Digitale Dokumentenprozesse sind das Rückgrat moderner Organisationen – effizient, skalierbar und gesetzeskonform. Doch trotz aller Fortschritte fehlt in vielen Fällen ein zentrales Element: die digitale Signatur. Sie ist mehr als nur ein technisches Feature – sie ist das verbindende Glied zwischen Freigabe und Zustellung, zwischen rechtlicher Verbindlichkeit und digitaler Effizienz. In diesem Artikel zeigen wir, warum die Signatur das oft übersehene, aber entscheidende Puzzleteil im Dokumentenlebenszyklus ist – und welche Rolle d.velop sign dabei spielt.
Inspiriert vom d.velop SUMMIT 2025, auf dem genau dieses Thema im Fokus stand, werfen wir einen praxisnahen Blick auf die Herausforderungen und Chancen rund um digitale Signaturen.
Das war der d.velop SUMMIT 2025
Das große Puzzle des d.velop SUMMIT 2025
Was ist eigentlich das große Ganze – das „Bigger Picture“ – auf das wir gemeinsam mit der gesamten d.velop community einzahlen? Die naheliegende Antwort: Dokumentenmanagement. Steigen wir jedoch eine Ebene tiefer ein, wird schnell deutlich: Dokumentenmanagement ist ein großes Puzzle, das aus vielen kleineren Puzzleteilen besteht. Eine Möglichkeit, dieses Puzzle zu beschreiben, ist der Dokumentenlebenszyklus.
Der Dokumentlebenszyklus beschreibt alle Phasen, die ein Dokument in einer Organisation durchläuft – von der Erstellung bis zur Löschung. Er ist ein zentrales Element im Dokumentenmanagement. Stell dir den Dokumentlebenszyklus wie ein großes, rundes Puzzle vor. Jedes Teil steht für eine wichtige Phase im Leben eines Dokuments. Dokumentenprozesse verlaufen homogen und sind daher gut skalierbar, was eine wichtige Voraussetzung zur digitalen Prozessoptimierung ist.
Die 5 klassischen Phasen im digitalen Dokumentlebenszyklus
- Erstellen: Ein neues Dokument wird digital erstellt – z. B. ein Vertrag, eine Rechnung oder ein Protokoll. Hierzu greifen wir auf Texteditoren wie Microsoft Word oder Template Management Software zurück.
- Bearbeiten / Prüfen / Freigeben: Inhalte werden überarbeitet, geprüft und zur Weiterverarbeitung freigegeben. In der Praxis kommen standardmäßig Dokumenten- und Vertragsmanagement-Software zum Einsatz.
- Zustellen: Das Dokument wird an interne oder externe Empfänger übermittelt und sicher zugestellt. Digitale Postfächer, die über das klassische E-Mail-Postfach hinausgehen schaffen Abhilfe. Typische Beispiele für interne Empfänger sind z.B. die digitale Zustellung von Arbeitsvertragsunterlagen, Gehaltsabrechnung oder Versicherungsunterlagen.
- Archivieren: Zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird das Dokument revisionssicher in einem Dokumentenmanagement-System gespeichert.
- Löschen / Kündigen / Erneuern: Am Ende wird entschieden, ob das Dokument gelöscht, verlängert oder erneuert wird. Ein neuer Zyklus wird gestartet.
Was ist das fehlende Puzzleteil des d.velop SUMMIT 2025?
Was im klassischen Dokumentlebensyzklus fehlt – und in vielen Prozessen oft übersehen wird – ist die Phase „Signieren“. Dabei ist sie entscheidend: Ohne eine digitale Signatur ist ein Dokument oft nicht rechtsgültig, nicht verbindlich oder nicht vertrauenswürdig. Die digitale Signatur ist das Bindeglied zwischen Freigabe und Zustellung. Sie sorgt für:
- Rechtssicherheit / Verbindlichkeit
- Vertrauen
- Kosten- und Zeiteffizienz
Ohne dieses Puzzleteil bleibt der Lebenszyklus unvollständig. Prozesse stocken, Medienbrüche entstehen, und die digitale Transformation gerät ins Stocken.
Über d.velop sign
d.velop sign ist die eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur-Software der d.velop platform, mit der Unternehmen und Organisationen Dokumente rechtssicher digital unterschreiben können. d.velop sign wird in Deutschland betrieben und auf ausschließlich europäischen Rechenzentren der Open Telekom Cloud betrieben.
💻 d.velop sign: E-Signatur unverbindlich testen
Warum ist d.velop sign das fehlende Puzzleteil des d.velop SUMMIT 2025?
Drei zentrale Gründe zeigen die Bedeutung von d.velop sign als fehlendes Puzzleteil:
1. Erst 3 von 10 Organisationen hatten im Jahr 2024 eine E-Signatur im Einsatz
Laut dem Bitkom Digitale Office Index 2024 hatten im Jahr 2024 gerade einmal 32 Prozent der befragten Unternehmen eine digitale Signaturlösung im Einsatz.
2. Im Jahr 2024 ist die E-Signatur die am stärksten wachsende Digitallösung an den Arbeitsplätzen von deutschen Unternehmen.
Gleichzeitig ist laut der Studie die E-Signatur die am stärksten wachsende Digitallösung.
Mehr als die Hälfte digitalisiert den Papiereingang
Für welche der folgenden Bereiche setzt Ihr Unternehmen bereits digitale Lösungen zur Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Inhalte ein bzw. plant dies?
3. Der Gesetzgeber fördert aktiv die Nutzung der E-Signatur und erleichtert Schritt für Schritt die rechtlichen Rahmenbedingungen.
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist ein Teil des von der Bundesregierung auf ihrer Kabinettsklausur in Meseberg im August 2023 beschlossenen Entbürokratisierungspaket. Gebündelt beträgt das Entlastungsvolumen der Maßnahmen für die Wirtschaft über 3 Milliarden Euro pro Jahr. Das BEG IV trägt hierzu rund 944 Millionen Euro pro Jahr bei. Die Gesamtentlastung – einschließlich der Entlastung für die Bürgerinnen und Bürger sowie der Verwaltung – liegt bei über einer Milliarde Euro. Gleichzeitig wird der Bürokratiekostenindex, der die Belastungen der Unternehmen aus Informationspflichten sichtbar macht, dadurch voraussichtlich auf den niedrigsten Stand seit seiner Erhebung sinken.
Eine zentrale Maßnahme des Pakets war die Herabstufung von gesetzlichen Formvorschriften, sodass für die E-Signatur neue Anwendungsfälle ermöglicht werden:
Folglich soll die Nutzung der E-Signatur aktiv gefördert werden.
Fazit: Digitale Dokumentenprozesse müssen ganzheitlich betrachtet werden
Der Dokumentlebenszyklus ist wie ein Puzzle. Und wie bei jedem Puzzle ist es frustrierend, wenn ein Teil fehlt. Mit der digitalen Signatur fügst du das entscheidende Teil ein – und machst das Gesamtbild komplett. Sie ist nicht nur ein technisches Feature, sondern ein strategischer Baustein für moderne, digitale Prozesse. Stellt sich am Ende nur noch eine Frage: Wann setzt du d.velop sign als fehlendes Puzzleteil in deine Dokumentenprozesse ein?
