Mit Aufkommen des Internets in den frühen 90ern hat auch die Versicherungswirtschaft große Schritte hin zu einer digitalen Versicherung gemacht. Doch wurden Digitalisierungsstrategien stets ausgebremst, da die papierbasierte Prozesse bevorzugt wurden. Millennials und Generation Z wuchsen inmitten der Digitalisierung auf und wünschen sich nun, dass auch ihre Versicherung zu ihrem digitalen Lebensstil passt. Sei es das Abschließen und Unterschreiben eines Versicherungsvertrags ohne Papier, die Kommunikation mit der Versicherung über digitale Kanäle, oder das digitale Einreichen von Schadensmeldungen in einem Leistungsfall.
Doch obwohl sich viele Versicherte digitale Prozesse wünschen, laut einer Studie von Bitcom (2020) sind es knapp 80 % der Versicherten in Deutschland, konnten lediglich 6 % seit 2018 einen Schadens- oder Leistungsfall digital abwickeln. Ein herber Rückschlag für das Kunden:innenerlebnis der Versicherten.
Wie können Versicherungen den Wünschen ihrer Versicherten also nachgehen und das digitale Einreichen von Schadensmeldungen erleichtern? In diesem Blogartikel erfährst du, wie deine Versicherung Schadensmeldungen in 5 Schritten automatisieren und dabei den Informationsfluss beschleunigen kann – und das, ohne eine Zeile Code zu schreiben.
Prozess einer Schadensmeldung
Wenn wir von der Automatisierung von Schadensmeldungen reden, müssen wir zwischen 2 Handlungssträngen unterscheiden. 1. Die Handlungen ausgeführt von dem:der Versicherten und 2. die darauffolgenden Aktivitäten der Versicherung. Um das Kunden:innenerlebnis nachhaltig zu verbessern, ist es also wichtig, dass der Prozess eines Leistungsfalls nicht nur bei der Versicherung automatisiert wird. Er muss von der Schadenserkennung beim Versicherten bis zur Versichertendokumentation in deiner Versicherung digital ablaufen.
Compliance & Co.
Besonders wichtig bei der Erfassung und Verarbeitung von Schadensmeldungen sind die Compliance Regularien der Versicherungswirtschaft. Schadensmeldungen enthalten sensible Kunden:innendaten, die es zu schützen gilt und unterliegen daher der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Software kann ein Hilfsmittel sein, um den Schutz von personenbezogenen Daten durch die Verarbeitung und das Speichern in deiner Versicherung zu gewährleisten. Sei es eine revisionssichere Ablage, das verschlüsselte Versenden von Versicherungsdokumenten oder das Speichern der Versicherungsdaten auf europäischen Rechenzentren.
Bei der Verwendung von Software-Lösungen als Hilfsmittel für eine digitale und rechtssichere Arbeit in deiner Versicherung, besonders beim Bezug von Dritten, greift zusätzlich noch die von der BaFin auferlegte VAIT (Versicherungsaufsichtliche Anforderungen an die IT). Ihr Ziel ist es die sichere Ausgestaltung der IT-Systeme in Versicherungen, sowie zugehörige Prozesse und Anforderungen an die IT-Governance, sicherzustellen. Ihr Hauptaugenmerk liegt auf dem IT-Risikomanagement und das Management von IT-Ressourcen.
Wenn du darüber nachdenkst in deiner Versicherung Schadensmeldungen zu digitalisieren, solltest du diese Compliance Regularien unbedingt berücksichtigen.
Durchblick im Compliance-Dschungel: Mit MaRisk, BAIT, MiFID II und Co. zu mehr Sicherheit im Finanzunternehmen
In 5 Schritten zu einer automatisierten Schadensmeldung
Damit nicht nur ein Teil der Kette (z.B. das Archivieren der Schadensmeldungen bei deiner Versicherung) digital abläuft, solltest du den kompletten Prozess einer Schadensmeldung, den wir dir oben beschrieben haben, ganzheitlich betrachten. Zum Glück ist der Ablauf einer Schadensmeldung meist gleichbleibend. Er kann daher standardisiert und mittels eines Workflows abgebildet werden. Ein Workflow ist ein automatischer Ablaufplan und dient der Vereinfachung von Geschäftsprozessen, da er einen fest definierten Startpunkt, Ablauf und Endpunkt besitzt. So kannst du jeden Teil der Prozesskette digital abbilden und vereinfachst nicht nur den Informationsfluss in deiner Versicherung, sondern verbesserst ebenfalls das Kunden:innenerlebnis deiner Versicherten. Wie du diesen Prozess in nur 5 Schritten automatisieren kannst, erfährst du jetzt.
1. Planung/ Absprache mit Expert:innen
Bevor du den Prozess der Schadensmeldungen automatisierst, ist es entscheidend Expert:innen aus den Fachabteilungen deiner Versicherung zu konsultieren, welche tagtäglich mit diesen Prozessen arbeiten. Gemeinsam könnt ihr die Anforderungen an den entstehenden Workflow definieren, den Prozess verstehen und mögliche Hindernisse identifizieren.
2. Design/ Blueprint
Sobald du den Prozess in Detail verstanden und alle benötigten Informationen gesammelt hast, geht es an die Strukturierung des Prozesses. Erstelle einen Blueprint für die Automatisierung des Schadensmeldungsprozesses, welcher die genauen Schritte von Anfang bis Ende festlegt. Außerdem solltest du die Integration von bestehenden Systemen berücksichtigen. So stellst du sicher, dass alle relevanten Informationen strukturiert erfasst werden. Diesen Blueprint musst du übrigens nicht analog auf Papier festhalten, er kann auch mithilfe von No-Code Software im d.velop process studio skizziert werden.
3. Technische Implementierung
Der Blueprint ist finalisiert und von den relevanten Mitarbeitenden freigegeben? Nun geht es an die technische Umsetzung. Ziehe dafür Experten:innen aus der IT-Abteilung zu Rat, um Datenbanken und Schnittstellen zu verbinden, sowie den Automatisierungsprozess in der Software abzubilden. Wenn du den Blueprint bereits im d.velop process studio angelegt hast, ist es für deinen IT-Administrator ein leichtes ihn umzusetzen. Er muss lediglich die notwendigen Informationen aus den Drittsystemen deiner Versicherung an den entsprechenden Stellen heranziehen.
4. Testing
Bevor du die automatisierte Schadensmeldung in den Produktivbetrieb überführst, ist es wichtig, umfassende Tests durchzuführen. Stelle sicher, dass du an alle Schritte im Prozess gedacht hast und diese richtig funktionieren, Daten korrekt verarbeitet werden und weder auf externer noch auf interner Seite Fehler auftreten.
5. Überwachung & Optimierung
Nach der Implementierung und dem erfolgreichen Testing ist es essenziell, den automatisierten Prozess kontinuierlich zu überwachen. Ebenfalls kannst du Umfragen unter Mitarbeitenden und Versicherten durchführen, um dir spezifisches Feedback zum neuen, automatisierten Schadensmeldungsprozess einzuholen. Dies ermöglicht dir, weitere Optimierungspotentiale zu nutzen und das Kunden:innenerlebnis stetig zu verbessern.
Der Einsteiger-Guide: So funktioniert die Einführung digitaler Prozesse in jeder Organisation!
Prozessdigitalisierung ohne IT-Skills, das geht?
Mithilfe von Workflow Software, wie dem d.velop process studio, werden analoge Geschäftsprozesse IT-gestützt digitalisiert und automatisiert. So kannst du wiederkehrende Prozesse automatisieren und Mitarbeitende in deiner Versicherung von monotonen Aufgaben entlasten. Nicht nur können so mehr Personalressourcen in wertschöpfende Aufgaben eingeteilt werden, sondern die Datenqualität deiner Versicherung wird ebenfalls verbessert. Diese ermöglicht Versicherungen ihre Kunden:innenzufriedenheit zu verbessern und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Bei der Prozessdigitalisierung ist es besonders wichtig, nah an den Mitarbeitenden zu sein. Denn sie sind diejenigen, die tagtäglich mit Schadensmeldungen und Co. zu tun haben. Mit dem No-Code Ansatz des d.velop process studio ist es möglich, dass Mitarbeitende aus Fachabteilungen Prozesse eigenständig modellieren. Wie das aussieht, zeigt dieses Video anhand eines simplen Genehmigungsprozesses:
Das Einsetzen von Workflows ist ein immer wichtiger Bestandteil einer wettbewerbsfähigen Versicherung. Versicherte wünschen sich einfache, standardisierte und digitale Prozesse. Durch das Automatisieren von Schadensmeldungen kannst du in deiner Versicherung also nicht nur Durchlaufzeiten reduzieren, Fehlerquellen minimieren und Medienbrüche vermeiden. Du verbesserst zusätzlich die Kunden:innenorientierung deiner Versicherung und erhöhst das Kunden:innenerlebnis deiner Versicherten.
Du möchtest dir einen Eindruck verschaffen, wie das d.velop process studio funktioniert? Kein Problem! Einfach eine unverbindliche Demo anfordern: