Mitarbeiter-App einführen: 5 Maßnahmen für breite Akzeptanz im eigenen Unternehmen  

Wer eine neue Softwarelösung wie eine Mitarbeiter-App flächendeckend im Unternehmen einführen will, ist auf eine hohe Akzeptanz in der Belegschaft angewiesen. Ob die App-Anwendung auch tatsächlich genutzt wird, hängt in hohem Maße davon ab, mit welcher Strategie die Mitarbeiter-App eingeführt wird. Daher lohnt es sich, in entsprechende Maßnahmen zu investieren und sich Gedanken über Einführungsstrategien zu machen.  

In diesem Beitrag stellen wir 5 Maßnahmen vor, die bei einer erfolgreichen Mitarbeiter-App-Einführung helfen und für schnelle Akzeptanz sorgen.  

Warum lohnt sich die Einführung einer Mitarbeiter-App überhaupt für Unternehmen?  

Eine Mitarbeiter-App ist in erster Linie für die gesamte Belegschaft gedacht, um Information, Kommunikation und Kollaboration digital und mobil zu gestalten. Die vielseitigen Features einer Mitarbeiter-App machen sie zu der zentralen Informations- und Kommunikationsplattform im Unternehmen: 

• Informationen in Echtzeit mit allen Mitarbeitenden teilen:  Alle Mitarbeitenden – ob im Außendienst, im Home-Office oder in der Produktion – können standortunabhängig und jederzeit in die Unternehmenskommunikation eingebunden werden. 
• Prozesse vereinfachen: Digitale und mobile Workflows können flexibel angestoßen werden und entlasten die Belegschaft, sodass mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Arbeitsalltag bleibt.  
• Zusammenarbeit verbessern: Teams können sich über die App und die integrierte Chat-Funktion organisieren und abstimmen.  
• Transparenz und Miteinander fördern: Mitarbeitende fühlen sich durch die transparente Kommunikation jederzeit abgeholt und identifizieren sich stärker mit ihrem Arbeitgeber. Das steigert die allgemeine Zufriedenheit sowie Motivation und führt zu einer langfristigen Mitarbeiterbindung.  

Das besonderer an der d.velop Mitarbeiter-App ist, dass Du sie individuell mit den Funktionen ausstatten kannst, die einen echten Mehrwert für Dein Unternehmen bieten.  

5 Maßnahmen, um Deine Mitarbeiter-App erfolgreich einzuführen 

Um das volle Potential einer Mitarbeiter-App ausschöpfen zu können und das Interesse der Belegschaft zu aktivieren, bedarf es geeigneter Maßnahmen zur Einführung der Mitarbeiter-App. Diese Maßnahmen sollten das Mitarbeiter-App-Projekt vom Start- bis zum Zielpunkt begleiten, um die Akzeptanz in der Belegschaft in jedem Schritt zu gewährleisten.  

Im Folgenden geben wir Dir 5 Tipps mit an die Hand, die Du im gesamten Projekt berücksichtigen solltest, während Du deine Mitarbeiter-App einführst.  

Tipp 1: Ziele und Gründe für die Einführung  kommunizieren  

Die Frage „Warum wird eine Mitarbeiter-App eingeführt?“ ist zentral, um Akzeptanz innerhalb einer Organisation zu schaffen. Eine Erläuterung der Möglichkeiten, Benefits und nützlichen Features einer Mitarbeiter-App ist an dieser Stelle hilfreich. Außerdem ist es von großer Bedeutung, gezielte Mehrwerte zu kommunizieren, die mit der Nutzung einer Mitarbeiter-App einhergehen. Dies können beispielsweise folgende Funktionen sein:  

• Alle Mitarbeitenden bleiben durch aktuelle News über die Mitarbeiter-App Up-to-Date 
• Die Belegschaft kann sich leichter vernetzen, kurzfristig in Chats und Gruppen absprechen und so zu spezifischen Fragen austauschen sowie Informationen erhalten 

• Das Wissensmanagement wird durch digitale Handbücher und Anleitungen unkomplizierter und jeder Zeit mobil verfügbar 
• Wichtige Anweisungen gelangen schneller an die richtigen Personen und können umgesetzt werden 
• Prozesse wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Poolfahrzeug-Buchungen können digital angestoßen werden 

Als Kanal für die interne Kommunikation ermöglichen mobile Apps die smarte Vernetzung der Belegschaft untereinander sowohl über das private oder dienstliche Smartphone.  
 
Unser Expertentipp: Gründe und konkreten Mehrwerte einer Mitarbeiter-App benennen und beziehen Sie die gesamte Belegschaft direkt von Beginn an mit ein.  

Tipp 2: Die interne Werbetrommel rühren  

Wenn es darum geht, die Mitarbeiter-App im Unternehmen einzuführen, ist es sinnvoll, von Anfang an feste Ansprechpartner:innen und Botschafter:innen für das Projekt festzulegen. Wenn bestimmte Mitarbeiter:innen zu App-Führsprechern gemacht werden, können diese nicht nur für Fragen rund um die eigene Mitarbeiter-App beantworten, sondern sie auch intern vermarkten. Bei der Einführung der App hat unser Kunde Grunewald beispielsweise Gebrauch von Werbemaßnahmen in Form von Plakaten gemacht, um die Mitarbeiter-App an allen Standorten anzukündigen und die Neugier der Mitarbeitenden zu wecken. Zusätzlich kann der Betriebsrat das Projekt und die Einführung der Mitarbeiter-App positiv unterstützen. 

Tipp 3: Nutzung auf freiwilliger Basis ermöglichen  

Bei der Einführung einer Mitarbeiter-App als Tool für die interne Kommunikation sollte darauf geachtet werden, dass die Nutzung auf freiwilliger Basis erfolgen kann. Die Mitarbeitenden entscheiden dann selbstständig, welche Informationen sie aus dem Unternehmen erhalten möchten. Dennoch können Anwendungsszenarien wie Dienst- und Schichtpläne, Handbücher oder bestimmte Workflows wie die Krankmeldung über die App angeboten werden.  

Tipp 4: Relevante Inhalte für mehr Engagement generieren 

“Content is king” heißt es so schön und das zurecht! Damit eine Mitarbeiter-App auch regelmäßig von der Belegschaft genutzt wird, sind spannende Inhalte mit Mehrwert unerlässlich. Um den Mitarbeitenden die Nutzung der App so einfach wie möglich zu machen, hat die Firma Grunewald Anleitungen zur Verfügung gestellt, die die Zugangsberechtigung zur App erläutern. Zudem wurde ein Redaktions-Team aufgesetzt, das aus Mitarbeitenden aus verschiedenen Bereichen besteht.  

Das Ziel ist es, ein- bis zweimal pro Woche neue Inhalte in der App zu veröffentlichen. Um die Inhalte zu koordinieren, organisiert sich das Team über ein digitales Trello-Board und zweiwöchige Redaktionstreffen. 

Die App-Inhalte sollten:  

1. Neugierde wecken: Lokale Updates, Speiseplan, Karrieremöglichkeiten 

2. Nutzen stiften: Schichtpläne, Chat-Gruppen, HR-Self-Service-Angebote 

3. Interaktion ermöglichen: Umfragen, Social-Media-Einbindung, Like- und Kommentar-Funktion 

4. Goodies bereitstellen: Mitarbeitervorteile, Gewinnspiele, Firmen-Rabatte 

5. Persönlichen Mehrwert berücksichtigen: Kommunikation, Interaktion, Wissen und Service   

Tipp 5: Mitarbeitende aktiv mit einbeziehen  

Was nicht vergessen werden darf und über allem steht, sind die Mitarbeitenden selbst. Alle Informationen zur neuen Mitarbeiter-App sollten fortan immer transparent in der neuen App geteilt werden. Dabei hilft es, wenn die Mitarbeitenden selber aktiv werden und eigene Chat-Gruppen erstellen, Events organisieren und ihre Geschichten aus dem Arbeitsleben in Form von „Ask-me-anything-Sessions“ oder „Virtuellen Coffee-Dates“ auf kreative Art und Weise digital zugänglich machen.  

Mit einer organischen Mischung aus offiziellen News, Hilfestellungen und User Generated Content schafft man es, die gesamte Belegschaft miteinzubeziehen. Auch die Firma Grunewald hat festgestellt, dass das Interesse der Mitarbeitenden schnell geweckt wird und der Wille da ist, die Inhalte aktiv mitzugestalten.  

Fazit: Werde kreativ, um Deine Mitarbeiter-App mit Erfolg einzuführen!  

Um die Vorteile einer neuen Mitarbeiter-App auch aktiv nutzen zu können, müssen alle Mitarbeitenden motiviert und mitgenommen werden. Es ist ebenso wichtig, dass eine strategisch geplante interne Kommunikation die Einführung der neuen Lösung begleitet und den Umstellungsprozess durch relevante Informationen unterstützt. Dadurch kann der gesamten Belegschaft ein Gefühl von Sicherheit im Umgang mit der neuen Lösung gegeben werden. Gleichzeitig braucht es emotionale Kernbotschaften, die Akzeptanz schaffen, den Teamgeist fördern sowie die digitale Unternehmenskultur in die eigene Mitarbeiter-App transportieren.