Was zunächst nach einem bedauerlichen Einzelfall klingt, ist alltägliche Realität in Deutschland: Datenlecks. Viele produzierende Unternehmen steuern beispielsweise ihre Lieferketten vollständig automatisiert, von der Bestellung bis zur Auslieferung. Dabei geschieht es regelmäßig, dass sensible Kundendaten oder interne Geheimnisse wie Preisstrukturen durch eine Sicherheitslücke offengelegt werden. Im Jahr 2023 registrierte das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) mehr als 28.000 gemeldete IT-Sicherheitsvorfälle in deutschen Unternehmen. In datenschutzrelevanten Prozessen ist die Automatisierung ohne entsprechende Datensicherheit daher ein Risiko, das sich kein Unternehmen leisten kann. Zugriffsmanagement, Audit-Logs und Sicherheitszertifikate sind längst essenzielle Schutzmechanismen, um Compliance und Datenschutz bei automatisierten Prozessen zu gewährleisten. Mehr darüber und wie du die Sicherheit deiner Daten und Automatisierung in Einklang bringst, liest du in diesem Blogartikel.
Was ist Prozessautomatisierung und warum betrifft sie den Datenschutz?
Prozessautomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben durch digitale Workflows oder KI-Systeme übernommen werden. Doch sobald automatisierte Prozesse auf personenbezogene oder vertrauliche Informationen zugreifen, rückt ein anderes Thema in den Fokus: Datensicherheit und Datenschutz.
Besonders sensible Bereiche: HR, Rechnungswesen oder Kundenservice
Denn: Automatisierung verarbeitet genau das, was eingespeist wird. Und das sind oft datenschutzrelevante Informationen aus besonders sensiblen Bereichen wie HR, Rechnungswesen oder dem Kundenservice. Hier geht es um Gehaltsdaten, Vertragsinformationen, Gesundheitsangaben oder personenbezogene Kommunikation. Also genau die Daten, bei denen Datenschutz-Prozesse und Compliance-Vorgaben besonders strikt eingehalten werden müssen.
Warum ohne Sicherheitsstrategie alles schiefgehen kann
Ohne ein durchdachtes Sicherheitskonzept verwandelt sich die Prozessautomatisierung schnell in ein Einfallstor für Datenpannen. Dabei stellen sich zahlreiche Fragen, die es zu klären gilt, wie etwa:
- Wer darf automatisierte Systeme authentifizieren oder ihre Abläufe steuern?
- Gibt es einen Audit-Log, der alle Aktivitäten transparent nachvollziehbar macht?
- Ist der Zugriff auf automatisierte Prozesse mit einem Sicherheitszertifikat geschützt?
- Welche Schutzmechanismen greifen bei unautorisierten Zugriffen oder Systemfehlern?
Die Sicherheit bei der Automatisierung ist Pflicht. Fehlen Sicherheitsmaßnahmen, drohen nicht nur Datenschutzverletzungen, sondern auch rechtliche Konsequenzen durch Compliance-Verstöße.
Welche Daten nutzt KI für ihre Lernprozesse?
Besonders kritisch wird es, wenn KI in der Prozessautomatisierung zum Einsatz kommt. Dann entstehen neue Fragen: Wie entscheidet die KI? Welche Daten nutzt sie für ihre Lernprozesse? Und wie lassen sich automatisierte Entscheidungen kontrollieren? Hier braucht es klare Regeln, technische Schutzvorkehrungen und ein hohes Maß an Transparenz, um Datensicherheit in der Prozessautomatisierung zu garantieren.
Typische Risiken: Sicherheit und Automatisierung
Die Automatisierung von Prozessen bringt enorme Effizienzgewinne. Doch wo Daten fließen, lauern auch Risiken. Besonders datenschutzrelevante Prozesse sind anfällig für Sicherheitslücken, wenn Schutzmechanismen fehlen oder falsch eingesetzt werden. Hier sind die häufigsten Stolperfallen, die Unternehmen im Blick behalten müssen:
1. Unkontrollierte Zugriffe: Wer darf was – und warum?
Wenn automatisierte Systeme Daten ohne klare Zugriffskontrollen weitergeben, entstehen gefährliche Lücken. Wer hat wann welche Daten gesehen oder manipuliert? Ohne Rollen- und Rechtekonzepte entsteht Chaos, und das öffnet Tür und Tor für Missbrauch. Besonders kritisch wird es, wenn sensible Daten betroffen sind. Die Sicherheit in der Automatisierung beginnt beim Zugang.
2. Fehlende Datenklassifikation: Nicht alle Daten sind gleich
Ohne strukturierte Datenklassifikation wissen Systeme (und oft auch Menschen) nicht, welche Informationen besonders schützenswert sind. Das Ergebnis? Vertrauliche oder personenbezogene Daten werden genauso behandelt wie einfache Log-Dateien. Ein klarer Verstoß gegen Datenschutz und DSGVO.
3. Schattenprozesse: Automatisierung ohne Kontrolle
„Schnell mal eben automatisieren“: Das klingt gut, ist aber riskant. In vielen Unternehmen entstehen Schattenprozesse außerhalb der offiziellen IT-Strukturen. Diese sind oft weder dokumentiert noch geprüft und somit ein blinder Fleck im Sicherheitskonzept. Gerade bei KI und Datenschutz ist Transparenz Pflicht!
4. Schwachstellen durch Schnittstellen & Integrationen
Schnittstellen sind die Lebensadern der Automatisierung, aber auch ihre Achillesferse. Ob API, Middleware oder ERP-Anbindung: Jede Verbindung ist ein potenzieller Angriffsvektor. Wenn hier keine durchdachten Schutzmechanismen greifen, können Hacker oder Malware leicht eindringen.
5. Missachtung gesetzlicher Anforderungen: DSGVO ist kein „Kann“
Automatisierung darf nicht auf Kosten der Compliance gehen. Die DSGVO verlangt lückenlose Nachvollziehbarkeit, Zweckbindung und Datensparsamkeit, auch (und gerade) bei automatisierten Abläufen. Wer diese Regeln ignoriert, riskiert hohe Strafen und einen massiven Imageverlust.
Best Practices: Datensicherheit in der Prozessautomatisierung
Sensible Daten sind ein wertvolles Gut und zugleich ein beliebtes Angriffsziel. Die Datensicherheit in der Prozessautomatisierung ist daher Pflicht. Um deine automatisierten Abläufe sicher zu machen, solltest du auf bewährte Strategien setzen, bei denen Datenschutz und Prozessschutz Hand in Hand gehen.
- Datenklassifizierung & Zugriffskontrollen: Nicht alle Daten sind gleich sensibel. Eine klare Klassifizierung hilft dabei, besonders schützenswerte Informationen gezielt zu sichern. Kombiniert mit feingranularen Zugriffskontrollen stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Nutzer und Systeme Zugriff auf kritische Daten haben – ein essenzieller Schritt für mehr Sicherheit in der Automatisierung.
- Verschlüsselung & Anonymisierung: Ob in Bewegung oder im Ruhezustand: Verschlüsselung ist das Fundament für sichere Datenübertragung und -speicherung. Zusätzlich sorgt Anonymisierung dafür, dass personenbezogene Daten selbst bei Zugriffen nicht missbraucht werden können – ein Muss für sensible Daten in automatisierten Prozessen.
- Protokollierung & Audit-Trails: Transparenz schafft Vertrauen – und ermöglicht die Nachverfolgung von Datenzugriffen und Prozessänderungen. Durch umfassende Protokollierung und Audit-Trails können Unternehmen Sicherheitsvorfälle schnell identifizieren und analysieren, was die Gesamtsicherheit der Automatisierung deutlich erhöht.
- Rechte- & Rollenmanagement: Sicherheit beginnt mit dem richtigen Umgang mit Zugriffsrechten. Ein gut durchdachtes Rollenmanagement garantiert, dass Mitarbeitende und Systeme nur jene Berechtigungen erhalten, die sie tatsächlich benötigen, und minimiert so das Risiko von Datenlecks durch unbefugte Zugriffe.
- Schulung der Mitarbeitenden: Technik allein reicht nicht: Sensibilisierte Mitarbeitende sind der beste Schutz gegen Sicherheitslücken. Regelmäßige Schulungen schaffen ein Bewusstsein für Gefahren und vermitteln den sicheren Umgang mit automatisierten Systemen und sensiblen Daten.
- Zero-Trust-Ansätze: Der Paradigmenwechsel in der Sicherheit heißt Zero Trust – Vertrauen gibt es hier nicht einfach, es muss kontinuierlich geprüft werden. Diese Strategie sorgt dafür, dass in der Prozessautomatisierung jede Zugriffsanforderung streng überprüft wird, unabhängig vom Netzwerkstandort, und schützt so proaktiv vor unerlaubten Zugriffen.
25.09.2025 10 Uhr // Prozessklarheit statt Datenchaos: Wie Intelligent Document Processing Ihre Dokumentenverarbeitung transformiert
Sicherheit mitdenken: So gelingt nachhaltige Automatisierung
Wer Prozesse automatisiert, darf die Datensicherheit nicht als nachgelagerten Schritt betrachten. Vielmehr muss Sicherheit integraler Bestandteil jedes Automatisierungsvorhabens sein. Der Schlüssel liegt in einem durchdachten Ansatz: Security by Design sorgt dafür, dass Schutzmaßnahmen von Beginn an mit eingeplant und systematisch umgesetzt werden.
Alle arbeiten gemeinsam für die Sicherheit in der Automatisierung
Automatisierte Prozesse bieten klare Vorteile gegenüber manuellen Abläufen – sie sind standardisiert, nachvollziehbar und lassen sich besser kontrollieren. Das reduziert Risiken, verbessert die Transparenz und stärkt die Compliance. Gleichzeitig erfordert nachhaltige Sicherheit eine enge Zusammenarbeit zwischen IT, Datenschutz und den Fachabteilungen. Nur wenn alle Beteiligten gemeinsam Verantwortung übernehmen, können Sicherheitsanforderungen konsequent in automatisierte Workflows überführt werden.
Die Zukunft der Prozessautomatisierung ist nicht nur digital, sondern auch sicher. Vorausgesetzt, Unternehmen denken beides gemeinsam.
Lösung: Mit dem d.velop process studio sicher automatisieren
Das d.velop process studio ist eine leistungsstarke Workflow-Software, mit der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse effizient digitalisieren und nachhaltig optimieren können. Mit intuitiven Drag-and-Drop-Funktionen lassen sich einfache Workflows ohne viele Abzweigungen auch ohne Programmierkenntnisse modellieren.
Bei der Verwendung dieser Prozessmanagement-Software steht nicht nur die Effizienz im Fokus, sondern auch die Sicherheit: Alle Prozesse laufen innerhalb einer geschützten Infrastruktur ab, DSGVO-konform und mit umfassendem Rechte- und Rollenkonzept. So wird der Digital Workplace nicht nur produktiver, sondern auch sicherer.
Vorteile: Warum das d.velop process studio die richtige Wahl ist
- Sichere Prozessdigitalisierung: Schutz sensibler Daten durch bewährte Sicherheitsmechanismen und Hosting „Made in Germany“
- Effizientes Workflow Management: Automatisierte Abläufe reduzieren manuelle Fehlerquellen und steigern die Prozessqualität
- DSGVO-konforme Workflows: Alle Prozesse erfüllen höchste Datenschutzanforderungen, von der Planung bis zur Archivierung
- Skalierbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Ob Start-up oder Konzern: Prozesse wachsen mit und bleiben vollständig dokumentiert
- Benutzerfreundlich & revisionssicher: Intuitive Bedienung trifft auf transparente Versionierung und lückenlose Nachverfolgbarkeit
Mit dem d.velop process studio gehen Prozessdigitalisierung und Datensicherheit Hand in Hand, für eine automatisierte, transparente und geschützte Prozesslandschaft.
Wie das d.velop process studio Datenschutzanforderungen unterstützt
Das d.velop process studio bietet eine robuste Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Datenschutzanforderungen effektiv umzusetzen. Und so unterstützt die Software den Datenschutz:
1. Granulare Nutzer- und Rechteverwaltung
Mit einer rollenbasierten Berechtigungsverwaltung ermöglicht das d.velop process studio die präzise Steuerung von Zugriffsrechten. Benutzer:innen können spezifischen Rollen zugewiesen werden, wodurch der Zugriff auf Dokumente, Akten und Workflows klar definiert und kontrolliert wird. Zusätzlich erhöht die optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung die Sicherheit beim Zugriff auf das System.
2. Lückenlose Dokumentation und Protokollierung
Das System gewährleistet eine umfassende Dokumentation aller Prozesse und Aktivitäten. Durch automatische Versionierung und detaillierte Protokollierung wird sichergestellt, dass alle Änderungen nachvollziehbar sind. Dies unterstützt Unternehmen dabei, den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden und bietet eine solide Grundlage für Audits und Compliance-Prüfungen.
3. Sichere und nahtlose Integrationen
Das d.velop process studio bietet mehr als 500 Integrationen mit verschiedenen Systemen wie ERP, DMS, CRM und Collaboration-Tools. Dank offener REST-APIs und zertifizierter Konnektoren können Unternehmen ihre bestehenden Systeme sicher und effizient anbinden. Beispielsweise ermöglicht die Integration mit SAP eine revisionssichere Archivierung direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus.
Datensicherheit: Voraussetzung für Rechtskonformität
In einer digitalisierten und automatisierten Prozesslandschaft ist Datensicherheit die Voraussetzung für Vertrauen, Effizienz und Rechtskonformität. Mit dem d.velop process studio lassen sich automatisierte Workflows effizient, DSGVO-konform und revisionssicher gestalten. Wer Datenschutz und Automatisierung gemeinsam denkt, legt das Fundament für eine nachhaltige digitale Transformation.
💻 Software Demo zum d.velop process studio
Buche mit wenigen Klicks deine individuelle Software-Demo zum d.velop process studio. Lass dir die Software von unseren Experten:innen live vorführen und stelle direkt deine Fragen rund um die Modellierung von Geschäftsprozessen.
FAQ
Prozessautomatisierung bezeichnet die Nutzung von Technologien zur automatisierten Ausführung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Dabei müssen besonders bei datenschutzrelevanten Prozessen Aspekte wie Datenklassifizierung, Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Audit-Logs und Benutzerrechte berücksichtigt werden. Nur so lassen sich Aspekte wie Datenschutz, Datenintegrität und Compliance sicherstellen. Dabei ist es entscheidend, Schutzmechanismen wie Sicherheitsstrategien, Authentifizierung, Anonymisierung und Sicherheitszertifikate zu implementieren. Auf diese Weise lassen sich Prozesse absichern, Daten validieren, dokumentieren, auditieren und Missbrauch zuverlässig verhindern.
Die drei Grundsätze der Datensicherheit, nämlich Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit, dienen dazu, datenschutzrelevante Prozesse in der Prozessautomatisierung durch Schutzmechanismen wie Zugriffsmanagement, Datenklassifizierung, Authentifizierung und Audit-Logs abzusichern, zu überwachen und zu kontrollieren. Durch Sicherheitszertifikate, Anonymisierung, die Prüfung von Compliance-Prozessen sowie den Einsatz von KI und Datenschutz lassen sich automatisierte Prozesse sichern, Prozesssicherheit gewährleisten und der Schutz sensibler Daten nachweisen.
Maßnahmen zur Datensicherheit bei der Prozessautomatisierung umfassen den Einsatz von Schutzmechanismen wie Zugriffsmanagement, Authentifizierung, Sicherheitszertifikaten und Audit-Logs zur Überwachung datenschutzrelevanter, compliance- und KI-gestützter Prozesse. Zusätzlich sichern automatisierte Datenschutzprozesse sensible Daten durch gezielte Kontrolle und Protokollierung, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Zur Datensicherheit tragen maßgeblich das Zugriffsmanagement zur Authentifizierung und Autorisierung, das Klassifizieren, Anonymisieren und Prüfen datenschutzrelevanter Prozesse sowie die Einhaltung von Compliance-Prozessen durch automatisierte Schutzmechanismen wie Audit-Logs und Sicherheitszertifikate bei. Durch KI-gestützte Prozessautomatisierung lassen sich Datenschutz und Sicherheit effizient stärken und sensible Daten besser schützen.