Einkauf heißt nicht gleich Einkauf – es ist klar, dass Materialien oder Dienstleistungen für ein Unternehmen beschafft werden. Doch je größer die Unternehmensorganisation, desto komplexer die Organisation des Einkaufs. Wir klären auf, welche Strukturen SAP ERP für die Anwender schafft.
Was ist eine Einkaufsorganisation?
Bei der Einkaufsorganisation handelt es sich um eine organisatorische Einheit im Unternehmen, welche Materialien oder Dienstleistungen einkauft und somit der Kern der Beschaffung eines Unternehmens ist. Die Einkaufsorganisation ist für die Verhandlung der Lieferkonditionen zuständig sowie rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich.
Welche Organisationsebenen gibt es im Kontext der SAP Einkaufsorganisation?
Mandant
Die Unternehmensstruktur im SAP-System besteht grundsätzlich aus einem Mandanten, welcher eine Gruppierung von rechtlichen, organisatorischen oder administrativen Einheiten mit einem gemeinsamen Zweck – beispielweise ein Konzern – abbildet. Die Daten der Mandanten sind strikt voneinander getrennt.
Buchungskreis
Der sogenannte Buchungskreis ist die Firma oder Tochtergesellschaft, welche eine rechtlich selbstständige, gemäß den Vorschriften bilanzierende Einheit innerhalb eines Mandanten darstellt.
Werk
Das Werk ist zum Beispiel eine Produktionsstätte oder eine Niederlassung. Es ist eine Betriebsstätte innerhalb eines Buchungskreises.
Einkaufsorganisation
In einer Organisation gibt es ein oder mehrere Einkaufsorganisationen, welche sich in verschiedene Einkaufsgruppen aufgliedern lassen.
Wie strukturiere ich meine SAP Einkaufsorganisation?
Nun wissen wir, was ein Mandant, ein Buchungskreis und ein Werk ist und dass der Mandant ganz oben in der Unternehmensorganisation steht, darunter der Buchungskreis und abschließend das Werk. Doch es gibt so einige Möglichkeiten, die Organisationseinheiten verschieden zu organisieren:
Konzernbezogener Einkauf:
Der konzernbezogene Einkauf beinhaltet mehrere Buchungskreise mit mehreren Werken, für die eine Einkaufsorganisation zuständig ist. Ein alternativer Begriff ist die buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation. Diese Einkaufsorganisation hat die meisten Rechte von allen, da sie buchungskreisübergreifend beschaffen darf.
Firmenbezogener Einkauf:
Der firmenbezogene Einkauf besteht aus einer oder mehreren Einkauforganisationen, welche jeweils nur für einen Buchungskreis zuständig sind. Diese Form des Einkaufs wird auch werksübergreifende Einkaufsorganisation genannt.
Werksbezogener Einkauf:
Beim werksbezogenen Einkauf ist eine Einkaufsorganisation nur für ein Werk zuständig.
Bei dem konzernbezogenen und firmenbezogenen Einkauf handelt es sich um eine zentrale Einkaufsorganisation und bei dem werksbezogenen Einkauf wird demnach dezentral eingekauft.
Warum gliedert man SAP Einkaufsorganisationen in mehreren Stufen?
Als Beispiel bewegen wir uns in der Automobilindustrie: Es gibt Produkte, wie zum Beispiel Reifen, welche für sehr viele verschiedene Autos bei der Produktion verbaut werden. An der Stelle macht es Sinn, als buchungskreisübergreifende Einkaufsorganisation die Reifen für verschiedene Firmen (Buchungskreise) und Werke zu beschaffen. So können bessere Lieferkonditionen ausgehandelt werden.
Wenn es sich um markenspezifische Produkte handelt, wie zum Beispiel das Markenzeichen eines Autos, welche nur einer Firma (Buchungskreis) in der Organisation zugeordnet werden, dann ist eine werksübergreifende Einkaufsorganisation von Vorteil.
Geht es um die Beschaffung von Werkzeug oder Büromaterial für ein ganz bestimmtes Werk, macht eine werkbezogene Einkaufsorganisation Sinn, weil diese Materialien nur für das Werk verwendet werden.
Doch auch innerhalb der Einkaufsorganisation lässt sich über die Organisation sprechen, denn je größer die Einkaufsabteilung, desto komplexer der Einkaufsprozess.
Den SAP Einkauf mit dem digitalen Purchase-to-Pay Prozess organisieren
Der digitale Purchase-to-Pay Prozess erstreckt sich von der Bedarfsmeldung über die Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und endet bei der Rechnungsverarbeitung. Er spiegelt den gesamten Einkaufsprozess wider und definiert die einzelnen Stufen. Laut der Devise „So kompliziert wie nötig, so einfach wie möglich“, werden mit dem digitalen Purchase-to-Pay Prozess Durchlaufzeiten verringert und Medienbrüche verhindert, um mehr Transparenz zu gewährleisten.
SAP P2P – In 4 Schritten zum automatisierten Beschaffungsprozess