Informationen in Microsoft Dynamics 365 effizient nutzen – oder: Wie nutze ich Dynamics als Basis für ECM?

Glühbirne als Symbol für den Blogartikel ECM Dynamics.

Jedes Unternehmen besitzt Massen an Daten, welche in vielen Fällen für einen nur sehr kleinen oder sogar den falschen Anwenderkreis nutzbar sind. Gerade in der führenden Anwendung, dem ERP System, liegen riesige Potenziale verborgen, welche aber leider oftmals unberührt bleiben. Dieser Blogartikel liefert Ideen, wie diese Potenziale genutzt werden können und wie Microsoft Dynamics 365 zu einem ECM ausgebaut werden kann.

ECM Dynamics: Informationen mit SharePoint zur Verfügung stellen

Der SharePoint bietet sich als Teil der Microsoft Produktfamilie dazu an, Informationen zu veröffentlichen. Neben Standardfunktionalitäten wie einer Volltextsuche oder das Ergänzen von Dokumenten mit Metadaten, lassen sich mit der richtigen Softwarelösung Funktionen erweitern, welche den SharePoint zum Dokumentenmanagement veredeln. Wer es richtig machen will, nutzt den SharePoint nicht nur als Repository seiner Daten, sondern bietet dem Anwender darin direkt eine Oberfläche, mit welcher er interagieren kann.

Die Vorteile eines DMS in SharePoint:

  • Wer eine SharePoint Lizenz bereits besitzt, muss weniger investieren
  • Der SharePoint bietet im Standard bereits viel Funktionalität
  • Leichter Ausbau zum vollwertigen Dokumenten Management System
  • Standardisierte Schnittstellen innerhalb der Microsoft Produktfamilie

ECM Dynamics: Digitale Rechnungsverarbeitung mit Microsoft Dynamics 365

Wer sich mit Prozessen beschäftigt, gelangt relativ schnell zum Thema Rechnungsverarbeitung. Warum dieses Thema auch Jahre nach Start der Digitalisierung immer noch so interessant ist, liegt auf der Hand: Erkennungsverfahren werden dank KI gestützter Verfahren immer zuverlässiger. Der Erfolg nach der Einführung einer Lösung ist mit Blick auf Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und der damit verbundenen Kosten sehr gut messbar.

Die Finanzbuchhaltung in Microsoft Dynamics 365 lässt sich an dieser Stelle mit der Digitalisierung eines vorangestellten Genehmigungsprozesses sehr gut erweitern. Dabei werden die vorhandenen Daten effektiv genutzt und dienen im Prozess als Entscheidungshilfe. Zum Beispiel werden Prozesse auf Basis des Wareneingangs und der vorliegenden Bestellinformation in Microsoft Dynamics automatisch geroutet. Durch die Implementierung eines Rechnungsmonitors ist jederzeit ersichtlich, wo welche Rechnungen im Unternehmen gerade im Umlauf sind.

Aufbruch in den digitalen Eingangsrechnungsprozess auf Basis von Microsoft Dynamics ERP

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Die Vorteile einer digitalen Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365:

  • Weniger manueller Aufwand für die Anwender
  • Entscheidungen auf Grundlage der Daten in Microsoft Dynamics 365
  • Niedrigere Durchlaufzeiten
  • Erhöhte Transparenz
  • Mehr Prozesssicherheit

ECM Dynamics: Vertragsmanagement als Bindeglied der analogen und digitalen Welt

Viele Unternehmen betreiben Vertragsmanagement in der Form,

  • dass Verträge in Papierform vorgehalten werden.
  • die abrechnungsrelevanten Daten im ERP System erfasst sind.
  • sämtliche Fristen und Laufzeiten über Excel oder andere Hilfsmittel gepflegt sind.

Ziel muss es sein, von zentraler Stelle aus Zugriff auf alle relevanten Verträge und dazugehörigen Informationen zu haben. Hierzu bietet sich ein elektronisches Vertragsmanagement an. Die Dokumente werden hierbei digital bereitgestellt und gleichzeitig mit allen Daten angefüttert, die zur Verwaltung des Vertrages erforderlich sind. Dazu zählen neben Kündigungsfristen und Laufzeiten auch Vertragsinhalte wie spezielle Textstellen, aber auch die Verantwortlichen und Informationen zu meinem Geschäftspartner.

Die Vorteile:

  • Prozesssicherheit bei der Erstellung von Verträgen
  • Zeitersparnis
  • Transparenz über alle laufenden Vorgänge
  • Volle Kostenkontrolle
  • Anwender sind jederzeit auskunftsfähig

ECM Dynamics: weitere additive Module, z.B. die digitale Signatur

Um den Plattformgedanken hinter dem Ausbau von Microsoft Dynamics 365 weiterzuverfolgen, kommen additive Module zum Einsatz, welche weitere Zusatzfunktionen über alle bereits implementierten Lösungen hinweg bieten. So wird das Vertragsmanagement um eine umfassende Vorlagenfunktion erweitert, mit welcher Verträge auf Knopfdruck mit den passenden Parametern und Begleitdokumenten erstellt werden. Weiter lassen sich über eine digitale Signatur Dokumente direkt aus Microsoft Dynamics 365 heraus qualifiziert unterschreiben. Daneben stehen weitere Signaturtypen wie einfache und fortgeschrittene Signatur in allen anderen Systemen zur Verfügung.

Fazit

Microsoft Dynamics 365 bietet viele Funktionalitäten und stellt damit ein umfassendes Datensilo mit Informationen zur Verfügung. Das Problem ist für viele Unternehmen die geeignete Visualisierung und Publizierung dieser Informationen. Diese Potenziale lassen sich mit sinnvollen Erweiterungen ausschöpfen. Das Ziel muss es sein, wegzukommen von vielen einzelnen Insellösungen, hin zu einer zentralen Plattform, welche das ERP als zentrales Datensilo funktional um die verschiedenen Disziplinen erweitert.

Digitales Prozessmanagement mit Dynamics 365 BC – Wie Sie die Einführung am besten gestalten und dabei die Anwender mitnehmen

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