Digitaler Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst nach TVöD

Die Arbeitswelt im öffentlichen Dienst steht vor einem digitalen Umbruch: Immer mehr Verwaltungen setzen auf moderne, papierlose Prozesse – auch bei der Einstellung neuer Mitarbeitender. Der digitale Arbeitsvertrag nach TVöD spielt eine zentrale Rolle in dieser Entwicklung: Er spart Zeit und Ressourcen und lässt sich gleichzeitig rechtssicher und transparent gestalten. Besonders im Fokus steht dabei die digitale Signatur: Sie ermöglicht es, Arbeitsverträge vollständig elektronisch abzuschließen – ohne Medienbrüche, ohne Ausdrucke, und mit voller Rechtsgültigkeit. Für Personalabteilungen im öffentlichen Dienst bedeutet das: weniger Verwaltungsaufwand, schnellere Prozesse und ein modernes Arbeitgeberimage. In diesem Artikel erfährst du, wie digitale Arbeitsverträge im öffentlichen Dienst rechtlich abgesichert sind, welche Vorteile sie für Behörden und Beschäftigte bieten – und warum die digitale Signatur der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung ist.

Der digitale Arbeitsvertrag eröffnet moderne Personalarbeit im öffentlichen Dienst

Die Personalabteilungen im öffentlichen Dienst stehen unter wachsendem Druck: Der Fachkräftemangel spitzt sich zu, die Erwartungen an moderne Arbeitsbedingungen steigen, und gleichzeitig müssen rechtliche Vorgaben wie der TVöD strikt eingehalten werden. Hinzu kommt der zunehmende Wunsch nach flexiblen, ortsunabhängigen Arbeitsmodellen – auch in der öffentlichen Verwaltung. Diese Herausforderungen machen deutlich: Klassische, papierbasierte Prozesse stoßen an ihre Grenzen. Ein zentrales Problem ist die Geschwindigkeit. Zwischen Bewerbung, Auswahlverfahren und Vertragsabschluss vergehen oft Wochen – nicht selten springen qualifizierte Kandidat:innen in dieser Zeit ab. Verzögerungen durch Postversand, manuelle Unterschriften und interne Freigaben bremsen den gesamten Einstellungsprozess.

Gleichzeitig fehlt es häufig an durchgängigen digitalen Workflows, was zu Medienbrüchen, doppelter Datenpflege und erhöhtem Verwaltungsaufwand führt. Auch die Einhaltung rechtlicher Standards stellt eine Herausforderung dar. Im öffentlichen Dienst gestalten Verantwortliche Arbeitsverträge nicht nur transparent und nachvollziehbar, sondern dokumentieren sie auch revisionssicher. In vielen Fällen fehlt jedoch die technische Infrastruktur, um diese Anforderungen digital und effizient umzusetzen. Der digitale Arbeitsvertrag – ermöglicht durch qualifizierte elektronische Signaturen – bietet hier eine zukunftsweisende Lösung. Er bildet die Grundlage für eine moderne, digitale Personalarbeit, die schnell, rechtssicher und ressourcenschonend abläuft und gleichzeitig neue Talente anspricht.

Wo wird der Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst geregelt?

Der Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst wird im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) geregelt. Dieser Tarifvertrag gilt für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in einem Arbeitsverhältnis zum Bund oder zu einem Arbeitgeber stehen, der Mitglied eines Mitgliedverbandes der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände (VKA) ist.

Bedeutung der Schriftform nach § 2 TVöD

Nach § 2 TVöD muss ein Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst schriftlich abgeschlossen werden. Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, müssen Urkunden von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden (§ 126 Abs. 1 BGB). „Ein Stempel reicht ebenso wenig aus wie eine Kopie der Unterschrift, weil nur die tatsächliche Unterschrift auf Grund von Strichbeschaffenheit, Druckgebung und Bewegungsfluss dem Unterzeichner zugeordnet werden kann und dadurch besonders fälschungssicher ist.“ Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen (§ 126 Abs. 2 Satz 1 BGB). § 126 BGB gilt für alle Schriftformerfordernisse im Zivilrecht.

Anders als im Zivilrecht ist im öffentlichen Recht die Schriftform nicht gesetzlich definiert, sondern richtet sich nach dem Sinn und Zweck der jeweiligen öffentlich-rechtlichen Schriftformvorschrift. Sehen verwaltungsrechtliche Regelungen hingegen ein Schriftformerfordernis für Erklärungen vor, die auf die Begründung, Änderung oder Beendigung privatrechtlicher Rechtsverhältnisse gerichtet sind, gilt § 126 BGB. Juristische Fachkreise halten § 126 BGB grundsätzlich auch bei öffentlich-rechtlichen Verträgen für anwendbar.

Zentrale Funktionen der Schriftform nach § 126 BGB:

• Abschlussfunktion: Die eigenhändige Unterschrift ist der räumliche Abschluss eines Textes und bringt zum Ausdruck, dass die Willenserklärung abgeschlossen ist. Dadurch wird das Stadium der Vorverhandlungen und des bloßen Entwurfs von dem der rechtlichen Bindung abgegrenzt.
• Perpetuierungsfunktion: Das Schriftformerfordernis führt dazu, dass die Unterschrift und vor allem der Text fortdauernd und lesbar in einer Urkunde wiedergegeben werden und einer dauerhaften Überprüfung zugänglich sind. So bleibt die Information zur Erklärung dauerhaft zugänglich, und die Erklärung lässt sich zuverlässig dokumentieren.
• Identitätsfunktion: Durch die eigenhändige Namensunterschrift wird zum einen der Aussteller der Urkunde erkennbar. Die Unterschrift soll eine eindeutige Verbindung zum Unterzeichner schaffen, damit sich seine Identität zweifelsfrei feststellen lässt.
• Echtheitsfunktion: Die räumliche Verbindung der Unterschrift mit der Urkunde, die den Erklärungstext enthält, stellt einen Zusammenhang zwischen Dokument und Unterschrift her. Die Maßnahme stellt sicher, dass der Unterzeichner selbst für den Inhalt der Erklärung verantwortlich ist.

Kann der Arbeitsvertrag nach TVöD digital unterschrieben werden?

Ein Arbeitsvertrag nach dem TVöD kann mit einer qualifizierten elektronischen Signatur digital unterschrieben werden. Die Schriftform nach § 126 BGB kann durch die elektronische Form ersetzt werden, was der qualifizierten elektronischen Signatur entspricht.

Erklärung der digitalen Form des Arbeitsvertrags nach TVöD:

1. Formvorschrift § 2 TVöD: „Der Arbeitsvertrag wird schriftlich abgeschlossen.“
2. Schriftform nach § 126 BGB: „Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.“
3. Ersatz durch elektronische Form nach § 126 III BGB: „Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.“
4. Qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a I BGB: „Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.“

Für die qualifizierte elektronische Signatur ist eine E-Signatur-Software notwendig, die die rechtlichen Standards der europäischen eIDAS-Verordnung erfüllt und qualifizierte Signaturzertifikate auf Dokumenten aufbringen kann.

Voraussetzungen der E-Signatur-Software für den digitalen Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst:

• E-Signatur-Software made in Germany
• Betrieb auf ausschließlich europäischen Rechenzentren
• Qualifizierte elektronische Signatur, die durch einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter nach der EUTL ausgestellt wird
• Signaturen mit LTV-Funktion (Long Term Validation)

Mit d.velop sign Signaturprozesse im öffentlichen Dienst digitalisieren

Die Digitalisierung der Verwaltung ist längst kein Zukunftsthema mehr – sie ist Gegenwart. Doch gerade im Bereich der Personalprozesse hinken viele öffentliche Einrichtungen noch hinterher. Papierbasierte Arbeitsverträge, manuelle Unterschriftenläufe und lange Durchlaufzeiten sind nach wie vor Realität. Genau hier setzt d.velop sign an: Mit der digitalen Signaturlösung lassen sich Vertragsprozesse im öffentlichen Dienst nicht nur beschleunigen, sondern auch vollständig rechtskonform und medienbruchfrei gestalten.

d.velop sign ermöglicht es, Arbeitsverträge nach TVöD digital zu unterzeichnen – mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES), die den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entspricht. Das bedeutet: maximale Rechtssicherheit bei gleichzeitig minimalem Aufwand. Personalverantwortliche können Verträge direkt aus dem HR-System heraus erstellen, zur Signatur versenden und revisionssicher archivieren – alles digital, alles in einem durchgängigen Workflow. Besonders im öffentlichen Dienst, wo Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz oberste Priorität haben, bietet d.velop sign einen entscheidenden Vorteil: Die Lösung ist vollständig DSGVO-konform, in Deutschland entwickelt und auf die spezifischen Anforderungen von Behörden und öffentlichen Trägern zugeschnitten. Darüber hinaus lässt sich d.velop sign flexibel in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren – ob als eigenständige Lösung oder als Erweiterung bestehender Dokumentenmanagement- oder E-Akte-Systeme. So wird die digitale Signatur nicht zur Insellösung, sondern zum integralen Bestandteil moderner Verwaltungsprozesse. Mit d.velop sign wird der digitale Arbeitsvertrag zur Realität – effizient, sicher und zukunftsfähig.

Was ist d.velop sign?

d.velop sign ist die eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur der d.velop platform, mit der Organisationen Dokumente rechtssicher und digital unterschreiben können. d.velop sign ermöglicht es Nutzern, PDF- und XML-Dokumente eigenständig zu signieren oder Signaturabläufe mit mehreren Beteiligten zu initiieren. Alle eIDAS-Signaturarten, darunter die qualifizierte elektronische Signatur (QES), sind im Standard verfügbar.

Ausgewählte Funktionen von d.velop sign:

• E-Signatur made in Germany
• Betrieb auf ausschließlich europäischen und deutschen Rechenzentren der Open Telekom Cloud (OTC)
• eIDAS- und DSGVO-konform
• PDF- und XML-Dokumente unterschreiben
• Signaturumläufe mit mehreren internen und externen Personen starten
• Alle eIDAS-Signaturen verfügbar
• Qualifizierte elektronische Signatur im Standard
• Integrationen in führende Drittsysteme (z.B. d.velop documents, SAP, Microsoft 365)
• Keine Signaturkarten und Lesegeräte notwendig

Die digitale Signatur im öffentlichen Dienst bietet unverzichtbare Vorteile

Die digitale Signatur im öffentlichen Dienst ist mehr als ein technisches Upgrade. Sie verändert die Personalverwaltung grundlegend. Besonders im TVöD-Kontext, wo Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz entscheidend sind, zeigt sie ihre Stärken. Digitale Prozesse bieten Vorteile, die Papierdokumente nicht erreichen – schneller, sicherer und transparenter.

Vorteile der digitalen Signatur im öffentlichen Dienst:

• Rechtssicherheit und Compliance: Digitale Signaturen – insbesondere qualifizierte elektronische Signaturen (QES) – erfüllen die strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung und sind damit rechtlich dem handschriftlich unterzeichneten Arbeitsvertrag gleichgestellt. Das bedeutet: TVöD-Verträge lassen sich vollständig digital abschließen, ohne rechtliche Risiken einzugehen.
• Zeit- und Ressourceneinsparung: Durch den Wegfall von Druck, Versand und manueller Archivierung sparen Personalabteilungen wertvolle Zeit und Kosten. Vertragsprozesse, die früher Tage oder Wochen dauerten, lassen sich heute in wenigen Minuten abschließen – standortunabhängig und rund um die Uhr.
• Medienbruchfreie Prozesse: Die digitale Signatur ermöglicht durchgängige digitale Workflows – vom Bewerbungsprozess über die Vertragserstellung bis zur Archivierung. Das reduziert Fehlerquellen, erhöht die Transparenz und sorgt für eine nahtlose Integration in bestehende HR-Systeme.
• Attraktivität als moderner Arbeitgeber: Gerade junge Talente erwarten heute digitale Prozesse. Wer als öffentlicher Arbeitgeber auf moderne Technologien wie die digitale Signatur setzt, positioniert sich als fortschrittlich und zukunftsorientiert – ein klarer Wettbewerbsvorteil im Kampf um Fachkräfte.
• Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein: Weniger Papierverbrauch, weniger Transportwege, weniger CO₂ – digitale Signaturen leisten einen aktiven Beitrag zur Nachhaltigkeit und unterstützen die Umweltziele vieler öffentlicher Einrichtungen.

Fazit zum digitalen Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst

Der digitale Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst ist mehr als ein technischer Fortschritt. Er markiert einen strategischen Schritt hin zu moderner Verwaltung und effizienten Personalprozessen. Im Rahmen des TVöD bietet die digitale Signatur eine rechtssichere, zeitsparende und ressourcenschonende Lösung. Davon profitieren Arbeitgeber ebenso wie Beschäftigte. Wer heute auf digitale Vertragsprozesse setzt, steigert die eigene Attraktivität als öffentlicher Arbeitgeber und erfüllt gleichzeitig die Erwartungen einer digital geprägten Gesellschaft. Die Einführung digitaler Signaturen ist dabei der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung und ein klares Signal für Innovationsbereitschaft und Zukunftsfähigkeit. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um den digitalen Wandel aktiv zu gestalten. Mit der passenden Lösung für digitale Signaturen wird der Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst nicht nur einfacher, sondern auch smarter.