Wie die BehAktÜbV den elektronischen Rechtsverkehr verändert – und d.velop legal communication Behörden fit für 2028 macht.
Die Behördenaktenübermittlungsverordnung (BehAktÜbV) bringt frischen Schwung in den digitalen Rechtsverkehr: Sie regelt, wie Behörden elektronische Akten sicher, standardisiert und digital an die Justiz übermitteln müssen. Spätestens zum 1. Januar 2028 wird die digitale Aktenübermittlung verpflichtend. Ein Meilenstein für die Justiz-Digitalisierung, aber auch ein Weckruf für alle öffentlichen Stellen: Denn der Weg führt endgültig hin zu medienbruchfreien Prozessen über elektronische Behördenpostfächer wie beBPo und EGVP. Behörden müssen nun prüfen, wie sich bestehende Strukturen an die Verordnung zum elektronischen Rechtsverkehr anpassen lassen. Die gute Nachricht: Es gibt Lösungen, mit denen sich elektronische Akten, Gerichtsakten, E-Postfach und der digitale Rechtsverkehr gesetzeskonform und effizient gestalten lassen. Moderne Plattformen und spezialisierte Softwarelösungen erleichtern den Umstieg erheblich. Wie das geht, liest du in diesem Blogartikel.
Was ist die Behördenaktenübermittlungsverordnung (BehAktÜbV)?
Die Behördenaktenübermittlungsverordnung (BehAktÜbV) ist der digitale Dreh- und Angelpunkt moderner Verwaltungs- und Gerichtsprozesse und ein zentrales Element auf dem Weg zu einem flächendeckenden digitalen Rechtsverkehr zwischen Verwaltung und Justiz. Die Behördenaktenübermittlungsverordnung regelt, wie Behörden Akten elektronisch an Gerichte übermitteln müssen, und schafft damit einen verbindlichen Rahmen für eine durchgängig digitale Kommunikation im Sinne der Justiz-Digitalisierung.
Teil der Verordnung zum elektronischen Rechtsverkehr (ERVV)
Als Teil der Verordnung zum elektronischen Rechtsverkehr (ERVV) bestimmt die BehAktÜbV technische Standards und Sicherheits- und Formatvorgaben, damit elektronische Akten einheitlich, sicher und revisionsfest bei den Gerichten eingehen. Das betrifft sowohl die Übertragung selbst als auch die Struktur der Daten, was den gesamten Verfahrensablauf effizienter und transparenter macht.
Digitales Bindeglied zwischen Verwaltung und Justiz
Im Fokus steht dabei der Anwendungsbereich in Gerichtsverfahren, bei denen Behörden beteiligt sind, von Kommunalverwaltungen über Landesbehörden bis hin zu Fachinstitutionen. Die Übermittlung erfolgt über etablierte Infrastrukturkomponenten wie das besondere Behördenpostfach (beBPo) oder das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) und bildet damit das digitale Bindeglied zwischen Verwaltung und Justiz.
Technische Anforderungen der BehAktÜbV
Die Behördenaktenübermittlungsverordnung (BehAktÜbV) definiert klare technische Anforderungen, damit elektronische Gerichtsakten zuverlässig, sicher und standardisiert ausgetauscht werden können. Im Kern geht es dabei um drei zentrale Punkte:
1. Einheitliche Datenformate
Alle Dokumente müssen als PDF vorliegen und zusätzlich in einem strukturierten XML-Datensatz nach xJustiz-Standard bereitgestellt werden. So wird sichergestellt, dass Informationen maschinenlesbar und automatisiert verarbeitet werden können. Das ist ein entscheidender Schritt für den effizienten elektronischen Rechtsverkehr.
2. Maschinenlesbare Datensätze
Durch die Nutzung von strukturierten XML-Daten können Behörden und Gerichte Inhalte direkt in ihre Systeme übernehmen, Prozesse beschleunigen und Fehlerquellen minimieren. Gerade beim Versand über ein elektronisches Behördenpostfach oder ein besonderes Behördenpostfach spielt dies eine zentrale Rolle.
3. Sicherheitsvorgaben
Die Verordnung elektronischer Rechtsverkehr schreibt zudem strenge Sicherheitsmaßnahmen vor, von der digitalen Signatur über Verschlüsselung bis hin zur sicheren Übermittlung über das Behördenpostfach. Nur so werden die Integrität und Vertraulichkeit von elektronischen Gerichtsakten gewährleistet.
Herausforderungen in der Praxis
Die Behördenaktenübermittlungsverordnung (BehAktÜbV) ergänzt die Verordnung Elektronischer Rechtsverkehr (ERVV). Ziel ist es, dass Gerichte die Akten im digitalen Rechtsverkehr problemlos verarbeiten können. Doch in der Praxis stehen viele Behörden noch vor erheblichen Hürden.
- Technische Hürden: Unterschiedliche Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und fehlende Schnittstellen erschweren die standardisierte Übermittlung. Um den Anforderungen der BehAktÜbV gerecht zu werden, müssen Behörden ihre Systeme so ausstatten, dass sie PDF-Dokumente erzeugen, xJustiz-konforme XML-Datensätze bereitstellen und die Übermittlung über sichere Kanäle wie beBPo, EGVP, Governikus, De-Mail/ZIVVER, S/MIME-verschlüsselte E-Mail oder behördeninterne Kommunikationsplattformen ermöglichen.
- Organisationsprobleme: Medienbrüche, unterschiedliche Poststellen und uneinheitliche Prozesse gestalten den digitalen Austausch oft stockend. Das Risiko: Akten erreichen die Gerichte nicht fristgerecht oder fehlerfrei.
- Risiken ohne standardisierte Lösung: Fehlt eine einheitliche technische und organisatorische Grundlage, leiden Compliance, Effizienz und Nachvollziehbarkeit. Die Implementierung eines elektronischen Behördenpostfachs oder eines besonderen Behördenpostfachs wird so zu einem entscheidenden Schritt, um die Vorgaben der BehAktÜbV praktisch umzusetzen.
Experten-Interview: Nutzen und Vorteile einer digitalen Lösung
Als Head of Public Sector Solutions bei d.velop und Ansprechpartner für elektronischen Rechtsverkehr erreichen mich viele zentrale Fragen. An dieser Stelle beantworte ich einige ausgewählte Fragen, die mir immer wieder gestellt werden:
Frage: Welche Effizienzgewinne können Behörden durch die digitale Übermittlung von Akten erzielen?
„Die digitale Übermittlung von Akten bietet Behörden erhebliche Effizienzgewinne. Durch den Wegfall von Postlaufzeiten und manuellen Arbeitsschritten werden Verfahren deutlich beschleunigt. Druck-, Porto- und Archivkosten entfallen, während automatisierte Prozesse die Fehlerquote senken und Medienbrüche vermeiden.“
Frage: Wie trägt die digitale Aktenübermittlung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance bei?
„Die digitale Aktenübermittlung unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance-Anforderungen. Sie erfüllt die Standards der Behördenaktenübermittlungsverordnung und der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung, sorgt für sichere Übertragungswege und revisionssichere Protokollierung. So werden Fristen zuverlässig eingehalten und Datenschutzvorgaben umgesetzt.“
Frage: Auf welche Weise verbessert die digitale Lösung die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsprozessen?
„Der Vorteil liegt in der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Verwaltungsprozesse. Jede Übermittlung wird lückenlos dokumentiert, alle relevanten Metadaten sind strukturiert verfügbar, und der Status lässt sich jederzeit einsehen. Das schafft eine klare Auditfähigkeit und erleichtert interne wie externe Prüfungen.“
Rechtsverkehr standardisiert – Fallbeispiel Landkreis Emsland
Der Landkreis Emsland hat mithilfe des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents seinen digitalen Rechtsverkehr deutlich optimiert: Statt vieler einzelner Postfächer wurde eine zentrale Poststelle eingerichtet, über die alle Gerichts- und Behördenpost sicher und strukturiert gesteuert wird. Damit lassen sich Zuständigkeiten automatisch im System verteilen, falsche Empfänger und verpasste Fristen gehören der Vergangenheit an.
Dokumente aus Fachverfahren in Akte überführen, archivieren und übermitteln
Die Integration ins DMS erlaubt es, Dokumente direkt aus dem Fachverfahren in eine elektronische Akte zu überführen, rechtssicher zu archivieren und medienbruchfrei (u. a. per beBPo/EGVP) an Gerichte zu übermitteln. So wurden Prozesse effizienter, transparenter und rechtskonform und der Landkreis kann den Herausforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs mit einer standardisierten Lösung begegnen.
Typische Szenarien mit elektronischen Gerichtsakten
Typische Szenarien für die Anwendung elektronischer Gerichtsakten sind vielfältig: vom Einspruch gegen einen Bußgeldbescheid über Klagen gegen Verwaltungsentscheidungen, Sozial- oder Finanzverfahren bis hin zu Familiensachen oder Verfahren der freiwilligen Gerichtsbarkeit, etwa wenn das Jugendamt Akten in einem Sorgerechtsverfahren übermittelt.
Strukturierte und maschinenlesbare Übermittlung von Verwaltungsakten
Im Kern geht es um die vollständige, strukturierte und maschinenlesbare Übermittlung von Verwaltungsakten. Jede Datei muss dabei einem einheitlichen Standard entsprechen und wichtige Metadaten wie Aktenzeichen und Dokumenttyp enthalten. Ebenso entscheidend ist die sichere elektronische Übertragung, sowohl von PDFs als auch von XML-Datensätzen, die eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen.
Effizienter, sicherer und rechtsverbindlicher digitaler Rechtsverkehr
Die Umsetzung erfolgt etwa über das besondere Behördenpostfach (beBPo), das die Vorgaben der Verordnung für den elektronischen Rechtsverkehr zuverlässig abbildet. Damit schafft die BehAktÜbV die Grundlage für einen effizienten, sicheren und rechtsverbindlichen digitalen Rechtsverkehr, ein großer Schritt in Richtung vollständig digitaler Verwaltungs- und Gerichtsprozesse.
d.velop legal communication: smarte Lösung für BehAktÜbV
Bislang erfolgte der Austausch von Akten zwischen Behörden und Gerichten oft ohne einheitliche Standards für die elektronische Übermittlung, teilweise sogar in Papierform oder ohne maschinenlesbare Daten. Das stellte einen erheblichen Mehraufwand für die Justiz dar.
Daten im richtigen Format verarbeiten, ohne manuelle Nacharbeit
Mit d.velop legal communication wird die Aktenübermittlung standardkonform, sicher und medienbruchfrei. Die Lösung unterstützt die Übertragung von Akten im PDF-Format und erstellt automatisch den xJustiz-konformen XML-Datensatz, wie von der BehAktÜbV vorgeschrieben. Durch die Integration in den elektronischen Rechtsverkehr, etwa über Governikus Communicator oder EGVP, können Gerichte die Daten direkt verarbeiten, ohne dass manuelle Nacharbeit nötig ist.
Bis 1. Januar 2028: BehAktÜbV mit d.velop legal communication
Darüber hinaus gewährleistet die Lösung zukunftssichere Prozesse: Ab dem 1. Januar 2028 ist die elektronische Aktenübermittlung verpflichtend. Wer jetzt auf d.velop legal communication setzt, erfüllt die Standards frühzeitig und stellt sicher, dass die BehAktÜbV problemlos umgesetzt werden kann.
Empfehlungen für die Umsetzung
Um die Anforderungen der BehAktÜbV erfolgreich umzusetzen, sollten Behörden nicht allzu lange abwarten und strukturiert vorgehen:
- Frühzeitige Analyse & Planung: Prüfe die bestehende IT-Infrastruktur, analysiere bestehende Prozesse und kläre Verantwortlichkeiten, um den digitalen Aktenversand effizient zu gestalten.
- Schulung der Mitarbeitenden: Stelle sicher, dass alle Mitarbeitenden in den Behördenpoststellen den Umgang mit der Lösung für den elektronischen Rechtsverkehr kennen und sicher anwenden können.
- Governance: Definiere klare Zuständigkeiten und Rollen für den Versand und Empfang von Akten, um Verantwortlichkeiten transparent zu machen.
- Laufende Kontrolle & Qualitätssicherung: Etabliere regelmäßige Prüfungen, um die Einhaltung der Standards und die Qualität der übermittelten Daten kontinuierlich zu sichern.
Mit diesen Schritten wird der Übergang zur standardisierten, digitalen Aktenübermittlung effizient, rechtssicher und zukunftsfähig.
Fazit: Erfolg in der digitalen Behördenkommunikation sichern
Die Behördenaktenübermittlungsverordnung (BehAktÜbV) markiert einen entscheidenden Wendepunkt für den digitalen Austausch zwischen Behörden und Gerichten. Einheitliche Standards, maschinenlesbare Daten und medienbruchfreie Prozesse machen die Bearbeitung von Akten effizienter, transparenter und zukunftssicher. Mit d.velop legal communication verfügen Behörden über die richtige Lösung, um die Anforderungen der BehAktÜbV bis spätestens zum 1. Januar 2028 zuverlässig umzusetzen. Standardkonforme Aktenübermittlung, sichere Integrationen in den elektronischen Rechtsverkehr und ein medienbruchfreier Prozessfluss machen die Umsetzung einfach und nachhaltig und sichern so den Erfolg in der digitalen Behördenkommunikation.
FAQ
Die Behördenaktenübermittlungsverordnung (BehAktÜbV) regelt, wie Behörden ihre elektronischen Akten standardisiert an Gerichte übermitteln müssen, um einen verlässlichen digitalen Rechtsverkehr sicherzustellen. Sie legt verbindliche Vorgaben für Aktenformat, Dokumentenaustausch und Datensicherheit fest und schafft damit klare Rahmenbedingungen für die elektronische Gerichtsakte. Die Verordnung ist ein wesentlicher Baustein der Justiz-Digitalisierung und stärkt den elektronischen Rechtsverkehr innerhalb der öffentlichen Verwaltung.
Behörden müssen ihre Akten gemäß BehAktÜbV ab dem 1. Januar 2028 vollständig digital an Gerichte übermitteln. Mit der fortschreitenden Einführung der Justizverordnung und der Digitalisierung entstehen klare Stichtage, an denen der Aktenversand ausschließlich digital erfolgt. Damit wird der Übergang zu elektronischer Aktenbearbeitung und effizientem Rechtsverkehr digital verbindlich.
Die Behördenaktenübermittlungsverordnung verlangt die Nutzung sicherer Übertragungswege wie das beBPo (besonderes Behördenpostfach) oder das EGVP, um einen geschützten Dokumentenaustausch zu gewährleisten. Zudem fordert sie klar definierte Aktenformate, eine qualifizierte elektronische Signatur und nachvollziehbare Strukturen für Aktenzugriff, Aktenprüfung und Aktenverwaltung. Ergänzend müssen Behörden sicherstellen, dass die Datensicherheit und Integrität der digitalen Übermittlung vollständig gewährleistet sind.
Die digitale Aktenübermittlung reduziert den Aufwand für Aktenversand erheblich und ermöglicht eine schnellere Gerichtskommunikation. Sie sorgt für effizientere Prozesse in der Aktenbearbeitung, verbessert den Aktenzugriff und erleichtert die Verwaltung elektronischer Akten. Gleichzeitig stärkt sie die Datensicherheit und unterstützt die Modernisierung durch Justiz-Digitalisierung und digitalen Rechtsverkehr.
Die BehAktÜbV definiert einheitliche technische und organisatorische Übermittlungsstandards, um die Kompatibilität zwischen Behörden und Gerichten sicherzustellen. Dazu gehören definierte Aktenformate, verbindliche Vorgaben zum Übermittlungsstandard sowie die Nutzung sicherer Kommunikationswege wie das beBPo oder EGVP. Diese Standards erleichtern eine konsistente Aktenprüfung und sorgen für reibungslose Abläufe im elektronischen Rechtsverkehr gemäß der Verordnung zum elektronischen Rechtsverkehr.