Von On-Premises in die Cloud: Wie MDR Media 17 Jahre digitale Geschichte erfolgreich migriert hat

Ein Gedankenspiel zum Einstieg: 9 von 10 deutschen Unternehmen nutzen laut einer Bitkom Studie aus dem Jahr 2025 bereits Cloud-Dienste und 62 % der Unternehmen würden heute ohne Cloud-Dienste stillstehen. Die Cloud ist längst kein strategisches Wahlprogramm mehr, sie ist Betriebsvoraussetzung. Aber der Weg dorthin bleibt für viele eine der größten IT-Herausforderungen überhaupt.

MDR Media hat diesen Weg gemeistert, nach 17 Jahren On-Premises, mit einer gewachsenen Systemlandschaft und einer schlanken IT-Truppe. Beim d.velop SUMMIT 2026 gaben Falk Leßner (Geschäftsleiter Konzern-IT, MDR Media) und Fabian Pierick (vertrieblicher Ansprechpartner, d.velop) praxisnahe Einblicke darin, was es braucht, damit der Weg in die Cloud gelingt. Das Ergebnis spricht für sich: 99,9994 % der Dokumente von MDR Media wurden im ersten Durchlauf erfolgreich migriert und die restlichen 0,0006 % schnell identifiziert.

Der Moment, in dem On-Premises aufhört, die richtige Antwort zu sein

Für viele IT-Abteilungen ist das Realität: wachsende Systemlandschaften, knappe Ressourcen, steigende Anforderungen. Laut Bitkom Cloud Report 2025 fühlen sich bereits 60 % der deutschen Unternehmen faktisch gezwungen, Cloud-Dienste zu nutzen, weil die benötigte Software schlicht nur noch Cloud-basiert angeboten wird. Der Wechsel ist für die meisten keine strategische Kür mehr, sondern eine operative Notwendigkeit.

Wir betreuen einen großen konzernweiten Kreis an Mitarbeitenden mit einer relativ kleinen IT-Truppe. Wir können uns nicht mit allen Systemen aufs intensivste beschäftigen.

Falk Leßner
MDR Media

Bei MDR Media kam der folgende Auslöser hinzu: Die bestehende Hardware näherte sich dem Ende ihres Lebenszyklus und Wartungsverträge mussten neu verhandelt werden. Statt die On-Premises-Infrastruktur ein weiteres Mal zu verlängern, entschied das Unternehmen, den Moment zu nutzen und vollständig in die d.velop cloud zu wechseln.

Drei Gründe haben am Ende den Ausschlag für die Entscheidung in die Cloud gegeben:

• Immer aktuelle Versionen, ohne das klassische Update-Dominosteinproblem: Ein Fehler, ein fehlender Patch, drei andere Systeme, die nachgezogen werden müssen. In der Cloud entfällt das.
• Skalierbarkeit für ein dynamisches Portfolio: Als Holding mit beweglichem Beteiligungsportfolio müssen Nutzerzahlen schnell hoch- und runterskalierbar sein. On-Premises stößt hier an Grenzen.
• Neue Features sofort nutzbar: Was in der Cloud aktiviert ist, steht am nächsten Tag allen zur Verfügung, kein Ausrollen, kein Projektplan.

Systemcheck und Konzeption: Was kommt mit, was bleibt?

Bevor ein einziges Dokument migriert wurde, stand eine grundlegende Frage im Raum: Was nimmt MDR Media überhaupt mit in die Cloud? Dabei wurden drei Punkte identifiziert:

1. Kernsysteme mitnehmen: Das klassische Dokumentenmanagement lief bisher über den d.3 smart explorer, einen lokalen Desktop-Client mit Windows-Installation. In der Cloud löst ihn der d.velop Webclient ab: browserbasiert, plattformunabhängig und ohne lokale Installation. Die digitale Rechnungsverarbeitung für SAP ist bereits seit 2013 im Einsatz und läuft nun ebenfalls vollständig in der Cloud. Das Vertragsmanagement, historisch einer der zentralen Gründe für die Entscheidung für d.velop im Jahr 2007, wird über die Partnerlösung alphaflow contracts abgebildet, auch als moderne Cloud-Lösung. Für die Prozessmodellierung setzte MDR Media bisher auf das d.3 Cockpit, eine skriptbasierte proprietäre Lösung, die technisches Know-how voraussetzte und keine visuelle Modellierung erlaubte. Es wird durch das d.velop process studio abgelöst: Business Process Model and Notation (BPMN)-basiert, webfähig und künftig auch mit KI-Unterstützung. SAP und Microsoft 365 bleiben als zentrale Systeme angebunden. Über SAP laufen die finanzrelevanten Prozesse, über Microsoft 365 greifen Mitarbeitende direkt aus ihrem gewohnten Office-Umfeld auf Dokumente zu.
2. Aktenplan überführen: Der mit viel Sorgfalt ausgearbeitete Aktenplan musste vollständig in die neue Umgebung, eine der komplexeren Aufgaben.
3. Alte Zöpfe abschneiden: Eine Migration ist eine Chance, gewachsene Strukturen zu hinterfragen. MDR Media hat diese Gelegenheit dazu genutzt, um ungenutzte Lizenzmodule abzuschalten, Dokumente ohne aktiven Nutzwert auszusortieren oder auf separaten Archivspeicher auszulagern. Dabei wurde die Dokumentenstruktur im Zuge der Konzeptionsphase mit saubereren Kategorien, klareren Mappings und weniger historischem Ballast neu aufgebaut.

Für die Cloud Migration hat die d.velop AG ein standardisiertes Vorgehen, das in der folgenden Grafik dargestellt ist:

Cloud Infrastruktur bei d.velop: europäisch, sicher und flexibel

Was bei diesem Prozess für viele Unternehmen eine zentrale Rolle spielt: die Frage nach dem richtigen Cloud-Anbieter. Laut Bitkom Cloud Report 2025 wünschen sich 82 % der deutschen Unternehmen leistungsstarke Cloud-Anbieter aus Deutschland oder Europa. d.velop hat darauf eine klare Antwort: echte Wahlfreiheit.

d.velop betreibt seine Produktivumgebungen nach einer Multi-Cloud-Strategie bei Amazon Web Services (AWS) und der T Cloud Public der Deutschen Telekom. Die T Cloud Public läuft ausschließlich auf zertifizierten Systemen in Deutschland und den Niederlanden, ist vollständig DSGVO-konform und erfüllt branchenspezifische Anforderungen – von BaFin-regulierten Unternehmen bis hin zu Krankenhäusern und öffentlichen Verwaltungen.

Ausgewählte Produkte der d.velop content platform sind zudem bereits über STACKIT verfügbar – den Cloud-Provider der Schwarz Gruppe mit Rechenzentren ausschließlich in Deutschland und Europa. Wer auf globale Skalierbarkeit setzt, wählt AWS – mit Standorten unter anderem in Frankfurt.

Kurz gesagt: Kunden wählen die Infrastruktur, die zu ihren Anforderungen passt.

Das Migrationstool in der Praxis: So kommen Dokumente sicher in die Cloud

Wenn Tausende Dokumente – Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Vertragsunterlagen, alles, was seit 2007 aufgebaut wurde – ihren Platz wechseln, benötigt man einen kontrollierten und geprüften Prozess.

Das d.velop cloud migration Produkt macht genau das möglich: nicht ein blindes Eins-zu-eins-Kopieren, sondern ein strukturiertes Mapping von Quelldokumentarten auf die Zielstruktur in der Cloud.

Der Ablauf folgt einem klaren Schema:

Kategorien ausgewählt werden, die migriert werden sollen. Dann können auch gewisse Performance Einstellungen vorgenommen werden, falls falls gewünscht. Und am Ende kann dann eben oben rechts über den Button Start dann eben eine Migration gestartet werden. Der Connector, den wir vorhin konfiguriert und gestartet haben, bekommt dann von dieser Aktion oder von diesem Auftrag mit und führt dann am Ende die Migration durch. Schickt in regelmäßigen Abständen einen Status an die Oberfläche und so sehen wir dann hier in der Oberfläche dann eben, wie sich die Tabelle nach und nach aufbaut. In Tabelle werden eben angezeigt, welche Kategorien und wie viele Dokumente dieser Kategorien in welchem Status sich gerade befinden. Und oben haben wir einen Fortschrittsbalken, der dann eben so den Gesamtfortschritt der Oberfläche anzeigt. Und so einfach ist es dann am Ende eigentlich tatsächlich eine eine Migration durchzuführen. Und wenn das Ganze dann eben durchgelaufen ist und abgeschlossen Dann wird eben automatisch

1. Dokumentkategorien exportieren: Welche Dokumentarten gibt es im Quellsystem? 
2. Mappings definieren: Welche Dokumentart im Quellsystem entspricht welcher im Zielsystem? 
3. Migration starten: Das Tool übernimmt, begleitet von d.velop-Experten. 
4. Migrationsstatus überwachen: Transparenz über den Fortschritt in Echtzeit. 
5. Migrationsreport auswerten: Wie viele Dokumente sollten migriert werden, wie viele wurden migriert, und was ist das Delta? 

Das Ergebnis bei MDR Media: eine Delta-Quote von 0,0006 %, sechs von einer Million Dokumenten, die beim ersten Durchlauf nicht migriert werden konnten. Dank des detaillierten Reports ließ sich der Grund in jedem Fall identifizieren und beheben. Das ist kein Zufall. Das ist das Ergebnis eines gut vorbereiteten Projekts.

Ergebnisse & Nutzerfeedback: Wie läuft es nach dem Go-Live?

Mitte November 2025 wurden die Abnahmetests erfolgreich übergeben, Mitte Dezember folgte der Go-Live. Dass eine Migration dieser Größenordnung eine Anlaufphase hat, war für beide Seiten keine Überraschung. Einzelne Funktionen, die im On-Premises-Betrieb über kundenspezifische Skripte abgebildet waren, wurden schrittweise in den d.velop Cloud-Standard überführt und optimiert. Das Feedback der Anwenderinnen und Anwender wurde dabei aktiv eingesammelt und direkt in die Weiterentwicklung eingespeist. Heute läuft das System stabil und performant.

Besonders schätzen die Anwender:innen:

• Einfaches Teilen mit Externen: direkt aus d.velop documents heraus, ohne umständliche Drittplattformen oder Passwort-Koordination.
• Moderne Oberfläche: Die Reaktionen fielen erwartungsgemäß gemischt aus: Jüngere Mitarbeitende sprangen sofort auf den neuen Webclient an. Einige erfahrene Nutzer, die jahrelang mit dem vertrauten smart explorer gearbeitet hatten, trauerten ihm zunächst nach.
• iPad-Nutzung: Mobile Mitarbeitende können das System jetzt auch unterwegs nutzen, ohne Einschränkungen durch eine VPN-Verbindung.

Was führte das Projekt zum Erfolg? 

Erfolgreiche Projekte entstehen nicht dadurch, dass alles glatt läuft. Sie entstehen durch eine offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Migrationsprojekte in dieser Größenordnung bringen Herausforderungen mit sich: Der Aktenplan verzögerte sich und die Zeitschiene zwischen Fertigstellung und Abschalttermin der alten Systeme wurde eng. Irgendwann stand die Frage im Raum: Brauchen wir mehr Zeit?

Am Ende wurde sich auf eine Fristverlängerung von 14 Tagen geeinigt, die in den Puffer von MDR Media passte. Und genau diese ehrliche und konstruktive Herangehensweise macht Projekte erfolgreich.

Falk Leßner sah außerdem folgende fünf Punkte als zentrale Maßnahmen des Projekterfolgs:

• Erfahrener Projektleiter mit Cloud Migrationsexpertise
• Enge Zusammenarbeit zwischen Entwicklung, Projektleitung und Kunde
• Enger Austausch zwischen MDR Media und d.velop
• Sehr enges Tracking und Priorisierung
• Realistische Fristverlängerung verhandelt

Ausblick: KI, Tochterunternehmen und weitere Fachprozesse

Mit dem Go-Live endet der gemeinsame Weg von MDR Media udn d.velop nicht. Es steht noch einiges auf der Roadmap:

• KI-Pilotierung: Eine erste Testnutzergruppe wird den d.velop pilot einführen. Auch im Vertragsmanagement soll KI getestet werden, bspw. für das Fristenmanagement oder die Prüfung von Klauseln.
• Neue Tochterunternehmen: Mehrere Gesellschaften, die zwei Jahre auf den Cloud-Wechsel gewartet haben, sind jetzt in der Umsetzung. Die skalierbare Cloud-Architektur zahlt sich hier direkt aus.
• Systemintegrationen: Produktionsnahe Tools, Dispositionssysteme und Controlling-Anwendungen sollen sukzessive an d.velop documents angebunden werden. Das Ziel dahinter ist einfach: Mitarbeitende sollen Dokumente direkt dort finden, wo sie täglich arbeiten, im jeweiligen Fachsystem, ohne Medienbruch, ohne manuelles Suchen im DMS.
• Werbespot-Prüfprozess: Die Freigabe von Werbespots für das öffentlich-rechtliche Programm wird als Workflow in d.velop documents abgebildet.

Aufzeichnung des d.velop SUMMIT Vortrags

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