Unterschrift digital erstellen: Darauf musst du achten!

Veröffentlicht 28.11.2023

Mark Kesselmann Product Marketing Manager d.velop

Beitragsbild Unterschrift digital erstellen

Bist du bereit, den Schreibstift gegen „einen Klick zu tauschen“ und deine Vertragsprozesse ins digitale Zeitalter zu befördern? In unserem neuesten Artikel erfährst du alles, was du wissen musst, um rechtsverbindlich und professionell deine Unterschrift digital erstellen zu können. Von rechtlichen Aspekten bis zu technischen Feinheiten – wir decken alle wichtigen Punkte ab, damit du dich sicher und selbstbewusst durch die digitale Welt bewegen kannst.

Infografik zeigt Entwicklung des Unterschriftenprozesses

Unterschrift digital erstellen: Vorteile auf einen Blick

„Ich soll meine Unterschrift digital erstellen? Nein danke, bleibe lieber traditionell bei Stift und Papier!“ – ein Statement, welches wir hoffentlich in naher Zukunft nicht mehr in der Verwaltung hören werden. Viele Unternehmer, darunter auch ehemalige Papiernostalgiker, erkennen bereits die zahlreichen ökonomischen und ökologischen Mehrwerte, die eine Umstellung auf digitale Signaturprozesse mit sich bringt. Darüber hinaus ist die E-Signatur ein besonderes Anliegen. Denn im Gegensatz zu anderen Digitalisierungsprojekten kann sie in nur wenigen Tagen umgesetzt werden. Bereits ab dem ersten Tag sind die Einsparpotenziale spürbar. Das sind die größten Vorteile, wenn wir im Unternehmen eine Unterschrift digital erstellen:

  1. Kosten für Vertragsprozesse senken: Spare dir die Kosten für Papier, Druck und Versand und werde unabhängig von neuen Kostensteigerungen z.B. durch Portoerhöhungen
  • Zeitaufwand enorm reduzieren: Ein digitalisierter Unterschriftenprozess senkt die Durchlaufzeiten von mehreren Tagen auf wenige Minuten.
  • Ortsunabhängigkeit: Vermeide unnötige physische Reisen für die Unterzeichnung von Verträgen – unterschreibe, wann und wo du willst!
  • Keine Medienbrüche: Was ist nochmal ein Drucker bzw. Scanner? Erlebe einen durchgängig digitalen Prozess ohne Medienbrüche. Von der Erstellung des Vertrages über die Signatur bis hin zur Archivierung in nur einem System.
  • Natürliche Ressourcen schonen: Leiste einen echten Beitrag für eine nachhaltigere Arbeitswelt, z.B. durch die Reduzierung von CO₂ (Vermeidung von Reisen und Abholzung)

Nachhaltigkeit (unter)schreibt man digital.

Unterschrift digital erstellen: Das benötigst du für den Start

Wenn du eine Unterschrift digital erstellen möchtest, gibt es einige grundlegende Voraussetzungen. Wir stellen dir die drei wesentlichen Dinge vor, die du benötigst, um deine Unterschrift digital erstellen zu können und deine Vertragsprozesse zu optimieren. So bist du bestens vorbereitet, um in die Welt der digitalen Unterschrift einzutauchen:

E-Signatur-Software

Eine E-Signatur-Software ist eine spezialisierte Anwendung, die es ermöglicht, Unterschriften digital zu erstellen, zu speichern und zu verwalten. Die Software bietet eine sichere und rechtsverbindliche Methode, um Dokumente digital zu unterzeichnen und ist damit eine Alternative zur traditionellen Unterschrift mit Stift auf Papier. Die Software bietet zudem eine hohe Sicherheit und Nachverfolgbarkeit von Signaturen, um sicherzustellen, dass Unterzeichnende tatsächlich diejenigen sind, für die sie sich ausgeben, und dass die Integrität des unterzeichneten Dokuments gewährleistet ist.

Abbildung der eigenen Unterschrift

Um die E-Signatur-Software zu nutzen, benötigst du noch ein Bild deiner eigenen Unterschrift, um zukünftig mit einem Signaturzertifikat deine Unterschrift digital erstellen zu können. Darüber hinaus bieten manche Softwareanbieter, wie z.B. d.velop sign, neben dem einfachen Unterschriftenbild auch die Freihandzeichnung und die generierte Unterschrift als Alternativen an. Bei der Freihandzeichnung wird die handschriftliche Unterschrift, z.B. auf einem Tablet, nachgestellt. Hingegen wird bei der generierten Unterschrift von der Software automatisch ein Signaturbild nach einem bestimmten Stil erstellt. Das bietet sich vor allem dann an, wenn du mit der Ästhetik deiner eigenen Unterschrift nicht so zufrieden sein solltest.

Internetfähiges Endgerät

Damit du im Unternehmen final deine Unterschrift digital erstellen kannst, benötigst du ein internetfähiges Endgerät. Das könnte z.B. ein Notebook, Tablet oder Smartphone sein.

Infografik zeigt, was zum Unterschrift digital erstellen benötigt wird

Unterschrift digital erstellen: QES als Spezialfall

Besonders aufpassen solltest du bei Dokumenten, bei denen ein gesetzliches Schriftformerfordernis (§ 126 BGB) gilt. Wichtig zu wissen ist, dass nur die qualifizierte elektronische Signatur die handschriftliche Unterschrift auf Papier ersetzen kann, solange es keine gesonderte Regel in der Gesetzgebung gibt (§§ 126, 126a BGB). Die qualifizierte elektronische Signatur ist die Signaturstufe mit dem höchsten Sicherheitsstandard und den strengsten Anforderungen nach der europäischen eIDAS-Verordnung, die gemeinsam mit dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) den Einsatz von elektronischen Signaturen im europäischen Wirtschaftsraum regelt.

Aber welche Voraussetzungen musst du erfüllen, um eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) zu nutzen und in dieser Form deine Unterschrift digital zu erstellen? Bei der QES verifiziert ein Vertrauensdiensteanbieter die Identität einer Person. Hierzu muss sich die unterzeichnende Person zunächst ein Konto bei dem jeweiligen Anbieter einrichten. Im nächsten Schritt durchläuft die Person einmalig ein Identifizierungsverfahren (z.B. eID, Video-Ident oder PoS-Ident). Nach der erfolgreichen Verifizierung kann die Person rechtssichere Unterschriftenprozesse anstoßen.

Infografik zeigt die Verifizierung im Signaturprozess

Unterschrift digital erstellen: Testversion für deinen digitalen Durchbruch

Nenne es Durchbruch, Gamechanger oder Innovation – die E-Signatur wird sich durch die zahlreichen unternehmerischen Vorteile weiterhin schnell ausbreiten. Auch du wirst, wenn du diesen Artikel bis hierhin gelesen hast, einen großen Bedarf daran haben, deine Unterschrift digital erstellen zu können. Nutze jetzt deine Chance und teste die Funktionen der digitalen Unterschrift unverbindlich für deine Zwecke!

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