Auch die Energiebranche muss auf veränderte Einflussfaktoren und Rahmenbedingungen durch Digitalisierungsprozesse reagieren. Warum dies geschehen muss, welche Schritte in Zukunft notwendig sind und was ein intelligentes Dokumentenmanagement in der Cloud bietet, das erklärt euch Innovationsmanagerin Selina Groß von der K.LAB.
Die Innovationsplattform K.LAB beschäftigt sich mit der digitalen Transformation in der Energiewirtschaft. Denn die Digitalisierung mit ihrem dynamischen Wandel führt zu immer kürzeren Produktzyklen und erfordert eine hohe Innovationsbereitschaft von den Anbietern in der Energiebranche.
Die Digitalisierung in der Energiebranche
Herausforderungen der Energiewende müssen bewältigt werden. Sogenannte „Prosumer“ – Haushaltskunden, die ihren selbst-erzeugten Strom (z.B. aus einer PV-Anlage) entweder selbst verbrauchen und ins Netz einspeisen – streben oft nach einer möglichst hohen Energieautarkie und einer stärkeren Unabhängigkeit von Energiekonzernen. In zahlreichen Pionier-Projekten wird heute schon versucht, mit der Blockchain-Technologie einen dezentralen Energiemarkt nachzubilden, in dem ein Peer-to-Peer Handel von Energie ermöglicht werden soll, sodass in Zukunft Solarenergie direkt zwischen Nachbarn gehandelt werden könnte. Viele Prosumer sind digital affin und wünschen sich neue Lösungen, von der Visualisierung des Stromverbrauchs bis hin zum Zusammenschluss in einer unabhängigen Energie-Community. Müssen Stadtwerke entsprechend zum Vernetzer eines regionalen Ökosystems werden? Der Wettbewerb- und Kostendruck steigt!
Grund dafür sind nicht nur Vergleichsportale, wie Check24 oder Verivox, die Neukunden mit attraktiven Boni locken und damit zum munteren Wechseln anregen, sondern auch neue Akteure drängen auf den Markt. United Internet zum Beispiel – mit seinen Marken 1&1 und web.de, bisher eher bekannt als Telefon-, E-Mail- und DSL-Anbieter, wagt den Sprung ins neue Geschäftsfeld und schickt Millionen -Kunden ein Strompreis-Angebot in ihre Mail-Postfächer.
Bisher wurden testweise digitale Stromzähler (Smart Meter) überwiegend bei Neubauten und Betreibern von bestimmten Erneuerbare-Energien-Anlagen eingebaut. Durch das in Kraft getretene Messstellenbetriebsgesetz müssen in Zukunft alte Ferraris-Zähler von Haushalten und Gewerbe mit einem Verbrauch über 6.000 kWh pro Jahr auf intelligente Messzähler umgerüstet werden. Das soll nicht nur die Verbrauchstransparenz erhöhen und Vor-Ort-Ablesekosten vermeiden, sondern bringt variable Tarife mit sich. Das bedeutet auch: Es entstehen neue Geschäftsmodelle und Services rund um die Daten des Messzählers (Fernauslesung, Visualisierung, flexible Tarife, …).
Schwierigkeit der Differenzierung eines Commodity-Produktes
Strom ist kein emotionales Produkt. Auch die Differenzierung über Ökostrom ist nicht länger Alleinstellungsmerkmal. Dadurch wird es zunehmend schwerer den Kunden zu binden und über ein anderes Kaufkriterium als den Preis zu gewinnen. Dadurch, dass der Kunde sich höchstens einmal im Jahr aufgrund der Abrechnung mit seinem Energieversorger beschäftigt besteht die Schwierigkeit eine tiefergehende Beziehung zum Kunden aufzubauen.
Energieversorger müssen diesen Herausforderungen begegnen und sich der Digitalisierung in der Energiebranche stellen. Das impliziert, dass sie zu echten Datenspezialisten werden. Nur so können Sie mehr über die Bedürfnisse der Kunden erfahren, diese an sich binden und sich letztendlich im Energiemarkt behaupten.
Clever Dokumentenprozesse müssen digital sein
Ein intelligentes Dokumentenmanagement-System für Privatpersonen ist eine Möglichkeit, den wandelnden Kundenbedürfnissen auf mehreren Ebenen zu begegnen. Aus diesem Grund hat K.LAB gemeinsam mit der d.velop AG das digitale Dokumentenmanagement bei sieben Energieversorgern erfolgreich eingeführt und ist somit die ersten Schritte der Digitalisierung in der Energiebranche gegangen.
Warum und wie?
Intelligentes Dokumentenmanagement kommt aus der Cloud
Die alljährliche Stromrechnung – wer kennt diese nicht? Heutzutage sind viele Kunden digital affin und pochen auf neue, bequemere Lösungen, als das umständliche Abheften und platzraubende Aufbewahren von Rechnungen. Daher stellen Energieversorgungsunternehmen (EVU) dem Verbraucher zunehmend intelligente Lösungen für die Verwaltung ihrer analogen und digitalen Unterlagen zur Verfügung.
Dokumentenmanagement bedeutet in erster Linie:
- Dokumente in einer Cloud speichern und jederzeit abrufen
- Effizientes Arbeiten mit digitalen Dokumenten
- Dokumente schneller über eine Suchfunktion finden
- Punktgenaue Bereitstellung benötigter Funktionen
- Dokumente sicher vor unerlaubtem Zugriff aufbewahren
Wichtige Dokumente werden bereits von vielen Menschen in einer Cloud gespeichert. Für analoge Schriftstücke, wie die Stromrechnung, bedeutet dies aber, dass die entsprechenden Unterlagen zunächst umständlich eingescannt, am Computer zwischengespeichert und schlussendlich hochgeladen werden müssen. Um diesen aufwändigen Prozess zu vermeiden, bietet d.velop ergänzend zur Cloud eine App, über welche Dokumente einfach per Fotofunktion eingescannt und hochgeladen werden können. Die Schriftstücke werden dabei so eingescannt, dass sie lesbar werden und über eine Schlagwortanalyse schnell gefunden werden.
Erfolgreiches Dokumentenmanagement in der Branche erneuerbare Energien
Was bedeutet ein digitales Dokumentenmanagement für die Digitalisierung in der Energiebranche?
Das EVU kann die Dokumentenmanagement-Lösung seinen Kunden als Add-On, beispielsweise zum Stromvertrag, anbieten. Dabei liegt der Mehrwert für den Verbraucher zum einen in der smarten Ablage seiner digitalen Akten, zum anderen wird ein schneller, unkomplizierter Austausch von Unterlagen und Informationen zwischen dem Nutzer und dem EVU über eine App ermöglicht. Mit der entsprechenden Schnittstelle kann das EVU seine Rechnungen direkt über die Cloud-Lösung im eigens dafür erstellten Ordner ablegen. Der Kunde kann über diesen Ordner wiederum Informationen, wie den Zählerstand an das EVU, melden. Die Nutzeroberfläche kann der Corporate Identity des zuständigen Energieversorgungsunternehmens angepasst werden. So kann die Anwendung als Kundenbindungsinstrument bzw. Differenzierungsmerkmal (USP) im Vergleich zu anderen Anbietern fungieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, den extra Service zu monetarisieren. Über eine Erlösbeteiligung aus Updates oder aus der monatlichen Gebühr für Nicht-Kunden sind verschiedene Geschäftsmodelle denkbar, um Umsätze zu generieren.
Wie unterscheidet sich die Lösung vom Wettbewerb?
Der Wettbewerbs- und im gleichen Zuge der Effizienzdruck steigt. Anwendungen zum Speichern von Dokumenten werden schon lange von Unternehmen wie Dropbox oder Google angeboten. Die Lösungen zur Digitalisierung in der Energiebranche sind auf hohe Datenvolumen ausgelegt, sodass neben Dokumenten auch Fotos oder Videos abgespeichert werden können. Daher sind die Funktionalitäten meist nicht auf ein intelligentes Managen von Dokumenten ausgelegt. Es fehlt beispielsweise eine Suchfunktion nach Schlagworten oder die bereits erläuterte Fotofunktion innerhalb der App. Eine weitere, entscheidende Differenzierung der d.velop Lösung gegenüber den Big Playern liegt darin, dass die Daten auf BSI-zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland liegen und gemäß deutschen Datenschutzrichtlinien behandelt werden. Zudem können die Daten zusätzlich über eine Standardverschlüsselung hinaus revisionssicher gespeichert werden.
Die Vision des regionalen Postfachs
Die Vision des intelligenten Dokumentenmanagements ist es, eine Art regionales Postfach zu schaffen. Das bedeutet, dass andere Unternehmen der Region, wie beispielsweise die örtliche Sparkasse ebenfalls in das System integriert werden. Im Falle der Sparkasse würde das bedeuten, dass der Kunde nicht nur automatisch seine Stromrechnung in den dafür bestimmten Ordner erhält, sondern auch seine Kontoauszüge und weitere Mitteilungen. Anstatt hunderte Accounts bei mehreren Organisationen auf unterschiedlichen Portalen anlegen zu müssen, steht dem Verbraucher mit dem Dokumentenmanagement-System eine zentrale Lösung für die unterschiedlichsten Belange zur Verfügung. Dazu integriert sich das Dokumentenmanagement-System nahtlos in Ihre IT-Landschaft und Ihre verschiedenen Systeme. Übersichtlich in digitalen Akten einsortiert, stehen Ihnen die Informationen jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung. Mit digitalem Dokumentenmanagement haben Sie einfach und schnell einen Überblick und können umfassend Auskunft über Kunden, Stromvertrag und vieles mehr geben.
In welchem Stadium befindet sich das Dokumentenmanagement-System?
Eine solche App (d.velop postbox) ist bereits bei einigen EVU und Unternehmen anderer Branchen im Einsatz uns befindet sich in ständiger Weiterentwicklung. Dabei werden das Feedback der Nutzer und die Anforderungswünsche der EVU aktiv aufgegriffen und kontinuierlich eingearbeitet, mit dem Ziel, die Nutzererfahrung stetig zu verbessern.
Welche Vorteile schafft die cloudbasierte App samt DMS?
Das intelligente Dokumentenmanagement bietet dem EVU die Möglichkeit, sich vom Wettbewerb zu differenzieren. Dem Kunden wird ein zentrales Dokumentenmanagement-System geboten, das ein tatsächliches Kundenbedürfnis beantwortet. Gerade die Kooperation mit einem deutschen Partner passt gut zum Versprechen des Stadtwerks, als regionaler, vertrauenswürdiger „Kümmerer“ zu agieren. Zudem bietet die Lösung dem EVU eine digitale Kundenschnittstelle, die bei Bedarf ausgebaut und angepasst werden kann. Lädt sich der Verbraucher die App herunter, erscheint das Logo des EVU direkt in der App-Übersicht des Smartphones und wird so im Alltag des Kunden präsent, was eine tiefergehende Kundenbeziehung fördert.
Die Anpassung an neue Rahmenbedingungen umfasst nicht nur neue digitale Geschäftsmodelle, adaptiert an das sich ändernde Kundenverhalten, sondern schließt auch eine grundlegende Digitalisierung der internen Prozessabläufe zur Effizienzsteigerung mit ein. Obwohl diese Veränderung mehrheitlich als Chance wahrgenommen wird, ist die Bereitschaft zur Investition in neue Geschäftsmodelle und zur Implementierung digitaler Angebote bei vielen Unternehmen unbefriedigend. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung einen zunehmenden Kulturwandel in den Unternehmen erfordert.