Elektronische Siegel: Definition, Einsatz und Gültigkeit

elektronische Siegel
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Gerade in Zeiten von Homeoffice wird deutlich, dass mit der Digitalisierung viele Herausforderungen in der Bewältigung interner und externer Arbeitsabläufe verbunden sind, die vorher nicht sichtbar waren. Klar wird aber auch, dass die Digitalisierung auch Aspekte hervorbringt, die gerade in diesen Zeiten auch eine Arbeitserleichterung bedeuten kann. Neben Möglichkeiten zu Videokonferenzen gehört hierzu die elektronische Signatur.

Unklarheiten über den rechtlichen Nutzen technischer Lösungen stehen jedoch einer Akzeptanz und einem verbreiteten Einsatz entgegen. Hinzukommen ähnlich klingende Begriffe, die die Unterscheidung nicht einfacher machen. Eine der wichtigsten Fragen rund um die elektronische Signatur ist zum Beispiel, was ein „elektronisches Siegel“ ist und wann dieses neben oder anstelle einer „elektronischen Signatur“ eingesetzt werden kann und welchen unternehmerischen Mehrwert dies bietet?

Wann wird die elektronische Signatur eingesetzt?

Vorab zur Klarstellung: Elektronische Signaturen sind zur Abgabe digital dokumentierter Willenserklärungen einzelner Personen geeignet. Wenn bspw. ein formfreier Vertrag abgeschlossen wird, reicht die Verwendung einer „einfachen“ elektronischen Signatur – bspw. einer E-Mail-Signatur – aus. Ist hingegen gesetzlich oder vertraglich eine Schriftform vorgeschrieben, müssen die Vertragsparteien ihre Erklärungen jeweils über eine sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“ der anderen Partei zukommen lassen.

Was ist ein elektronisches Siegel?

Elektronische Siegel werden relevant, wenn juristische Personen, wie Unternehmen oder Behörden, selbst, ohne den Einsatz Ihrer Vertreter, Dokumente digital unterzeichnen wollen. Dies ergibt sich aus Art. 3 Nr. 24 eIDAS-VO, wonach der Siegelersteller „eine juristische Person [ist], die ein elektronisches Siegel erstellt.“
Im Unterschied zur elektronischen Signatur, ist der Aussteller also z.B. das Unternehmen und nicht der Prokurist oder Geschäftsführer. Es kommt also nicht mehr auf die Verfügbarkeit einzelner Personen an. Wenngleich natürlich das eigentliche Erstellen des elektronischen Siegels immer noch ein Mitarbeiter für das Unternehmen machen muss.

Die rechtliche Gültigkeit eines elektronischen Siegels

Achtung: Im Falle einer gesetzlichen oder vertraglich festgelegten Schriftform reicht ein elektronisches Siegel nicht aus. Elektronische Siegel haben rechtlich nur folgende Wirkungen: Der Empfänger erkennt, dass das jeweilige Dokument von einer bestimmten Organisation ausgestellt wurde und echt ist (Authentizität). Es wird dokumentiert, dass der Inhalt der Information nicht verändert wurde (Integrität). Zudem können nach Art. 35 Abs. 1 eIDAS-VO elektronische Siegel als Beweismittel in Gerichtsverfahren eingeführt werden. Gewissermaßen stellt das elektronische Siegel daher einen digitalen „Firmenstempel“ dar.

Vorgänge optimieren und beschleunigen

Sinngemäß zusammengefasst entfällt durch das elektronische Siegel die Notwendigkeit des analogen Stempelns. Unternehmen können vor allem die hieraus resultierenden Beschleunigungseffekte in den Bereichen Posteingang/-ausgang nutzen. Darüber hinaus bietet sich der Einsatz zur technisch sicheren Langzeitarchivierung an (Stichwort: Integritätssicherungsmaßnahmen gemäß der Technischen Richtlinie 03138 zum Ersetzenden Scannen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)). Denkbar ist auch, dass durch den Einsatz elektronischer Siegel Betrugsfälle vorgebeugt werden können. So kann jeder Empfänger einer mit einem derartigen Siegel versehenen Rechnung selbst verifizieren, ob diese tatsächlich von dem angegebenen Aussteller stammt und ob die Daten im Nachhinein verfälscht wurden.

Welche Vorteile bietet ein qualifiziertes elektronisches Siegel?

Zusätzliche Anwendungsbereiche kommen vermehrt durch neue gesetzliche Regelungen hinzu. So wurden etwa in Zusammenhang mit der zweiten Zahlungsdiensterichtlinie („PSD2“) Vorgaben für technische Regulierungsstandards für eine starke Kundenauthentifizierung und für sichere offene Standards für die Kommunikation getroffen. In diesem Bereich regelt die Delegierte Verordnung (EU) 2018/389, dass der Austausch zwischen Drittanbietern (Fintech-Unternehmen) und Bankinstituten unter anderem durch den Einsatz qualifizierter elektronischer Siegel sicherer gemacht und so das Risiko von Betrugsfällen minimiert werden muss.

Des Weiteren können öffentliche Auftraggeber im Rahmen von Vergabeverfahren nach § 53 Abs. 3 Vergabeverordnung (VgV) festlegen, dass Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote mit einem fortgeschrittenen elektronischen Siegel oder einem qualifizierten elektronischen Siegel zu versehen sind.

Prozesse digitalisieren

Die dargestellten Fälle verdeutlichen nur einen Ausschnitt der Anwendungsfälle elektronischer Siegel, zeigen jedoch auf, dass Organisationen in einer Vielzahl von Fällen auf qualifizierte elektronische Siegel setzen müssen oder zumindest von deren Wirkungen profitieren können.

Elektronische Siegel geben Unternehmen und Behörden ein weiteres Werkzeug an die Hand, um interne sowie externe Prozesse weiter zu digitalisieren und damit organisatorische Durchlaufzeiten zu reduzieren. Gerade Unternehmen sollten daher den zusätzlichen Nutzen dieser Mittel erkennen und in den eigenen Workflow einbeziehen.

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