Die digitale Unterschrift im HR

Veröffentlicht 04.08.2022
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Daniel Happ

Daniel Happ Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner Noerr PartGmbB

Unterzeichnung Dokumente

Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie steht die elektronische Signatur immer häufiger im Mittelpunkt bei der Digitalisierung von HR-Abteilungen. Durch ihre Verwendung werden HR-Arbeitsprozesse beschleunigt, Kosten gesenkt und Ressourcen geschont. Der Gesetzgeber selbst hat hierfür bereits vor über 20 Jahren das Fundament gelegt, indem er mit § 126 a BGB die elektronische Form einführte, mit der seitdem die händische Unterschrift ersetzt werden kann.

Werden Unterlagen immer seltener mittels handschriftlicher Unterschriften signiert, ist ein „papierloses Büro“ gleichwohl noch Utopie. Aufgrund von bestehenden rechtlichen Unsicherheiten sind HR-Abteilungen gut beraten, vor jedem Einsatz zu prüfen, ob eine elektronische Signatur zur Erfüllung der gesetzlichen Formvorschriften verwendet werden kann.

Um bestehenden Unsicherheiten entgegenzuwirken, werden im Folgenden die Möglichkeiten des Einsatzes der elektronischen Signatur in HR-Angelegenheiten aufgezeigt.

Arten der digitalen Signatur

Auf Grundlage der „eIDAS-Verordnung“ wird zwischen drei Arten der elektronischen Signatur unterschieden:

  1. der einfachen (EES)
  2. der fortgeschrittenen (FES)
  3. der qualifizierten (QES)

Die drei Signaturen unterliegen im Hinblick auf geltende Sicherheitsstandards im Rechtsverkehr einem Stufenverhältnis, indem sie an unterschiedliche Voraussetzungen geknüpft sind:

Die geringsten Anforderungen werden an die EES gestellt. Eine EES besteht gemäß Art. 3 Nr. 10 der eIDAS-Verordnung aus Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Hiervon erfasst sind etwa die eingescannte Unterschrift oder der eingetippte Namenszug unter einer E-Mail.

Eine FES ist dadurch gekennzeichnet, dass sie – im Unterschied zur EES – durch eine zusätzliche Authentifizierung eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet werden kann und nachträgliche Veränderungen erkennen lässt.

Die höchste Sicherheitsstufe bildet die QES. Sie ist eine FES, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht.

Digitale Unterschrift im HR | Zwischen NachwG und digitaler Transformation

Geltende Formvorschriften: elektronische Form, Schriftform und Textform

Die drei Arten der elektronischen Signatur lassen sich den unterschiedlichen Formschriften nach §§ 125 ff. BGB zuordnen.

Wenn keine Form oder die Textform (§ 126b BGB) vorgeschrieben sind, können alle drei Arten rechtswirksam verwendet werden. Ist hingegen die Schriftform vorgeschrieben, so bestimmt § 126 Abs. 1 BGB, dass das Dokument eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet sein muss. Die Schriftform kann jedoch durch die elektronische Form (§ 126a BGB) ersetzt werden, sofern gesetzlich nicht etwas anderes bestimmt ist. Die elektronische Form kann ihrerseits nur durch die QES gewahrt werden. Sowohl die EES als auch die FES reichen gerade nicht aus.

Aus diesem Zusammenspiel ergeben sich unterschiedliche Anwendungsfälle für elektronische Signaturen in HR-Prozessen. Die wichtigsten werden nachfolgend tabellarisch dargestellt.

Anwendungsfälle für elektronische Signaturen in HR-Prozessen (Stand: 29.07.2022)

Praxisempfehlung für den Einsatz digitaler Signaturen in HR-Abteilungen

Digitale Signaturen nehmen in den täglichen Prozessen der HR-Abteilungen einen immer höheren Stellenwert ein. Sie ermöglichen die Realisierung des Digital Workplace. Dennoch bestehen weiterhin Unsicherheiten bei einzelnen Anwendungsfällen – wie etwa der Befristungsabrede -, die die Rechtsprechung und Rechtsberatung auf unabsehbare Zeit beschäftigen und herausfordern werden. HR-Verantwortliche sind somit stets angehalten, zu prüfen, welche Formerfordernisse bei einzelnen Rechtshandlungen gelten und ob der Einsatz digitaler Signaturen dabei rechtskonform möglich ist.