Digitalisierung der Kirche: So gelingt eine moderne Verwaltungsarbeit

Veröffentlicht 09.05.2022
Geschätzte Lesezeit 16 Min.
Jan Cordes

Jan Cordes Vertrieb d.velop public sector

Bild einer Kirche von Innen als Beitragsbild für einen Blogartikel zur Digitalisierung der Kirche

Gibt man Digitalisierung Kirche in die Suchmaschine ein, spuckt diese über 6.500 Ergebnisse in 0,5 Sekunden aus. Im ersten Moment scheint die Ausbeute reich und man möchte sich direkt über das Thema informieren. Dabei kommt es jedoch darauf an, mit welcher Intention man diese Suche gestartet hat. Denn betrachtet man die Suchergebnisse etwas genauer, zeichnet sich ein sehr klares Bild ab: Die moderne Kirche spricht im World Wide Web in erster Linie über ihre vielfältigen digitalen Angebote für die Gemeinde – aber kaum über sich selbst. Oder besser gesagt: über die „inneren Angelegenheiten“ der Kirchen. Die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit, und somit auch die Optimierung interner Kernprozesse in kirchlichen Verwaltungen, bleiben, zumindest in den Suchergebnissen, auf der Strecke.

Moderne Kirchenverwaltung muss sich nicht verstecken

Dem wollen wir ein kleines Stück entgegenwirken, denn die moderne Kirchenverwaltung muss sich nicht verstecken. In diesem Artikel zeigen wir, wie eine moderne Verwaltungsarbeit in den Kirchen gelingen kann und wie sich die digitalisierten Arbeitsprozesse auf das Gemeindewohl auswirken können.

Moderne Kirche bedeutet Digitalisierung der Kirche

Digitalisierung ist allgegenwärtig – auch in der Kirche. Begriffe wie „Hybride Gottesdienste“ oder „Digitale Seelsorge“, welche in den meisten Suchergebnissen erscheinen, zeigen: Die Kirchen haben in den letzten (Pandemie-) Jahren von dem plötzlichen Digitalisierungsschub profitiert. Mit den neuen Formaten haben sie einen wichtigen Schritt in Richtung Modernisierung der Kirche getan. Aber auch unabhängig vom Pandemiegeschehen können sie die zahlreichen Möglichkeiten der Digitalisierung noch intensiver und vor allem nachhaltiger für sich nutzen. Die Kirchen müssen (auch weiterhin) gewillt sein, sich mit der Digitalisierung eingehender zu befassen und den Prozess aktiv mitzugestalten. Um die Ziele zu erreichen, bedarf es jedoch einer ganzheitlichen Strategie und Beratung.

Dies belegt auch eine Studie zum Thema Digitalisierung in den Kirchen: Fast die Hälfte der Teilnehmenden misst der Digitalisierung eine sehr hohe (44 %) bzw. hohe Bedeutung (47 %) für die zukünftige Entwicklung der Kirchen bei. Aber nur 12 % der Befragten sehen in ihren Gemeinden eine eindeutige Strategie, wie durch Digitalisierung die Prozesse und Arbeitsweisen sowie auch der Mitgliederkontakt und die interne Kirchenkultur transformiert und weiterentwickelt werden können.

Digitalisierung der Kirche auf zwei Wegen

Die Digitalisierung in den Kirchen erfolgte in den letzten Jahren auf zwei Wegen: in Richtung digitale Gemeinde-Entwicklung (das zeigt sich deutlich in den oben angesprochenen Suchergebnissen) und in Richtung interne Kernprozesse der kirchlichen Verwaltung (was scheinbar eher im Verborgenen geschieht).

Infografik Digitalisierung Kirche
Infografik Digitalisierung Kirche

Digitale Gemeindeentwicklung: die Zukunft der Kirchen ist hybrid

Die Kirchen und ihre Mitarbeitenden erarbeiteten während der Corona-Pandemie eigenständig ganz unterschiedliche Lösungen, ihre Gemeindemitglieder „von jetzt auf gleich“ digital zu erreichen und zu begleiten: Gottesdienste und Andachten wurden ins Wohnzimmer gestreamt, das digitale Abendmahl gemeinsam gefeiert, Seelsorge online oder per Chat angeboten, digitale Schaukästen in Betrieb genommen, Podcasts und Hörbücher produziert.

Laut einer Studie zu digitalen Verkündigungsformaten während der Corona-Krise in der Evangelischen Kirche liefen über 60 % der digitalen Angebote der Gemeinde über soziale Netzwerke. Anhand der Studienergebnisse wird zudem deutlich, dass die digitalen Verkündungsformate eine Teamarbeit sind: „64,9 % der Teilnehmenden gaben an, dass sie die Formate im Team produziert haben. 65,4 % der Teilnehmenden gaben an, dass an der Produktion Personen mit praktischen Erfahrungshintergründen in der Digitalität beteiligt waren.“

Bereits jetzt ist absehbar, dass zumindest einige digitale Angebote auch nach dem „Corona-Zeitalter“ als Bestandteil des kirchlichen Gemeindelebens bleiben werden. Die Kirchen werden analoge und digitale Formen der Kommunikation miteinander kombinieren – und als hybride Formate ihren Gemeindemitgliedern anbieten (müssen).

Klar ist aber auch: Alle Arbeitsbereiche in der Kirchenverwaltung werden früher oder später mit der unaufhaltsamen Digitalisierung in Berührung kommen. Was bedeutet also der digitale Wandel und die Präsenz im Netz für die Mitarbeitenden in der kirchlichen Verwaltung – Fluch oder eher ein Segen?

Digitalisierung der Verwaltungsarbeit: von der Herausforderung zur Chance

Eine der Lehren aus der Corona-Pandemie: Um mehr Menschen erreichen zu können, müssen die Kirchen ihre altbekannten analogen Angebote mit den digitalen Formaten mindestens ergänzen. Dazu bedarf es jedoch, neben personellen und zeitlichen Ressourcen, vor allem des Know-hows für den Umgang mit den digitalen Medien und ggf. der entsprechenden Software.

Wir alle zusammen müssen helfen, diese Medien zu nutzen, um sichtbar zu werden, damit Menschen, die keinen Kontakt zur Kirche haben, aber vor Ort etwas im Internet suchen, als Ergebnis auf die Kirchengemeinde stoßen. Dazu muss man die Daten einspeisen – das ist ein bisschen Arbeit, aber es lohnt sich

Heinrich Bedford-Strohm
Ratsvorsitzender Evangelische Kirche in Deutschland (EKD)

Interne Prozesse digitalisieren – Mitarbeitende unterstützen

Versetzt man sich in die Lage der Mitarbeitenden in der Kirchenverwaltung, ist es kein Wunder, dass manche der Digitalisierung eher skeptisch gegenüberstehen. Neben der alltäglichen Verwaltungsarbeit im zum Teil immer noch „analogen Kosmos“, kommen soziale Kanäle, Websites, Podcasts und weitere Online-Medien für die Öffentlichkeitsarbeit hinzu, welche regelmäßig gepflegt werden wollen. Das bedeutet schlichtweg höhere Arbeitsbelastung und mehr Zeitaufwand für die Mitarbeitenden in der kirchlichen Verwaltung.

Damit die Digitalisierung in den Kirchen – und in ihrer täglichen Verwaltungsarbeit – eine faire Chance bekommen kann, benötigen die Mitarbeitenden eine ganzheitliche Unterstützung bei der Bewältigung interner Arbeitsprozesse. Nur wer die alltäglichen analogen Abläufe digitalisiert (und damit optimiert), dem bleibt auch genügend Zeit, ein Video zu schneiden oder im Chat ein paar Fragen zeitnah zu beantworten. Dabei bieten moderne Software-Lösungen, wie ein Dokumentenmanagement-System (DMS), hohe Datenschutz-Standards, viele Individualisierungsmöglichkeiten und eine umfassende Prozessoptimierung und -automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsschritten.

Digitalisierung der Verwaltungsarbeit als notwendiger Hygienefaktor

Aus der Sicht der Arbeitnehmenden müssen die Kirchen zwingend einen Wandel durchlaufen, um sich auf dem Fachkräftemarkt gegenüber der starken profanen Konkurrenz als moderner Arbeitgeber zu positionieren. Zur Gewinnung der dringend benötigten Arbeitskräfte ist es unerlässlich, verstärkt „vor eigener Tür“ zu kehren und die Verwaltungsarbeit zu digitalisieren. Dies ist ein notwendiger „Hygienefaktor“: Nur so kann sich die Kirche als attraktiver Arbeitgeber bei jungen Menschen auf Dauer bewähren.

Ev.-luth. Landeskirche Hannover digitalisiert Posteingang, Vertragsmanagement und Akten mit Lösungen von d.velop.

Wie genau und an welchen Stellen eine digitale Optimierung interner Arbeitsprozesse in der kirchlichen Verwaltung aussehen kann, schauen wir uns im Folgenden an.

Medienbruchfreie Arbeit in Kirchen

Der größte Vorteil der Digitalisierung? Die täglichen Arbeitsprozesse können komplett medienbruchfrei und ortsunabhängig durchgeführt werden. Medienbruchfrei bedeutet, dass sowohl die Beschaffung als auch die Verarbeitung der Daten und Informationen nicht mehr manuell erfasst werden müssen. Damit wird ein automatischer, orts- und zeitunabhängiger Informationsfluss gewährleistet. Dies steigert die Effizienz, spart sowohl zeitliche als auch finanzielle Ressourcen und vermindert die Fehleranfälligkeit im Arbeitsalltag.

10 Vorteile einer medienbruchfreien Arbeit:

  • Vermeidung von Insel-Lösungen
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen
  • Optimierung der Arbeitsprozesse
  • Kommunikation zwischen einzelnen Verwaltungssystemen über Schnittstellen
  • Verhinderung von Redundanzen
  • Verbesserung & Beschleunigung der Datenverarbeitung und -qualität
  • Transparente Entscheidungsprozesse & Verwaltungsabläufe
  • Einhaltung von Fristen
  • Zentrale Personalverwaltung von dezentralen Körperschaften
  • Informationsübertragung in Echtzeit

Nachhaltige Digitalisierung der Arbeitsprozesse

Die kirchliche Verwaltung umfasst viele Bereiche und Gruppen von Personen, die wie die Rädchen eines Uhrwerks exakt ineinandergreifen müssen, damit eine effiziente Arbeit gewährleistet wird. Dieses Zusammenspiel gelingt aber nur, wenn Haupt- und Ehrenamtliche, Verwaltungsfachkräfte und Seelsorger:innen, Menschen in den Gemeinden und in den zentralen Verwaltungen mit benutzerfreundlichen Software-Lösungen medienbruchfrei und ortsunabhängig arbeiten können.

eAkte mit d.velop documents | Prozessdigitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Die größten Hindernisse einer nachhaltigen Digitalisierung von Arbeitsprozessen sind jedoch zu viele Parallelsysteme, Schnittstellen und „Stand-alone“-Lösungen, welche mit vorhandenen Anwendungen bei den Kirchenverwaltungen inkompatibel sind. Dies verursacht stockende Kommunikation, hohe Betreuungsaufwände und enorme IT-Kosten. Ein Dokumentenmanagement-System mit integrierter elektronischen Akte (eAkte) schafft hier Abhilfe, denn die Software-Lösung sorgt für standardisierte Abläufe in allen Bereichen der kirchlichen Verwaltung. Wie eine durchgehende Digitalisierung der kirchlichen Verwaltungsarbeit mit eAkte und DMS gelingen kann, schauen wir uns an folgenden Beispielen an.

Digitale Schriftgutverwaltung in Kirchen

Ein grundlegender Bestandteil aller kirchlichen Verwaltungen ist die Schriftgutverwaltung. Als kirchliches „Schriftgut“ werden alle in der kirchlichen Verwaltung entstehenden Dokumente bezeichnet. Dies betrifft z. B. die aus Vorgängen gebildeten Akten, welche beim Ausführen amtlicher Aufgaben entstanden sind: Akten (Haupt-, Spezial- oder Einzelakten), Mappen, Hefter und Ordner.

Die Schriftgutverwaltung ist eine „Langzeitangelegenheit“, welche kontinuierlich verfolgt werden muss. Da die Kirchen dezentral organisiert sind, entstehen an mehreren Orten unzählige Vorgänge mit analogen Informationen, welche – nach den Zielen der Schriftgutverwaltung – gesetzeskonform aufbewahrt und rechtssicher archiviert sowie kassiert (vernichtet) werden müssen.

Die Schriftgutverwaltung verfolgt drei wichtige Ziele:

  1. Für berechtigte Personen muss das Schriftgut schnell auffindbar sein.
  2. Rechte unterschiedlicher Art (z. B. Grundbesitz) müssen dauerhaft nachweisbar sein.
  3. Verwaltungsprozesse und Entscheidungen müssen anhand der Ablage für die nachfolgenden Generationen nachvollziehbar sein.

Denn wenn es um die kirchliche Verwaltungsarbeit geht, sind die Kirchen (und ihre Mitarbeitenden) verpflichtet, zahlreiche Anordnungen, Richtlinien, Verordnungen und Gesetze zu befolgen. So regelt z. B. die Schriftgutverordnung die Grundsätze für eine einheitliche und zweckmäßige Verwaltung des kirchlichen Schriftguts. Und das Kirchengesetz zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut in der Evangelischen Kirche der Union (Archivgesetz – ArchG) legt die Aufbewahrung kirchlicher Unterlagen in der Registratur, der Altregistratur und im Archiv sowie die fristgerechte Aufbewahrung, Archivierung, Aussonderung und Kassation des Schriftguts nach dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan fest.

Um all die gesetzlichen Anforderungen fortwährend umsetzen zu können, werden die Kirchen nicht umhinkommen, eine normierte elektronische Schriftgutverwaltung (nach Aktenplan) einzuführen. Als Grundlage für eine effektive Schriftgutverwaltung ist eine moderne Dokumentenmanagement-Software besonders gut geeignet. Der Vorteil: Ein DMS schafft eine gemeinsame IT-Basis für übergreifende Verwaltungsprozesse auch in unterschiedlichen Körperschaften der Kirchen.

Fünf Gründe für die Digitalisierung der Schriftgutverwaltung in Kirchen:

  1. Sicherheit durch Rollen- und Rechtemanagement
  2. Informationsverfügbarkeit durch zentrale Dokumentenablage
  3. Effizienz durch Arbeit mit dem digitalen Aktenplan
  4. Kostensenkung durch Abschaffung von Insel-Lösungen
  5. Platzeinsparung durch eAkte gegenüber analogen Aktenschränken

Ein weiterer Vorteil eines DMS ist die einfache Anbindung von verschiedenen Fachverfahren. Warum, erklären wir am Beispiel der digitalen Liegenschaftsverwaltung.

Digitale Liegenschaftsverwaltung: revisionssichere Aufbewahrung und Langzeitarchivierung im DMS

Bei der Verwaltung von kirchlichen Liegenschaften kommt schnell eine Vielzahl an Dokumenten zusammen: zum Erbbaurecht (Bestellungen und Veräußerungen sowie dingliche Belastungen), zur Pacht (Verträge), zu Grundstücken (An- und Verkäufe), Mietangelegenheiten (Verträge, Kündigungen, Übernahmen und Rückgaben) und Dienstwohnungen (Zuweisungen, Anmietungen, Übernahmen und Rückgaben). Klingt unübersichtlich? Ist es auch, denn die meisten dieser Dokumente und Informationen werden auch heute noch in analoger Form an unterschiedlichen Orten kirchlicher Körperschaften aufbewahrt.

Insel-Lösungen (nicht nur) bei der Liegenschaftsverwaltung vermeiden

Eine Gebäudemanagement-Software kann hier grundsätzlich helfen, Struktur in die Prozesse der Liegenschaftsverwaltung zu bringen. Es ist das führende Instrument für das Management einzelner Liegenschaftsvorgänge, wie die Organisation der Liegenschaften, Fristenüberwachung oder die Kostensimulation. Zwar können auch hier Dokumente und Informationen gespeichert werden, dadurch ergibt sich jedoch eine Stand-alone-Lösung. Dies gilt es zu vermeiden, wenn man nach effizienten Arbeitsprozessen in der kirchlichen Verwaltung strebt.

Die sogenannten „Insel-Lösungen“ haben leider auch den Nachteil, dass z. B. nur die Fachabteilung einer kirchlichen Verwaltung auf die Dokumente zugreifen kann. Andere Bereiche haben aber keine Einsicht in den Vorgang, sodass z. B. Dokumente aus dem Posteingang nicht automatisch und direkt damit verknüpft werden können. Zudem fehlt dort zumeist ein “Sammelposten“ für übergreifende Dokumente, welche keinen direkten Bezug zu einzelnen Liegenschaften haben, wie z. B. Informationen zur neuen Bemessungsgrundlage für Grundstücke oder diverse Gesetzessammlungen.

DMS als Basis für Fachverfahren in kirchlichen Verwaltungen

Das Dokumentenmanagement-System der d.velop mit seinen Aufbewahrungs- und Archivierungsfunktionen dient als Basis für alle Fachverfahren. Die Lösung bietet einen einheitlichen Rahmen für die automatisierte, zusammenhängende Datenspeicherung: So werden Datensilos und Medienbrüche auf einfache Weise umgangen.

Das DMS nimmt alle Informationen auf, führt diese Abteilungsübergreifend zu einer eAkte (inkl. Dokumente aus dem Posteingang) zusammen und bewahrt die Dokumente revisionssicher (also unveränderbar) auf. Damit sind alle Dokumente und Vorgänge im Zusammenhang mit den Liegenschaften rechtebasiert und ortsunabhängig verfügbar.

Ein weiterer Mehrwert des digitalen Dokumentenmanagements sind diverse Mechanismen, die eine manipulationsfreie, digitale Registratur, Aufbewahrung, Archivierung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Daten in Kirchenverwaltungen ermöglichen, da diese Werkzeuge den Standards zur Langzeitarchivierung entsprechen.

Sie haben Fragen zu den einzelnen Mechanismen? Kontaktieren Sie uns unverbindlich.

Ein DMS bietet ein organisationsweites Standard-System mit übergreifenden Prozessen und bildet somit die strategische Lösung zur Vereinheitlichung des gesammelten Managements aller Dokumente aus allen Fachbereichen der kirchlichen Körperschaften. Wie ein agiles Dokumentenmanagement in einer kirchlichen Verwaltung konkret aussehen kann, zeigen wir am Beispiel des digitalen Sitzungsmanagements.

Digitales Sitzungsmanagement: moderne Gremienarbeit nach gesetzlichen Vorgaben

Das Vorbereiten, Durchführen, Protokollieren und Nachbereiten verschiedener kirchlicher Gremiensitzungen mit variierenden Teilnehmenden ist teilweise immer noch zu verwaltungsintensiv, zu zeitaufwändig – und zu oft papierbasiert. Sowohl die Mitarbeitenden als auch die Mandatsträger:innen laufen dadurch Gefahr, den Überblick zu verlieren und im schlimmsten Fall die gesetzlichen Vorgaben zu missachten.

Damit die Sitzungen eines Kirchengemeinderats, einer Verbandsversammlung oder eines Kirchenkreisrats mit einem minimalen Aufwand abgewickelt werden können, bedarf es einer praxisnahen und modernen Lösung. Der größte Pluspunkt eines digitalen Sitzungsmanagements: Es werden alle gesetzlichen Vorgaben automatisch eingehalten. Aber auch die Mitarbeitenden der Verwaltungen und die Mandatsträger:innen werden vor, während und nach der Gremiensitzung mithilfe der Software bei ihren verschiedenen Arbeitsabläufen unterstützt.

Nutzen für die kirchliche Verwaltung

  • Einfache Zusammenstellung der Tagesordnungspunkte (TOPs)
  • Flexible Erstellung von Einladungen, Sitzungsvorlagen oder Niederschriften
  • Übersichtliche Dokumentation durchgeführter Arbeitsschritte in Checklisten
  • Lückenlose Überwachung der Beschluss-Umsetzung
  • Revisionssichere Archivierung der Dokumente & Informationen
  • Schnelle Auffindbarkeit benötigter Informationen
  • Einbindung einer qualifizierten elektronischen Signatur zur Protokollunterzeichnung

Nutzen für die Mandatsträger

  • Automatische Ablage von Sitzungsunterlagen im Ablagebereich des jeweiligen Sachverhaltes
  • Darstellung des Erledigungsstandes in der Vor- und Nachbearbeitung der TOPs
  • Sichere Kommunikation mit anderen Mandatsträgern:innen / der Verwaltung
  • Vermerke in Sitzungsunterlagen unter Wahrung datenschutzrechtlicher Aspekte
  • Einfache Erstellung, Ablage (in eAkte) und Versand der Protokolle / der Auszüge
  • Flexible Berechtigungsvergabe zur Bereitstellung der Inhalte für mehrere Personen
  • Informationsdienst zur Benachrichtigung über z. B. kurzfristige Änderungen
  • Protokollierung interner Mitzeichnungen & Prüfungen
  • Automatische Erstellung des Anschreibens für Weitergabe der Beschlüsse

Eine effiziente Gremiensitzung in der kirchlichen Verwaltung kann nur dann gelingen, wenn die dazugehörigen Arbeitsschritte (Planung, Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung) umfassend digitalisiert werden, um ein medienbruchfreies Arbeiten zu ermöglichen.

Digitales Vertragsmanagement: Konkordate und Kirchenverträge zentral abgebildet

Die zahlreichen Kirchenverträge, Konkordate und Vereinbarungen (weiter: Verträge) z. B. zu Liegenschaften, mit Lieferanten oder Bewerbern:innen zu verwalten ist keine Aufgabe, die man „eben schnell“ erledigen kann. Denn Laufzeiten und rechtliche Fristen müssen überwacht und eingehalten, wichtige Informationen, Korrespondenzen und Dokumente übersichtlich abgelegt und sämtliche Aktivitäten durchgängig abgebildet werden. Auch die dezentral agierenden Mitarbeitenden aus unterschiedlichen Bereichen sollten im besten Fall jederzeit in der Lage sein, auf die benötigten Daten zurückzugreifen – vorausgesetzt sie besitzen eine entsprechende Berechtigung. Mit einer analogen, dezentralen Verwaltung der Verträge ist dies vielleicht mit viel Mühe, unzähligen Excel-Listen und einem großen Zeitaufwand machbar. Aber…

Digitale Erfassung, Suche und Verwaltung von kirchlichen Verträgen

Um einiges einfacher können die Kirchenverwaltungen ihren Arbeitsalltag mit einem digitalen Vertragsmanagement gestalten. Denn die digitale Lösung des Vertragsmanagements kann mehr als nur die Ablage: Alle Prozesse werden über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg automatisiert. Von der Anbahnung und der Erstellung, über Unterzeichnung und Fristenüberwachung bis hin zur Archivierung der Verträge – alles ist jederzeit sicher, zentral, transparent und ortsunabhängig verfügbar. Das digitale Vertragsmanagement ist also die zentrale Drehscheibe vertragsrelevanter Aktivitäten in unterschiedlichen Bereichen der kirchlichen Verwaltung.

Schauen wir uns die zwei wichtigsten Eigenschaften des digitalen Vertragsmanagements an:

  1. Die elektronische Vertragsakte gehört zum digitalen Vertragsmanagement genauso dazu, wie das Amen in der Kirche. Sie ermöglicht im ersten Schritt eine zentrale Ablage aller wichtigen Vertragseigenschaften. Neben den Verträgen können in der Akte zudem Ausschreibungen, Vertragsanhänge, Nachweise, etwaige Korrespondenzen oder Zertifikate elektronisch erfasst und zentral verwaltet werden. Die Mitarbeitenden in unterschiedlichen Bereichen einer kirchlichen Verwaltung müssen im Zuge ihrer Recherche oder der Bearbeitung von Verträgen das System nicht verlassen. Bei der Suche lassen sich sowohl einzelne Textpassagen als auch ganze Verträge herausfiltern. So können auch Vertragspartner zügig mit den relevanten Informationen versorgt werden.
  2. Die sichere Fristenüberwachung ist das Kernstück einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung. Durch die automatische Wiedervorlagefunktion behalten die berechtigten Mitarbeitenden der kirchlichen Verwaltung alle anstehenden Zahlungen, Kündigungen, Neuverhandlungen der Verträge oder die Aufbewahrungszeiten einzelner Dokumente stets im Blick. Dabei können beliebig viele Fristen pro Vertrag aufgesetzt werden. Auch können Verträge systemseitig automatisch verlängert und Kündigungsfristen neu berechnet werden. Dies führt wiederum zur Kostenreduktion und einer effizienteren Arbeitsweise.

Wer eine durchgängige Digitalisierung des Vertragsmanagements anstrebt, der sollte die elektronische Vorgangsbearbeitung und die digitale Signatur ebenfalls in Betracht ziehen.

Digitale Personalakte: Alle Potenziale von durchgängigen Personalprozessen besser nutzen

Die Kirchen beschäftigen heute zahlreiche Haupt- und Ehrenamtliche in unterschiedlichen Bereichen an dezentralen Orten: in Kindergärten und Schulen kirchlicher Trägerschaft, in der Kranken-, Behinderten- und Altenpflege, in der Jugendhilfe, in Beratungsstellen und in der ambulanten Hilfe. Die Liste ließe sich um viele weitere Bereiche erweitern. Sie zeigt aber auch, dass das Personalmanagement in der kirchlichen Verwaltung eine Mammutaufgabe ist. Eine dezentrale papierbasierte Personalarbeit erschwert dabei nicht nur die Kommunikation, sie beeinträchtigt auch die Effizienz bei den täglich anfallenden Aufgaben. Undurchsichtige Personalprozesse machen das Chaos perfekt. Die Lösung liegt auch hier in einem Dokumentenmanagement-System. Genauer gesagt: in der digitalen Personalakte.

Mehr Transparenz in der Personalarbeit

Wie kann die digitale Personalakte (auch elektronische Personalakte genannt) die Personalarbeit in den Kirchenverwaltungen unterstützen? In erster Linie sorgt sie durch automatisierte Prozesse für eine durchgängige Transparenz: Alle Arbeitsschritte und jedes Dokument sind ortsunabhängig nachvollziehbar. Bewerbungsunterlagen, Verträge, amtliche Urkunden, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und weitere Informationen zum Arbeitsverhältnis werden in der digitalen Akte zentral und datenschutzkonform verwaltet und unter Einhaltung der gesetzlichen Fristen aufbewahrt.

Fünf Vorteile einer digitalen Personalakte

  • Transparenz der Personalprozesse
  • Rechtegesteuerter Zugriff auf Personalakte
  • Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
  • Schnellere Auskunftsfähigkeit
  • Geringere Verwaltungskosten

Durch die Digitalisierung weisen die Personalakten stets die aktuelle Version auf und sind zudem jederzeit standortsunabhängig zugänglich. Allerdings nicht für jede Person gleichermaßen. Dabei spielt eine individuell anpassbare Rechtevergabe eine zentrale Rolle: Nur die berechtigten Personen erhalten Zugriff auf die Dokumente und Informationen der Beschäftigten; aber auch der Bewerber:innen und der ehemaligen Mitarbeitenden. Auch eine temporäre Berechtigungsübergabe ist mit einem Klick nach Bedarf möglich. Eine Manipulation oder gar ein Verlust der Personalakten ist damit ausgeschlossen.

Durch die Digitalisierung der Personalakten und die Implementierung in das Dokumentenmanagement-System werden Medienbrüche automatisch vermieden. Die digitale Personalakte sorgt für eine zentrale, platzsparende Archivierung aller gescannten Dokumente. So gehören überquellende Aktenschränke schnell der Vergangenheit an. Durch die „digitale Beschleunigung“ der Verwaltungsprozesse steigt auch die Effizienz in der Personalarbeit merklich. So können die Potenziale der Mitarbeitenden noch besser genutzt und gefördert werden.

Digitalisierung der Kirche: ein Spagat zwischen Verwaltung und Gemeinde

Wer sich mit dem Thema Digitalisierung der Kirche beschäftigen möchte, merkt schnell: Die Kirchen haben in den letzten Jahren – Pandemie hin oder her – zahlreiche digitale Formate umgesetzt. Dank der Kreativität und des Engagements der Mitarbeitenden erhielten die Gemeindemitglieder in kürzester Zeit einen digitalen Zugang zu „ihrer Kirche“.

Damit die Menschen in den kirchlichen Verwaltungen dabei nicht auf der Strecke bleiben, ist die Digitalisierung interner Arbeitsprozesse von großer Wichtigkeit. Um als moderner, attraktiver Arbeitgeber dem Konkurrenzdruck standzuhalten, sollten die Kirchen ihre Verwaltungsarbeit durchgängig digitalisieren. Dies ist ein Hygienefaktor, welcher in dieser Zeit nicht außer Acht gelassen werden darf.

Wir sollten (…) Digitalisierung in unseren eigenen Strukturen und Kommunikationsformen ernst nehmen, stark machen und umsetzen. Wenn wir das klug tun, haben wir die größte Glaubwürdigkeit und Expertise, um uns mit Leidenschaft dafür einzusetzen, die Chancen zu nutzen und die Risiken zu begrenzen.

Heinrich Bedford-Strohm
Ratsvorsitzender Evangelische Kirche in Deutschland (EKD)

Mithilfe der eAkte im Zusammenhang mit einem DMS können zahlreiche kirchliche Verwaltungsprozesse beschleunigt und optimiert werden – zentral, datenschutzkonform, medienbruchfrei und ortsunabhängig. Ob Gremiensitzungen, Personalarbeit oder das Verwalten von Verträgen: Die daraus gewonnene Zeit kann sinnvoll in die digitale Gemeindearbeit investiert werden.