Je digitaler unsere Arbeit wird, desto wichtiger ist es, Prozesse nicht nur effizient, sondern auch intelligent zu gestalten. Ein Paradebeispiel dafür ist das digitale Onboarding neuer Mitarbeitender – ein Prozess, der sich durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und modernen Softwarelösungen, wie denen von d.velop, deutlich optimieren lässt.
Warum gerade das Mitarbeiter-Onboarding von KI profitiert?
Das Onboarding ist ein komplexer, abteilungsübergreifender Prozess – von der Vertragsunterzeichnung über die Bereitstellung von Arbeitsmitteln bis zur Einarbeitung. Gleichzeitig ist es ein idealer Anwendungsfall für Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben, klare Abläufe und viele Beteiligte machen ihn prädestiniert für digitale Unterstützung.
Ein gut strukturierter Onboarding-Prozess sorgt nicht nur dafür, dass neue Mitarbeitende sich gut aufgehoben und willkommen fühlen, sondern auch schnell produktiv werden können. Eine Win-Win-Situation für Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in.
Was einfach klingt, ist in der Praxis ein Zusammenspiel vieler Akteure – HR, IT, Fachabteilungen. Nur wenn alle reibungslos zusammenarbeiten und ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen, entsteht ein positives Onboardingerlebnis.
Digitale Lösungen als Schlüssel
Moderne Softwarelösungen, die sich KI zu Nutze machen, ermöglichen es, viele dieser Schritte zu automatisieren – von der Dokumentenerstellung über Erinnerungen bis hin zur Aufgabenverteilung. So wird aus einem organisatorischen Kraftakt ein effizienter, digital unterstützter Prozess, der Zeit spart und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.
Der Onboarding-Prozess im Überblick:
Zwischen der mündlichen Zusage zum Job und dem ersten Tag der Mitarbeiterin liegt jede Menge „Arbeit“, die sich in einzelne Prozessschritte herunterbrechen lässt:
- Die persönlichen Daten der neuen Kollegin müssen erfassen werden, um daraus den Arbeitsvertrag zu erstellen.
- Anschließend muss dieser Vertrag rechtskonform gezeichnet werden.
- Im Anschluss an die Vertragszeichnung, muss die passende Hardware bestellt und versendet werden.
- Parallel dazu, muss Kommunikation mit der Kollegin weiterhin stattfinden, z. B. benötigt die Person bereits vor ihrem ersten Tag einen persönlichen Onboarding-Plan.
- Ist die Kollegin einmal im Arbeitsalltag angekommen, gilt es diese möglichst schnell “aufzuschlauen”, indem unternehmensrelevantes Wissen zur Verfügung steht.
Prozess-Schritt 1) Erfassung persönlicher Daten
Wie der Prozess vollständig modelliert und Formulare per Drag-and-Drop erstellt und mit externen Systemen (z. B. HR-Software, Active Directory) nahtlos verknüpft werden, zeigt das folgende Video:
Welche Vorteile ergeben sich?
- Klare Abläufe statt Abstimmungschaos
- Keine doppelten Eingaben, keine Medienbrüche
- Weniger manuelle Routinetätigkeiten, mehr Automatisierung → Prozessbausteine können heute sogar auf Knopfdruck mithilfe von KI-generiert werden (inklusive der Eingabe- und Ausgabeparameter).
Auf Basis der erfassten Daten und Informationen wird jetzt der Arbeitsvertrag generiert. Und damit wären wir beim nächsten Prozessschritt.
Prozessschritt 2) Arbeitsvertrag der neuen Mitarbeiterin digital signieren
Egal, ob die Reform des Nachweisgesetzes oder das Bürokratieentlastungsgesetz – das digitale Zeichnen eines Arbeitsvertrags ist dank dieser neuen Initiativen möglich. Organisationen steht endlich ein Weg offen, die Personaladministration zu vereinfachen und gleichzeitig dem Fachkräftemangel mit schnellerem Recruiting entgegenzuwirken. Durch digitale Signaturprozesse kann so nicht nur das Onboarding beschleunigt und die Time-to-Hire um bis zu 50 % gesenkt werden, sondern auch die Kosten für Personalprozesse. Unternehmen sparen Zeit, ebenso wie Papier-, Druck- und Versandkosten. Auch Konzepten wie „Remote-Work“ und dem „Digital Workplace“ wird so Genüge getan.
So einfach lässt sich der Arbeitsvertrag in unter 10 Minuten digital unterschreiben:
- Arbeitsvertrag in die Signatursoftware hochladen.
- Neuer Signaturumlauf anlegen.
- Dabei kann der Signaturumlauf individualisiert werden: Empfänger:innen listen, Signaturreihenfolge festlegen, persönliche Nachricht ergänzen, Anhänge, Signaturstandard setzen u. v. m.
- Signaturumlauf starten und Arbeitsvertrag digital unterschreiben
- Der oder die Bewerber:in bzw. Arbeitnehmer:in erhält eine Signaturaufforderung per E-Mail und unterschreibt den Arbeitsvertrag ebenfalls digital
- Der final unterschriebene Arbeitsvertrag wird dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer automatisch digital per E-Mail zugestellt.
Alles vollständig nachvollziehbar, rechtskonform und in wenigen Minuten erledigt.
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Mit erfolgreicher Signatur des Arbeitsvertrags lassen sich im nächsten Schritt IT- sowie Beschaffungsprozesse auslösen.
Prozess-Schritt 3) Hardware für die Mitarbeiterin bereitstellen
Jede:r Arbeitgeber:in wünscht sich, dass neue Kolleg:innen sich vom ersten Moment an willkommen fühlen und optimal vorbereitet in ihre neue Rolle starten. Deshalb sollte dafür gesorgt sein, dass der Einstieg reibungslos verläuft. Der Laptop ist einsatzbereit, alle Zugänge sind eingerichtet und Arbeitswerkzeuge stehen zur Verfügung. Auch hier können digitale Softwarelösungen mithilfe von KI unterstützen, indem automatisch:
Wir fassen zusammen: Software unterstützt bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes, indem:
- Hardwarebestellungen automatisch ausgelöst
- Benutzeraccounts eingerichtet
- Zugriffsrechte zugewiesen
- ggf. benötigte Softwareprodukte lizenziert
werden.
Zum jetzigen Zeitpunkt innerhalb der Onboarding-Journey, beginnt man mit der fachlichen Anleitung der neuen Kollegin – und das geschieht zeitlich bestenfalls schon vor erstem Arbeitsantritt beim neuen Arbeitgeber.
Prozess-Schritt 4) Kommunikation mit der Mitarbeiterin (z.B. Bereitstellung eines Onboardingplans via e-Mail)
Der Einsatz künstlicher Intelligenz kann dabei helfen, bereits im Vorfeld der Beschäftigung den optimalen Onboardingplan, z.b. basierend auf der Jobrolle, für die Mitarbeiterin zusammenzustellen. Der Versand des Planes als Dokument kann dann automatisch via e-Mail oder sogar in ein digitales Mitarbeiterpostfach – wie die d.velop postbox – erfolgen. Dort wird die Mitarbeiterin später auch ihre digitalen Gehaltsabrechnungen finden können.
Prozess-Schritt 5) Ab dem 1. Tag muss die Mitarbeiterin Unternehmenswissen finden und aneignen können
Nun ist die Mitarbeiterin im neuen Job angekommen und sieht sich der Herausforderung entgegen, sich schnell unternehmenseigenes Wissen aneignen zu wollen. Außerdem gilt es zu verstehen, an welchen Themenstellungen und Projekten aktuell im Team oder übergreifend gearbeitet wird. Gar nicht so einfach – vor allem, da Wissensdokumente nicht immer zentral abgelegt und verwaltet werden. Viele Inhalte werden heute zudem über schnelllebige Kommunikationstools und in Chaträumen (zum Beispiel in Microsoft Teams) geteilt. Aber auch hier schafft ein cleveres Dokumentenmanagement Abhilfe und supportet neue Kollegen:innen dabei, vorhandenes Wissen schnell und einfach zu finden und zu konsumieren.
Ein Einblick, wie das funktionieren kann, zeigt das Video:
Fazit
Wir merken: Digitale Transformation entfaltet ihren vollen Nutzen erst dann, wenn sie im Alltag spürbar wird – dort, wo Prozesse effizienter laufen, Abstimmungen einfacher werden und Mitarbeitende entlastet werden. Genau an dieser Stelle zeigt sich die Stärke intelligenter Prozessautomatisierung in Verbindung mit KI: Sie verknüpft Menschen, Systeme und Unternehmen, die heute auf digitale Signaturen, KI-gestützte Prozessautomatisierung und intelligente Dokumentenprozesse setzen, stellen sich nicht nur zukunftssicher auf. Sie schaffen bereits heute spürbaren Mehrwert in ihrem Tagesgeschäft.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
- Deutlich kürzere Durchlaufzeiten in Prozessen – von Wochen auf Tage oder sogar Stunden
- Rechtssicherheit durch zertifizierte digitale Signaturen und nachvollziehbare Abläufe
- Weniger manueller Abstimmungsaufwand, da Prozesse strukturiert und automatisiert ablaufen
- Skalierbare Qualität, weil Automatisierung immer gleichbleibende Standards gewährleistet
- Entlastung der Mitarbeitenden durch intelligente Unterstützung in Routineaufgaben
All das gelingt, ohne schwerfällige Großprojekte oder langwierige IT-Rollouts. Möglich wird das durch modulare, schnell integrierbare und anwenderfreundliche Lösungen, wie sie die d.velop platform bereitstellt – zugeschnitten auf die Anforderungen moderner Unternehmen.
Was früher komplex, teuer und exklusiv war, ist heute einfach, schnell und skalierbar. Die Digitalisierung ist kein Projekt. Sie ist ein neuer Arbeitsstandard. Und wer diesen aktiv gestaltet, profitiert nicht nur technologisch, sondern auch kulturell.
Fragen sie doch mal ihre (neuen) Mitarbeiterinnen? 😉