REMONDIS: Digitalisierung auf Enterprise-Niveau – Von der Archivlösung zur skalierbaren Plattform

Ein Erfahrungsbericht von Matthias Becker, Head of Sales Private Economy bei der d.velop AG

REMONDIS verarbeitet heute 1,8 Millionen Rechnungen pro Jahr über eine zentrale d.velop documents Plattform – entstanden aus einer Archivlösung mit 25 Lizenzen im Jahr 2005. Diese Entwicklung durfte ich auf dem d.velop SUMMIT 2026 gemeinsam mit unserem Kunden REMONDIS erzählen: Seit fast fünfzehn Jahren begleite ich REMONDIS auf der Vertriebsseite seitens d.velop.

Digitalisierung im Konzern heißt in der Praxis selten, eine Software zu installieren und fertig zu sein. Es geht darum, über Jahre gewachsene Strukturen, hunderte Gesellschaften und sich ständig weiterentwickelnde Prozesse unter einen Hut zu bringen. Damit sind viele Unternehmen nicht allein: Laut der Bitkom-Studie „Digitalisierung der Wirtschaft 2025“ geben 53 Prozent der deutschen Unternehmen an, Probleme bei der Bewältigung der Digitalisierung zu haben.

Auf der Bühne haben wir die Partnerschaft aus zwei Blickwinkeln beleuchtet. Die kaufmännische Seite habe ich gemeinsam mit Simon Tebrügge übernommen, Division Manager Administration bei der REMONDIS IT Services GmbH. Die technische Seite haben Ricarda Knoll, Projektmanagerin Portfolio Management und IT-Projects bei REMONDIS, und mein Kollege Matthias Smit, Projektmanager und Teamleiter SAP Services bei d.velop, vertreten. Bevor ich von unseren gemeinsamen Projekten erzähle, lohnt ein kurzer Blick auf das Unternehmen hinter diesen Zahlen.

Von 25 Lizenzen zu 5.000 Named Usern und 1,8 Millionen Rechnungen

Angefangen hat alles lange vor meiner Zeit: 2005 wurden die ersten Verträge geschlossen, mit sage und schreibe 25 konkurrierenden Benutzerlizenzen. Was als Archivlösung startete, ist heute eine Plattform, auf der rund 300 Gesellschaften von REMONDIS zentrale Geschäftsprozesse abbilden. Ein paar Wegmarken machen die Dimension greifbar:

• 2005: 25 Concurrent-Lizenzen zum Start
• 2010: gemeinsam rund 100.000 Eingangsrechnungen pro Jahr verarbeitet
• Heute: ~5.000 Named User, 1,8 Mio. Rechnungen pro Jahr, 2,8 Mio. Dokumente pro Monat im System

Der Eingangsrechnungsworkflow: ein Kernprozess wächst mit

Wenn ich REMONDIS-Anwender:innen nach „d.3“ frage, denken viele zuerst an genau einen Prozess: den Eingangsrechnungsworkflow.

Das ist so eine Assoziation, als würde ich Sie jetzt nach einem Taschentuch fragen – dann frage ich wahrscheinlich: Haben Sie ein Tempo? So stark ist das bei uns tatsächlich verknüpft.

Ricarda Knoll
Projektmanagerin Portfolio Management und IT-Projects
REMONDIS

d.3 ist dabei die historisch gewachsene Bezeichnung, die heute d.velop documents heißt. 2012 nutzten rund 10 Gesellschaften den digitalen Eingangsrechnungsworkflow. 2026 sind es etwa 300 Gesellschaften, vor allem in Deutschland und Polen. Aus wenigen hundert Rechnungen im Monat sind rund 150.000 Rechnungen pro Monat geworden, in Summe die genannten 1,8 Millionen im Jahr. d.velop documents archiviert diese Rechnungen dabei GoBD-konform und ist nach IDW PS 880 geprüft – Grundvoraussetzungen für die revisionssichere Aufbewahrung, wie sie auch die E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2025 für Unternehmen im B2B-Bereich vorschreibt.

Bemerkenswert finde ich, dass der Durchbruch nicht durch Technik allein kam, sondern durch einen organisatorischen Auslöser. Anfangs gab es spürbare Skepsis: Man kam von papierbasierten Prozessen mit Kontierungsfahne und Unterschrift. Der große Schub kam 2014, als ein neues Finanzbuchhaltungssystem eingeführt wurde und die Nutzung von d.3 zur Bedingung machte. Ab da stieg die Nutzung stark an. Spätestens jetzt wurde auch dem letzten Skeptiker klar, wie hilfreich es ist, jederzeit zu wissen, wo eine Rechnung gerade liegt, gerade in einer Organisation, in der Rechnungen bis heute nicht zentral, sondern über viele Standorte verteilt eingehen.

Der Eingangsrechnungsworkflow ist dabei nur einer von mehreren gemeinsam umgesetzten Prozessen. Hinzu kommen unter anderem Rechnungsreklamation, Investitionsanträge (vor allem in Polen genutzt) und Personalveränderungen, etwa neue Stellen, Arbeitszeitänderungen oder Vertragsverlängerungen. Ergänzt wird das durch d.velop contracts für das Vertragsmanagement (seit rund 2010, aktuell bei etwa 90 Gesellschaften im Einsatz) und d.velop sign für die digitale Signatur, seit 2022 zum Beispiel für Miet- und Darlehensverträge. Gerade Letzteres findet zunehmend Anklang bei Gesellschaften, deren Unterschriftsberechtigte selten vor Ort sind.

Von dezentral zu zentral: die Architektur zieht nach

Die Architektur ist eigentlich das Feld meines Kollegen Matthias Smit – aber sie erzählt die Wachstumsgeschichte so gut, dass ich sie kurz zusammenfasse. REMONDIS startete, passend zur dezentralen Unternehmenskultur, mit einer vollständig dezentralen Struktur: lokale Server und Installationen direkt in den Niederlassungen, Stapelklassen dezentral gepflegt. Mit jeder neuen Gesellschaft wurde das Verteilen von Änderungen mühsamer.

Über einen Zwischenschritt mit regionalen Servern führte der Weg schließlich zur heutigen Architektur: eine zentrale Installation, betrieben aus Lünen, auf die die Niederlassungen remote zugreifen. Die Erfassung läuft heute weitgehend über Citrix, Stapelklassen werden zentral verwaltet und verteilt. Der Effekt: Eine einheitliche, zentral verwaltete Stapelklasse ersetzt die vielen lokalen Varianten von früher, betreut von einem kleinen Team in Lünen – das System wächst mit der Organisation, ohne dass der Betreuungsaufwand proportional mitwachsen muss.

Stolpersteine & Learnings

Zu einer ehrlichen Rückschau gehören auch die schwierigen Seiten. Drei Punkte sind mir besonders im Gedächtnis geblieben:

• Der Weg von dezentral zu zentral war der eigentliche Kraftakt. Technisch anspruchsvoll, organisatorisch noch anspruchsvoller. Rund 600 dezentrale Installationen wurden über einen Zwischenschritt mit regionalen Servern zu einer zentralen Citrix-Lösung. Ein Teil dieser Standorte war dabei nur mit 64 oder 128 KBit angebunden.
• Change-Management schlägt Technik. 5.000 Anwender:innen erreichen, informieren und mitnehmen ist ungleich schwerer, als einen Server umzuziehen. Nicht jede:r nutzt das System täglich und wer es tut, hat teils rund 1.000 Belege gleichzeitig in Bearbeitung. Für diese Power-User zählt jede Gewohnheit.
• Das Praxisbeispiel „smart explorer“. Die Ablösung des vertrauten smart explorer ist ein Hauptthema 2026. Viele Anwender:innen hängen an der gewohnten Oberfläche, einige Prozesse werden außerhalb des Systems „praktiziert“ und sind der Zentrale gar nicht bekannt. Das Learning: frühzeitig kommunizieren, Benutzergruppen bewusst auswählen und den Umstieg eng begleiten.

Ein übergeordnetes Learning gab Ricarda Knoll allen mit, die vor ähnlichen Projekten stehen: dranbleiben. Auch wenn es zwischendurch hakt, weitermachen zahlt sich aus, besonders mit einem Partner, der die Strecke mitgeht. Und genau darin sehe ich unsere Aufgabe als d.velop: gemeinsam und konstruktiv Lösungen erarbeiten, die über Jahre tragen.

Partnerschaft auf Augenhöhe

Über 20 Jahre Zusammenarbeit funktionieren nicht ohne ein gemeinsames Wertesystem. Einkauf und Vertrieb haben oberflächlich gegensätzliche Interessen – diese Spannung kenne ich aus jedem Projekt. Und trotzdem haben wir über all die Jahre Gemeinsamkeiten gefunden:

Es hat funktioniert, weil wir eine ähnliche Herangehensweise hatten: offen und wertschätzend kommunizieren, die Probleme des anderen ernst nehmen – und dann lösungsorientiert vorgehen.

Simon Tebrügge
Division Manager Administration
REMONDIS IT Services GmbH

Auch dann, wenn Software oder Infrastruktur einmal an ihre Grenzen stießen und ein Thema eskalierte. Gerade aus solchen kritischen Momenten sind am Ende die besten Optimierungen entstanden, in der Infrastruktur wie in der Software selbst.

Ausblick: KI, Automatisierung und die E-Rechnung

Wohin geht die Reise? Getreu dem Claim, unter dem REMONDIS arbeitet – „Im Auftrag der Zukunft“ – dreht sich der Blick nach vorn um zwei Stichworte: mehr Automatisierung und KI. Das Ziel: Anwender:innen entlasten, damit sie weniger klicken müssen, und die Potenziale heben, die noch im System stecken.

Das trifft einen Markttrend: Laut Gartner soll der Anteil der Unternehmensanwendungen mit aufgabenspezifischen KI-Agenten von weniger als 5 Prozent (2025) auf rund 40 Prozent bis Ende 2026 steigen, also fast eine Verachtfachung in gut anderthalb Jahren. Software legt dann nicht mehr nur Dokumente ab und arbeitet Workflows ab, sondern erledigt Routineschritte zunehmend selbst.

Mit der E-Rechnungspflicht – seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können – und dem nächsten Automatisierungsschub durch KI beginnt für viele Unternehmen die Reise, die REMONDIS längst angetreten hat. Das REMONDIS-Modell lässt sich dabei nicht eins zu eins auf jedes Unternehmen übertragen: Ein Konzern mit rund 2.000 konsolidierten Gesellschaften hat andere Ausgangsbedingungen als ein mittelständischer Betrieb mit einem Standort. Die zugrunde liegenden Bausteine, zentrale Architektur, GoBD-konforme Archivierung und ein Eingangsrechnungsworkflow, der mit der Organisation mitwächst, lassen sich aber unabhängig von der Unternehmensgröße anwenden. Aus meiner Sicht ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um die eigenen Rechnungs- und Dokumentenprozesse auf den Prüfstand zu stellen.