DATEV Schnittstellen für digitale Prozesse im Rechnungswesen

Veröffentlicht 10.05.2022
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Maike Lampe

Maike Lampe Online Marketing Managerin d.velop

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DATEV und deren Lösungen sind tägliche Begleiter in der Arbeitswelt von Buchhaltern, aber auch Betrieben, die kein eigenes Rechnungswesen haben und ihre Buchhaltungsprozesse auslagern. Die Vielzahl an DATEV Schnittstellen macht den gesamten Rechnungsprozess jedoch undurchsichtig. So stellen sich Unternehmen oftmals die Fragen: Welche DATEV Schnittstelle passt zu uns? Worin unterscheiden sie sich? Und wie setze ich die Anbindung an meine Buchhaltungssoftware um? Wir bringen Licht ins Dunkel und zeigen anhand von Anwendungsbeispielen, wann welche DATEV Schnittstelle einzusetzen ist.

Eintauchen in die DATEV-Welt mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Unternehmen Online

DATEV bietet im Kontext der Eingangsrechnungsverarbeitung drei Schnittstellen mit unterschiedlichen Funktionsumfängen und somit einer jeweils spezifischen Bedeutung für unterschiedliche Anwendungsfälle. Hierbei können Unternehmen eine Schnittstelle für DATEV (Kanzlei) Rechnungswesen (REWE) und zwei unterschiedliche für DATEV Unternehmen Online (DUO) in ihr Buchhaltungssystem integrieren. Genauer gesagt, geht es bei DATEV Rechnungswesen um die Schnittstelle DATEVconnect und bei DUO um den DATEV Belegbildservice sowie den Rechnungsdatenservice 1.0.

Infografik DATEV Schnittstellen
Infografik DATEV Schnittstellen

DATEV Belegbildservice für DATEV Unternehmen Online

Die Schnittstelle DATEV Belegbildservice bietet Betrieben die Möglichkeit, Belegbilder aus ihrem Rechnungsprogramm nach DUO zu übergeben. Beispielsweise die Übergabe einer Rechnung im PDF-Format an den entsprechenden DUO-Account. Zwei Wege der Übertragung stehen hier zur Auswahl: Zum einen die manuelle Einzelübergabe am Belegbild, zum anderen eine automatisierte Variante. Bei letzterem können Rechnungen anhand des Belegtyps in der DATEV Queue automatisch zwischengespeichert und zu einem beliebigen Zeitpunkt – ob täglich, wöchentlich oder monatlich – vom Betrieb nach DATEV Unternehmen Online übertragen werden. DATEV Belegbildservice wird in der Regel von Betrieben eingesetzt, die keine eigene Buchhaltung innehaben und die Rechnungen über diesen Weg an ihre Steuerberatung abgeben. In DUO kann der Steuerberater auf die übermittelten Belege zugreifen und die Buchhaltung seines Mandanten ausführen.

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 für DATEV Unternehmen Online

Der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 ist im weitesten Sinne eine erweiterte Funktion des Belegbildservices. Der Buchhalter kann zusätzliche Informationen, wie die Kostenstelle oder das Buchungskonto, sicher und virengeprüft von seinem Rechnungsprogramm an DATEV Unternehmen Online übergeben. Die Belegbilder werden in Belege online abgelegt und sind automatisch mit den ebenfalls übergebenen Buchungsvorschlag verknüpft. Diese Schnittstelle ist sinnvoll, wenn

  • Unternehmen ihre Buchhaltung unterjährig selbst ausführen möchten.
  • für das Unternehmen die Übergabe von Projektkostenstellen relevant ist.
  • Unternehmen selbstbuchende Mandanten sind, die die Zahlungsfunktion in DUO nutzen wollen.
    Durch den Rechnungsdatenservice 1.0 können selbstbuchende Unternehmen zudem ihre Belegbilder und Buchungsinformationen nach DATEV Rechnungswesen importieren.

Die ideale Roadmap für die digitale Rechnungsverarbeitung mit DATEV

DATEVconnect für DATEV (Kanzlei) Rechnungswesen

DATEVconnect bildet die dritte Integrationsmöglichkeit – speziell für Unternehmen, die DATEV (Kanzlei) Rechnungswesen im Einsatz haben. Im Vergleich zu den DUO-Schnittstellen ermöglicht DATEVconnect einen einfachen und voll automatisierten Austausch der Daten zwischen den branchenspezifischen Rechnungssoftware-Anwendungen des Unternehmens und den DATEV-Programmen. So können Buchhalter ihre in DATEV hinterlegten Daten direkt in ihrem Rechnungsprogramm verwenden. Dabei umgeht DATEVconnect redundante Datenhaltungen. Dank der Schnittstelle und dem bidirektionalen Datenaustausch haben Buchhalter die Möglichkeit, vollständige Buchungssätze oder optional teilkontierte Buchungsvorschläge aus ihrer Rechnungssoftware in ihr DATEV Rechnungswesen zu überspielen. Eine weitere nützliche Funktion: die Beleganzeige Drittanbieter (Erweiterung von DATEVconnect). Hiermit kann ein Beleglink mit dem Buchungssatz gekoppelt nach DATEV Rechnungswesen übergeben werden. Je nach Rechnungssoftware besteht durch die Kopplung beider Systeme die Option, Aufgaben zum Rechnungsprozess am Beleg zu hinterlegen oder interne Rückfragen zum Buchungsprozess an den Rechnungsfreigeber zu stellen.

Einfach Schnittstellen kombinieren für die individuelle Lösung

Falls Unternehmen DATEV Unternehmen Online im Einsatz haben, aber auch auf ihre Stammdaten während des Rechnungsverarbeitungsprozesses in DATEV zugreifen möchten, gibt es die Möglichkeit, die Schnittstellen zu kombinieren. Durch DATEVconnect kann eine reine Stammdaten-Synchronisation auf das Rechnungsprogramm des Betriebes erfolgen, um so die Daten während der Eingangsrechnungsverarbeitung zu nutzen. Anschließend erfolgt die gewohnte Belegübergabe über DATEV Unternehmen Online beispielsweise mit der Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0.
In der DATEV Welt gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Rechnungsprozesse mit ihrer Software und den DATEV-Programmen verknüpfen können. Es gilt für Unternehmen, Selbständige und Buchhalter zu wissen, welche Anwendungsbeispiele in ihrem Rechnungswesen zum Tragen kommen. Ein kompetenter Software-Dienstleister und DATEV-Experte hilft anschließend dabei, die richtigen DATEV-Schnittstellen und Software-Lösungen für den Rechnungsprozess zu finden.