So profitiert die Finanzwirtschaft von der digitalen Signatur

In kaum einer Branche werden mehr Unterschriften geleistet als in der Finanzbranche. Sobald man ein Kreditinstitut betritt, dauert es nicht lange, bis der Kugelschreiber gezückt und eine Unterschrift geleistet wird – und sei es nur, um die Einzahlung von Fremdwährungen aus dem letzten Urlaub zu quittieren.

Sind diese Prozesse noch einfach, so gestalten sich Verträge weitaus schwieriger. Hier sind im Regelfall mindestens zwei interne Unterschriften erforderlich – und von Kundenseite sind auch noch Unterschriften einzuholen. Und noch komplexer kann es bei Krediten oder gar Großkrediten werden, bei denen häufig für die Beschlussfassung eine Vielzahl von Unterschriften bis hin zur Unterschrift aller Vorstandsmitgliedern sowie des Aufsichtsrats einzuholen sind. Derartige Prozesse sind daher oft sehr zeitaufwändig. Geht so etwas heute nicht auch einfacher?

Ja! Stellen Sie sich zuallererst unbedingt diese vier hilfreichen Fragen, wenn Sie sich als Finanzdienstleister dem Thema Signaturprozess stellen:

Diese 4 Fragen sollten Sie sich im Signaturprozess unbedingt stellen

 

1. Ist die Signatur überhaupt notwendig?

Prüfen Sie, ob überhaupt eine Unterschrift erforderlich ist. Hinterfragen Sie doch einfach einmal den Sinn und Zweck einer Unterschrift. Geht es um reine Protokollierung, wer welches Dokument verfasst hat – und ist das wirklich wichtig?
Es ist gesellschaftlich längst akzeptiert, wenn am Ende des Briefes steht “Dieser Brief wird nicht unterzeichnet” – immer noch besser als “Nach Diktat verreist”.
Und jeder eingesparte Ausdruck schont die Umwelt und die Gesundheit der Mitarbeiter. Mit dem Einsatz eines Dokumentenmanagement-System ist beispielsweise ohnehin hinterlegt, wer den Brief erstellt und freigegeben hat – gerade intern sollte sich damit die Beweiskraft doch hinreichend herstellen lassen?! (Und wenn Sie noch kein Dokumentenmanagementsystem einsetzen – wir könnten da aushelfen 😊.)

2. Wenn ja, wie viele Personen müssen tatsächlich zeichnen?

Und wenn eine Unterschrift doch unentbehrlich ist, prüfen Sie, wie viele Personen unterzeichnen müssen. Je mehr Personen beteiligt sind, umso länger wird natürlich der Prüf- und Freigabeprozess eines Dokuments. Vertrauen Sie doch Ihren Mitarbeitern, dies ist ein toller Beitrag zur Mitarbeitermotivation und Wertschätzung: “Sie machen das schon!” – und glauben Sie mir, Ihre Mitarbeiter werden Ihr Unternehmen nicht verkaufen! Ganz im Gegenteil, dies kann sogar dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter sorgfältiger arbeiten – sie können sich ja schließlich nicht darauf verlassen, dass es noch eine zweite Kontrollinstanz gibt.

3. Muss die Schriftform erfüllt sein?

Überlegen Sie, ob eine Schriftform (§ 126a BGB) überhaupt gefordert ist. Nur in den allerwenigsten Fällen, wie beispielsweise bei dem Abschluss eines Verbraucherkreditvertrages (§ 492 BGB) oder der Bürgschaftsleistung von Privatpersonen (§ 766 BGB), ist eine Schriftform gefordert. Viele Verträge können formfrei abgeschlossen werden. Ist es also erforderlich, Sicherheitenverträge unterzeichnen zu lassen, wenn diese Gegenstand des (unterzeichneten) Darlehensvertrages sind?
Lassen Sie hier Unterschriften weg, können auch keine Unterschriften vergessen werden. Bedenken Sie auch:  Wie oft werden Unterschriften einfach nur vergessen und dadurch notwendige Folgeschritte, z.B. Kreditauszahlungen, verzögert? Meistens übrigens zum Unmut aller Beteiligten (“Nun seien Sie doch mal nicht so kleinkartiert …”).

4. Geht die Signatur nicht digital?

Setzen Sie auf eine digitale Unterschrift. Hier gibt es verschiedene Anbieter mit diversen Lösungen. So gibt es Prozesse, bei denen eine Signaturkarte oder ein Signatur-Pad erforderlich ist. Sprich: Die Anschaffung entsprechender Hardware. Andere Lösungen, wie z.B. d.velop sign, sind cloudbasiert. So sind Sie völlig flexibel und können von überall – auch über Ihr Smartphone – rechtssicher signieren. Auch Ihr Geschäftspartner oder ein weiterer Mitarbeiter Ihres Hauses kann an dem Signaturumlauf teilnehmen – der Prozess ist also vollständig digital, es wird kein Papier mehr ausgedruckt!
Was nützt es, wenn Sie digital signieren, aber Ihr Geschäftspartner druckt es aus und sendet Ihnen das unterzeichnete Dokument zurück? Die Folgen sind erneute Digitalisierungs- und Aufbewahrungskosten (Scannen, Indexieren, Ablegen des Originaldokuments bzw. Vernichtung).
Und Sie können in jedem Einzelfall wählen, ob sie eine etwas teurere, dafür aber schriftformadäquate qualifizierte Unterschrift benötigen oder ob nicht im Einzelfall eine günstigere einfache oder fortgeschrittene Unterschrift ausreicht, die allerdings nicht die volle Beweiskraft entwickelt. Sind Sie unsicher, liegen Sie mit der qualifizierten Signatur im Zweifel richtig.
Für die Nutzung der einfachen oder fortgeschrittenen Signatur ist ggf. eine juristische Bewertung hilfreich.

 

Das sind die 4 Vorteile der digitalen Signatur im Finanzwesen

 

Die Einführung einer digitalen Lösung bietet also eine Menge Chancen – insbesondere die, die Geschäftsprozesse einmal zu überdenken und althergebrachte Arbeitsschritte zu ändern. Und gleichzeitig lassen sich eine Vielzahl von Vorteilen damit realisieren – hier seien vier Vorteile beispielhaft genannt:

 

Flexibilität gewährleisten

Gerade die zurückliegenden Wochen der Corona-Pandemie haben gezeigt, wie wichtig es ist, flexibel reagieren zu können. Ihre Mitarbeiter im Homeoffice – und wie soll man da die Unterschriftsleistungen realisieren? Eine digitale und möglichst hardware-ungebundene Lösung hilft Ihnen, ganz einfach von überall her unterzeichnen zu können. Zur Not vom Küchentisch Ihres Mitarbeiters aus.

 

Innovationskraft zeigen

Nicht alles, was wir analog machen, ist falsch. Natürlich hat es einen Wert, einem Kunden einen Vertrag zu überreichen, vielleicht in einer schönen Mappe und ihm nach Unterschriftleistung zu einem nächsten Schritt in einem Investitionsprozess beglückwünschen zu können – oder gleich das Signing mit Rotwein und einem guten Essen zu begleiten. Aber Sie positionieren sich sicher auch positiv, wenn Sie mit einer digitalen Lösung Ihren Geschäftspartner überraschen und zeigen, dass Sie neuen Techniken und Technologien zugewandt sind!

 

Umwelt schonen

Umweltschutz und Kosteneinsparung: Mit einer digitalen Lösung schonen Sie Ressourcen durch eingespartes Papier und Druckertinte – Stickwort Feinstaubreduzierung. Brauchen wir das noch zu vertiefen?

 

Geschäftsprozesse optimieren

Mal ganz ehrlich: Wie verrückt ist das eigentlich, dass wir quasi seit Jahrzehnten Dokumente auf dem PC auf digitalem Weg erzeugen, diese zur Unterzeichnung ausdrucken, dann nach Gegenzeichnung wieder einscannen und mittels OCR-Texterkennung erneut digital lesbar/suchbar zu machen? Mit einer digitalen Signatur inklusive eines digitalen Signaturumlaufs können Sie nun die letzte Meile schließen und den Prozess vollständig papierlos abwickeln – und diesen durch Wegfall der Postdurchlaufzeiten noch deutlich beschleunigen.


Finanzhäuser sollten jetzt auf digitale Signatur setzen

 

Sie sehen, auch in der Finanzindustrie bieten digitale Unterschriften eine große Chance, Prozesse zu überdenken und nahezu “von heute auf morgen” eine Vielzahl von Vorteilen zu realisieren.

Erfahrungen anderer Finanzhäuser zeigen, dass Sie Ihre Mitarbeiter sehr schnell davon überzeugen können, weil auch die Vorteile für die Mitarbeiter auf der Hand liegen. Nutzen Sie diese Begeisterung – wie unterstützen Sie gerne!

digitale Signatur in der Finanzwirtschaft