Mitarbeiter-App Datenschutz: So geht sichere und zeitgemäße Unternehmenskommunikation

Viele Unternehmen nutzen mittlerweile eine Reihe von digitalen Kommunikationsmitteln, um Informationen an die eigenen Mitarbeiter:innen oder Externe zu vermitteln. Dazu zählt auch eine Mitarbeiter-App, die ermöglicht, alle Mitabeiter:innen über eine zentrale Plattform gebündelt mit Informationen zu versorgen. Doch gerade bei diesen Informationen spielt der Mitarbeiter-App Datenschutz eine zentrale Rolle. Die Daten müssen ausreichend geschützt werden, damit sie nicht in die Hände unbefugter Dritte gelangen.

Erfahren Sie in diesem Artikel, was Sie für die sichere Unternehmenskommunikation via Unternehmens-App beachten müssen und wie Sie mithilfe von 4 Sicherheitsaspekten den Mitarbeiter-App Datenschutz gewährleisten können.

Warum herkömmliche Kommunikationslösungen Ihren Datenschutz gefährden

Mitarbeiter:innen sind heutzutage immer flexibler, mobiler und agiler. Je nach Branche gibt es Mitarbeiter:innen, die keinen festen PC-Arbeitsplatz haben. Oder Mitarbeiter:innen, die aufgrund der aktuellen Krisensituation vermehrt oder ausschließlich im Home-Office tätig sind. Diese Szenarien verdeutlichen, dass die Informationsdistribution beeinträchtigt wird. Und wie organisieren sich Arbeitnehmer:innen, wenn es seitens des Unternehmens keine Lösung für schnelle und einfache Mitarbeiterkommunikation gibt?

Wie im Privatleben greifen viele Arbeitnehmer:innen auf herkömmliche Messenger-Apps wie WhatsApp zurück, um sich digital miteinander zu verbinden und auszutauschen. Und genau hier liegt das Problem: Diese Apps sind aufgrund von Datenschutz- und Sicherheitsbedenken alles andere als gut für die Kommunikation von unternehmensinternen Informationen geeignet. Heutzutage werden Daten in einem völlig neuen Ausmaß verarbeitet und gespeichert. Dabei wird ein Großteil der personenbezogenen Daten zwischen dem jeweiligen Anbieter und dem Endgerät für Profit- und Werbezwecke übermittelt. So besteht die Gefahr, dass unternehmensinterne Informationen wie Unternehmenszahlen oder Mitarbeiterdaten illegal abgegriffen werden. Ganz klar, davon wollen wir unser Unternehmen und unsere Mitarbeiter:innen schützen!

Mitarbeiter-App – Datenschutz vs. Datensicherheit

Grundsätzlich spielt das Thema Sicherung und Schutz von ausgetauschten Daten in Unternehmen eine zentrale Rolle. In Sachen Datensicherheit und Datenschutz können Unternehmen es sich nicht erlauben, Risiken einzugehen. Das gleiche gilt auch für den Mitarbeiter-App Datenschutz. Dementsprechend hören Sie gerade auch sicherlich nicht zum ersten Mal von diesen Begriffen. Doch wo genau liegt eigentlich der Unterschied zwischen Datensicherheit und Datenschutz?

• Datensicherheit gilt als Oberbegriff und bestimmt, wie alle Daten, die ein Unternehmen verarbeitet und weitergibt, geschützt werden.
• Datenschutz ist ein kleiner Bereich der Datensicherheit und umfasst ausschließlich personenbezogene Daten, die ein Unternehmen von Mitarbeiter:innen erfasst.

Aufgabe des Datenschutzes ist es, die Datensicherheit von personenbezogenen Daten zu gewährleisten. In diesem Zusammenhang regelt die Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) den Umgang mit personenbezogenen Daten – wie beispielsweise Name, Anschrift, Bankdaten oder die IP-Adresse – bei Verarbeitungen von Daten betroffener Personen mit Aufenthalt oder durch eine Stelle mit Niederlassung in der EU. Ziel dieser Verordnung ist es, den Schutz von personenbezogenen Daten zu optimieren, die Rechenschaftspflicht für Datenschutzverstöße zu erhöhen sowie einheitliche Datenschutzstandards in der EU zu schaffen.

Gewährleisten Sie bei Ihrer Mitarbeiter-App Datenschutz auf höchstem Niveau

Immer mehr Unternehmen greifen mittlerweile zum Schutz ihrer Daten auf Unternehmens-Apps zurück. Mithilfe dieser Apps haben Unternehmen die Möglichkeit, Informationen mit Mitarbeiter:innen in Echtzeit zu teilen und gleichzeitig die Datenschutzgrundverordnung umzusetzen. So ist der maximale Schutz der Daten gewährleistet. Bei den Informationen in der App handelt es sich beispielsweise um unternehmensinterne Informationen in Form von Neuigkeiten, der Vorstellung der neuen Mitarbeiter:innen zum Monatsanfang oder einem integrierten Kontaktbuch. Auch Prozesse wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen können über die App angestoßen werden. Eine integrierte Chat-Funktion ermöglicht zudem Absprachen in Echtzeit. Die Merkmale der Daten verdeutlichen ein hohes Schutzbedürfnis.

Doch worauf müssen Sie genau achten, um den maximalen Datenschutz zu gewährleisten? Wir haben Ihnen im Folgenden 4 Sicherheitsfaktoren zusammengestellt, auf die Sie bei dem Einsatz Ihrer Mitarbeiter-App achten sollten:

1. Doppelte Verschlüsselung der Daten:

Eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung ist notwendig, um Ihre Daten auf höchstem Niveau zu schützen. Die Verschlüsselung ermöglicht, dass übermittelte Daten auf dem Gerät des Senders verschlüsselt versendet und erst auf dem Gerät des Empfängers entschlüsselt werden können. Somit ist gewährleistet, dass die Daten verschlüsselt unterwegs zum Empfänger sind und nur von diesem entschlüsselt werden können.

Tipp: Achten Sie auf ein Berechtigungskonzept. Denn dann können die Informationen in der App rechtebasiert zur Verfügung gestellt werden. Sie entscheiden, welche Daten für wen sichtbar sind.

2. Schutz von personenbezogenen Daten:

Dass in einer Mitarbeiter-App personenbezogene Daten geschützt werden müssen, ist uns mittlerweile bewusst geworden. Dies gilt beispielsweise für Krankmeldungen. Doch was muss darüber hinaus noch geschützt werden? Neben den übermittelten Daten in der App können zahlreiche personenbezogene Daten wie Kontaktdaten oder Aufenthaltsorte auch direkt vom Endgerät analysiert werden. Die gespeicherte Telefonnummer vom Kunden kann also in unbefugte Hände geraten, wenn diese nicht ausreichend geschützt ist. Demnach ist vor allem bei dieser Art von Apps darauf zu achten, dass kein User-Tracking bzw. Profiling des Smartphones erstellt wird. Dies verhindert, dass Daten vom Smartphone abgerufen oder erfasst werden. So ist es für Mitarbeiter:innen auch möglich, die App auf dem privaten Smartphone zu nutzen.

Tipps: Um Mitarbeiter-App Datenschutz zu gewährleisten sollte die Authentifizierung über Ihr Active Directory stattfinden, sodass keine persönlichen Daten der Mitarbeiter:innen benötigt werden.
Eine abgesicherte Kamera-Funktionalität kann dafür sorgen, dass innerhalb der App aufgenommene Fotos nicht in der Galerie des Smartphones gespeichert werden. Diese sind ausschließlich innerhalb der App einsehbar.

3. Zertifizierungen bieten Sicherheit:

Im Optimalfall ist die Softwarelösung von einer offiziellen Stelle zertifiziert. Bei Informationssicherheits-Managementsystemen gilt die Zertifizierung auf Basis der Norm ISO/IEC 27001 als Maßstab. Diese Zertifizierung belegt, dass Informationssicherheit in dem jeweiligen Unternehmen eine große Rolle spielt und die Anforderungen des Datenschutzes vorbildlich erfüllt werden. So stehen beispielsweise Aspekte wie die Einhaltung gesetzlicher Datenschutzvorgaben, Datenschutzkonformität bei unternehmensinternen Prozessen oder Auftragsdatenverarbeitung ohne Sicherheitslücken auf dem Prüfstand. Es gibt außerdem weitere Zertifizierungen, zu denen Sie sich bei der Stiftung Datenschutz informieren können.

Tipp: Neben der ISO-Zertifizierung für Informationssicherheit und Datenschutz gilt auch eine grundsätzliche Softwarebescheinigung nach IDW PS880 als wesentliches Qualitätsmerkmal.

4. DSGVO-Konformität abhängig vom Standort des Servers:

Der Standort des Servers spielt beim Schutz Ihrer Daten und der DSGVO-Konformität ebenfalls eine wichtige Rolle. Im Gegensatz zur DSGVO werden Daten in den USA beispielsweise auf den Servern abgespeichert und können vom Staat ohne gesetzliche Anordnung abgerufen werden. Da dies der DSGVO widerspricht, können Unternehmen Datenschutzverstöße riskieren. Dementsprechend sollten Sie ausschließlich auf Softwarelösungen mit Serverstandorten in der Europäischen Union setzen. Alles andere gilt es kritisch zu betrachten.

Tipp: Prüfen Sie Art und Standort des Rechenzentrums. Dieses sollte ISO-zertifiziert sein und in deutschen Hoheitsgebieten betrieben werden, denn so unterliegt es den Ansprüchen der DSGVO.