vereinfachtes Vertragscontrolling sowie Fristenmanagement

Eine Vertragsmanagement-Lösung bietet folglich einen ganzheitlichen 360 Grad Blick auf alle Dokumente und Informationen zu einem Vertrag und ermöglicht – komplett medienbruchfrei – Prozesse zu optimieren.