Integration in SAP ERP & M365 – Optimierte Geschäftsprozesse bei Karlsberg

Im Zuge der digitalen Transformation stand auch der Karlsberg Verbund vor verschiedenen Herausforderung, wie etwa das Aufbrechen gewachsener Silostrukturen oder Informationen zentral verfügbar zu machen.

In diesem Blogartikel klären wir daher, welche Herausforderungen auftreten, wie diese bewältigt werden können und gehen dabei auf SAP ERP und die M365-Integration ein. Immer begleitet von Karlsberg als Praxisbeispiel.

Warum ist ein ERP-System so wichtig?

Ein ERP-System bündelt alle Informationen an einem zentralen Ort im Unternehmen. So kann effizient und medienbruchfrei gearbeitet werden. In den letzten 9 Jahren hat sich der Umsatz mit ERP-System in Deutschland um fast 40% auf 2,12 Milliarden Euro im Jahr 2024 erhöht. Prognosen zufolge steigt der Umsatz bis 2030 auf knapp 2,5 Milliarden Euro.

Zu den wichtigsten Zielen der Einführung eines neuen SAP ERP-Systems zählen eine Steigerung des Umsatzes (55 %), eine höhere Agilität und Flexibilität (44 %) sowie eine schnellere Umsetzung von Innovationen (35 %). Kostensenkungen folgen mit 34 %. Darüber hinaus gibt es weitere Vorteile bei der Einführung eines SAP ERP-Systems:

• Agiler handeln: Echtzeitdaten und schlanke Prozesse fördern schnelle Reaktionen auf Chancen.
• Produktivität steigern: Automatisierung zentraler Prozesse ermöglicht mehr Leistung mit weniger Ressourcen.
• Bessere Erkenntnisse: Zentrale Datenquelle statt Silos – für schnelle, fundierte Entscheidungen.
• Schnelleres Reporting: Berichte effizient erstellen und teilen, um in Echtzeit zu reagieren.
• Risiken minimieren: Mehr Transparenz und Kontrolle zur Einhaltung von Vorschriften und Risikovermeidung.
• IT vereinfachen: Integrierte ERP-Lösungen erleichtern die Arbeit durch gemeinsame Datenbasis.

Karlsberg auf dem d.velop SUMMIT 2025

Herausforderungen bei Karlsberg

Der Karlsberg Verbund ist ein traditionsreicher Unternehmensverbund mit Sitz in Homburg, der neben der 1878 gegründeten Karlsberg Brauerei ein Zusammenschluss aus eigenständigen Unternehmen ist. Dabei beschäftigt der Karlsberg Verbund 1.100 Mitarbeitende. Zum Verbund gehören unter anderem auch Mineralbrunnen- und Fruchtsaftbetriebe in Süddeutschland und Frankreich

Die Gruppe zeichnet sich durch eine gewachsene Struktur mit unterschiedlichen ERP-Systemen, File-Servern und individuellen Arbeitsweisen aus. Die bestehende Eingangsrechnungsverarbeitung war unzureichend, Vertragsdokumente lagen dezentral in Ordnern oder auf File-Servern. Zudem war die SAP- und M365-Integration ein zentrales Anliegen.

Doch es zeigten sich auch innerhalb des Projektes Herausforderungen: Die Einführung von Business Central als ERP-System erwies sich als nicht optimal für die Größe und Komplexität des Verbunds, was zu einer strategischen Neuausrichtung führte. Gründe hierfür waren:

• Branchenbedingte Komplexität: Obwohl Business Central zunächst als moderne ERP-Lösung eingeführt wurde, stellte sich im Laufe der Implementierung heraus, dass es für die spezifischen Anforderungen der Getränkeindustrie – insbesondere die Abbildung von Pfand- und Leergutprozessen – nicht ausreichend geeignet war.
• Skalierungsprobleme im Verbund: Der Karlsberg Verbund besteht aus mehreren, teils großen Unternehmen – darunter auch eine Aktiengesellschaft. Im Rückblick wurde klar, dass Business Central nicht für die Größe und Komplexität des gesamten Verbunds geeignet war. Das System war schlichtweg nicht skalierbar genug für die langfristigen Anforderungen.

Doch nicht nur Karlsberg stand hier vor einer Herausforderung. Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes Unterfangen, das Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen stellt. Dazu zählen:

• Systemauswahl und Anpassung: Die Wahl des richtigen ERP-Systems ist strategisch entscheidend. Unternehmen müssen aus hunderten Lösungen die passende auswählen – eine Entscheidung, die die Unternehmensstrategie auf Jahre beeinflusst.
• Technische Infrastruktur: Die Einführung erfordert oft eine Modernisierung der IT-Infrastruktur. Server, Netzwerke und Endgeräte müssen angepasst werden, was zusätzliche Kosten und Aufwand bedeutet.
• Datenmigration und -qualität: Alte Daten aus Excel oder Legacy-Systemen sind oft unvollständig oder fehlerhaft. Die Bereinigung und Übertragung dieser Daten ist zeitintensiv und fehleranfällig – laut einer Studie sehen 35 % der Entscheider:innen in Unternehmen die Datenmigration als größte Herausforderung.
• Veränderung der Unternehmenskultur: Ein ERP-System verändert Arbeitsweisen und Verantwortlichkeiten. Mitarbeitende müssen neue Prozesse und Tools erlernen, was zu Widerständen führen kann.
• Fachkräftemangel und Know-how: Unternehmen beklagen fehlende Ressourcen in den Fachabteilungen sowie mangelndes Wissen über die Funktionsweise als Problem.

Nach dem Go-Live einzelner Gesellschaften wurde daher die „Stunde Null“ ausgerufen: Man entschied sich, Business Central nicht weiter auszurollen und stattdessen eine neue ERP-Strategie zu entwickeln. Dabei wurde auch geprüft, wie man bestehende Alt-Systeme ablösen und Wartungsfristen einhalten kann.

Integration in M365 und SAP ERP

Der Karlsberg wollte gewachsene Silostrukturen aufbrechen und Informationen zentral verfügbar machen. Das Dokumentenmanagementsystem  von d.velop konnte nahtlos in die bestehende M365- und SAP-Landschaft integriert werden. Ausgangspunkt war der Wunsch der Rechtsabteilung nach einer strukturierten Vertragsverwaltung. Daraus entwickelte sich ein ganzheitliches Projekt, das neben der Eingangsrechnungsverarbeitung auch Lieferantenakten, Gesellschafterakten, Vorgangsakten und ein zentrales Vertragsmanagement umfasste. Die intuitive Bedienbarkeit der Lösung, insbesondere für Mitarbeitende mit langjähriger Betriebszugehörigkeit, war ein entscheidender Vorteil. Durch die M365-Integration konnten bestehende Prozesse effizient digitalisiert und Silostrukturen aufgebrochen werden.

Die Lösung überzeugt durch ihre Skalierbarkeit, Standardisierung und die Möglichkeit, verschiedene ERP-Systeme anzubinden. Ein weiterer Vorteil ist die einheitliche Benutzeroberfläche über alle Module hinweg, was die Akzeptanz im Unternehmen erhöhte. Die Rechtsabteilung profitiert heute von automatisierten Fristenüberwachungen und einer zentralen Vertragsübersicht, die Buchhaltung von einer effizienten Eingangsrechnungsverarbeitung mit direkter Integration in SAP ERP.

Weil wir in der kurzen Zeit den guten Proof of Concept geschafft haben, ist das fast ein Selbstläufer

Jonah Back, Teamleiter ERP & E2E-Geschäftsprozesse, Karlsberg

Kommunikation als Erfolgsfaktor bei Projektumsetzung

Die Umsetzung des Projekts erfolgte in kurzer Zeit: Nach einem sechswöchigen Auswahlprozess wurde das erste Teilprojekt innerhalb von drei Monaten erfolgreich live geschaltet. Entscheidend für den Erfolg war die enge Zusammenarbeit zwischen Karlsberg und d.velop. In gemeinsamen Workshops wurden die Anforderungen klar definiert und die Erwartungshaltungen transparent kommuniziert. Ein zentrales Element war ein Meeting mit den Fachanwendern, das als Referenz für alle Beteiligten diente.

In der Phase der Neuausrichtung von Karlsberg bei der ERP-Strategie zeigte sich der Vorteil der d.velop-Lösungen: Sie ist nicht an ein bestimmtes ERP-System gebunden. Die Plattform konnte sowohl mit Business Central als auch mit SAP ERP integriert werden. damit konnte Karlsberg, unabhängig von der ERP-Wahl, weiterhin mit d.velop arbeiten.

Während des Projekts wurden die Mitarbeitenden durch intuitive Oberflächen und eine klare Kommunikation erfolgreich in den Wandel eingebunden. Die positive Erfahrung in der Buchhaltung führte zu einer Multiplikatorwirkung im gesamten Verbund.

Nach dem erfolgreichen Rollout am Stammsitz in Homburg plant der Karlsberg Verbund die Ausweitung der Lösung auf weitere Unternehmensteile, darunter Mineralbrunnen und Fruchtsaftbetriebe. Weitere digitale Aktenarten wie Markenakten sind in Planung. Ziel ist es, die Standardisierung und Digitalisierung im gesamten Verbund weiter voranzutreiben und eine zentrale Plattform für dokumentenbasierte Prozesse zu etablieren.