Wie eBO die rechtssichere elektronische Kommunikation mit der Justiz vereinfacht

Zum 1. Januar 2022 wurden gesetzliche Regelungen für das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) eingeführt, wodurch nun neben Behörden, Notaren und Rechtsanwälten auch Bürger und Bürgerinnen sowie Organisationen am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen können. Das eBO ist also ein digitales Postfach, das der sicheren Übermittlung von Dokumenten zwischen Bürgern:innen und Gerichten dient.

Diese Entwicklung bietet verschiedene Vorteile: Zum einen wird die Digitalisierung im Austausch mit Behörden und der Justiz weiter vorangetrieben. Zum anderen sparen Nutzende Zeit und Kosten, da durch das eBO lange Versandwege über die Post, Kosten und wertvolle Arbeitszeit beim Kopieren oder Scannen von Dokumenten entfallen.

eBO schließt bisherige Lücken im elektronischen Rechtsverkehr (ERV)

Mit der Einführung des elektronischen Bürger- und Organisationenpostfachs (eBO) wurden die Lücken im elektronischen Rechtsverkehr (ERV) geschlossen. Diese rechtliche Neuerung erfolgte durch eine Erweiterung des Nutzerkreises gemäß der Elektronischen-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) vom 24. November 2017 (BGBl. I 2017, S. 3803). Das neue eBO wird in einem eigenen Kapitel 4 der ERVV implementiert, das lediglich aus vier Paragraphen besteht.

Parallel dazu wurden flankierende Änderungen in verschiedenen Verfahrensordnungen, darunter die Zivilprozessordnung (ZPO), Strafprozessordnung (StPO), das Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (FamFG), das Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG), das Sozialgerichtsgesetz (SGG), die Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) sowie in anderen Gesetzen wie der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), dem Beurkundungsgesetz (BeurkG) oder der Grundbuchordnung (GBO) vorgenommen. Diese Änderungen stellen sicher, dass das eBO in allen relevanten Rechtsbereichen implementiert wird und als eine weitere anerkannte und sichere Form der Kommunikation mit den Gerichten gilt.

Der weite Nutzerkreis des eBO

Das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) erfasst eine breite Palette von Nutzenden gemäß § 10 Abs. 1 der Elektronischen-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) in ihrer ab dem 1. Januar 2022 geltenden Fassung. Somit können nicht nur natürliche und juristische Personen, sondern auch sonstige Vereinigungen über das eBO mit den Gerichten kommunizieren. Dies bedeutet, dass Bürger:innen, Unternehmen, Verbände und andere Organisationen in den Kreis der Nutzer einbezogen sind.

Weiterhin können auch die Verfahrensbeteiligte, die bisher nicht zu den professionellen Nutzenden des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) gehörten, das eBO nutzen. Hierzu zählen unter anderem Gerichtsvollzieher, Betreuer, Sachverständige oder Dolmetscher. In Bezug auf spezifische Gerichtszweige, wie Arbeits-, Sozial- und Verwaltungsgerichte, gehören zudem auch bestimmte Verbände, wie Gewerkschaften, Arbeitgeberverbände, Naturschutzorganisationen oder Sozialverbände zu den berechtigten Nutzern des eBO.

Zu den Nutzenden des eBO zählen insbesondere:

• Arbeitgeberverbände
• Gewerkschaften
• Unternehmen
• Privatrechtliche Organisationen
• Vereine
• juristische Personen
• Dolmetscher
• Gutachter
• Sachverständige

Die Wirkung des eBO: Vereinfachte digitale Kommunikation mit Gerichten

Die Auswirkungen des elektronischen Bürger- und Organisationenpostfachs (eBO) sind effektiv. Denn dort, wo gesetzlich eine Schriftformerfordernis für die prozessuale Korrespondenz vorliegt, kann nun auch digital über das eBO kommuniziert werden. Dies betrifft eine Vielzahl von Eingaben, angefangen beim Einreichen eines Schriftsatzes über die Antragsstellung bis hin zur Einreichung eines schriftlichen Gutachtens. Das Prinzip der digitalen Kommunikation gilt dabei in beide Richtungen: Nutzende des eBO können sowohl Nachrichten an das Gericht senden als auch Nachrichten vom Gericht empfangen.

Die Nutzen des eBo – und wer davon profitiert 

Mit der Einführung des eBO wurde die Kommunikation zwischen Bürgern, Organisationen und der Justiz erheblich erleichtert. Das digitale Postfach bietet einen sicheren Übermittlungsweg, der den veränderten Rahmenbedingungen in einer digitalisierten Welt gerecht wird. Dokumente, die bisher ausschließlich in analoger Form auf Papier übermittelt wurden, können seit 2022 auch digital versendet werden. Durch das eBO soll die Hemmschwelle zur Kommunikation gesenkt werden, was wiederum zu einem positiven und vertrauensvollen Verhältnis zwischen Gerichten und Bürgern:innen beitragen soll. Zudem sollen durch die Nutzung des eBO Medienbrüche bei der elektronischen Aktenbearbeitung vermieden, Arbeitsabläufe optimiert und die Effizienz der Verfahren gesteigert werden. 

Vorteile des eBO im Überblick 

• Sichere Übermittlung wichtiger Dokumente über verschlüsselte Übertragungswege 
• Rechtliche Verbindlichkeit der übermittelten Daten und Dokumente 
• Eindeutige Quittierung der Dokumente (im Gegensatz zu klassischen E-Mails) 
• Zeit- und Kostenersparnis für Bürger:innen, Organisationen, Verfahrensbeteiligte und Gerichte 
• OSCI-Standard als sicherer Protokollstandard 

Wie bei anderen eGovernment-Lösungen wird auch beim eBO der OSCI-Standard als besonders sicherer Protokollstandard eingesetzt. Dieser rechtsverbindliche Standard umfasst sowohl Verschlüsselungsfunktionen als auch Signaturfunktionen. 

Einrichtung und Nutzung des eBO 

Für die Einrichtung des kostenlosen elektronischen Bürger- und Organisationenpostfachs müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. So muss zum Beispiel eine geeignete Software für den Versand und Empfang auf dem Rechner installiert sein. Vor der Nutzung müssen Bürger:innen außerdem ein Postfach anlegen und den üblichen Authentifizierungs- und Identifikationsprozess durchlaufen. 

Voraussetzungen für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr gemäß der Neufassung der ERVV sind: 

• Das verwendete eBO basiert auf dem Protokollstandard OSCI oder einem gleichwertigen, dem aktuellen Stand der Technik entsprechenden Protokollstandard. 
• Die Identität des Postfachinhabers wurde festgestellt. 
• Der Postfachinhaber ist in einem sicheren elektronischen Verzeichnis eingetragen. 
• Der Postfachinhaber authentisiert sich beim Versand eines elektronischen Dokuments. 
• Es ist nachvollziehbar, dass das elektronische Dokument vom Postfachinhaber selbst versendet wurde. 
• Das eBO verfügt über eine Suchfunktion, um den Postfachinhaber zu finden. 
• Das eBO entspricht den Anforderungen der „Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung“ und ist barrierefrei zugänglich. 

Bei der Nutzung des eBO sind einige wichtige Punkte zu beachten. Nur PDF-Dokumente oder TIFF-Dokumente sind zulässig, wenn Bilder nicht verlustfrei in ein PDF umgewandelt werden können. Der Schriftsatz muss mit dem vollständigen getippten Namen, z. B. „Max Mustermann“, als einfache elektronische Signatur enden oder eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen. Zudem sollte, sofern bekannt, das Aktenzeichen des Gerichts angegeben werden.  

Keine verpflichtende Nutzung des eBO 

Für die Nutzergruppen, die vom elektronischen Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) erfasst werden, bleibt die Nutzung der bisherigen Kommunikationsformen vorerst optional. Im Gegensatz zu bestimmten Berufsgruppen, wie zum Beispiel Rechtsanwälten (ab dem 1. Januar 2022) oder Steuerberatern (ab dem 1. Januar 2023) besteht für sie keine Verpflichtung, das eBO für die Kommunikation mit den Gerichten zu verwenden. Die Einrichtung und Nutzung des eBO ist daher weiterhin freiwillig. Lediglich für einen begrenzten Anwenderkreis, wie zum Beispiel Arbeitgeber- und Arbeitnehmerverbände, wird zum 1. Januar 2026 eine aktive Nutzungspflicht eingeführt. 

Einrichtung eines eBO 

Die Einrichtung und spätere Nutzung eines elektronischen Bürger- und Organisationenpostfachs (eBO) erfordert zunächst eine identitätsbestätigende Registrierung. Die Bundesregierung setzt hierbei auf die Technologie SAFE (Secure Access to Federated E-Justice/E-Government), die sich bereits im Bereich der digitalen Verwaltung bewährt hat. 

Für die Identitätsbestätigung stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die keinen großen technischen Aufwand erfordern. Privatpersonen können sich z. B. über den elektronischen Identitätsnachweis (eID) ihres Personalausweises oder die eID-Karte identifizieren. Unternehmen und Verbände haben die Option, sich über ein qualifiziertes elektronisches Siegel zu identifizieren. Spezifische Berufsgruppen, wie zum Beispiel Gerichtsvollzieher oder Dolmetscher können sich zudem durch eine Bestätigung ihrer jeweils zuständigen Stelle identifizieren. Alternativ können sie ihre Identität über ein Notariat durch öffentlich beglaubigte Erklärung nachweisen. 

Die Nutzung des eBO ist nur mit einer von der öffentlichen Hand zugelassenen Software möglich, um ein hohes Maß an Sicherheit bei der Einrichtung und späteren Nutzung des eBO zu gewährleisten. 

Kosten für die Einrichtung eines eBO 

Die erstmalige Einrichtung eines elektronischen Bürger- und Organisationenpostfachs (eBO) verursacht grundsätzlich keine Kosten für Privatpersonen, sofern sie sich über den Personalausweis oder eine eID-Karte identifizieren. Auch für Unternehmen und Verbände ist der finanzielle Aufwand im Zusammenhang mit der Implementierung eines eBO überschaubar, insbesondere wenn eine öffentlich beglaubigte Erklärung zur Identifizierung verwendet wird. In diesem Fall fallen lediglich geringfügige Beglaubigungskosten an. 

Fazit

Bisher hatten Privatpersonen, Verbände und Unternehmen nur eingeschränkte Möglichkeiten, virtuell mit den Gerichten in Kontakt zu treten. Zwar war eine Kontaktaufnahme über elektronische Signaturen oder De-Mail-Postfächer in der Theorie möglich, jedoch war die Akzeptanz solcher Online-Zugangsmöglichkeiten aufgrund des hohen technischen Aufwands gering. Zudem verzichtete die Justiz vorerst darauf, Dokumente an Inhaber:innen von De-Mail-Postfächern zu senden, da in einigen Fällen die Übermittlungskapazitäten überschritten wurden, was die zuverlässige Zustellung gefährdete. Es war daher nur folgerichtig, dass die oben erwähnten Akteure eine technisch einfachere und zugleich sichere Alternative für die virtuelle Kommunikation mit den Gerichten erhielten.