Vertragsmanagement Anbieter richtig auswählen: Tipps, Kriterien und Funktionsumfang

Vertragsmanagement Anbieter sind für Unternehmen heute unverzichtbar, um Verträge effizient zu verwalten und Prozesse zu automatisieren. Verträge bilden das Fundament jeder Organisation – sei es mit Kunden, Lieferanten oder Partnern. Ohne die richtige Lösung geraten Fristen leicht durcheinander, Versionen gehen verloren und wichtige Informationen liegen verstreut in Ordnern oder E-Mails. Das kostet Zeit und kann rechtliche sowie finanzielle Risiken nach sich ziehen. 

Mit der passenden Software lassen sich Abläufe deutlich effizienter gestalten, Fehlerquellen minimieren und Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllen. Nach einer aktuellen Studie „Contract Lifecycle Management neu denken – Strategische Impulse für Wirtschaft und Verwaltung“ der Unternehmensberatung BearingPoint gaben 80% der befragten Unternehmen an, dass durch den Einsatz einer Vertragsmanagement Software Silostrukturen zwischen Abteilungen aufgebrochen werden und somit interne Prozesse besser ablaufen.   

Angesichts der Vielzahl von Vertragsmanagement Anbietern auf dem Markt ist die Wahl der richtigen Lösung jedoch nicht einfach. Daher erklären wir, worauf bei der Wahl des richtigen Vertragsmanagement Anbieters zu achten ist.

Wer unbedacht entscheidet, wählt vielleicht eine Lösung, die zu komplex oder zu teuer ist. Oder sie erfüllt im Alltag schlicht nicht die nötigen Anforderungen. Der passende Vertragsmanagement Anbieter hingegen ermöglicht, dass Verträge zentral verwaltet, Fristen automatisch überwacht und Abläufe effizient standardisiert werden.

Ein Vergleich lohnt sich zudem, um die Funktionen, Integrationsmöglichkeiten, Sicherheitsstandards und Preisstrukturen der Vertragsmanagement Anbieter direkt gegenüberzustellen. So wird aus einer Softwareinvestition eine langfristige Lösung, die den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtert und mit dem Unternehmen wächst.

Kriterien bei der Auswahl eines Vertragsmanagement Anbieters

Bei der Evaluierung potenzieller Vertragsmanagement Anbieter empfiehlt es sich, verschiedene Kriterien sorgfältig zu prüfen, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Software perfekt den unternehmensspezifischen Anforderungen entspricht.

Funktionsumfang

Funktionsumfang
Jedes Unternehmen nutzt Funktionen eines Vertragsmanagements individuell bzw. hat spezifische Anforderungen an eine Vertragsmanagement Software. Deswegen sollte die Lösung grundlegende Bedürfnisse erfüllen, aber auch erweiterte Funktionen aufweisen. Eine Untersuchung der Anpassungsmöglichkeiten und möglichen Erweiterungen ist ratsam, um das System optimal auf die spezifischen Prozesse auszurichten. 💡Spoiler: Welche Kernfunktionen ein Vertragsmanagement Anbieter im Funktionsumfang haben sollte, lest ihr weiter unten im Abschnitt „Funktionsumfang prüfen“.

Betriebsform

Betriebsform 
Neben dem Funktionsumfang ist die Art der Bereitstellung der Vertragsmanagement Software relevant: On-Premises, in der Cloud oder ein hybrider Ansatz? Es ist wichtig, die Anforderungen an Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit zu prüfen und zu überlegen, welches Modell am besten zur IT-Strategie des Unternehmens passt. Außerdem sollte geklärt werden, ob genügend IT-Ressourcen für Implementierung, Verwaltung und Wartung vorhanden sind. Wenn dies nicht der Fall ist, kann es sinnvoll sein, einen Anbieter zu wählen, der Managed Services oder ähnliche Unterstützungsleistungen anbietet. Eine Cloud-Lösung kann in diesem Zusammenhang viel Arbeit abnehmen und ermöglicht gleichzeitig eine deutlich schnellere Implementierung. 

Sicherheit und Datenschutz

Die Daten-Sicherheit steht an erster Stelle. Vertragsmanagement Anbieter sollten daher strenge Sicherheitsmaßnahmen vorzeigen können, um die vertraulichen Informationen zu schützen. Dazu zählen unter anderem verschlüsselte Datenübertragung, Rollen- und Berechtigungskonzepte und die Wahl des Speicherortes der Daten.

Benutzerfreundlichkeit

Eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme erhöhen die Akzeptanz bei den Nutzern. Eine gute Software sollte quasi selbsterklärend sein, sodass sich die Anwender:innen selbstständig und schnell damit vertraut machen können.

Preismodell

Die Kosten sollten transparent und an das Nutzungsverhalten angepasst sein. Einige Vertragsmanagement Anbieter bieten verschiedene Tarife oder Pakete an. Außerdem ist auf das Abrechnungsmodell zu achten: Kosten pro Nutzer, Modul oder Transaktion? Gibt es Zusatzkosten für die Implementierung, den Support oder Software Updates?

Kundensupport

Ein vertrauenswürdiger Vertragsmanagement Anbieter sollte nicht nur während der Implementierung zur Verfügung stehen, sondern auch danach zuverlässige Unterstützung bieten. Dazu sollten Schulungen, E-Learnings eine gute Dokumentation und ein qualifizierter technischer Support zur Verfügung stehen.

Referenzen/ Marktposition

Unternehmen sollten sich zudem die Marktpositionierung des Anbieters näher anschauen. Gehören sie zu den Marktführern? Welche Branchenlösungen bieten sie an? Gibt es namhafte Kundenberichte oder spannende Testimonials aus der eigenen Branche?

In nur 7 Schritten einen Vertragsmanagement Anbieter auswählen

Mithilfe dieser Guideline findest du dein perfektes Match mit einem Vertragsmanagement Anbieter.

Schritt 1 – Anforderungen klar definieren

Lege fest, welche konkreten Anforderungen dein Unternehmen an eine Vertragsmanagement-Lösung hat. Berücksichtige dabei:

• Welche Vertragsarten verwaltet werden sollen 
• Wie viele Nutzer Zugriff benötigen (Abteilungen, Rollen, Berechtigungen) 
• Welche internen Prozesse automatisiert werden sollen (Fristen, Freigaben, Workflows) 
• Branchen- oder Compliance-Anforderungen (z. B. DSGVO, ISO, Audit-Trails) 

Je klarer die Anforderungen definiert sind, desto gezielter kannst du Vertragsmanagement Anbieter vergleichen.

Schritt 2 – Anbietertypen recherchieren

Verschaffe dir einen Überblick über die verschiedenen Arten von Vertragsmanagement Anbietern, um herauszufinden, welcher Typ grundsätzlich zu deiner Unternehmensumgebung passt. Es gibt:

• All-in-One-Lösungen, die breite Funktionen für verschiedene Unternehmensbereiche bieten 
• Spezialisierte Anbieter, die sich auf bestimmte Branchen, Vertragsarten oder Prozessstrukturen konzentrieren 
• Enterprise-Lösungen, die tiefere Integrationen und erhöhte Skalierbarkeit bieten 

Schritt 3 – Funktionsumfang prüfen

Vergleiche die Funktionen der infrage kommenden Anbieter und prüfe, ob sie deinen Anforderungen entsprechen. Ein Funktionsvergleich verhindert später unerwartete Lücken im Prozess. Achte insbesondere auf:

• Benutzerfreundlichkeit & intuitive Bedienung 
• Automatisierte Workflows (z. B. Genehmigungen, Fristen, Erinnerungen) 
• Integration in bestehende Systeme wie ERP, CRM oder DMS 
• Sicherheitsfunktionen, Rollen- und Rechtekonzepte, Compliance 
• Verfügbarkeit von Support & Schulungsressourcen 

Schritt 4 – Kosten vergleichen und bewerten

Analysiere die Preisstrukturen der Vertragsmanagement Anbieter. Die günstigste Lösung ist nicht immer die beste – wichtig ist das Preis-Leistungs-Verhältnis. Berücksichtige:

• Lizenzmodell (SaaS, On-Premise, pro Nutzer, pro Modul) 
• Einmalkosten für Einrichtung oder Implementierung 
• Kosten für Support, Schulungen oder Updates 
• Langfristige Einsparungen durch effizientere Prozesse 

Schritt 5 – Bewertungen und Referenzen lesen

Recherchiere Erfahrungsberichte anderer Unternehmen, idealerweise aus deiner Branche. Das gibt dir einen realistischen Eindruck davon, wie gut der Software Anbieter in der Praxis funktioniert. Befolge diese Tipps:

• Kundenrezensionen auf unabhängigen Plattformen prüfen 
• Case Studies oder Whitepaper lesen 
• Bei Bedarf Referenzkunden direkt kontaktieren 

💡Best Practice: Edding AG

Die Edding AG hat ihren gesamten Vertragsmanagement-Prozess optimiert und die Bearbeitungszeit von ehemals 4–5 Tagen auf durchschnittlich nur noch 5 Minuten reduziert.

An der Lösung begeistert mich, dass es erstmalig ein Standardprodukt ist, welches dann auf das Unternehmen und die Bedürfnisse angepasst werden kann. Wir können neue Funktionen mit einbauen und, wie in unserem Fall, die digitale Unterschrift ergänzen, sodass es in unsere Arbeitsweise passt.

Alina Drechsel, Digital Consultant edding AG
Zur Referenzstory

Schritt 6 – Software testen

Nutze Testversionen, Demos oder Pilotprojekte, um die Software realitätsnah zu prüfen. Ein Test ist einer der zuverlässigsten Schritte, um Fehlentscheidungen zu vermeiden. Teste dabei:

• Benutzerführung & Bedienfreundlichkeit 
• Performance & Geschwindigkeit 
• Passgenauigkeit der Workflows 
• Integration in eure bestehende IT-Landschaft 

Schritt 7 – Entscheidung treffen

Werte alle Informationen aus den vorherigen Schritten aus und vergleiche die Anbieter anhand deiner Prioritäten. Berücksichtige dabei:

• Funktionsumfang 
• Preis-Leistung 
• Integrationstiefe 
• Zukunftssicherheit & Skalierbarkeit 
• Supportqualität

Wähle anschließend den Vertragsmanagement Anbieter, der optimal zu deinen Anforderungen, deinem Budget und deinen Unternehmenszielen passt.

Vertragsmanagement-Anbieter – Ein Partner für den gesamten Vertragslebenszyklus

Zusammenfassend zeigt sich: Die Wahl des richtigen Vertragsmanagement Anbieters ist entscheidend für effiziente und sichere Vertragsprozesse. Ein guter Anbieter überzeugt durch Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, nahtlose Integration, hohe Sicherheitsstandards und zukunftsorientierte Lösungen. Er ist nicht nur ein Lieferant, sondern ein strategischer Partner, der das System individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst. Mit dem passenden Vertragsmanagement Anbieter laufen Verträge reibungslos, die Produktivität steigt, die Rechtssicherheit wird gestärkt und nachhaltiges Unternehmenswachstum wird gefördert.