Betafashion automatisiert Vertragsmanagement

Der Onlinehandel hat viele althergebrachte Geschäftsmodelle angegriffen, und auch die Mode-Branche blieb davon nicht verschont. Mehr und mehr Umsatz wird online gemacht. Modehersteller haben zunehmend Schwierigkeiten, ihre Waren vollständig und treffsicher bei den richtigen Händlern bzw. Retailern zu platzieren.

Diese Überlegung hat Stefan Voß dazu gebracht, sein Unternehmen Betafashion zu gründen. Die GmbH in Berlin bietet eine Software für Mode-Labels an, die den Verkaufsprozess an die Händler digitalisiert. „Wir drehen die Fashion-Logik um“, beschreibt Stefan Voß, CEO der Betafashion GmbH, „und digitalisieren den Arbeitsplatz des Merchandisers, also des Verkäufers bei den Brands.“

Die Betafashion-Software ermittelt anhand der Marktgegebenheiten, welche Waren wie Hosen, T-Shirts oder Mäntel bei welchen Shops gute Chancen auf Abverkauf haben. Voß: „Das gilt für alles, was noch da ist und vorproduziert ist. Brands, die mit unserer digitalen Allokations-Lösung arbeiten, schicken ihre Produkte dorthin, wo diese gebraucht und verkauft werden. Wir steigern die Abverkaufsrate der Brands im Schnitt um 15 Prozent.“

Digitalisierung liegt Voß im Blut. „Es lohnt sich, Datentöpfe aus Prozessen so früh wie möglich zu digitalisieren, um die Automatisierung so leicht wie möglich zu machen.“ Doch im eigenen Vertragsmanagement hatte Betafashion diesen Grad der Digitalisierung noch nicht erreicht. Zwar lagen die Vertragsdokumente schon als PDF in einer Ordnerstruktur in der Microsoft-Umgebung vor. Eine automatische Verwaltung der Fristen fehlte aber beispielsweise noch, ebenso wie eine Volltext-Suchfunktion. Mitarbeiter, die sich in der Ordnerstruktur nicht auskannten, mussten suchen.

Stefan Voß suchte ein Dokumentenmanagementsystem für Microsoft 365 und SharePoint, das Informationen aus Verträgen stets aktuell und rechtssicher zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stellen kann und das dabei leicht und fehlerfrei zu bedienen ist.

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Vertragsmanagement for Microsoft 365

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Textilindustrie

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20

Mitarbeiteranzahl

Von Hand gepflegte Excel-Liste

Die wichtigsten Metadaten und Vertragsinformationen landeten bei Betafashion bislang in einer Excel-Liste, die von Hand gepflegt wurde. Das bedeutete einen hohen, stetigen Aufwand, um die Liste stets deckungsgleich mit den Fakten zu halten. „Menschen haben gute und schlechte Tage“, sagt Voß, „und so kam es zu Vertippern und falschen Rechnungsbeträgen. Sowas passiert einfach bei manueller Eingabe. Analog kann man diese Fehlerquelle nicht wegschaffen.“

Zudem war das System langsam und schwerfällig. Mitarbeiter mussten stets die richtige, aktuelle Liste suchen. Betafashion suchte also nach einer Möglichkeit, diese Fehlerquellen und Bremsen zu beseitigen. Doch das war nicht die einzige Anforderung.

Die Lösung sollte es auch ermöglichen, auf alle Informationen aus den Verträgen aktuell und zentral zugreifen zu können, ohne, dass ein Mitarbeiter Daten per Hand umheben muss. Es galt, alle Verträge zu digitalisieren, um jederzeit über Fristen informiert zu sein, Erinnerungen zu bekommen, Fehler zu vermeiden und um immer zu wissen, mit welchem Cash Flow das Unternehmen in naher Zukunft rechnen kann. Das Ziel: ein Dashboard für die entscheidenden, aktuellen Informationen aus den Verträgen.

Digitalisierung ist für Stefan Voß der Schlüssel zu skalierenden Prozessen. Damit sind Abläufe im Unternehmen gemeint, die weitgehend automatisiert sind und so ohne manuelle Mehrarbeit produktiver werden können, wenn die Auftragslast steigt. So sollte für Betafashion auch das Vertragsmanagement im Alltag funktionieren. Frei von Papier, mit digitalen Schnittstellen zu den jeweils weiterverarbeitenden Stellen.

Die GmbH setzt auf Microsoft 365 (ehemals als Office 365 bekannt) und erreicht damit bereits einen Digitalisierungsgrad von 92 Prozent in den Prozessen. „Diese Prozesse kann ich tausendfach skalieren“, so Voß, „und das ist alles nach ISO-Standard dokumentiert. Das wollte ich auch im Vertragsmanagement haben.“

„Das wollte ich auch im Vertragsmanagement haben“

Nun hätten der Digitalisierungs-Experte Voß und seine Mitarbeiter die Microsoft 365-Umgebung anpassen können, um Verträge digital zu erfassen. Doch das Thema birgt Herausforderungen. Schließlich müssen Mitarbeiter jeden einzelnen Vertrag per Hand eintippen und rechtliche Vorgaben beachten. In dem manuellen Prozess verstecken sich potenzielle Fehlerquellen, daher sollten zum Beispiel die Eingabemasken so klar und bedienerfreundlich wie möglich sein.

Zudem musste alles mit Microsoft 365 harmonieren. „Dieses digitale Vertragsmanagement selber zu bauen, wäre zu kompliziert für uns geworden“, sagt Voß, „da hätten wir auch viel über Vertragsmanagement wissen müssen. Da setzen wir lieber auf ein Standardprodukt, in dem die Funktionen schon vorhanden sind.“ Hinzu kommt: Betafashion wollte unterschiedliche Arten von Verträgen digitalisieren, wie Versicherungen, Leasing, Wartung, Service, Kundenverträge, Lizenzen, Personal oder auch Invest Agreements.

Betafashion brauchte also ein Standardprodukt, das einfach und schnell zu implementieren ist. Das führte ihn zur d.velop AG. Voß: „Ich habe mir einige Angebote schicken lassen, doch bei der d.velop  wurde das Vertragsmanagement letztendlich genauso, wie ich es haben wollte.“

Das sind die drei wichtigsten Punkte für Betafashion, die für den Einsatz von d.velop contract for Microsoft 365 sprechen:

  • Dokumentenmanagementsoftware für Microsoft 365 und SharePoint
  • Informationen aus den Verträgen sind rechtssicher und stets aktuell zur Weiterverarbeitung verfügbar
  • Herausragende Bedienbarkeit

Bis ins Jahr 2017 haben wir viel mit Papier und Stift gearbeitet. Es lohnt sich, Datentöpfe aus Prozessen so früh wie möglich zu digitalisieren, um die Automatisierung so leicht wie möglich zu machen. Das wollte ich auch im Vertragsmanagement haben. Ob Kundenvertrag, NDA, Personal- oder Mietvertrag: Alle Daten, die in Verträgen liegen, fließen nun zu 100 Prozent in unser Reporting. Das senkt den administrativen Aufwand auf ein Minimum. Für meine Mitarbeiter bleibt nur die Handarbeit übrig, die auch wirklich nötig ist


Stefan Voß
CEO | Betafashion GmbH

Vertragsmanagement für SharePoint und Microsoft 365

Das d.velop-Produkt „d.velop contract for Microsoft 365“ kam für Betafashion als zentrale Plattform zur Verwaltung von Verträgen infrage. Damit gibt es die Möglichkeit, Verträge geführt zu erfassen, die Verwaltung individuell anzupassen und eigene Workflows abzubilden (Hier geht es zum Fact Sheet). „Microsoft 365 eignet sich als Dokumentenablage“, beschreibt Markus Bütterhoff, Product Manager Microsoft Solutions bei der d.velop AG, „aber weniger für das, was Betafashion im Sinn hatte, wie die Verwaltung von Verträgen und die Anbindung weiterer Geschäftsprozesse über Schnittstellen.“

Digitalisierung bedeutet auch, dass unterschiedliche Apps und Software-Lösungen nahtlos Daten aus der gleichen Quelle nutzen und aneinander weiterreichen können. Bütterhoff: „Zu Beispiel vom Eingabeformular oder vom Kontaktformular in SharePoint, von dort in ein ERP-System oder in die Komponente, die die digitale Signatur möglich macht.“

Ein weiteres Beispiel: Der Kündigungs-Stichtag. „Mit d.velop contract for Microsoft 365 haben die Betafashion-Mitarbeiter die Möglichkeit, sich benachrichtigen zu lassen“, erklärt Timo Osterholt, Senior Project Consultant Microsoft Solutions bei der d.velop AG. Etwa, wenn eine Kündigungsfrist bald ausläuft und ein Vertrag neu ausgehandelt werden soll. Aber auch eine Erinnerung an den Reifenwechsel bei Leasing-Fahrzeugen ist möglich.

Administrativer Aufwand auf Minimum

„Auf der Startseite von d.velop contract for Microsoft 365 finden sich die Verträge, die die Aufmerksamkeit des Bearbeiters fordern“, so Osterholt, „unvollständige Unterlagen beispielsweise oder Fristen, die bald ablaufen.“ Nutzer können die Verträge per Volltextsuche durchforsten, Verträge thematisch ordnen und so schneller finden, was sie suchen. Wer einen neuen Vertrag anlegen will, wird von der Software durch den Prozess geführt, muss Pflichtfelder ausfüllen und kann in drei bis vier Schritten den Vertrag anlegen. „So ist der Prozess weniger fehleranfällig, und es geht zügiger, die Verwaltung wird entlastet“, beschreibt Osterholt.

Bedienbarkeit von Software ist für Stefan Voß ein entscheidender Faktor in der alltäglichen administrativen Arbeit. Formulare mit Dutzenden Feldern auf dem Bildschirm sind unübersichtlich und begünstigen Fehler. Klar strukturierte Unterseiten dagegen schaffen Übersichtlichkeit und unterstützen die Konzentration. „d.velop denkt die Bedienbarkeit immer mit“, so Voß.

Sind die Vertragsdaten erstmal digital erfasst, gehen diese an die automatisierte Auswertung und ins Reporting, über Schnittstellen in Microsoft 365 ab. Voß: „Ob Kundenvertrag, NDA, Personal- oder Mietvertrag: Alle Daten, die in Verträgen liegen, fließen nun zu 100 Prozent in unser Reporting. Das senkt den administrativen Aufwand auf ein Minimum. Für meine Mitarbeiter bleibt nur die Handarbeit übrig, die auch wirklich nötig ist.“

Die Kern-Benefits von d.velop contract for Microsoft 365 aus der Sicht von Betafashion

Betafashion macht sich den Datenpool zu Nutze, den d.velop contract for Microsoft 365 aus den digitalisierten Verträgen zur Verfügung stellt. So gibt es auf der Grundlage dieser Daten unter anderem diese automatischen Funktionen:

  • Berechnung der Provision für Vertriebsmitarbeiter
  • Ermittlung der Vertragslaufzeit
  • Erinnerung an ablaufende Fristen
  • Zusammenfassung der Ausgaben
  • Zusammenfassung des erwarteten Cashflows
  • Abgleichung der tatsächlichen Einnahmen mit den geplanten Einnahmen
  • Meldung von auftauchenden Problemen
  • Weiterreichung von Daten an Dienstleister, z.B. Meldung von neuen Mitarbeitern an den Steuerberater
  • Digitale Signatur
  • Prüfung von Vertragsentwürfen
  • Viele administrative Prozesse können ohne zusätzliche Mitarbeiter skalieren

An die Auswertung der Daten schließen sich weiterführende Prozesse und Workflows an. Das betrifft zum Beispiel auch den Prozess, neues Personal einzustellen. Ist das Formular mit den Personaldaten einmal digital ausgefüllt, bekommt der Mitarbeiter es zur Prüfung. Sind Details wie Gehalt oder Urlaubsanspruch ausgehandelt, folgt die digitale Signatur mit Microsoft 365 und in Zusammenarbeit mit der Bundesdruckerei, die die Identität des Unterzeichnenden prüft.  

Meine Aufgabe ist es, die Organisation jederzeit handlungsfähig zu halten und kosteneffektiv zu gestalten. Und es gibt wenig kosteneffektivere Maßnahmen als die, die Administration so weit wie möglich zu digitalisieren.

Stefan Voß
CEO| Betafashion GmbH

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