Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier: Ein Abschied von einem treuen Begleiter – It’s time to say goodbye! Adieu gelber Schein! Hello elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)!
Jährlich werden circa 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) ausgestellt. Nun soll der allseits bekannte gelbe Schein, der in seinen besten Zeiten in vierfacher Ausfertigung ausgestellt wurde, das zeitliche segnen. Nachdem er uns lange Jahre gute Dienste geleistet hat, müssen seit dem 01. Januar 2023 Arbeitgeber die AU-Bescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen.
Welche Neuerung dies für alle mit sich bringt und wie das Ganze vor allem für Praxen, Krankenhäuser und Krankenkassen aussieht, haben wir in unserem Beitrag zusammengefasst.
Vorteile der Digitalisierung der eAU
Die Digitalisierung der eAU bietet laut GKV-Spitzenverband viele Vorteile:
- Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung kann sicherer und schneller an den Arbeitgeber und die Krankenkasse zugestellt werden.
- Das Verfahren zur Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung entbindet die Versicherten von der Zustellpflicht an den Arbeitgeber sowie die Krankenkasse.
- Die elektronische Fassung der eAU beseitigt Medienbrüche und reduziert die Erstellungs- und Übermittlungskosten.
- Das Verfahren zur Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsmeldung sorgt für die lückenlose Dokumentation bei den Krankenkassen und sichert damit den korrekten Ausgleich bei der Zahlung von Krankengeld und im Umlageverfahren nach dem Aufwandsausgleichgesetz.
Wie werden die Daten der eAU übermittelt?
Ablauf ab dem 01.07.2022
Seit dem 01.07.2022 ist die elektronische Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkasse verpflichtend. Die Patienten:innen erhalten weiterhin Ausdruck für den Arbeitgeber.
Ablauf seit dem 01.01.2023
Nach einigen terminlichen Verschiebungen ist es jetzt so weit. Die Daten werden von den Krankenkassen zum Abruf durch den Arbeitgeber bereitgestellt.
Wie ist der Weg der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Detail?
Bis allen Beteiligten die Informationen und Daten zur Verfügung gestellt werden können, muss die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) einige Schritte durchlaufen.
Schritt 1 – Patient:in
Arbeitnehmer:in meldet sich direkt beim Arbeitgeber arbeitsunfähig.
Schritt 2 – Patient:in
Arbeitnehmer:in wird beim Arzt vorstellig oder begibt sich zur stationären Aufnahme in ein Krankenhaus.
Schritt 3 – Praxis bzw. Krankenhaus
Arztpraxis
Vertragsarztpraxen leiten die eAU direkt an die Krankenkassen: Hat der Arzt oder die Ärztin eine Krankheit diagnostiziert, wird die elektronische AU in dem eingesetzten Praxisverwaltungssystem (PVS) erstellt, sie wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) signiert und über den KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen) an die Krankenkasse des Erkrankten verschickt. Der KIM-Dienst ist für den Versand von Ende-zu-Ende-verschlüsselten Nachrichten im Medizinwesen über die Telematikinfrastruktur (TI) gedacht – dem Gesundheitsnetz für den Austausch von Patientendaten.
Technische Voraussetzungen für Praxen und Kliniken zur Übermittlung der Daten an die Krankenkassen:
- Anschluss an einen KIM-Dienst
- Modul für das Praxisverwaltungssystem notwendig (über dieses wird die AU ausgefüllt, signiert, versendet und ausgedruckt)
- Konnektor (für die rechtsichere, qualifizierte elektronische Signatur)
- eHBA
Krankenhaus
Elektronische Mitteilung der Aufenthaltszeiten und AU im Krankenhaus: Krankenhäuser senden zum einen die Aufenthalts- bzw. Liegezeiten von Patienten:innen an die Krankenkassen, was schon seit längerem in elektronischer Form erfolgt und jetzt auch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die sie im Rahmen des Entlassmanagements ausstellen können.
Für die Krankenhäuser bedeutet es vor allem eine einfachere und schnellere Ausstellung sowie geringer Kosten, da Papier, Drucker, Porto usw. eingespart werden können. Das ist auch gerade in Zeiten von Personalmangel ein Schritt in die richtige Richtung – weg von arbeitsintensiven Prozessen hin zur digitalen Abwicklung.
Technische Voraussetzungen für Krankenhäuser zur Übermittlung der Daten an die Krankenkassen:
- Anschluss an einen KIM-Dienst
- Modul für das Krankenhaus-Informationssystem notwendig (über dieses wird die AU ausgefüllt, signiert, versendet und ausgedruckt)
- Konnektor (für die rechtsichere, qualifizierte elektronische Signatur)
- eHBA
Schritt 4 -Krankenkassen
Nachdem die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von den Praxen und Krankenhäusern an die Krankenkasse verschickt wurde, gelangt sie zu einer zentralen Sammelstelle der gesetzlichen Krankenkassen. Damit verschiebt sich die Nachweispflicht über die Erkrankung auf die gesetzlichen Krankenkassen. Falls der Arbeitgeber einen Nachweis benötigt, kann er die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über das Entgeltabrechnungsprogramm bei der Sammelstelle anfragen und sie abrufen, sobald sie dort bereitsteht. Eine Abfrage durch den Arbeitgeber ist frühestens ab dem Folgetag der Arbeitsunfähigkeit sinnvoll, da die Daten nicht sofort bereitgestellt werden können.
Schritt 5 – Arbeitgeber
Wenn der Arzt die AU digital an die Krankenkasse übermittelt hat, muss der Arbeitgeber sie beim Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen abrufen. Dazu muss der Arbeitgeber verschiedene Angaben übermitteln, etwa den Namen, das Geburtsdatum, die Versichertennummer und die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs.
Ein Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch den Arbeitgeber ist außerdem nur dann möglich, wenn:
- ein Arzt die Arbeitsunfähigkeit festgestellt hat,
- nach einem Arbeitsunfall oder
- im Falle eines stationären Krankenhausaufenthalts.
Technische Voraussetzungen des Arbeitgebers zum Abruf der AU-Daten:
- ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm,
- eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder
- ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem.
Für welche Bereiche gilt dieser Prozess nicht?
Die eAU ist bisher nur für gesetzlich Versicherte Arbeitnehmer:innen umgesetzt. Da in Deutschland rund 90 % gesetzlich versichert sind, wird der allergrößte Teil der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abgedeckt. Bescheinigungen von Privatversicherten sowie einige weitere wie zum Beispiel, Erkrankungen von Kindern und Behandlungen im Ausland sind bislang nicht über den elektronischen Prozess abrufbar. Hier eine Übersicht:
Endlich weg von hohem Papierverbrauch, einer Unmenge an Briefsendungen und viel manuellem Aufwand. Vor allem ist es hier eine Entlastung der kranken Arbeitnehmer:innen. Denn wir alle haben es schon im Krankheitsfall erlebt, dass es eine hohe Belastung war, bis der Papierkram erst einmal erledigt war. Diese Zeiten sind Dank der Digitalisierung jetzt vorbei.
Es geht also – wir können Digitalisierung, wenn es auch etwas länger gedauert hat.