Von Papierflut zu Prozesspower: So gelingt intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI

Jeden Tag landen unzählige Rechnungen, Formulare und Belege im Posteingang von Unternehmen. Und viel zu oft beginnt im Anschluss eine manuelle Datenerfassung. Suchen, sortieren, abtippen: Diese klassischen Prozesse kosten Zeit, sind personalaufwändig und fehleranfällig. Hier setzt die intelligente Dokumentenverarbeitung an: Sie ist eine Kombination aus KI-Dokumentenanalyse, automatisierter Dokumentenverarbeitung und intelligenter Texterkennung. Moderne KI-Lösungen wie diese erkennen Inhalte, klassifizieren Dokumente automatisch und integrieren sie direkt in bestehende digitale Workflows.

Papierberg wird zu einem schlanken, digitalen Prozess

Laut einer Studie von Quocirca (Analyseunternehmen im Bereich Marktforschung mit Fokus auf den europäischen IT- und Technologiemarkt, insbesondere in den Bereichen Drucklösungen, Cybersicherheit und digitale Transformation) mit dem Titel „Document Trends 2024“ planen 63 % der befragten Unternehmen, ihre Investitionen binnen Jahresfrist in intelligente Dokumentenverarbeitung zu erhöhen. Wie auch Sie in Ihrem Unternehmen aus einem analogen Papierberg einen schlanken, digitalen Prozess machen, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Kerntechnologien: intelligente Dokumentenverarbeitung

Die intelligente Dokumentenverarbeitung ist keinesfalls nur auf das Einscannen von Papier beschränkt. Im Gegenteil: Sie nutzt fortschrittliche Technologien, um Rechnungen, Belege oder Formulare automatisiert zu erfassen, zu analysieren und weiterzuverarbeiten. Drei Schlüsseltechnologien bilden das Fundament für moderne KI-Dokumentenlösungen. Mit ihnen wird aus Papier eine strukturierte, digitale Ressource und der Startpunkt für effiziente Workflows, automatisierte Dokumentenverarbeitung und echte Dokumentenautomatisierung:

1. Künstliche Intelligenz & Machine Learning

Ob Rechnung, Vertrag oder Formular: KI-gestützte Systeme erkennen Muster, Strukturen und Inhalte in Dokumenten automatisch. Durch Machine Learning lernt die Software kontinuierlich dazu, verbessert die Dokumentenklassifizierung und optimiert die automatisierte Dokumentenverarbeitung im Laufe der Zeit. Besonders bei unstrukturierten Daten ist die KI-Dokumentenanalyse eine echte Verbesserung.

2. Natural Language Processing (NLP)

Natural Language Processing (NLP) ermöglicht maschinelles Textverständnis. Das ist ein entscheidender Faktor, wenn es um extraktive Dokumentenverarbeitung oder NLP-Dokumentenanalyse geht. So erkennt die Software z. B., ob ein Dokument eine Rechnung, ein Angebot oder ein Vertrag ist, und extrahiert daraus automatisch die richtigen Informationen.

3. Automatische Texterkennung & Datenextraktion

OCR (Optical Character Recognition) verwandelt gescannte Belege in digitale, durchsuchbare Daten. Kombiniert mit KI wird daraus eine Scan-Software mit Texterkennung, die Rechnungen automatisch ausliest, Dokumente automatisch sortiert und in den passenden digitalen Dokumenten-Workflow einordnet. Somit ist OCR die Basis für eine digitale Posteingangslösung, wie sie viele Unternehmen heute benötigen.

Tipp: Wer auf eine moderne Dokumentenscanner-Software setzt, schafft die Grundlage für digitale Dokumentenlösungen, spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und bringt seine Organisation einen großen Schritt näher an den papierlosen, medienbruchfreien Workflow.

Typische Anwendungsfälle und Branchenbeispiele

Zahllose Belege, Dokumente und Informationen gilt es in Unternehmen zu verarbeiten und auszuwerten. Die intelligente Dokumentenverarbeitung hat dabei großen Einfluss auf das „Wie“. Mithilfe von KI-gestützter Dokumentenerkennung, automatischer Klassifizierung und Natural Language Processing (NLP) hilft sie dabei, Dokumente digital zu erfassen, zu analysieren und in strukturierte Daten zu überführen, ganz ohne Medienbruch. Einige typische Anwendungsfälle sind:

• Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung: Eingangsrechnungen lassen sich mit KI-Dokumentenlösungen automatisch erfassen, validieren und direkt in den Buchungsworkflow übergeben. Die extraktive Dokumentenverarbeitung erkennt dabei relevante Inhalte wie Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum oder Lieferantendaten, und das bei unterschiedlichsten Layouts. Ergebnis: Workflows automatisiert, manuelle Arbeit minimiert.
• Posteingangsmanagement und digitale Archivierung: Eingehende E-Mails, Briefe oder Faxe lassen sich mit intelligenter Document Automation sofort digital erfassen und DSGVO-konform archivieren. Dank KI-basierter Dokumentenklassifizierung werden Inhalte automatisch dem richtigen Vorgang oder Mitarbeiter zugeordnet. Das schafft Ordnung im digitalen Posteingang und spart jede Menge Zeit.
• Verträge und Compliance-Dokumente: Auch bei sensiblen Dokumenten wie Verträgen, Datenschutzvereinbarungen oder Prüfberichten bietet die digitale Dokumentenlösung viele Vorteile: Inhalte werden automatisch erkannt, wichtige Passagen extrahiert und bei Bedarf über NLP-Dokumentenanalyse ausgewertet. Das ist ein echter Effizienzgewinn in Compliance-getriebenen Bereichen.

Beispiele: Wo intelligente Dokumentenverarbeitung gefragt ist

• Industrie: Automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen, Bestellungen und Fertigungsdokumenten
• Finanzwesen: Erfassung und Prüfung von Finanzdokumenten, Kontoauszügen, Verträgen
• Öffentliche Verwaltung: Digitale Antragsbearbeitung, Aktenführung und interne Dokumentenworkflows

Dank intelligenter Dokumentenverarbeitung wird aus Papierlast pure Effizienz mit Technologien, die Dokumente scannen und verstehen. So gelingt der Schritt von der automatischen Datenerfassung hin zu durchgängig digitalen Prozessen.

Welche Vorteile bringt intelligente Dokumentenverarbeitung?

Unternehmen profitieren vor allem hinsichtlich Effizienz, Datenqualität und Skalierbarkeit. Dokumente, Belege und Rechnungen automatisch erfassen, klassifizieren und verarbeiten, das bedeutet: durchgängig digitale Dokumentenworkflows, die Zeit sparen und Betriebskosten senken. Und mehr noch: Mitarbeitende werden von manuellen, zeitintensiven Aufgaben entlastet und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

Hohe Skalierbarkeit und Flexibilität sorgen für Vorteile am Markt

Hinzu kommt: Anders als bei der manuellen Eingabe entstehen weniger Übertragungsfehler. Die Datenqualität steigt, und damit auch die Verlässlichkeit in nachgelagerten Prozessen. Das schafft mehr Sicherheit und Transparenz in Bereichen wie Buchhaltung, Controlling oder Vertragsmanagement. Auch die hohe Skalierbarkeit und Flexibilität der intelligenten Dokumentenverarbeitung überzeugen. Ob kleines Unternehmen oder großer Konzern: Die Lösung passt sich an individuelle Anforderungen an und wächst mit dem Bedarf. Wenn Dokumentenvolumen wachsen, ist das ein entscheidender Vorteil, um Prozesse zukunftsfähig zu gestalten.

Integration in bestehende IT-Infrastrukturen

Wer eine intelligente Dokumentenverarbeitung einführen möchte, erreicht dadurch nur dann echten Mehrwert, wenn sich die Software nahtlos in bestehende Systeme einfügt. Moderne Lösungen ermöglichen genau das durch flexible Schnittstellen, sichere Architekturen und vollständige Kontrolle über sensible Daten:

Schnittstellen, die verbinden

Egal ob ERP-, ECM- oder DMS-Systeme: Eine leistungsfähige KI-Dokumentenlösung integriert sich problemlos in vorhandene Anwendungen. So wird der gesamte Dokumentenworkflow per KI unterstützt, vom Eingang über die automatische Datenerfassung bis hin zur Archivierung von Belegen oder der Weiterverarbeitung im System.

Cloud oder On-Premises: du entscheidest

Ob als Cloud-Service oder lokale Lösung (On-Premises): Anbieter intelligenter Dokumentenverarbeitung bieten flexible Bereitstellungsmodelle, die zu den IT-Strategien und Compliance-Vorgaben jedes Unternehmens passen. Besonders in regulierten Branchen ist die Wahlfreiheit ein klarer Vorteil.

Datenschutz trifft Automatisierung

Bei der Automatisierung von Dokumenten stehen Sicherheit und DSGVO-Konformität im Fokus. Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Protokollierung sorgen dafür, dass Prozesse wie das automatische Erfassen von Rechnungen effizient und gesetzeskonform sind.

Interview: „Automatisierung beginnt beim Dokument“

Wie können Unternehmen Dokumente effizienter verarbeiten und digitale Workflows etablieren? Antworten auf diese Fragen liefert die intelligente Dokumentenverarbeitung, insbesondere dann, wenn sie auf moderne KI-Modelle setzt.

Wir haben mit Malte Alsmeier, Product Owner bei d.velop, über die Besonderheiten der d.velop IDP-Lösungen gesprochen. Im Interview erklärt er, wie kontextuelles Verstehen unabhängig von Layout und Sprache funktioniert, welche Einsatzszenarien besonders profitieren und welche Trends die Zukunft der Dokumentenverarbeitung prägen werden.

Frage: Was macht die intelligente Dokumentenverarbeitung von d.velop besonders?

Malte Alsmeier: Das breite Angebot von unterschiedlichen Modellen in den d.velop IDP Lösungen ermöglicht es Eigenschaften alle Art von Dokumenten auszulesen. Vor allem das Kontextuelle Verstehen der unterschiedlichen KI Modelle bietet einen echten Mehrwert. Dabei werden Inhalte, unabhängig von Layout oder Sprache erkannt und sogar Angaben welche nicht auf dem Dokument zu finden sind erzeugt. So ermöglichen wir es Kunden und Partnern End-to-End Automatisierungen sämtlicher Dokumenteneingansprozesse zu etablieren. Zusätzlich dazu verzichten wir bei bestimmten Modellen komplett auf das klassische Training. Dies ermöglicht es uns in Projekten wesentlich schneller als mit den klassischen Ansätzen in wirkung zu kommen.

Frage: In welchen Bereichen kann KI in der Dokumentenverarbeitung deiner Meinung nach die größten Effizienzgewinne erzielen?

Malte Alsmeier: In allen Szenarien der nicht generischen Dokumentarten wie in z.B. Posteingangsszenarien in welchen nicht klar ist, welche Dokumente reinkommen. Aber auch in der Rechnungsverarbeitung, auch wenn die eRechnungspflicht immer mehr im kommen ist, bietet IDP einen Mehrwert wenn z.B. Skonto Angaben interpretiert werden müssen.

Frage: Wie unterstützt d.velop Unternehmen dabei, die intelligente Dokumentenverarbeitung einzuführen und im Alltag zu nutzen?

Malte Alsmeier: Wir beraten die Kunden welches KI Modell für den spezifischen Anwendungsfall das beste ist und validieren dies gern in kleinen POCs. Bereits jetzt haben wir erstes Kundenfeedback zu laufenden Projekten welches sehr positiv ausfällt.

Frage: Welche Trends und Entwicklungen siehst du in den nächsten Jahren im Bereich der intelligenten Dokumentenverarbeitung?

Malte Alsmeier: Bereits heute sind wir mit dem d.velop pilot in der Lage größere Dokumentenmengen Zusammenzufasse, zu Interpretieren und Fragen direkt mit Dokumentenkontext zu beantworten. In den kommenden Jahren wird dies immer mehr von Bedeutung werden und uns im Arbeitsalltag unterstützen. Zusätzlich dazu werden LLMs immer performanter und günstiger zu betreiben. Diese Optimierungen werden wir auch in den kommenden Monaten beobachten können, so dass wir davon ausgehen, dass dies die neue Erkennungstechnologie im Dokumenteneingang, auch im Standard, sein wird.

Fazit: d.velop als vertrauensvoller Partner für intelligente Dokumentenverarbeitung

Wenn Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren wollen, braucht es mehr als nur eine gute Idee. Es braucht einen Partner, der Kompetenz, Erfahrung und Innovation vereint: d.velop. Mit intelligenter Workflow-Software, leistungsstarker Prozessmanagement-Software und einem klaren Fokus auf KI-Prozessautomatisierung bietet dir d.velop alles, was moderne Organisationen für eine zukunftssichere intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) benötigen.

Smarte Technologie und umfassendes Workflow Management

Von der ersten Analyse über die individuelle Beratung bis hin zur maßgeschneiderten Lösung begleitet d.velop seine Kunden auf dem Weg zum Digital Workplace: effizient, zuverlässig und praxisnah. Dank kontinuierlicher Weiterentwicklung und persönlichem Support bleibt deine Lösung auch morgen noch leistungsfähig. Wer auf d.velop setzt, investiert nicht nur in smarte Technologie, sondern in ein umfassendes Workflow Management, das digitale Prozesse wirklich versteht und gestaltet.

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