Für Unternehmen ist es unerlässlich, geschäftsrelevante Dokumente rechtskonform und nachvollziehbar zu archivieren. Genau hier kommt der Begriff Revisionssicherheit ins Spiel. Wer steuerlich oder rechtlich relevante Unterlagen wie Rechnungen, Verträge oder E-Mails digital speichert, muss sicherstellen, dass diese unveränderbar, vollständig und jederzeit auffindbar sind – sonst drohen im schlimmsten Fall Bußgelder oder steuerliche Nachteile bei Betriebsprüfungen.
Doch was bedeutet „revisionssicher archivieren“ genau? Welche gesetzlichen Vorgaben – etwa die GoBD – müssen eingehalten werden? Und wie kann ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dabei helfen, die Revisionssicherheit technisch und organisatorisch sicherzustellen? Das erklären wir in diesem Blogartikel.
Was ist Revisionssicherheit?
Revisionssicherheit: Definition und Bedeutung
Unter Revisionssicherheit versteht man die Aufbewahrung von digitalen Daten. Diese muss so erfolgen, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind. Hier kommen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ins Spiel.
Kriterien revisionssicherer Archivierung
Richtigkeit
Gespeicherte Dokumente müssen den tatsächlichen Inhalt korrekt und unverfälscht wiedergeben. Es darf keine inhaltliche Abweichung vom Original bestehen. Auch digital erzeugte Belege müssen authentisch sein und dürfen nicht manipuliert werden.
Vollständigkeit
Alle relevanten Unterlagen müssen lückenlos archiviert werden – ohne Auslassungen oder selektive Speicherung. Dabei ist es wichtig, dass auch Begleitinformationen (z. B. E-Mail-Anhänge) einbezogen werden. Die Vollständigkeit stellt sicher, dass bei einer Prüfung alle erforderlichen Unterlagen verfügbar sind.
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Das gesamte Archivierungsverfahren – von der Erfassung bis zur Aufbewahrung – muss gegen technische oder organisatorische Risiken abgesichert sein. Dies umfasst z. B. Zugriffsschutz, regelmäßige Backups und Systemüberwachung. Schwachstellen im Prozess dürfen nicht zu Datenverlust oder Manipulation führen.
Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Technische Maßnahmen wie Schreibschutz, digitale Signaturen oder Hashwerte stellen die Unveränderbarkeit sicher. Jede Änderung muss nachvollziehbar und protokolliert sein.
Sicherung vor Verlust
Die Daten müssen dauerhaft verfügbar bleiben – auch bei technischen Ausfällen, Migrationen oder Systemwechseln. Regelmäßige Backups und redundante Speicherorte helfen, einen Datenverlust zu vermeiden. Eine Wiederherstellung muss jederzeit möglich sein.
Nutzung nur durch Berechtigte
Der Zugriff auf archivierte Dokumente darf ausschließlich durch autorisierte Personen erfolgen. Ein Berechtigungskonzept mit Rollen und Rechten ist Pflicht. So wird verhindert, dass Unbefugte Einsicht oder Änderungen vornehmen können.
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden. Ein DMS sollte Dokumente automatisch für den erforderlichen Zeitraum speichern und eine Löschung erst nach der Frist möglich sein.
Dokumentation des Verfahrens
Das gesamte Archivierungssystem muss in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Diese legt fest, wie Dokumente verarbeitet, gespeichert und geschützt werden. Sie dient als Nachweis gegenüber Prüfbehörden und muss aktuell gehalten werden.
Nachvollziehbarkeit
Alle Arbeitsschritte und Änderungen an archivierten Dokumenten müssen lückenlos protokolliert werden. Dies ermöglicht eine klare Rückverfolgung von Zugriffen, Bearbeitungen und Archivierungsprozessen. Die Nachvollziehbarkeit schafft Vertrauen in die Integrität der Daten.
Prüfbarkeit
Das Archivierungssystem muss jederzeit durch Dritte – z. B. Steuerprüfer oder Wirtschaftsprüfer – überprüfbar sein. Alle gespeicherten Informationen müssen ohne technischen oder organisatorischen Aufwand einsehbar und auswertbar sein. Auch die Einhaltung der GoBD muss nachvollziehbar belegt werden können.
Revisionssicherheit: Vorgehensweise bei der Umsetzung
Nachdem die Anforderungen an Revisionssicherheit nun geklärt sind, bleibt nun noch die eigentlich zentrale Frage: Wie können Unternehmen ein revisionssicheres Archiv implementieren? Die Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems ist ein erster wichtiger Schritt in Richtung revisionssicheres Archiv. Genauso wichtig ist es, neben der Software auch die Hardware sowie die Geschäftsprozesse an der GoBD auszurichten.
Die 4 Bausteine für revisionssichere Archivierung im Überblick
Auf dem Weg zur Revisionssicherheit gibt es vier zentrale Bausteine:
1. Software: Dokumentenmanagement-System
Die Revisionssicherheit setzt als ersten Baustein eine passende Software voraus. Ein Dokumentenmanagement-System bildet die Basis für Revisionssicherheit und die Einhaltung der beschriebenen Anforderungen. Bescheinigt werden kann dies zum Beispiel durch ein Testat einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.
2. Hardware: Revisionssicherer Speicher
Der zweite Baustein für Revisionssicherheit ist die Hardware. Zur Sicherstellung der oben beschriebenen Unveränderbarkeit benötigen Unternehmen einen revisionssicheren Speicher bzw. Storage-Lösung. Hier werden Daten tatsächlich hardwarebezogen abgelegt und langfristig gesichert. Es ist zur Einhaltung der Revisionssicherheit technisch sicherzustellen, dass diese Daten nur unter ganz besonderen Gesichtspunkten geändert werden dürfen und eine Veränderung auch immer eine entsprechende Protokollierung mit sich bringt.
3. Revisionssichere Dokumentation
Basierend auf den Bausteinen Archivierungssoftware und -hardware existieren entsprechende Dokumentationsanforderungen für die Revisionssicherheit – das erweiterte Fundament. Es empfiehlt sich, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, um die unternehmensspezifische Implementierung der ECM-Lösung abzubilden.
4. Bestätigung eines Wirtschaftsprüfers
Auf Basis der implementierten und dokumentierten Lösung ist es empfehlenswert, einen Wirtschaftsprüfer mit einer gutachterlichen Stellungnahme zum Gesamtprozess der digitalen Archivierung zu beauftragen. Mit dem erstellten Testat können Sie gegenüber Steuer- oder sonstigen Aufsichtsbehörden darlegen, dass den entsprechenden Archivierungsanforderungen nachgekommen wird. Zertifizierungen nach IDW PS 880 und ISAE 3000 zur Revisionssicherheit sind für Unternehmen erstrebenswert.
PDF revisionssicher scannen und archivieren
Dokumentenmanagement-Systeme wie d.velop documents bieten Funktionen wie revisionssicheres Scannen. Revisionssicheres Scannen per DMS ermöglicht unter anderem:
- Automatische Datenextraktion
- Sekundenschnelle Erfassung von Daten
- Sofortige Klassifizierung des PDFs
Um ein PDF revisionssicher archivieren zu können, wurde im Jahr 2005 das PDF/A Format entwickelt. Die Nutzung des Formats ist zwar nicht vorgeschrieben, als Standard zur revisionssicheren Archivierung von PDF hat sich das PDF/A-Format inzwischen allerdings weltweit durchgesetzt.
Fazit: Warum Revisionssicherheit kein „Nice to Have“ ist
Revisionssicherheit ist weit mehr als eine technische oder rechtliche Pflicht – sie ist ein zentraler Baustein für Vertrauen, Effizienz und Zukunftsfähigkeit im digitalen Dokumentenmanagement. Unternehmen, die ihre Dokumente revisionssicher archivieren, schützen sich nicht nur vor rechtlichen Risiken, sondern schaffen auch die Grundlage für transparente, strukturierte und nachvollziehbare Geschäftsprozesse. Gerade im Hinblick auf Steuerprüfungen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und den zunehmenden Grad der Digitalisierung ist eine revisionssichere Archivierung unverzichtbar. Wer hier frühzeitig handelt, stärkt nicht nur die eigene Compliance, sondern sichert sich auch einen klaren Wettbewerbsvorteil.
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Fragen und Antworten zum Thema Revisionssicherheit
Revisionssicherheit bezeichnet die Eigenschaft, Informationen so zu speichern, dass sie vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar sind – insbesondere im Hinblick auf rechtliche und steuerliche Anforderungen.
Revisionssicherheit ist wichtig, um gesetzliche Vorgaben wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zu erfüllen. Sie schützt Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen und sichert die Integrität geschäftsrelevanter Daten.
Ein revisionssicheres System muss Daten unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar speichern. Es führt Zugriffsprotokolle, schützt vor Datenverlust und gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Alle steuerlich und rechtlich relevanten Unterlagen wie Rechnungen, Verträge, Buchungsbelege, E-Mails mit geschäftlichem Inhalt und Handelsbriefe müssen revisionssicher archiviert werden.
Nein, ein PDF allein ist nicht automatisch revisionssicher. Um ein PDF revisionssicher archivieren zu können, wurde im Jahr 2005 das PDF/A Format entwickelt.
Während Datensicherung vor Datenverlust schützt, z. B. durch technische Defekte, stellt Revisionssicherheit sicher, dass Daten unverändert, nachvollziehbar und gesetzeskonform archiviert werden.
Die GoBD definieren die Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung digitaler Unterlagen in Deutschland. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme diesen Anforderungen entsprechen, um bei Betriebsprüfungen bestehen zu können.