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Motor Presse Stuttgart digitalisiert die Eingangsrechnungsverarbeitung, und das Vertragsmanagement

Medienhaus Motor Presse Stuttgart

Motor Presse Stuttgart ist ein Medienhaus, das seit seiner Gründung im Jahr 1946 zu einem internationalen Unternehmen herangewachsen ist. Heute werden weltweit rund 140 Magazine in den Themenfeldern Motor, Lifestyle, Sport und Freizeit publiziert. Über dieses klassische Print-Kerngeschäft hinaus investiert und expandiert die Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG seit Jahren in neue Geschäftsfelder. Mittlerweile gehören vielfältige Onlineprodukte, TV-Aktivitäten, Events und Dienstleistungen zum Angebots-Portfolio.

Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SAP

Produkt

Medien

Branche

800

Mitarbeiter

Warum fiel die Entscheidung auf d.velop

Die Motor Presse Stuttgart war auf der Suche nach einer SharePoint basierten Lösung für die automatische Verwaltung von Eingangsrechnungen (inklusive Prüfungs- und Genehmigungs-Workflow) und Verträgen.

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung in Microsofot 365 konnten alle gewünschten Anforderungen berücksichtigt werden. So unterstützt das Vertragsmanagement in Microsoft 365 alle erforderlichen Prozesse über den gesamten Vertragslebenslauf hinweg. Und auch der Einsatz von d.velop Lösungen für Microsoft 365 und SAP, den Markus Ilka von der Motor Presse Stuttgart in diesem Bericht beschreibt, trägt zur deutlichen Verbesserung der Abläufe bei und sorgt für mehr Transparenz zwischen der Finanzbuchhaltung und den Fachabteilungen.
Die frühe, digitale Rechnungserfassung erleichtert die hausinterne Verfolgung von Rechnungen enorm. Es gibt kein manuelles Papierarchiv mehr, jede Rechnung ist mit der entsprechenden Zugriffsberechtigung, sowohl für die Finanzbuchhaltung via SAP und Microsoft 365 als auch für die Fachabteilung im Portal direkt im Zugriff. Die Fachabteilungen führen kein doppeltes Papierarchiv mehr. Informationen zu Kontierungen oder Hinweisen aus dem Workflow werden für die Übergabe an SAP beibehalten.

Für Markus Ilka, Leiter Informationsmanagement bei der Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG, sind integrierte SharePoint-Lösungen im Vergleich zu Insellösungen um einiges zukunftsträchtiger. „Jede eigenständige Lösung benötigt entsprechende Voraussetzungen für den technischen Betrieb. Diese Technik muss in die IT-Infrastruktur eingebettet, betreut, gewartet und nicht zuletzt auch zukunftsfähig gehalten werden. Auch die jeweilige spezifische Administration von Usern oder beispielsweise das Steuern von Rechten in den unterschiedlichen Applikationen stellt uns immer wieder vor Probleme. Wenn wir dies vermeiden können, indem wir eine integrierte Plattform wie Microsoft 365 nutzen, haben wir schon viel gewonnen.“

SharePoint ist für mich auch gleichzeitig und im Wesentlichen eine Dokumentenmanagement Plattform. Darüber hinaus perfekt für Collaboration-Mechanismen. d.velop war mit den Lösungen für Microsoft 365 zum Zeitpunkt der Lösungsentscheidung die einzige vollständige professionelle Lösung unter SharePoint.

Panagiotis Anastassidis
Leiter MS SharePoint & Vehicle Database
Motor Presse Stuttgart

SharePoint war als strategische Plattform gesetzt

Ein wesentlicher Grund, SharePoint- Lösungen zu präferieren, ist bei dem erfolgreichen Stuttgarter Medienhaus auch das bessere Nutzen von vorhandenem Know-how. Die Mechanismen und eingesetzten Tools bleiben identisch und können dennoch flexibel auf die unterschiedlichen Anforderungen und Lösungen angewendet werden. Die Strategie der Motor Presse Stuttgart: bei der Analyse der Anforderungen von Projekten, in denen dokumenten- und/oder rollenbasierte Prozesse im Vordergrund stehen, ist der erste Lösungsansatz, die vorhandene Plattform der SharePoint-Technologie zu nutzen.

„Wenn dies möglich ist, so müssen wir uns der Gesamtthematik der technischen Realisierung erst gar nicht mehr stellen. Hierfür sind wir auch zu Kompromissen beim Vergleich von Funktionsumfängen zu einer Lösung bereit, da nach unseren bisherigen Erfahrungen die Gesamtkosten bei Nutzung der vorhandenen Infrastruktur im SharePoint spürbar geringer sind.“

Ausgangssituation der Motor Presse Stuttgart

In der Verarbeitung der Eingangsrechnungen gab es keine digitalen Komponenten. Am Prozessende wurden die Papierrechnungen von der Buchhaltung manuell in das SAP System eingegeben. Die Zielsetzungen der Motor Presse: Alle Rechnungen sollten zentral digitalisiert, unmittelbar revisionssicher archiviert werden und einen direkten Zugriff aus SAP sowie für alle im jeweiligen Genehmigungsprozess beteiligten Mitarbeiter gewährleisten. Mit dem damit automatisch vorhandenen digitalen Eingangsrechnungsbuch sollten verbesserte Controlling-Mechanismen greifen. Der manuell gebundene Papierprozess und die damit teilweise doppelte und zeitraubende Verarbeitung von Informationen sollte abgestellt, wesentliche Informationen der Fachabteilungen zur Rechnung nahtlos beibehalten, bereitgestellt und zur Verbuchung automatisiert genutzt werden.

Auswahlstrategie

Markus Ilka beobachtet den DMS- und SharePoint-Markt schon über viele Jahre.
„SharePoint ist für mich auch gleichzeitig und im Wesentlichen eine Dokumentenmanagement-Plattform. Darüber hinaus perfekt für kollaboratives Arbeiten. d.velop war mit ecspand zum Zeitpunkt der Lösungsentscheidung die einzige vollständige professionelle Lösung unter SharePoint. Es waren keine weiteren Produkte bzw. altgewachsene DMS-Komponenten erforderlich. Auch das vorhandene ERP-Knowhow, wie in unserem Fall für SAP, war entscheidend für die Auswahl der d.velop AG als Lösungsanbieter. Mit dem Dokumentenmanagement in Microsoft 365 als Software können wir alle erforderlichen Dokumente via SharePoint revisionssicher archivieren und unsere Workflowansprüche flexible einbinden.“

Mit den d.velop-Lösungen für Microsoft 365 konnten alle gewünschten Anforderungen für das Vertragsmanagement und die Eingangsrechnungsverarbeitung erfüllt werden.“

Markus Ilka
Leiter IT
Motor Presse Stuttgart

Projekt „digitale Rechnungsverarbeitung mit SAP

Das IT-Team der Motor Presse Stuttgart hat das Gesamtprojekt in drei Teilschritte unterteilt

  1. Projektschritt
    Zeitgleich mit dem Projektsetup wurden die Rechnungen aus dem Vorjahr und dem laufenden Wirtschaftsjahr über einen Dienstleister („spätes Scannen“), via DMS ins digitale Rechnungsarchiv überführt und mit den SAP-Belegen verknüpft. Das Scannen der aktuellen Belege übernahm die Finanzbuchhaltung. Die Belege sind direkt aus SAP im Zugriff.
  2. Projektschritt
    Das „frühe Scannen“: Die Belege wurden bereits vor dem Rechnungsumlauf gescannt, die Rechnungsdaten mit OCR und der dazugehörigen Validierung ausgelesen und wie bei einer Vorerfassung an SAP – hier in den Prozess Monitor von d.velop – übergeben. Der Freigabeprozess der Rechnungen erfolgt im Anschluss wie gewohnt in Papierform. So wurden die Mitarbeiter sukzessive an die neuen Arbeitsweisen herangeführt.
  3. Projektschritt
    Der letzte Projektschritt beschäftigte sich mit der Einführung des Workflows, in dem die Rechnung nach der Vorerfassung an SharePoint übergeben wird. Hierbei können die Sachbearbeiter aus verschiedenen Workflowtypen auswählen. Der Freigabeprozess läuft entsprechend dem Workflowtyp unterschiedlich ab. Alle notwendigen Parameter für den Workflow werden durch die Finanzbuchhaltung in SharePoint hinterlegt und in den Stammdaten gepflegt. Kontierungen oder sonstige relevante Informationen können durch die Mitarbeiter im Freigabeprozess eingepflegt werden. Bevor die Daten zur automatischen Verbuchung wieder an SAP zurückgegeben werden, kann die FiBu am Ende des Genehmigungsprozesses noch Prüfungen vornehmen. Markus Ilka: „Besonders gut gelöst: In einer Differenzanzeige werden Veränderungen zwischen der Vorerfassung und der Bearbeitung während des Freigabeprozesses optisch hervorgehoben.“

Weitere Vorgehensweise

SharePoint ist im Hause Motor Presse als zentrale Plattform gesetzt. „Die begonnene Strategie, Anforderungen konform und passend innerhalb von SharePoint zu realisieren werden wir konsequent fortsetzen.“

Fazit der Motor Presse Stuttgart

Bei der Einführung von SharePoint war es zunächst schwierig das langfristige Ziel und die strategische Ausrichtung innerhalb des Unternehmens vermitteln zu können. Die veränderten Arbeitsweisen im Umgang mit einem Dokumentenmanagement und die Möglichkeiten über Websites in Arbeitsräumen zusammenarbeiten zu können war für viele Mitarbeiter erst einmal unbekannt. Aber durch das konsequente Anreichern der SharePoint-Plattform mit Inhalten und Anwendungen ist bei der Motor Presse die entsprechende Akzeptanz bei den Mitarbeitern jetzt gegeben. Markus Ilka fasst zusammen: „Die Entscheidung für SharePoint und d.velop war 100 % richtig.“