Ein sehr bedeutender Prozess innerhalb eines Unternehmens ist der Procurement Process. Die Sicherstellung von Waren, Rohstoffen oder auch Dienstleistungen sind entscheidend und maßgebend für das wirtschaftliche Handeln und den Erfolg eines Unternehmens. Deshalb haben wir den Prozess einmal unter die Lupe genommen: Wie sieht er genau aus? Welche Herausforderungen gibt es? Und wie können digitale Lösungen bei der Prozessoptimierung helfen? Antworten auf all diese Fragen erhältst du im Artikel. Viel Spaß!
Definition Procurement Process
Der Procurement Process beinhaltet sämtliche Aktivitäten, welche sich mit der Planung und dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen beschäftigen. Er stellt die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung der Waren sicher, mit dem Ziel, die richtige Ware in der korrekten Menge zum passenden Zeitpunkt am richtigen Ort und in zufriedenstellender Qualität zu erhalten.
Die 6 Schritte des Procurement Process im Überblick
1. Die Bedarfsermittlung
Im Schritt der Bedarfsermittlung wird analysiert und identifiziert, welcher Bedarf an bestimmten Ressourcen, Waren oder Dienstleistungen besteht. Häufig passiert dies durch eine automatisierte Bedarfsplanung, welche von anderen Faktoren abhängt, wie zum Beispiel der Produktionsplanung oder der Lagerbestände.
2. Die Bedarfsanforderung
Für eine effiziente und bedachte Beschaffung ist es wichtig, die richtige Ware, beim richtigen Lieferanten in korrekter Menge an den richtigen Ort zu bestellen. Das klingt einfach, jedoch entspricht das nicht immer der Realität. Die Bedarfsanforderung ist eine formalisierte Anfrage an den Einkauf und sorgt für eine zentrale Kommunikation des Bedarfs. Diese kann fachlich am besten bewerten, bei welchem Lieferanten die Ware bestellt wird, um ausgehandelte Kondition optimal zu nutzen, die richtige Ware zu bestellen und verhindert damit den Maverick-Buying-Effekt. Dieser Effekt beschreibt ein „wildes Einkaufsverhalten“, das heißt zu viele Mitarbeitende können Ware bestellen und dabei wird weder auf die richtige Wahl der Lieferanten noch auf mögliche Doppelungen von Bestellungen geachtet.
3. Das Lieferantenmanagement
Das Lieferantenmanagement ist ein entscheidender Aspekt im Procurement Process. Hier werden die passenden Lieferanten ausgewählt und Lieferkonditionen ausgehandelt. Das Ausarbeiten von Lieferantenverträgen ist hier ebenfalls ein wichtiger Bestandteil. Es werden Verhandlungsziele und Argumentationsketten für ein optimales Verhandlungsergebnis erarbeitet.
4. Angebotseinholung und -vergleich
Bei der Angebotseinholung sind Informationen, wie perfekte Auftragserfüllung, Preise, Zahlungsbedingungen und Qualität der Ware entscheidende Aspekte. Sie sind die Grundlage für das zu stellende Angebot der Lieferanten. Zudem sind dies die entscheidenden Bestandteile für den Angebotsvergleich. Dabei gewichtet das bestellende Unternehmen die Bestandteile des Angebotes ganz nach seiner individuellen Situation. Ist beispielsweise die gewünschte Ware gerade knapp, ist der Liefertermin entscheidend, ist das bestellende Unternehmen gerade wenig liquide, spielt der Preis oder die Zahlungsbedingung eine größere Rolle.
5. Bestellung
Die Bestellung wird unmittelbar nach endgültiger Auswahl des Angebots getätigt. Die Grundlage ist die vorangegangene Bedarfsanforderung sowie die Auswahlkriterien bei der Angebotswahl. Die Bestellung wird in der Regel vom Einkauf getätigt und die später die Grundlage für die Prüfung der Auftragsbestätigung sowie für den Wareneingang.
6. Rechnungsabwicklung
Die Rechnungsabwicklung schließt den Procurement Process ab. Die beschaffte Ware muss je nach festgelegtem Zahlungszeitpunkt bezahlt werden. Dabei ist die ordnungsgemäße und effiziente Abwicklung von Rechnungen entscheidend, um die finanziellen Transaktionen im Beschaffungsprozess zu verwalten und die Zahlungsverpflichtungen gegenüber dem Lieferanten zu erfüllen.
Herausforderungen im Procurement Process
Der Procurement Process bringt einige Herausforderungen für Unternehmen mit sich. Ein zunehmend zentrales Problem ist die schlechte Lieferfähigkeit von bestimmten Rohstoffen aufgrund verschiedener globaler Einflüsse. Unternehmen sind gezwungen, aktives Risikomanagement betreiben, um benötigte Waren verfügbar zu machen. Zudem stellen starke Preisschwankungen Unternehmen vor weitere Herausforderungen in der Planbarkeit. Strategische Planung, Koordination und Überwachung sind wichtiger, denn je.
Eine weitere zentrale Herausforderung im Prozess ist die Einhaltung von Compliance Anforderungen. Der Procurement Process unterliegt verschiedenen Compliance sowie rechtlichen Anforderungen. Die Gesetze hinsichtlich ethischen Standards, Umweltauflagen, Zollbestimmungen oder auch Compliance werden immer schärfer. Ein Beispiel stellt das verabschiedete Lieferkettengesetz dar. Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Einhaltung zu überwachen und gegebenenfalls frühzeitig Maßnahmen einzuleiten.
Wie effizient kann der Procurement Process sein?
Neben den Herausforderungen im Procurement Process durch externe Einflüsse und Vorgaben, kann der Procurement Process bestehende Herausforderungen im Bereich der Performance. Ein schlecht aufgesetzter und nicht automatisierter Prozess kann schlichtweg ineffizient sein. So können zum Beispiel intransparente Prozesse und Medienbrüche zu einem hohen Zeitinvest führen und somit auch erhöhte Prozesskosten nach sich ziehen.
Digitalisierung sorgt für Effizenz
Eine ganzheitliche Digitalisierung des Procurement Process sichert hingegen Effizienzpotenziale. Wie?
- Operative Tätigkeiten, wie der Abgleich von Bestellung und Auftragsbestätigung oder die Übermittlung prozessrelevanter Dokumente an involvierte Personen, können automatisiert und digital passieren.
- Die Darstellung aller Prozesse auf einer digitalen Oberfläche bietet Transparenz für alle Prozessbeteiligten
So werden Zeit, Ressourcen und Kosten gespart und die Einkaufsabteilung kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, wie beispielsweise die Sicherung von Lieferketten.
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Die Zukunft des Procurement Process mit d.velop
Digitalisierung ermöglicht eine Verschlankung der Prozesse und Prozessbeteiligte können sich weg von operativen Tätigkeiten hin zu strategischen Aufgaben bewegen. Im Rahmen von Einkauf 4.0 steht die lern- und entscheidungsfähige Automatisierung als technische Unterstützung sämtlicher Beschaffungsaufgaben im Vordergrund. Aufgrund zunehmender Herausforderungen in den Bereichen Lieferfähigkeiten oder Preisschwankungen muss sich der Einkauf vermehrt mit strategischen Handlungen beschäftigen. Dies bedarf Erleichterungen im operativen Bereich und kann mit Hilge der d.velop platform gelöst werden. Denn d.velop bietet eine digitale Plattform für alle Bestandteile des Procurement Process nativ integriert in SAP. So können Beschaffungsprozesse in SAP vollständig digital und transparent für alle Beteiligten abgebildet werden.
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