Die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen ist ein komplexer Prozess, der völlig branchenunabhängig in jedem Unternehmen vorkommt. Selbstverständlich gibt es unterschiedliche Ausprägungen, aber im Kern geht es immer um dieselben Thematiken. Wie erfasse ich meine Rechnungen vollständig und korrekt? Wie verringere ich die Durchlauf- und Liegezeiten? Wie haushalte ich effektiv mit meinen vorhandenen Personalressourcen? Und wann soll ich mit der Digitalisierung meiner Rechnungsverarbeitung mit Microsoft Dynamics 365 NAV/BC starten? Klare Antwort: Jetzt! Warum das so ist, verraten wir Dir in diesem Blogartikel.
Der richtige Zeitpunkt, um die Rechnungsverarbeitung mit MS Dynamics 365 NAV/BC einzuführen, ist jetzt!
1. Die Coronapandemie als Treiber von Digitalisierungsprojekten
Aufgrund der Pandemie waren viele Unternehmen in den letzten zwei Jahren gezwungen, sich mit dem Thema Digitalisierung zu beschäftigen, um weiterhin das Funktionieren der internen Prozesse zu gewährleisten. Für viele Mitarbeiter bedeutete das, die ersten vorsichtigen Schritte virtuell zu arbeiten. Anfängliche Skepsis wich mit der Zeit Akzeptanz und letztlich wuchs die Überzeugung, mit neuen Technologien auch Chancen wahrnehmen zu können. Die Pandemie legte also für ein entsprechendes Digitalisierungsprojekt das Fundament und baute interne Widerstände ab
2. Cloud Technologien halten Einzug in Unternehmen
„Das Internet ist für uns alle Neuland“, sagte einst die frühere Bundeskanzlerin Angela Merkel und genauso verhielt es sich für viele Unternehmen lange Zeit beim Thema Cloud. Heute sieht die Welt schon anders aus und die Technologie hat in vielen Bereichen des beruflichen Alltags Einzug gehalten. Aber auch das Bewusstsein, dass im Grunde ein Großteil, der im privaten Leben genutzten Dienste aus der Cloud konsumiert werden, wächst. Somit hat die Zeit nicht nur dafür Sorge getragen, dass die Ressentiments gegenüber Cloud abgebaut wurden, sondern auch die Anbieter inzwischen genug Zeit hatten, ihre Lösungen für die Cloud vorzubereiten.
3. Geplantes Update auf Microsoft Dynamics 365 Business Central
Viele Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 NAV im Einsatz haben, planen bereits ein Update auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Was als Migrationsprojekt startet, stellt sich oftmals als komplette Neuausrichtung heraus. Im Zuge dieser Umstellung bietet es sich an, Funktionen und Prozesse auszulagern und selbstgestrickte Eigenentwicklungen durch etablierte Standards und Best Practice Ansätze zu ersetzen.
Warum überhaupt Rechnungen digital verarbeiten?
Die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses ist eine Investition in die Zukunft. Das zeigen allein diese Zahlen.
- Eine Papierrechnung kostet 10 – 12 € in der Verarbeitung
- Eine Freigabe dauert bis zu 14 Tage
- In 50 % der Fälle schlägt die 3-Belegprüfung (Bestellung, Rechnung, Lieferschein) fehl
- 5,25 Mitarbeiter sind durchschnittlich pro Prozess involviert
- 0,5 % aller Rechnungen gehen verloren
Aber auch abseits der harten Fakten zeigen sich verschiedene Vorteile gegenüber dem analogen Prozess:
- Mehr Prozesssicherheit: Die Rechnung durchläuft einen genau vordefinierten Weg. Gleichzeitig greifen automatisch Eskalationsstufen. Rechnungen, die einmal im Prozess sind, gehen nicht mehr verloren, da sämtliche Aktivitäten protokolliert werden.
- Höhere Transparenz: Alle im Umlauf befindlichen Rechnungen werden in einem Rechnungsmonitor vorgehalten. So weiß die Buchhaltung zu jeder Zeit, bei welchem Prüfer oder Freigeber gerade welche Rechnung liegt. Zudem können Abweichungen der Rechnung von der ursprünglichen Bestellung direkt farblich hervorgehoben werden.
- Medienbruchfreiheit: Rechnungen, welche bereits in elektronischer Form per E-Mail im Unternehmen ankommen, müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Eine Postfachüberwachung sorgt vielmehr dafür, dass der Beleg ohne manuelles Eingreifen direkt in den Prüfungsprozess überführt wird.
- GoBD Konformität: Ein digitaler Prozess stellt wesentlich mehr Sensorpunkte bereit zur Einhaltung der rechtlichen, aber auch internen Richtlinien.
Rechnungsverarbeitung mit Microsoft Dynamics 365 Bordmitteln – ist das möglich?
Die knappe Antwort lautet ja – aber man spielt ja auch nicht Baseball mit einem Billardqueue. Jede Software im Unternehmen ist für einen bestimmten Zweck angeschafft worden. Die Kerndisziplinen von Microsoft Dynamics 365 liegen dabei im Bereich Enterprise Ressource Planning. Es bietet schlichtweg nicht die benötigte Funktionalität für eine effektive und vor allem effiziente Umsetzung der Anforderung rund um eine digitale Rechnungsverarbeitung.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) bieten jedoch die Möglichkeit, das ERP – genauer das Modul für die Finanzbuchhaltung (FiBu) – in diesen Prozess nahtlos zu integrieren. Dabei ist es im Grunde dank standardisierten Schnittstellen egal, ob es sich um ein Microsoft Dynamics 365 NAV, Business Central oder anderes ERP-System handelt. Im Idealfall bildet das DMS den gesamten Prozess vom Eingang bis zur Buchung durchgehend ab.
Das folgende Video beschreibt, wie der Prozess zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen in 7 Schritten abgebildet werden kann.
Rechnungsprüfung in Microsoft Dynamics 365 NAV/BC integrieren
Im Grunde gibt es zwei wesentliche Berührungspunkte. Bei der Erfassung bzw. Klassifizierung der Rechnung wird auf Kreditorenstamm – und Bestelldaten zurückgegriffen. Hier findet ein direkter Zugriff auf die Datenbank der FiBu statt, sodass der Beleg für den Prüfungsprozess mit Eigenschaften verschlagwortet wird. Im Zuge der Datenbankabfrage werden auch weitere Daten wie Kostenstellen, Sachkonten, Steuerschlüssel u.v.m. für die Kontierung des Beleges herangezogen. Am Ende des Eingangsrechnungsprozesses wird der Buchungssatz an die FiBu übergeben und bei Bedarf der Beleg auch direkt gebucht.
Durch diese Vorgehensweise wird das Microsoft Dynamics 365 ERP als führendes System genutzt, sodass die Anwender von den bereits bestehenden Stammdaten profitieren. Überall da, wo der Leistungsumfang des ERP nicht ausreichend ist, werden dem Anwender gleichzeitig über das DMS Komfortfunktionen zur Prüfung der Belege zur Verfügung gestellt.
Weiter lassen sich mit den im Workflow angereicherten Daten Übersichten in Form eines Rechnungsbuches / Rechnungsmonitors generieren. Diese können wiederum, je nach Wunsch des Anwenders im DMS oder direkt in die Microsoft Dynamics Oberfläche integriert werden.
Gesetzliche Vorgaben rund um die Rechnungsverarbeitung mit MS Dynamics 365 NAV/BC
Revisionssicherheit ist für viele ein Begriff, den sie zwar schon einmal gehört haben, aber nicht wirklich greifen können. Zumal man ihn auch in keinem Gesetzbuch wiederfindet. Gerade bei der Anbindung von Microsoft Dynamics 365 Business Central oder anderen ERP Systemen, spielt das Thema aber eine wichtige Rolle, da in diesen Systemen ebenfalls ein entsprechendes revisionssicheres Konzept mit eingearbeitet werden muss. Grob gesagt gibt es drei Elemente der Revisionssicherheit.
- Hardware
- Software
- Prozesse
Die Hardware ist insofern wichtig, als sämtliche Daten auf entsprechenden Speichermedien der GoBD entsprechend vorgehalten werden. Das bedeutet unter anderem, dass Informationen nicht einfach gelöscht werden können.
Die Software unterstützt diese Sicherheitsfunktionen und wird normalerweise über ein DMS abgebildet. An dieser Stelle ist es wichtig, im Rahmen der Eingangsrechnungsverarbeitung auch die anderen relevanten Systeme mitzuberücksichtigen. Insbesondere die Dokumentation der Schnittstellen und die Sicherstellung der Datenintegrität bei der Übertragung verlangen eine hohe Aufmerksamkeit.
Am Ende gilt es in einer Verfahrensdokumentation den gesamten Prozess, angefangen beim Rechnungseingang, bis hin zur Buchung, bzw. Zahlung der Rechnung zu beschreiben.
Zusammengefasst definiert sich der Begriff Revisionssicherheit über folgende Gesetzestexte:
- Handelsgesetzbuch (§ 239, § 257 HGB)
- Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO)
- Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Fazit: Viele Potenziale durch automatisierte Rechnungsverarbeitung in MS Dynamics 365 NAV/BC
Das Thema Rechnungsverarbeitung mit Microsoft Dynamics 365 NAV/Business Central hat verschiedene Facetten, die es zu betrachten und zu beachten gilt. Der Mix aus Verantwortlichkeit gegenüber den eigenen Fachbereichen, der Technik und dem Gesetzgeber macht diesen Vorgang zu einem Schlüsselprozess mit riesigen Potenzialen zur Verbesserung. Die Herausforderung dabei ist die Erzielung eines hohen Automatisierungsgrades und der Einbindung der führenden Systeme, sodass der Anwender effizient aus der für ihn gewohnten Umgebung agieren kann. Als Benefit winken Kostensenkungen und Prozesssicherheit als Folge guter Planung und entschlossenen Handelns.
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