Eine ECM Migration ist der kontrollierte Umzug von Dokumenten, Akten, Metadaten und Berechtigungen aus einem bestehenden Enterprise-Content-Management-System (ECM) in ein neues System. d.velop führt Migrationsprojekte in fünf Schritten durch: Migrationsanalyse und Zielbild, Migrationskonzept, Testmigration und Validierung, Produktivmigration mit Go-live sowie anschließender Betrieb und Weiterentwicklung. Richtig geplant läuft eine ECM Migration ohne Downtime und ohne Verlust der Revisionssicherheit. Wie das funktioniert, welche Compliance-Anforderungen gelten und welche Strategie zu deiner Organisation passt, liest du in diesem Artikel.
Was bedeutet ECM Migration?
Bei einer ECM Migration werden Inhalte und Strukturen aus einem Quellsystem in ein Zielsystem übertragen: Dokumente, digitale Akten, Metadaten, Versionshistorien, Berechtigungskonzepte und Aufbewahrungsfristen. Der Auslöser ist entweder ein Systemwechsel (ein Legacy-System wird durch ein neues ECM abgelöst) oder ein Wechsel der Betriebsform, etwa von On-Premises in die Cloud.
Systemwechsel und Betriebsformwechsel sind technisch derselbe Vorgang mit derselben Kernanforderung: Nach der ECM Migration muss jedes Dokument vollständig, unverändert und mit korrekten Metadaten im Zielsystem auffindbar sein. Für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen ist das gesetzliche Pflicht.
Die Menge ist dabei größer, als viele CIOs zunächst kalkulieren. Gartner schätzt, dass 70 % bis 90 % der Unternehmensdaten unstrukturiert sind – also genau die Inhalte, die in einem ECM-System liegen.1
Wann solltest du dein Legacy-System ablösen?
Der häufigste Auslöser einer ECM Migration ist ein Legacy-System, das zur Belastung wird: Der Hersteller kündigt das Support-Ende an, Updates werden aufwendig, die Integration in moderne Systeme wie Microsoft 365 oder SAP S/4HANA fehlt. Gartner definiert ein Legacy-System als informationskritisches System, das auf veralteter Technologie basiert, für den Tagesbetrieb aber unverzichtbar bleibt – genau dieser Zwiespalt macht die Ablösung heikel. Das Fraunhofer IESE ordnet die Modernisierung solcher Systeme als unternehmensweite Daueraufgabe ein, die nahezu jede Organisation betrifft.
Der Handlungsdruck ist messbar: Laut der Lünendonk-Studie „IT-Modernisierung zwischen Legacy, Cloud und KI“ (2025) sagen 62 % der Unternehmen, dass wichtige Teile ihrer IT und Anwendungen die aktuellen und zukünftigen Anforderungen nicht mehr erfüllen. Die europäische Cybersicherheitsbehörde ENISA weist zudem ausdrücklich darauf hin, dass veraltete Systeme eine hohe Zahl an Sicherheitslücken bedeuten. Wer in dieser Lage abwartet, migriert später unter Zeitdruck.
Daneben sprechen drei strategische Gründe für eine Migration:
- Konsolidierung: Historisch gewachsene Archiv- und DMS-Landschaften erzeugen Datensilos und erschweren den einheitlichen Zugriff auf Informationen.
- Kosten: Eigenbetrieb bindet Budget in Hardware, Datenbanklizenzen, Updates und Personal. Der Markt bewegt sich klar in die Gegenrichtung: Laut Bitkom Cloud Report 2025 werden bereits rund 47 % der IT-Anwendungen in der deutschen Wirtschaft aus der Cloud betrieben (2024: 38 %).
- KI-Fähigkeit: KI-Funktionen wie intelligente Dokumentenverarbeitung oder Assistenten setzen eine konsolidierte, sauber verschlagwortete Dokumentenbasis voraus. Ein fragmentiertes Legacy-System liefert diese Basis nicht.
Wie läuft eine ECM Migration ab? Die fünf Schritte
d.velop führt Migrationsprojekte, in die d.velop cloud ebenso wie aus Drittsystemen, nach einem erprobten Prozess in fünf Schritten durch:
- Migrationsanalyse & Zielbild: d.velop analysiert das Quellsystem – Konfigurationen, Individualisierungen, Datenvolumen – und prüft die technische und sicherheitsbezogene Machbarkeit. Das Zielbild entsteht gemeinsam mit deinem Projektteam. Den Einstieg liefert ein unverbindlicher Cloud-Migration-Systemcheck, der die Migrationsfähigkeit deines Systems bewertet, bevor Budget gebunden wird.
- Migrationskonzept: Das Konzept klärt, wie Akten, Kategorien und Berechtigungen im Zielsystem aussehen, welche Integrationen (z. B. SAP, Salesforce, Outlook) angebunden werden und wie der Projektzeitplan aussieht. Die Anforderungen der Fachabteilungen fließen direkt in das Konzept ein.
- Testmigration & Validierung: d.velop baut eine vollständige Testumgebung mit realen Strukturen, Testdaten und automatisierten Abläufen auf. Dein Team prüft die Testmigration technisch und fachlich und gibt sie frei – erst dann startet die Produktivmigration.
- Produktivmigration & Go-live: d.velop cloud migration überträgt alle definierten Bestände in das Live-System, während das Altsystem im laufenden Betrieb bleibt. Eine Delta-Migration zieht zum Stichtag die zwischenzeitlich neu entstandenen Dokumente nach, eine Vollständigkeitsprüfung stellt sicher, dass kein Dokument fehlt. Schulungen holen die Anwender:innen frühzeitig ab.
- Betrieb, Support & Weiterentwicklung: Nach dem Go-live kann d.velop den Support übernehmen, und dein System wächst mit den Anforderungen – etwa um Prozessautomatisierung oder KI-Funktionen.
Nils Schlüter, Team Lead Cloud Customizing and Migration bei der d.velop AG, ordnet den Prozess so ein:
Legacy-Modernisierung ist kein Risiko, wenn man sie strukturiert angeht, sondern eine Chance, Komplexität abzubauen und echte Zukunftsfähigkeit zu schaffen.
Nils Schlüter
Team Lead Cloud Customizing and Migration
d.velop AG
Ein technisches Detail, das On-Premises-Betreiber regelmäßig unterschätzen: Individuelle Skript-Anpassungen wie JPL- oder Groovy-Hooks lassen sich nicht 1:1 in die Cloud übernehmen. Sie werden durch konfigurative Alternativen abgebildet, die einfacher zu administrieren sind – welche Abbildung empfohlen wird, klärt der Systemcheck vor der Konzeptphase. Plane für solche Sonderfälle Zeit im Migrationskonzept ein, statt sie im Projekt zu entdecken.
Welche Compliance-Anforderungen gelten bei der ECM Migration?
Steuerrelevante Dokumente unterliegen den GoBD – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025. Für Geschäftsunterlagen gelten zusätzlich die Aufbewahrungspflichten aus HGB §257 und AO §147.
Für die ECM Migration bedeutet das konkret: d.velop cloud migration überträgt Bestände vollständig und nachvollziehbar, Aufbewahrungsfristen laufen im Zielsystem weiter, und die Unveränderbarkeit der Dokumente bleibt zu jedem Zeitpunkt gewahrt. Revisionssicherheit setzt dabei sowohl eine geeignete Software als auch deren sachgerechte Anwendung voraus.
Die Migrationssoftware selbst gehört auf den Prüfstand. d.velop cloud migration wurde vom externen Prüfer comdatis zertifiziert – geprüft wurden die korrekte und vollständige Migration der Daten, die sachgerechte Fehlerbehandlung und der Entwicklungsprozess der Anwendung. Damit erfüllt d.velop cloud migration die Anforderungen der GoBD für Migrationen in die d.velop documents cloud, auch aus Drittsystemen. d.velop documents selbst ist nach IDW PS 880 geprüft.
Big Bang oder schrittweise migrieren?
Bei der „Big-Bang-Migration“ wechselt die gesamte Organisation zu einem Stichtag. Der Vorteil: kein Parallelbetrieb, keine doppelte Pflege, ein klarer Projektabschluss. Die Voraussetzung: eine vom Fachbereich freigegebene Testmigration und ein Delta-Konzept für den Stichtag.
Die schrittweise Migration zieht Fachbereiche oder Aktentypen nacheinander um. Sie reduziert das Risiko pro Schritt, verlängert aber den Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem – mit entsprechenden Kosten und Schnittstellenaufwand.
Dass auch große Volumina in kurzer Zeit machbar sind, zeigt die DMS Migration in die Cloud von Schmitz Cargobull: über 60 Millionen Dokumente und 17 Terabyte Daten wurden in 3 Monaten in die d.velop cloud migriert. Michael Schöller, Head of Infrastructure and Services bei Schmitz Cargobull, fasst den Effekt so zusammen:
Wir reduzieren unseren administrativen Aufwand, den wir bisher in die IT-Infrastruktur investieren mussten und erhalten ein Plus an Flexibilität und Skalierbarkeit.
Michael Schöller
Head of Infrastructure and Services
Schmitz Cargobul
Cloud-First oder hybride Cloud: Welches Zielbetriebsmodell passt zum Unternehmen?
Die ECM Migration zwingt zu einer Grundsatzentscheidung über die Betriebsform des Zielsystems. Cloud-First bedeutet: Anwendungen laufen bevorzugt in der Cloud, das Altsystem wird vollständig abgelöst. Die hybride Cloud kombiniert lokale Systeme mit Cloud-Diensten – einzelne Module wandern in die Cloud, andere bleiben On-Premises, etwa weil ein bestehendes ERP-System nicht cloud-kompatibel ist.
Beide Wege funktionieren in der Praxis. Das Technologieunternehmen Rosenxt setzte bei der Einführung von d.velop documents und d.velop invoices konsequent auf Cloud-First und sparte bereits im ersten Monat nach Einführung 58 Stunden Arbeitszeit durch die automatisierte Rechnungserkennung. Der Tankstellenbetreiber Q1 Energie betreibt dagegen eine hybride Cloud: Vertragsmanagement und Rechnungserkennung laufen in der Cloud, das nicht cloud-kompatible ERP-System bleibt lokal.
d.velop documents unterstützt alle drei Betriebsmodelle – Cloud, On-Premises und Hybrid – und erlaubt die spätere Migration zwischen den Modellen. Die Betriebsform ist damit keine Einbahnstraße, sondern eine Etappenentscheidung.
Best Practices aus Migrationsprojekten: Was erfolgreiche Projekte anders machen
Der teuerste Fehler einer ECM Migration ist die unbereinigte 1:1-Übernahme des Altbestands. Der Dürr-Konzern hat es bei seiner Migration anders gemacht: Statt nur den Ist-Stand in die Cloud zu heben, stand eine Bestandsanalyse am Anfang – was ist vorhanden, was wird gebraucht, was lässt sich optimieren. Ein Mapping übersetzte alte Kategorisierungen in neue Aktenstrukturen, sodass die Dokumente nicht einfach übertragen, sondern in den neuen Strukturen auffindbar
Aus dokumentierten Migrationsprojekten lassen sich vier Praktiken ableiten:
- Bestandsanalyse vor Migration: Datenmüll und Dokumente mit abgelaufenen Aufbewahrungsfristen vor dem Umzug aussondern – das senkt Volumen, Projektlaufzeit und Fehlerquellen.
- Fachbereiche früh einbinden: Die Anforderungen der Fachabteilungen gehören ins Migrationskonzept, nicht in die Nachbesserung nach dem Go-live.
- Testmigration als hartes Gate: Die Produktivmigration startet erst nach technischer und fachlicher Freigabe der Testumgebung durch das Team – nicht nach Zeitplan.
- Key-User und Schulungen vor Go-live: Q1 Energie und der Dürr-Konzern nennen die Anwenderakzeptanz als zentralen Erfolgsfaktor – getragen von Key-Usern und Integration in vertraute Oberflächen wie Outlook, SAP und Salesforce.
Zur ehrlichen Einordnung gehört auch: Etwa ein Drittel der Unternehmen kann laut Lünendonk-Studie 2025 die Risiken und den Zustand der eigenen Systeme nicht genau einschätzen – häufig wegen fehlender Dokumentation oder verlorenem Know-how durch Mitarbeiterabgänge. Wenn das auf deine Organisation zutrifft, ist die Migrationsanalyse kein Vorprojekt, sondern der eigentliche erste Projektschritt.
Wohin migrieren? d.velop documents und die d.velop content platform
d.velop documents ist das Zielsystem für die strukturierte, revisionssichere Verwaltung von Dokumenten und digitalen Akten nach der ECM Migration – GoBD-konform, nach IDW PS 880 geprüft und wahlweise in der Cloud, On-Premises oder hybrid betreibbar. Es ist Teil der d.velop content platform, die Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung, elektronische Signaturen und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung in einem Ökosystem bündelt – mit über 500 Integrationen in Systeme wie SAP, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 und Salesforce.
Im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026 ist d.velop als einer von 16 global berücksichtigten Anbietern positioniert – als einziges Unternehmen im Quadranten vollständig unter europäischer, familiengeführter Eigentümerschaft, ohne Exposition gegenüber dem US-Cloud Act. Für CIOs, die Datensouveränität in die Systemauswahl einbeziehen, ist das ein hartes Auswahlkriterium.
Wie unauffällig ein Systemwechsel für Anwender:innen ablaufen kann, beschreibt Carsten Thielking, Head of IT Management bei Julius Berger International:
Wir haben mal von einem Storage-Verfahren auf ein anderes transferiert, das fällt überhaupt nicht auf für den Anwender. Es gibt da keine Downtime oder irgendwas, weil einfach Sachen von einer Plattform zur anderen kopiert werden und d.velop documents das intern weiß.
Carsten Thielking
Head of IT Management
Julius Berger International
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Häufige Fragen zur ECM Migration
Die Dauer hängt von Datenvolumen, Anzahl und Heterogenität der Quellsysteme, Individualisierungsgrad des Altsystems und der Qualität der Metadaten ab. Als Praxisreferenz: Schmitz Cargobull hat über 60 Millionen Dokumente und 17 Terabyte Daten in 3 Monaten in die d.velop cloud migriert. Ein Systemcheck vor Projektstart macht die Dauer planbar.
Ja. Die Migration in d.velop documents ist nicht auf d.velop Quellsysteme beschränkt. Über die Migrationsschnittstelle lassen sich Dokumente aus Drittsystemen importieren, und die GoBD-Zertifizierung von d.velop cloud migration durch den externen Prüfer comdatis deckt Migrationen aus Drittsystemen ausdrücklich mit ab.
Bei einem sauber geplanten Projekt nicht. Die Produktivmigration läuft im Hintergrund, während das Altsystem weiter genutzt wird. Zum Go-live zieht eine Delta-Migration die zwischenzeitlich neu entstandenen Dokumente nach, sodass das Zielsystem ohne Unterbrechung des Arbeitsbetriebs übernimmt.
Ja, wenn die Migration GoBD-konform durchgeführt wird. Die GoBD verlangen eine vollständige, nachvollziehbare Übertragung; Aufbewahrungsfristen nach HGB §257 und AO §147 laufen im Zielsystem weiter. d.velop documents archiviert revisionssicher und ist nach IDW PS 880 geprüft.
Nein. Das Migrationskonzept legt fest, welche Bestände produktiv migriert werden und welche Altbestände ausschließlich zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten übernommen werden. Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist kannst du vor der Migration datenschutzkonform aussondern und reduzierst damit Volumen und Projektaufwand.
Die ECM Migration bezeichnet den Wechsel des ECM- bzw. DMS-Systems, unabhängig von der Betriebsform. Die Cloud Migration ist ein Spezialfall davon: Hier wechselt zusätzlich (oder ausschließlich) die Betriebsform von On-Premises in die Cloud. Ablauf und Compliance-Anforderungen sind in beiden Fällen weitgehend identisch.
Typische Merkmale sind auslaufender Hersteller-Support, hoher Wartungsaufwand, fehlende Integrationen in Systeme wie Microsoft 365 oder SAP S/4HANA, verstreute Datensilos und fehlende Dokumentation. Gartner fasst Legacy-Systeme als informationskritische, aber technologisch veraltete Systeme; laut Lünendonk-Studie 2025 kann etwa ein Drittel der Unternehmen die Risiken und den Zustand der eigenen Systeme nicht genau einschätzen – ein Warnsignal für sich.
Frühzeitige Schulungen, die Einbindung von Key-Usern und die Aufnahme der Fachbereichs-Anforderungen in das Migrationskonzept sind die wirksamsten Hebel. Der Dürr-Konzern und Q1 Energie nennen die Anwenderakzeptanz als zentralen Erfolgsfaktor ihrer Projekte – gestützt durch tiefe Integration in vertraute Systeme wie Outlook, Salesforce und SAP, sodass Mitarbeitende ihre gewohnte Arbeitsumgebung behalten.