Der Landkreis Nordhausen, der Wartburgkreis und der Unstrut-Hainich-Kreis sind drei Landkreise in Thüringen mit insgesamt rund 310.000 Einwohnern:innen. Seit die Thüringer E-Government-Richtlinie die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung auf kommunaler Ebene regelt, haben sich die Landkreise zusammengetan, um Synergien zu erzeugen, eine gemeinsame elektronische Aktenverwaltung zu organisieren und eine digitale Vorgangsbearbeitung zu etablieren. Bei einer d.velop Veranstaltung für den öffentlichen Sektor stellten die Kommunen ihre interkommunale Zusammenarbeit vor, beschrieben ihr Vorgehen bei der Einrichtung eines gemeinsamen Dokumentenmanagement-Systems (DMS), ihre digitale Kollaboration und klärten über den Nutzen der kommunalen Digitalisierung wie auch die Herausforderungen auf.
12 Vorteile: interkommunale Zusammenarbeit
- Erleichterung der Verwaltungsgemeinschaft: Eine Verwaltungsgemeinschaft ermöglicht kleineren Kommunen den Zugang zu besserer Infrastruktur.
- Effizientere Verwaltungsstrukturen: Durch kommunale Kooperation können Prozesse optimiert und Kosten gesenkt werden.
- Bessere Nutzung von Ressourcen: In einer gemeinsamen Kommunalverwaltung werden personelle und finanzielle Mittel effektiver eingesetzt.
- Höhere Wirtschaftlichkeit: Eine Verwaltungskooperation spart Kosten, indem Aufgaben zentralisiert und Synergien genutzt werden.
- Stärkere regionale Entwicklung: Regionales Management fördert eine koordinierte Planung für wirtschaftliches Wachstum.
- Erhöhte Servicequalität für Bürger:innen: Ein Gemeindeverbund kann durch kommunale Zusammenarbeit Dienstleistungen bürgerfreundlicher und effizienter gestalten.
- Flexibilität durch verschiedene Kooperationsmodelle: Unterschiedliche Kooperationsmodelle ermöglichen maßgeschneiderte Lösungen für jede Region.
- Nachhaltigkeit in der Verwaltung: Durch geteilte Ressourcen und digitale Prozesse wird eine nachhaltige Verwaltung gefördert.
- Vernetzung und Wissenstransfer: Vernetzung zwischen Kommunen erleichtert den Austausch bewährter Verfahren und innovativer Lösungen.
- Effektive Bearbeitung gemeinsamer Projekte: Projektverbünde ermöglichen ein koordiniertes Arbeiten an Dokumenten und Vorhaben.
- Stärkere politische Durchsetzungskraft: Durch Zusammenschlüsse von Kommunen lassen sich Interessen besser vertreten und durchsetzen.
- Alternative zu kommunalen Fusionen: Kooperationen und kommunale Fusionen bieten Vorteile, ohne die kommunale Identität aufzugeben.
Aufgabe: Digitalisierung der Kommunen in Deutschland
„Wir hatten einen riesigen Eisberg vor uns – die Digitalisierung der Kommunen in Deutschland“, leitete Thomas Hertel, Sachbearbeiter Digitalisierung beim Unstrut-Hainich-Kreis, den gemeinsamen Vortrag bei der Veranstaltung ein, und betonte: „Natürlich nahm sich auch die Thüringer Landesregierung dieser Aufgabe an.“ Seitdem gibt die Thüringer E-Government-Richtlinie die Marschroute für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung vor. Eine der Vorgaben zur Förderung dieser Projekte bestand darin, dass sich jeweils mindestens drei Kommunen zusammenschließen mussten.
E-Government-Serviceteam formuliert Zweckvereinbarung
So auch die Vertreter:innen des Kyffhäuserkreises, des Landkreises Nordhausen und des Unstrut-Hainich-Kreises. Sie führten erste Gespräche und bildeten Ende 2019 ein übergeordnetes E-Government-Serviceteam. „Anfang 2020 trat der Wartburgkreis diesem Serviceteam bei“, erinnert sich Hertel. „Es wurde eine Zweckvereinbarung formuliert, deren Kernziele die digitale Transformation der Verwaltungen betrafen: die gemeinsame Durchführung von Digitalisierungsprojekten, der Effizienzgewinn durch Aufgabenteilung und das Erzeugen von Synergien.“
Erstes Digitalprojekt: Online-Terminvergabe
Die Corona-Pandemie, erklärt Thomas Hertel weiter, habe den Anstoß für ein erstes Projekt gegeben: die Einführung einer Online-Terminvergabe. „Zuerst wurde eine erste Markterkundung durchgeführt“, beschreibt er den initialen Schritt. Im Anschluss erstellten die Landkreise ein Leistungsverzeichnis, das die Grundlage für die Ausschreibung bildete. Im Frühjahr 2021 wurde schließlich der Zuschlag erteilt.
Suche: DMS für interkommunale Zusammenarbeit
„Schnell wurde uns klar, dass wir diese Aufgabe nicht allein würden meistern können“, erzählt Thomas Hertel, „also beschlossen wir, einen Dienstleiter mit ins Boot zu holen, der uns bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung und bei der Ausschreibung zur Einführung des DMS unterstützen sollte.“ Der Landkreis Nordhausen führte dazu ein beschränktes Vergabeverfahren durch. Es wurden drei Anbieter angeschrieben, von denen einer im September 2021 als Dienstleister beauftragt wurde, um digitale Verwaltungsprozesse, und damit verbunden die Möglichkeit zur ortsunabhängigen Kollaboration, auf den Weg zu bringen und die papierlose Verwaltung einzuläuten.
Fünf Bieter nach EU-weiter Ausschreibung: d.velop erhält Zuschlag
In Online-Meetings durften die Fachdienste in den Landratsämtern die Anforderungen und Wünsche der einzelnen Mitarbeitenden sowie Bereiche äußern. „Diese Informationen flossen in das Leistungsverzeichnis ein und wurden ebenfalls in einen Kriterienkatalog aufgenommen“, beschreibt Hertel das weitere Vorgehen. Der Dienstleister führte dann eine EU-weite Ausschreibung durch. Den Zuschlag erhielt im März 2022 die d.velop.
Externe Dienstleister für Digitalisierung in der Verwaltung
Die Zusammenarbeit mit spezialisierten externen IT-Dienstleistern spielt eine zentrale Rolle in der digitalen Transformation von Kommunen und Kommunalverbünden, weil diese sich mit digitalen Lösungen wie auch mit interkommunaler Zusammenarbeit gut auskennen. Externe Partner unterstützen Verwaltungsgemeinschaften, Projektverbünde und kommunale Fusionen bei der Implementierung gemeinsamer Plattformen für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Dies fördert die Nachhaltigkeit in der Verwaltung, indem Prozesse optimiert, Ressourcen gebündelt und Synergien geschaffen werden. Praxisnahe Beispiele für die interkommunale Zusammenarbeit reichen von geteilten IT-Infrastrukturen über digitale Bürgerdienste bis zu gemeinsamer Datenverwaltung. Dies stärkt den Gemeindeverbund und verbessert das regionale Management.
Beginn des DMS-Projekts mit einer Themensammlung
Drei Projektteams, die innerhalb der einzelnen Landratsämter gegründet wurden, machten sich gemeinsam mit der d.velop an die Umsetzung und Implementierung des DMS, welches das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und ihre zentrale Ablage sowie Archivierung in der elektronischen Akte (eAkte) ermöglicht.
Um von einem regelmäßigen Austausch zu profitieren, findet man sich wöchentlich zusammen, um über die Herausforderungen bei der DMS-Einführung zu sprechen. Man spricht nicht mehr nur über das Thema DMS, Geschäftsprozesse und Prozessmanagement-Software, sondern auch über dahinterliegende IT-Infrastrukturen und flexible Arbeitsformen wie das Homeoffice.
Etablierte Organisationsstrukturen hinterfragen
Durch die interkommunale Zusammenarbeit und die Gespräche über DMS-Themen kamen viele andere Dinge ins Rollen. Eines der Kernthemen wurde organisationsübergreifend der gemeinsame Austausch über amtsinterne Organisationsstrukturen sowie die Art und Weise, wie Dinge angegangen werden. Es ging darum, funktionierende Lösungen, die in bestimmten Bereichen schon etabliert sind, auch für die anderen Kommunen nutzbar zu machen. Überdies begann man, über Synergien nachzudenken.
Beschluss: DMS steht im Mittelpunkt aller Digitalisierungsbemühungen
„Beim Netzwerken haben wir festgestellt, dass dabei auch dem DMS eine ganz zentrale Rolle zukommt“, erinnert sich Frank Schubert. „Daraus resultierend haben wir beschlossen, das Dokumentenmanagement-System in den Mittelpunkt all unserer Digitalisierungsbemühungen zu stellen.“ Vor allem aber wolle man mit dem Dokumentenmanagement einer Sache vorbeugen: „Viel zu oft erlebt man Schaufenster-Digitalisierung, was bedeutet, dass die Prozesse im Hintergrund nicht digitalisiert sind.“
Der Weg zur digitalen – also papierlosen – Verwaltung
„Wir treten an, um der Verwaltung ihr Papier wegzunehmen“, erklärt Frank Schubert, „und zwar dauerhaft und unwiederbringlich.“ Ein Landkreis hat sich angeschaut, wie viele Posteingänge und -ausgänge es gibt. „Und dann haben wir den gesamten Post-Workflow neu gedacht.“
Die hausinterne Poststelle wurde in der Folge vergrößert – räumlich, personell und technisch. Auch das Aufgabenprofil wurde verändert und eine neue Organisationseinheit geschaffen. Ganz wichtig dabei sei es, die Mitarbeiter:innen entsprechend zu schulen.
Ziel: Gleiches Prozessmanagement an allen drei Standorten
Ein wichtiger Teilbereich, der immanent mit dem Dokumentenmanagement verbunden ist, sind digitale Verwaltungsprozesse, die es zu managen gilt. „Wir mussten dafür sorgen, dass zusätzliche personelle Kapazitäten geschaffen und Gelder zur Verfügung gestellt werden, um auch dieses vorbereiten und in die interkommunale Zusammenarbeit einbinden zu können“, sagt Frank Schubert. Das Idealbild: Das Prozessmanagement in allen Kommunen so zu gestalten, dass es an allen drei Standorten gleich funktioniert.
Eine Kooperation mit weniger Verwaltungsprozessen
„Weniger Verwaltungsprozesse, weniger Bürokratie, weniger Aufwand“, das sei das Ziel, erläutert Oliver Walter, Digitalisierungsbeauftragter des Landkreises Nordhausen. Darum beleuchte man digitale Verwaltungsprozesse gemeinsam, um zu schauen, wie es besser und vielleicht sogar einheitlich geht. Die Anzahl der Fachverfahren beläuft sich allein in den beteiligten Landkreisen auf 540. „Davon sind nur 10 einheitlich“, sagt Walter. „Eines dieser Fachverfahren haben wir gemeinsam vereinheitlicht, nämlich die Online-Terminvergabe.“
Vernetzte Verwaltung: Sprechen – streiten – sich weiterentwickeln
„Die interkommunale Zusammenarbeit hat dazu geführt, dass wir neue Projekte entwickelt haben, und das kam ganz automatisch“, verrät Oliver Walter. „Denn wir haben relativ schnell bemerkt, dass das ein ganzheitliches Projekt ist, bei dem es nicht nur um DMS geht.“ Die beste Hilfe in diesem Prozess „sind unsere Partner, unsere Nachbarn, mit denen wir auch mal diskutieren.“ Die meisten Sachen nämlich, die angegangen werden, sind den Beteiligten bisher nicht bekannt und nicht erprobt: sind die
Es sind Projekte, an denen die Beteiligten wachsen. „EVB-IT-Vertragsmanagement ist so eine Sache“, nennt Oliver Walter ein Beispiel.
Change Management und interkommunale Zusammenarbeit
Ein anderes Beispiel ist die neue Rolle des DMS als federführendes System im Amt. „Jede Information, die hereinkommt oder herausgeht, geht durch das DMS“, beschreibt Walter die Vision von der perfekten Umsetzung. „Die Fachverfahren sind ans DMS angebunden, nicht an ein Portalsystem. So würden wir das gerne umsetzen.“ Vorschlagen, darüber reden, auch verwerfen oder später umsetzen – „dazu rate ich, auch wenn es sein kann, dass wir es dann zwei Jahre später doch ganz anders machen.“
Change Management in der Verwaltung: den Widerstand besiegen
Veränderung trifft oft auf Skepsis – besonders in der öffentlichen Verwaltung. Erfolgreiches Change Management braucht deshalb klare Kommunikation, echte Beteiligung und greifbare Mehrwerte.
- Früh einbinden: Wer mitgestaltet, blockiert weniger.
- Klar kommunizieren: Warum, wie, wann? Transparenz schafft Vertrauen.
- Quick Wins zeigen: Schnelle Erfolge nehmen die Angst vor dem Neuen.
- Multiplikatoren nutzen: Begeisterte ziehen andere mit.
- Schulungen & Support: Wissen nimmt Unsicherheit.
Alle Landratsämter, Verwaltungen und Eigenbetriebe können profitieren
„Da die digitale Transformation in allen Bereichen greift und wir übergreifend kommunizieren, ergibt es Sinn, wenn wir auch übergreifende Prozesse hätten und wüssten, wie das abläuft“, erklärt Walter. Er führt aus: „Dann fällt es allen viel leichter, diese Informationen miteinander zu vernetzen und den richtigen Workflow zu programmieren.“ Das vereinfacht dann auch den Datentransfer zwischen Organisationen.
Kooperative Zusammenarbeit mit der eAkte: Plattformübergreifender Dokumentenaustausch im Public Sector
Erfolg ist ansteckend und macht Schule
„Erfolg“, resümiert Walter, „ist ansteckend, macht Schule, begeistert und nimmt andere mit.“ Dadurch habe man nicht nur die d.velop Kunden in Thüringen, mit denen man sich regelmäßig treffe und über Projekte austausche, sondern tue dies auch außerhalb des DMS. „Aber nur so ist es uns gelungen, der Landesregierung klarzumachen, dass wir ein Prozessmanagement, wie zum Beispiel, Landeslizenzen für eine digitale Poststelle, benötigen, die uns im Umkehrschluss ein bisschen Last von den finanziellen Belastungen im Haushalt nehmen.“
Der gesamte Vortrag im Video
Praxisberichte zur eAkte: 5 Organisationen berichten von ihrem Weg zur modernen Verwaltung
FAQ zur interkommunalen Zusammenarbeit
Interkommunale Zusammenarbeit bezeichnet die Kooperation von Gemeinden, Städten oder Landkreisen zur gemeinsamen Nutzung von Ressourcen und Dienstleistungen, um Effizienzsteigerung, Verwaltungsmodernisierung und Wirtschaftlichkeit zu fördern. Durch digitale Transformation, wie die Einführung der eAkte, papierlose Verwaltung und digitale Kollaborationstools, können Verwaltungsprozesse optimiert, Daten ausgetauscht und vernetzte Verwaltungsstrukturen geschaffen werden, um eine zukunftsfähige, nachhaltige und innovative öffentliche Verwaltung zu gewährleisten.
Die interkommunale Zusammenarbeit ermöglicht Kommunen durch gemeinsame digitale Verwaltungsstrukturen, wie die Nutzung der eAkte und digitaler Zusammenarbeitstools, eine effizientere Ressourcennutzung und Prozessoptimierung. Dadurch entstehen Synergien in der kommunalen Kooperation, etwa durch Verwaltungsinnovationen, gemeinsame IT-Konsolidierung und digitale Transformation, die zu nachhaltiger Regionalentwicklung und verbesserten Dienstleistungen für Bürger:innen führen.
Die digitale Verwaltung im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit ermöglicht durch digitale Lösungen, E-Government-Lösungen und die eAkte eine effiziente Ressourcenteilung sowie gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zwischen Gemeinden, Verwaltungsgemeinschaften und kommunalen Dienstleistungsverbünden. Beispiele für interkommunale Projekte sind digitale Verwaltungskooperationen in Städtepartnerschaften oder Gemeindeverbünden, die durch Shared Services und Behördennetzwerke die digitale Transformation der Verwaltung vorantreiben und regionale Entwicklung sowie nachhaltiges Verwaltungsmanagement fördern.
Die digitale Transformation von Kommunen kann durch interkommunale Zusammenarbeit, wie Gemeindeverbünde oder Verwaltungsgemeinschaften, effizient gestaltet werden, indem gemeinsame digitale Plattformen für den Datenaustausch, die elektronische Akte und die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten genutzt werden. Erfolgreiche Beispiele für kommunale Kooperationen sind kommunale Dienstleistungsverbünde oder Verwaltungskooperationen, die durch nachhaltige Governance-Modelle und regionale Managementstrukturen den Strukturwandel unterstützen.
Glossar
- Interkommunale Zusammenarbeit: Kooperation zwischen Gemeinden oder Landkreisen zur gemeinsamen Nutzung von Ressourcen und Verwaltungsdienstleistungen.
- E-Government: Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung zur effizienteren Bereitstellung von Dienstleistungen.
- Gemeindeverbund: Zusammenschluss mehrerer Gemeinden zur gemeinsamen Erfüllung bestimmter Aufgaben oder Dienstleistungen.
- Kommunale Kooperation: Zusammenarbeit von Kommunen zur Kostensenkung, Effizienzsteigerung und besseren Servicequalität.
- Verwaltungskooperation: Gemeinsame Organisation von Verwaltungsaufgaben durch mehrere kommunale Akteure.
- Kommunale Fusion: Zusammenschluss mehrerer Kommunen zu einer einzigen Verwaltungseinheit.
- Gemeinsame Kommunalverwaltung: Einheitliche Verwaltung mehrerer Kommunen zur Bündelung von Kompetenzen und Ressourcen.
- Verwaltungsgemeinschaft: Form der interkommunalen Zusammenarbeit, bei der Kommunen ihre Verwaltungsaufgaben gemeinsam organisieren.
- Regionales Management: Strategische Steuerung und Koordination interkommunaler Zusammenarbeit zur regionalen Entwicklung.
- Projektverbund: Zusammenarbeit mehrerer Kommunen an einem spezifischen Digitalisierungs- oder Infrastrukturprojekt.
- Digitale Kollaboration: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und Verwaltungsprozessen durch digitale Werkzeuge.
- Dokumentenmanagement-System (DMS): Software zur digitalen Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten in Behörden.
- Zweckvereinbarung: Vertragliche Regelung der interkommunalen Zusammenarbeit mit festgelegten Zielen und Zuständigkeiten.
- Prozessmanagement: Steuerung und Optimierung von Verwaltungsabläufen zur Effizienzsteigerung und Digitalisierung.
- Shared Services: Bündelung und gemeinsame Nutzung von IT- und Verwaltungsdienstleistungen durch mehrere Kommunen.
- Papierlose Verwaltung: Digitalisierte Verwaltung, die auf analoge Akten verzichtet und elektronische Prozesse nutzt.
- Change Management: Strategische Begleitung von Veränderungsprozessen, insbesondere bei der digitalen Transformation.
- eAkte: Elektronische Akte als zentrale Lösung für die digitale Dokumentenverwaltung in Behörden.
- Vernetzte Verwaltung: Kooperation von Verwaltungen durch gemeinsame IT-Lösungen und digitale Plattformen.
- Nachhaltige Verwaltung: Nutzung digitaler Technologien zur ressourcenschonenden und effizienten Organisation von Behörden.