SharePoint als DMS? Ein Vergleich zwischen klassischer und O365-basierter Lösung

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Mit O365 oder SharePoint stellt Microsoft eine Reihe von Funktionen zur Implementierung einer DMS-Lösung bereit. Warum also nicht mehr daraus machen? Der Erfolg von SharePoint/O365 (nachfolgend nur als O365 zusammengefasst) bringt DMS-Lösungen eines ganz neuen Typs hervor.

O365-basierende Lösungen bieten sich als Alternative zur herkömmlichen Dokumentenmanagement Lösung an und gestaltet den Markt für diese Systeme noch vielfältiger. Die klassischen DMS-Lösungen überzeugen durch Spezialisierung in ihrem Funktions- und Einsatzprofil. Sie finden vor allem dort Anwendung, wo Unternehmen oder Organisationen Strategien zur Digitalisierung ihrer vorrangig dokumentenbasierten Prozesse anstreben. Ziel ist, Schnelligkeit und Produktivität in den papiergebundenen Geschäftsabläufen zu steigern und Prozesskosten zu senken.

Zwar verfolgen die O365-basierten DMS-Lösungen ähnliche wirtschaftliche und effizienzsteigernde Nutzeneffekte wie die DMS-Spezialprodukte. Aber ihre eigentliche Stoßrichtung ist die Collaboration und das Teilen von Informationen in ihren vielfältigen Facetten. Diese Lösungen adressieren vor allem solche Unternehmen, die im Rahmen ihrer kollaborativen Ziele bereits über eine klare O365-Strategie – beispielsweise für ihr Intranet – verfügen und nun auch DMS-Lösungen einbeziehen wollen.

Multifunktionale Ausrichtung von O365 zahlt auf unternehmerische IT-Strategie ein

Zudem stellt O365 in Sachen Collaboration eine Multifunktionsplattform dar, die mit den Tools OneDrive, Teams, Skype usw. unter beinahe jede unternehmerischen Türschwelle kriecht. Diese dient also nicht nur als DMS-Lösung, sondern einer Vielzahl weiterer Anwendungen. Der übergreifende Gedanke ist, Informationen einfach auffindbar und auf transparentem Weg austauschbar zu machen, gemeinsam zu bearbeiten („Co-Authoring“) bzw. direkt zu kommunizieren (Skype). Diese Informationen müssen keineswegs Dokumente, sondern können ebenso Termine, Aufgaben, Reports, Blogs oder ein Wiki innerhalb eines Projektraums sein. Diese multifunktionale Ausrichtung von SharePoint kommt den IT-Strategen entgegen, da für verschiedene Anforderungen nicht jeweils eigene Systeme aufwendig implementiert und betrieben werden müssen, sondern bereits vorhandene und über z.B. den Enterprise-Plan bereits im Einsatz befindliche  Plattformen wie O365 genutzt werden können. Auch die damit verbundenen Kostenersparnisse durch die Reduzierung der zu betreibenden Insellösungen und breitere Einsatzmöglichkeiten für das notorisch knappe Personal spielen eine Rolle bei der Entscheidung für eine O365-orientierte Strategie zur Etablierung von DMS-Lösungen.

IT-Strategie für die DMS-Lösung ist entscheidend

Überlegt ein Unternehmen, lediglich eine digitale Aktenanwendung/Archivierung einzuführen, so ist dies sowohl über die spezialisierte DMS-Lösung als auch über eine O365-Plattform möglich. Die Entscheidung für eine der beiden Alternativen wird im Regelfall zu keiner Grundsatzentscheidung, für die eine oder andere Richtung führen, sondern sich aus der übergreifenden Strategie ableiten.

Was einen für den Anwender relevanten Teilaspekt einer DMS-Lösung betrifft (z.B. Geschwindigkeit, Klickfolgen…), ist der Anwender möglicherweise mit einer klassischen DMS-Lösung besser bedient. Deren Entwickler wissen beispielsweise genau, wie man benötigte spezielle Funktionen über wenige Mausklicks verfügbar macht, während  bei der SaaS-Variante (O365) diese Funktionen möglicherweise etwas aufwendiger für den Anwender implementiert sind: Es ist wie bei einem Schweizer Multifunktionsmesser: Es dient der universellen Nutzung als Messer, Schere, Korkenzieher, Schraubendreher und mehr. Dabei haben die Einzelfunktionen nicht die Qualität des jeweiligen Spezialwerkzeugs. Ähnlich verhält es sich mit O365 als multifunktionaler Plattform im Vergleich zu spezialisierten DMS-Lösungen. Die Frage ist nun im Wesentlichen wie häufig benötigt welcher Anwender welche Spezialfunktion und wie viel ist man bereit für diese Spezialfunktion zu bezahlen?

Neben den durch O365 abgedeckten Basisfunktionen einer DMS-Lösung (CheckIn/Checkout, Versionierung, Teilen) sind für erweiterte Anforderungen (Aktenmanagement, Scanning, Outlook-Integration, ERP-Integration ggfls. Workflow/Formulare) Lösungen von Drittherstellern erforderlich, die als Lösungsrucksack für O365 die Basisfunktionen in Richtung einer vollumfänglichen DMS-Lösung erweitern und einfach anwendbar machen.

Wo eine SaaS-Infrastruktur O365 bzw. eine On Premises Infrastruktur für SharePoint, einschließlich der Sicherheitskonzepte samt Backup im Einsatz ist, reduzieren sich die Investitionen in die Systemtechnik für den Betrieb der DMS-Lösung mit diesen Add-Ons. Außerdem wird der Aufwand für die Schulung der Endanwender durch die Integration in die Microsoft-Welt, die den Desktop beherrscht und den meisten Anwendern vertraut ist, deutlich gemindert. Zudem geht die Einführung wesentlich schneller.

Vergleich zwischen klassischer DMS-Lösung und O365-basierter Lösung

Welche Unterschiede gibt es, sollte ein Unternehmen auf die eine oder andere Variante eines DMS-Systems setzen?
Es lassen sich folgende Aspekte miteinander vergleichen:

  • Strategische Ausrichtung
  • Zielgruppen
  • Funktionales Leistungsprofil
  • Berechtigungen
  • Usability
  • Implementierungsaufwand
  • Aufwand DMS-Betrieb
  • Integrationsfähigkeit
  • Skalierbarkeit
  • Weiterentwicklung
  • Community / Ökosystem
SharePoint als DMS
Vergleich zwischen klassischer und O365-basierter Lösung

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