Arbeitnehmerüberlassungsvertrag abschließen in wenigen Minuten? Die digitale Signatur im Personalmanagement macht´s möglich!

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Die digitale Signatur nach der eIDAS-Verordnung spielt auch im Personalmanagement eine große Rolle. Die qualifizierte elektronische Signatur macht es möglich z.B. Arbeitnehmerüberlassungsverträge zu signieren. Dank der eIDAS-VO wird keine Signaturkarte mehr zwingend für den Signaturvorgang benötigt, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet. Markus Schuster, Leiter Vertrieb bei der intarsys AG, hat diese Themenstellung auf Basis von Kundenprojekten im Rahmen der Bitkom Studie evaluiert. Er erklärt, warum die digitale Signatur das Personalmanagement so gravierend verändert hat und welche Vorteile sich dahinter verbergen.

Das Gesetz zur Regelung der Arbeitnehmerüberlassung (AÜG) regelt die Rechtsbeziehungen zwischen Verleiher und Entleiher von Arbeitskräften und verlangt für den Vertrag zwischen beiden die Schriftform gemäß § 12 Abs. 1 Satz 1 AÜG.

Arbeitnehmerüberlassungsvertrag in elektronischer Form rechtsgültig abschließen

Der Abschluss des Arbeitnehmerüberlassungsvertrages (AÜV) in elektronischer Form ist demzufolge nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur möglich (§ 126 a BGB). Diese Gesetzesänderung zur Zeitarbeit erfordert seit dem 01.04.2017 eine prozesseffiziente Lösung zur AÜV-Unterzeichnung bei Verleiher und Entleiher.

In Deutschland hätte dies vor der Umsetzung der eIDAS-Verordnung bedeutet, dass alle Teilnehmer an diesem Verfahren über eine Smartcard mit Kartenleser und Signaturanwendungskomponente hätten verfügen müssen – unabhängig davon, wie viele Arbeitnehmerüberlassungsverträge der jeweilige Vertragspartner je Tag, Woche, Monat oder Jahr zu signieren hat.

Ein wesentlicher Vorteil des reinen digitalen Verfahrens liegt in der schnellen und einfachen Kommunikation zwischen den Vertragsparteien. So kann ein solcher Vertrag in wenigen Minuten gemäß den gesetzlichen Anforderungen geschlossen werden. Dies ist insbesondere bei kurzfristigen Engpässen von Bedeutung, denn in Papierform wäre es unmöglich auf vertraglicher Basis noch am gleichen Tag Personal zu erhalten bzw. zu vermitteln.

Dieser Vorteil der digitalen Kommunikation geht jedoch verloren, wenn eine der beiden Parteien nicht über ein qualifiziertes Zertifikat verfügt. Nach dem Signaturgesetz hätten beide Parteien über eine Signaturkarte verfügen müssen. Deren Lieferzeit beträgt jedoch mindestens fünf Wochentage und verlangt meist den Gang zur Post, um sich hier – via Post-Ident-Verfahren – identifizieren zu lassen.

Dank der eIDAS kann hier nun die Fernsignatur eingesetzt werden. Bei diesem Verfahren wird nicht nur die Distribution einer Smartcard eingespart, es ist auch eine Identifikation via Videoident möglich. So kann ein Vertragspartner ein qualifiziertes Zertifikat in weniger als zehn Minuten erhalten und dieses verwenden. Durch die unterschiedlichen Angebote der Vertrauensdiensteanbieter für Fernsignaturen werden hier auch wirtschaftliche Alternativen zum Erwerb des Zertifikates angeboten. Großkonzerne können die benötigen Zertifikate ihrer Vertragspartner sponsern um damit für diese noch eine weitere Motivation für die Digitalisierung zu schaffen

Webbasierte Vendor-Management-Systeme

Einen entscheidenden Vorteil bietet diese Lösung insbesondere den Anbietern: Bei diesen entfällt nicht nur der Vertragsaustausch über E-Mail, sondern sie vermeiden auch Anwendungsfehler beim Anwender. Verfügen diese Systeme über eine webbasierte Signaturanwendungskomponente, so können sie darauf achten, dass die richtigen und gültigen Zertifikate zum Einsatz kommen und auch an der richtigen Stelle, zum Beispiel sichtbar in einem PDF-Dokument, signiert wird.

Ein weiterer Vorteil der webbasierten Vendor-Management-Systeme liegt in der Transparenz des Workflows. Der jeweilige Status wird allen Beteiligten online mitgeteilt. Somit kann schnell reagiert und gehandelt werden.

Anforderung an die Signaturanwendungskomponente

Soll eine Signaturanwendungskomponente (SAK) in einem webbasierten Vendor-Management-System zum Einsatz kommen, so muss auch diese webbasiert sein. Nur so können alle Vorteile der modernen Digitalisierung voll genutzt werden.

Insbesondere ist darauf zu achten, dass die webbasierte Signaturanwendungskomponente beide Verfahren, lokale Signaturkarten und Fernsignaturdienste, über eine Anwendung und API unterstützt. So kann der Entleiher mit Signaturkarte und der Verleiher mit Fernsignaturdienst innerhalb einer Anwendung mit der gleichen grafischen Benutzeroberfläche (GUI) einen Vertrag qualifiziert signieren.

So, wie es bei Signaturkarten mehrere Anbieter gab und gibt, so sollten diese Anwendungen auch mehrere Fernsignaturdiensteanbieter unterstützen.

Im Sinne des Datenschutzes sollte auch darauf geachtet werden, dass die Dokumente die eigentliche Plattform nicht verlassen. Diese kann über eine sogenannte Hash-Signatur erfolgen. Bei dieser wird lediglich der Hashwert des Vertrages an die verwendete lokale Signaturkarte oder den zentralen Fernsignaturdienst gesendet.

Bereits heute haben Anbieter von webbasierten Vendor-Management-Systemen solche Lösungen im Einsatz.

Vorteile auf einen Blick

  • Digitale rechtsgültige Arbeitnehmerüberlassungsverträge
  • AÜG-Rechtssicherheit
  • Kostenreduzierung durch elektronischen Workflow
  • Prozesseffizienz: Schnelle Unterzeichnung von AÜV
  • Wegfall von Porto-, Papier-, Druck- und Archivierungskosten
  • Zeitgleiche Verfügbarkeit aller Dokumente in den Fachabteilungen

Wie aus dem Artikel hervorgeht, bringt digital unterschreiben entscheidende Vorteile mit sich und zeigt somit ihren Mehrwert auch im Bereich des Personalmanagements. Durch die elektronische Verarbeitung des gesamten Prozesses sind keine Dokumentenbrüche mehr vorhanden: Der Prozess ist somit durchgängig digital abgebildet.

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