In Stein gemeißelt?! – Langzeitarchivierung im digitalen Zeitalter

Langzeitarchivierung in teuren und aufwendigen Aktenschränken
Voiced by Amazon Polly

Ägyptische Hieroglyphen – wenn der Begriff fällt, hat jeder die Schriftzeichen vor Augen. Das wir die tausende Jahre alten Zeichen kennen, verdanken wir einem einfachen und genialen Trick: sie wurden in Stein gemeißelt und in Königsgräbern gut konserviert.

An den Hieroglyphen zeigen sich drei Aspekte, die bei der Langzeitarchivierung eine Rolle spielen: Der Inhalt muss lesbar sein, das Medium muss die Information bewahren und es muss sie zur Verfügung stellen können. Bringen wir die Langzeitarchivierung in die heutige Zeit.

Was ist Langzeitarchivierung?

Die Langzeitarchivierung beschreibt den Prozess einer langfristigen Erfassung von Daten und Informationen, deren Aufbewahrung und der Bereitstellung der dauerhaften Verfügbarkeit.

Ah ja. Da haben die alten Ägypter auch ohne Wikipedia einiges richtig gemacht: Also Informationen auf Papyrus und Steinen erfasst, so eine dauerhafte Verfügbarkeit geschaffen und sie langfristig aufbewahrt. Nur mit der dauerhaften Verfügbarkeit, da hat es teilweise gehapert, denn in ein Königsgrab konnte man ja nicht einfach so hereinspazieren. Aber wichtige Dinge, die das alltägliche Leben und das Handeln miteinander regelten, also Gesetze, waren jederzeit sehr plakativ präsent.

Warum ist Langzeitarchivierung notwendig?

Gesetze sind es auch, die uns heute dazu verpflichten, eine Langzeitarchivierung bestimmter Informationen und Dokumente im Geschäftsumfeld vorzunehmen. Das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind maßgeblich, wenn es um die langfristige Archivierung von Dokumenten aus dem Geschäftsleben geht.

Aufbewahrungsfristen der Langzeitarchivierung

Geschäftliche Dokumente

Geschäftliche Dokumente wie Rechnungen oder Verträge müssen bis zu zehn Jahre archiviert werden. Dies hängt vor allem mit dem Finanzamt zusammen. Grundsätzlich geht das Finanzamt immer von der Richtigkeit des Jahresabschlusses oder der Steuererklärung aus. Kommen Zweifel, ist die Person oder das Unternehmen in der Beweispflicht. Daher müssen viele Dokumente und Daten entsprechend archiviert werden.

Medizinische Dokumente

Im medizinischen Umfeld erweitert sich der Zeitraum deutlich. Patientendaten werden zehn Jahre lang nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt. Handelt es sich um eine chronische Erkrankung, um Komplikationen oder sogar einen Rechtsstreit sind die Unterlagen bis zu 30 Jahre aufzubewahren.

Urkunden und Zeugnisse

Im Bereich von Grundstücken und Immobilien ist man dann schon bei Archivierungszeiträumen, die der Lebensdauer eines Objektes entsprechen. Einige Dokumente sollten sogar ein Leben lang aufbewahrt werden:

  • Gutachten
  • Ausbildungsurkunden
  • Zeugnisse
  • Geburtsurkunden
  • Taufscheine
  • Heiratsurkunden
  • Sterbeurkunden von Angehörigen
  • Arbeitsverträge

Eine Liste aller Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen finden Sie in unserem Blogartikel.

Langzeitarchivierung

Digitale Archivierung vs. Aktenarchiv

Die Anforderungen der Langzeitarchivierung und die Fristen haben wir soweit geklärt. Fragt sich jetzt nur, in welchem physischen Zustand müssen sich die Daten befinden? Das die Archivierung in Papierform rechtskonform ist, dürfte klar sein. Jedoch ist diese Form der Langzeitarchivierung relativ kostenaufwendig. Es sind ein Lagerraum, Regale, feuerfeste Dokumentenkassette und Hängemappen erforderlich. Ganz zu Schweigen von dem Aufwand, jedes Dokument der entsprechenden Mappe zuzuordnen und einzusortieren. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen dann die entsprechenden Mappen wieder herausgesucht und vernichtet werden. Ein Aufwand, der sich schnell minimieren lässt. Denn mittlerweile lässt das Gesetz bei vielen Dokumenten die digitale Langzeitarchivierung zu. So können etwa alle Belege eines Unternehmens digital aufbewahrt werden. Das spart jede Menge Geld und Zeit. Die Kosten für Lagerraum etc. entfallen vollständig und der Arbeitsaufwand reduziert sich auf ein Minimum. Eine große Entlastung ist die automatische Löschung von Dokumenten. Bei der digitalen Langzeitarchivierung in einem Dokumentenmanagement-System können Sie direkt festlegen, wann die Aufbewahrungsfrist erlischt und zu dem Zeitpunkt werden die Daten automatisch gelöscht.

Herausforderungen bei der digitalen Langzeitarchivierung

Die Herausforderung liegt darin, digitale Daten so zu archivieren, dass sie für die genannten Zeiträume verfügbar und nutzbar bleiben.

Was sind also geeignete Methoden?

Um dies zu beantworten, ist es hilfreich zunächst einen detaillierteren Blick auf die Herausforderungen zu werfen.

Bei digitalen Dokumenten und Informationen die zehn Jahre oder länger aufbewahrt werden sollen, sind die Medien, auf denen sie archiviert werden und natürlich die zugehörigen Schreib-/Lesesysteme entscheidend. Speichermedien wie Magnetbänder, Festplatten, DVDs oder Flash-Speicher haben alle nur eine begrenzte Lebensdauer. Bei optischen Medien gilt eine Lebensdauer von 10 bis 30 Jahren als realistisch, bei Festplatten sind es etwa 5 Jahre. Magnetbänder können 30 Jahre oder mehr überstehen – alles kein Vergleich zur Steinplatte.

Aber nicht nur die Archivmedien, auch die Systeme, die diese Medien beschreiben oder auslesen, unterliegen ihrem eigenen Entwicklungszyklus. Was dazu führen kann, dass irgendwann die Medien zwar noch verfügbar und potenziell nutzbar sind – die Geräte aber so modern geworden sind, dass sie damit nicht mehr umgehen können.

Sogenannte Content Adressed Storage (CAS)-Systeme sind als Langzeitarchivsystem mittlerweile das System der Wahl. Diese CAS-Systeme sind abgeschlossene Festplattensysteme, die durch ihren internen Aufbau dafür sorgen, dass ein Überschreiben und Ändern von Daten nicht möglich ist. Womit sie für die Archivierung von geschäftlichen Daten bestens geeignet sind, müssen diese doch revisionssicher archiviert sein. Darüber hinaus sind diese Systeme so konzipiert, dass Festplatten im laufenden Betrieb ausgetauscht werden können. So können Festplatten bei Defekt regelmäßig erneuert werden. Mit einem schnellen Zugriff auf die archivierten Informationen bieten diese Systeme einen entscheidenden Vorteil.

Grundsätzlich gilt es bei der Auswahl eines Archivierungssystems folgendes zu beachten:

Es muss revisionssicher, beweissicher und ordnungsgemäß sein, das heißt den rechtlichen Vorgaben entsprechen, hochverfügbar sein und mit Standardformaten arbeiten.

Wer jetzt spontan meint: „Dann lagern wir die Langzeitarchivierung einfach in die Cloud aus!“, hat insofern Recht, als dass man vielleicht keine Systemprobleme mehr hat. Allerdings muss in diesem Fall Vorsorge getroffen werden, dass die Daten jederzeit zurückgeholt werden können. Denn es kann immer der Fall eintreten, dass der Cloudbetrieb des Providers eingestellt wird. Um sich davor zu schützen, kann es ratsam sein, auf größere etablierte Anbieter zu setzen. Hat man sich ausreichend abgesichert, ist der Cloud-basierte Archivierungsansatz eine sinnvolle Alternative.

Alles eine Frage des Formates

Die Frage des passenden Dateiformates für eine Langzeitarchivierung ist damit nicht automatisch geklärt. Denn Dateiformate, die ERP-, Mail- oder Office-Systeme erzeugen, unterliegen gleichfalls einem Entwicklungszyklus, der im digitalen Grab enden kann – sie sind nicht mehr lesbar. Die alten Ägypter haben mit ihren Hieroglyphen in Bild-Form, einen Weg vorgezeichnet, der noch heute in der digitalen Archivierung genutzt wird. Von digitalen Dokumenten wird ein „Bild“ gemacht und als TIFF oder JPG archiviert. Ein Pixel ist ein Pixel und damit genau definiert. Mit SGML, XML, PDF und PDF/A etablierten sich im Laufe der Zeit Formate, die zum einen den Inhalt eines Dokumentes, also die Informationen, enthalten. Und zum anderen eine Strukturbeschreibung mitliefern, wie das Dokument aufgebaut ist, also wie das Dokument aussieht. Durch diese Kombination wird das Dokument bei der Anzeige immer wieder identisch dargestellt. Der Vorteil dieser Formate ist, dass der Inhalt zur weiteren Verarbeitung einfach ausgelesen werden kann.

Welche Datenformate sich zur Langzeitarchivierung eignen und was es dabei zu beachten gilt, beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seinem IT-Grundschutzkatalog detailliert.

Erschaffen Sie ein Archiv, das lebendig ist

Dokumente und Daten in einem Archiv sicher abzulegen, ist eine wesentliche Komponente der Langzeitarchivierung. Genauso wichtig ist es, bei Bedarf schnell auf diese Dokumente und Informationen zugreifen zu können. Daten sind ein Rohstoff. Das moderne Dateiformate für eine digitale Langzeitarchivierung aus Strukturbeschreibung und Inhalt bestehen, bietet für den schnellen Zugriff einen entscheidenden Mehrwert. Es können Schlagwörter zu den jeweiligen Dokumenten mitgegeben werden – sogenannte Metadaten. Wie im Schlagwort-Katalog einer Bibliothek, geben diese einen Überblick über Inhalt eines Dokuments. Das ist die Voraussetzung für eine schnelle und erfolgreiche Suche nach archivierten Daten und außerdem Bestandteil moderner Dokumentenmanagement-Lösungen.

Langzeitarchivierung von digitalen Daten

Daten sind also der Rohstoff von heute. Langfristige und schnelle Verfügbarkeit der Daten sind die Grundvoraussetzung zur Nutzung dieser wichtigen Ressource. Mal ganz abgesehen davon, dass keiner von uns die Konsequenzen tragen möchte, wenn rechtliche Anforderungen nicht erfüllt werden. Kümmern Sie sich rechtzeitig um eine sichere und revisionssichere Langzeitarchivierung! Die d.velop AG unterstützt Sie dabei gerne.

P.S.: Langzeitarchivierung macht aus einem weiteren Grund wirklich Sinn. Hätten die alten Ägypter ihre Hieroglyphen nicht so stabil geschaffen, wüssten wir heute wesentlich weniger über die Geschichte der Pharaonen am Nil.