Über die Einführung einer digitalen Projektakte für Maschinen am Beispiel der OPTIMA packaging Group

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Wer ist die OPTIMA packaging Group?

Die OPTIMA packaging Group, mit Sitz in Schwäbisch Hall, ist eine global agierende Unternehmensgruppe, die auf hochinnovative Abfüll- und Verpackungsmaschinen spezialisiert ist. Das eigentümergeführte Unternehmen ist in 12 Ländern aktiv und wächst dynamisch. Weltweit arbeiten ca. 2500 Beschäftigte für das mittelständische Unternehmen, davon alleine rund 1700 am Standort Schwäbisch Hall. Kunden aus unterschiedlichen Branchen wie der pharmazeutischen und konsumgüterspezialisierten Industrie oder im Bereich der Papierhygiene adressiert die OPTIMA packaging Group gezielt über die 4 Business Units „OPTIMA pharma“, „OPTIMA consumer“, „OPTIMA nonwovens“ und „OPTIMA life science“.

Da es sich bei diesen Kundenprojekten in der Regel nicht um Serienfertigungen, sondern um Spezialanfertigungen handelt, sind Projektlaufzeiten von bis zu 2,5 Jahren möglich. Im Rahmen der Projektrealisierung sind diverse Fachabteilungen beteiligt und es wird eine Vielzahl von Dokumenten erstellt, bearbeitet und ausgetauscht: Von vertrieblichen Vereinbarungen und technischen Spezifikationen wie Schaltplänen über Bedienungsanleitungen und Ersatzteillisten bis hin zur Maschinen-Dokumentationen und Abnahmeprotokollen.
Umso wichtiger ist es für OPTIMA, dass alle Projektdokumente zentral und strukturiert abliegen und verfügbar sind.

Warum eine Projektakte für Maschinen her muss?

Dokumente zu einem Projekt fanden sich auf verschiedenen Laufwerken in diversen von den jeweiligen Fachabteilungen genutzten Ordnerstrukturen. In der Konsequenz hieß das für die Praxis: Enormer Aufwand, um relevante Dokumente aufzufinden. Es gab darüberhinaus Irritationen durch Mehrfachablagen von Dokumenten mit verschiedenen Versionsständen, sodass Dubletten vorhanden waren und eine revisionssichere Archivierung nicht sichergestellt werden konnte.

Dieser Umstand stimmte alle Prozessbeteiligten unzufrieden. Vor diesem Hintergrund wurde beschlossen, die geltenden Zustände zu verbessern und im Rahmen eines jeden „Maschinenprojektes“ eine digitale Projektakte für ebenjene Maschinen einzuführen.

Die folgende Grafik verdeutlicht die Ausgangslage:

 

Optima packaging group

Diese Herausforderungen und Probleme sollten im  Zuge einer unternehmensweiten Einführung der Dokumenten-Management-Software der d.velop AG bei der OPTIMA packaging Group behoben werden.

Ziel sollte es sein, alle Dokumente des Wertschöpfungsprozesses in einem zentralen, unternehmensweiten Archiv zu sammeln und zur Verfügung zu stellen. Dieses Großprojekt gliedert sich in mehrere Teilprojekte wie etwa die Einführung digitaler Personalakten, Kundenakten und Lieferantenakten.

Mitverantwortlich für die erfolgreiche Realisierung des Maschinenprojektes war und ist Application Administrator Olga Luk, die bereits seit 2009 für die OPTIMA packaging Group tätig ist. Gemeinsam mit Projektmanager Patrick Hörmann der d.velop AG stellte Frau Luk die Einführung der digitalen Projektakte in ihrem Unternehmen im Rahmen des d.velop forums 2019 in einem spannenden Vortrag vor.

Im folgenden möchten wir die geschilderten Erkenntnisse um und über die Einführung der Projektakte bei der OPTIMA festhalten.

Der Ablauf der Projektakte für Maschinen der OPTIMA

Im Fokus des Projektes steht bis heute die deutliche Verbesserung der Qualität und Benutzerfreundlichkeit der Dokumentenprozesse. Durch intuitive Navigation, die Verbesserung des Ablagekomforts, Implementierung eines Vorlagenmanagements und einfache Suchfunktionen sollen relevante Dokumente schneller abgelegt, bearbeitet und gefunden werden.
Mithilfe einer standardisierten Aktenstruktur und Integrationen in die vorgelagerten Systeme, im Fall der OPTIMA zu SAP ERP, SAP CRM und SAP Projects aber auch in MS Outlook, lassen sich alle Projektdokumente in einer dazugehörigen digitalen Projektakte zusammenfassen. „Die Arbeit mit einer digitalen Aktenstruktur muss dem Anwender Mehrwerte bieten – es muss cool sein, um genutzt zu werden“ bringt Frau Luk das Thema Benutzerfreundlichkeit in Ihrem Vortrag auf den Punkt.

Um diese ehrgeizigen Ziele bestmöglich zu erreichen, wurden konkrete Projektaufträge definiert: Darunter die Abbildung der Prozesslandkarte im d.3ecm, eine unternehmensweite Konsolidierung der Ablagestrukturen sowie die Standardisierung von Dokumentvorlagen.

Der Umfang des Projektes muss klar sein

“Vor dem Start des Projektes galt es zunächst sich einen Überblick über die Dimensionen des Projektumfeldes zu verschaffen”, so Olga Luk. Ein elementarer Aspekt sei es gewesen, sich des Mindsets der involvierten und „betroffenen“ Kollegen bewusst zu machen. „Mitarbeiter sind seit Jahren an bestimmte Vorgehensweisen und Prozesse gewöhnt, das macht es nicht leichter neue Aktenstrukturen einzuführen“ so die Erfahrung von Application Administratorin Olga Luk.

Ein anderer bedeutender Aspekt liegt im schieren Umfang des Maschinenprojekts selbst: Bei einem Großprojekt kommen bis zu 2.000 verschiedene Dokumente unterschiedlichster Dateitypen zusammen, inklusive interner und externer Korrespondenz. In ein derartiges Kundenprojekt sind bei der OPTIMA fast alle Fachbereiche involviert. Hierzu zählen unter anderem der Vertrieb, das Projektmanagement, der Projekt-Einkauf und diverse technische Spezialabteilungen die für mechanische, elektrische oder softwaretechnische Bereiche des Projektes Verantwortung tragen. Außerdem eine Reihe von Mitarbeitern, die nicht täglich in die digitalen Prozessen involviert sind, wie beispielsweise Montageteams und Servicetechniker.

All diese Wissensträger im Unternehmen gilt es im Rahmen des „Change Managements“ zu berücksichtigen, um in diesem komplexen Projektumfeld eine erfolgreiche Projektrealisierung zu gewährleisten. Trotz oftmals divergenter Meinungen und Ansichten wurde laut Olga Luk der „Brei nicht versalzen“, sondern durch die Erfahrung und unterschiedliche Kompetenzen der Mitarbeiter bereichert und die Qualität des Projekts und seiner Ergebnisse gesteigert.

Das Bilden von interdisziplinären Projektteams als Startschuss

Der Startschuss für das Teilprojekt digitale Projektakte für Maschinen fiel im April 2015 mit der Bildung der Projektteams.

Projektteam OPTIMA

Es wurde ein interdisziplinäres Kern-Projektteam aus allen Business Units der OPTIMA gebildet und sukzessive um zusätzliche Anwender aus den involvierten Fachabteilungen mit fortschreitendem Projektverlauf erweitert.

Den zentralen Bestandteil dieses Teams bilden die Key User aus den Fachbereichen Vertrieb, dem Projektmanagement, der technischen Dokumentation sowie aus den Engineering-Abteilungen. Ergänzt und moderiert wird das Team durch die IT-Abteilung der OPTIMA inklusive IT-Leitung, Projektleitung sowie der SAP Entwicklung und der Anwenderbetreuung.
Von Seiten der d.velop AG wird das Kern-Projektteam durch Projektleiter Patrick Hörmann sowie die Kollegen aus dem Basis und BPM (Business Process Modelling) Umfeld unterstützt. Mit diesen 20 – 25 mannstarken Kernteam soll die Maschinenprojektakte gemeinsam konzeptioniert und entwickelt werden.

Das Projektteam wird mit spezialisierten Anwendern der Fachbereiche – sogenannte d.3 Trainer – vervollständigt. Mit Unterstützung dieser 25 Trainer werden die Entwicklungen auf Herz und Nieren getestet, abgenommen und das Wissen weiter ins Unternehmen getragen.

„Durch die Mitwirkung von Mitarbeitern aus den betroffenen Fachbereichen schafft man Akzeptanz in den Abteilungen, nicht durch das Delegieren von Neuerungen“ so das Fazit von Frau Luk.

In den ersten Workshops war der Auftrag eine „unternehmensweiten Konsolidierung der Ablagesysteme“ in den Vordergrund zu stellen aber auch die Meinungen und Anforderungen der Key User aus den Business Units und den einzelnen Fachbereichen bezüglich der Inhalte und Struktur der zu schaffenden Projektakte für Maschinen zu sammeln. Das Ziel der Workshop-Reihe war es, sich untereinander kennen zu lernen, ein gemeinsames Verständnis des Sachverhaltes zu entwickeln und letztendlich eine Kompromissbereitschaft zwischen den 4 Business Units der OPTIMA zu schaffen.

Prototypenentwicklung und Testing als elementarer Bestandteil des Projekts

Mit der Entwicklung zweier Prototypen innerhalb der Software als Ergebnis dieser Workshops, wurde schnell auf die visualisierte Praxis geschwenkt, damit die Key User den Umgang mit dem System lernen und sich nicht in der theoretischen Diskussion verlieren. Es wurden Multiplikatoren aus den verschiedenen Fachabteilungen eingeladen, die zuvor nicht bei der Strukturerstellung im Rahmen der Workshops involviert waren, um die Prototypen zu testen. Als unabhängige Testinstanz simulierten sie die Ablage und Nutzung von Projektdokumenten aus ihrem “jeweiligen” Bereich.

Die Tests zeigten, dass sich die entwickelte Struktur der Maschinenprojektakte als ausreichend intuitiv erwies. Mit der Finalisierung der Aktenstruktur des Prototypen und der Ergänzung um weitere wichtige Funktionen, wurde dieser sehr schnell zur Implementierung in der ersten Business Unit „OPTIMA life science“ freigegeben.

Agile Methoden in der Projektumsetzung

Eine effiziente und erfolgreiche Umsetzung des Maschinenprojektes in den einzelnen Business Units wurde durch eine agile Projektvorgehensweise erreicht. Als wichtiger Bestandteil dieser Vorgehensweise wurde eine iterative Terminplanung eingehalten.

In 3-monatigen Zyklen (Versionen) wurden jeweils neue Funktionen zur Projektakte bereitgestellt. Jede Version besteht aus drei Entwicklungssprint sowie einem Qualitätssicherungs(QS)-Sprint á 3 Wochen. Am Ende eines jeden Sprint – also nach 3 Wochen – wurden die Ergebnisse der Entwicklung im Rahmen eines Sprint Reviews den Key Usern und Trainern im Testsystem präsentiert. Auf diese Weise hatten die Anwender die Möglichkeit, zeitnah und regelmäßig ihre Anforderungs- und Korrekturwünsche zu äußern, welche dann in den folgenden Sprints berücksichtigt werden konnten.

Im Rahmen der QS-Sprints gehörte zusätzlich eine geführte „Delta Test & Training“-Veranstaltung für alle Key User und Trainer zum Pflichtprogramm. Somit bot jeder QS-Sprint einerseits den Entwicklern die Möglichkeit qualitätsgesicherte, dokumentierte und vorab getestete Funktionen produktiv zu nehmen und andererseits bereitete das Training die Key User und Trainer auf die neuen Funktionen vor. So konnte gleichzeitig der Wissenstransfer im Unternehmen gefördert wurde.

Die Vorteile des Vorgehens liegen auf der Hand, weiß auch Olga Luk: Die Entwicklung der digitalen Maschinenprojekt-Akte, ließ sich zeitnah kaum in einem „Abwasch“ erledigen, sodass die gewählte Vorgehensweise alle 3 Monate eine erweiterte Version im Produktivsystem bereitzustellen zielführend war. Das Produkt – die digitale Maschinenprojektakte – konnte somit kontinuierlich verbessert und bereitgestellt werden. Die Umstellung von dezentralen Ablage auf d.velop DMS erfolgt aber auch nicht in allen Business Units gleichzeitig. Es sollte eine BU nach der anderen auf die Nutzung der digitalen Akte umgestellt werden.“

Beginnend mit der kleinsten Business Unit OPTIMA life science mit rund 80 Mitarbeitern im Jahr 2016, wurde die Projektakte für Maschinen in der täglichen Praxis erlebt und für die anderen Units weiter optimiert. Neben den technischen Verbesserungen konnten dabei auch viele nützliche Erfahrungen organisatorischer Natur gewonnen werden. Das führte dazu, dass die nächsten Produktivsetzungen noch effektiver und effizienter werden konnten.

Sequenzielle Produktivsetzung OPTIMA

Für jede Einführung wurde von der betroffenen Business Unit ein Projektleiter aus den eigenen Reihen dazu geholt, der die Kommunikation und Organisation in der eigenen Business Unit übernahm. „Eine Produktivsetzung ist letztendlich kein d.velop Projekt oder reines IT-Projekt, sondern ein OPTIMA Projekt, daher brauchen wir den Rückhalt unserer internen Projektleiter, unserer Mitarbeiter“, so schlussfolgerd Olga Luk während ihres Vortrags auf dem d.velop forum 2019.

Wo steht das Projekt Projektakte heute?

Stand Juni 2019 sind erfolgreiche Produktiveinführungen der Projektakte für Maschinen in drei der vier Business Units erfolgt. Somit arbeiten rund 850 Anwender mit der aktuellen Version 10 der digitalen Maschinenprojektakte.

Im Juli 2019 wird die finale Version 11 die letzten funktionalen Anforderungen erfüllen und im Oktober 2019 nun auch in der letzten und größten Business Unit OPTIMA pharma mit weiteren rund 630 Anwendern ausgerollt sein.

Die „Projektakte für Maschinen“ der OPTIMA packaging Group steht damit kurz vor dem erfolgreichen Abschluss. Fragt man die Anwender im Rahmen der regelmäßigen Retrospektive, was sich durch die Einführung der Maschinenprojektakte verändert hat, so bekommt man durchweg positive Rückmeldungen:

  • Business Units untereinander tauschen sich effektiver aus
  • Durch eine vereinfachte Suchfunktion werden Dokumente schneller gefunden
  • Die Akte ist sicherer und weniger redundant als die Netzlaufwerke
  • Das Postfach in Outlook ist nun aufgeräumter und übersichtlicher
  • Die Selbstständigkeit der Mitarbeiter ist gestärkt, weil jeder selbst einfach Dokumente suchen und ablegen kann
  • Die Suche und der Zugriff auf alte Versionen von Dokumenten ist nun problemlos möglich

Die Liste lässt sich noch ein gutes Stück verlängern. Gelobt wurde zudem die sehr gute Projektumsetzung und Unterstützung durch die interne IT-Abteilung.

Wo geht die Reise hin?

Wir haben die verantwortliche Projektmanagerin Frau Olga Luk gefragt, wie sie die Zukunft des Projektes sieht und was sie anderen Unternehmen in einer ähnlichen Situation raten würde:

„Nun an dieser Stelle würde ich selbst gerne jemanden zitieren und zwar Christian Lindemann vom dem d.velop Forum 2019: „[..] Unternehmen, [..] Produkte, [..] Menschen“ und meine Interpretation macht mich in der Tat optimistisch, denn alle Anwender sind Menschen!” Egal um welches Unternehmen oder Produkt es geht – wenn Menschen müssen aber nicht können oder nicht wollen, dann suchen sie instinktiv nach Umwegen. Dann landen wir wieder bei dem Status Quo. In unserem Fall die dezentralen Ablage. Aber wenn sie es tatsächlich wollen – was kann sie dann von dem Zielergebnis noch abhalten?
Anderen Unternehmen in derselben Situation würde ich raten, die Herausforderungen des Change-Managements nicht zu unterschätzen, diese als etwas Selbstverständliches zu betrachten und nicht aufzugeben. Sicherlich können wir – egal ob Software-Lieferant oder IT-Abteilung – uns so positionieren, dass unsere Primäraufgabe darin besteht, ein gutes System bzw. Produkt bereitzustellen. So nach dem Motto „Bestellt à Geliefert“.
Ein zusätzlicher Aufwand, die Anwender direkt ins Projekt zu integrieren und ein Vertrauen aufzubauen, steigert den Mehrwert. Denn auch ein Projekt (wie ein Produkt oder Unternehmen) wird durch Menschen repräsentiert. “Menschen vertrauen Menschen” hat Christian Lindenmann gesagt. Verringert man die Unsicherheit und steigert die Zuversicht, dass auch auf die neuen Fragen flexibel reagiert und die Unterstützung immer und bereitwillig erfolgen wird, so schafft man Raum für eine offene und ehrliche Kommunikation. Und wenn man in enger Kommunikation mit den Anwendern steht, kann man auch bei Schwierigkeiten oder sogar Problemen mit offenen Karten spielen und gemeinsam einen geeigneten Kompromiss finden.
Sicherlich schafft man nicht alle Endanwender aus einem Projekt heraus persönlich zu integrieren und zu motivieren aber das Prinzip „Trendsetter“ funktioniert nicht nur im Modebusiness – fangen Sie mit einigen wenigen Mutigen an und mit etwas Zuversicht werden sie es weitertragen. Man spricht in letzter Zeit sehr oft von künstlicher Intelligenz oder Machine Learning, die das Produkt oder die Anwendung verbessern. Aber wie wäre es mal mit dem Konzept der emotionalen Intelligenz? Endanwender (Menschen!) lernen die Informationen über die Verknüpfung an eine Emotion. Das Zitat unserer Endanwender „wir lieben d.3 [..]“ haben wir im Rahmen des Vortrags sehr stolz präsentiert aber dabei nie behauptet, dass es „Liebe auf dem ersten Blick war“. Daher diese Empfehlung: Wenn Sie es wollen, wer kann Sie dann noch von dem Zielergebnis abhalten?“

An dieser Stelle möchten wir uns bei Frau Olga Luk für den spannenden Vortrag auf dem d.velop forum 2019 herzlich bedanken. Wir wünschen der OPTIMA packaging Group weiterhin viel Erfolg und freuen uns auf die Zusammenarbeit.

Das Projekt der „digitalen Maschinenakte“ bei der OPTIMA packaging Group zeigt, wie durch den Einsatz engagierter Projektleiter und Mitarbeiter umfangreiche Projekte erfolgreich realisiert werden können, die fachbereichsübergreifend und nachhaltig große Mehrwerte für alle Beteiligten bieten.

Falls Sie mehr zu dem Projekt bei der OPTIMA erfahren möchten reservieren Sie bereits heute einen Platz für den d.velop Branchentag für die produzierende Industrie 2019. Nutzen Sie die Möglichkeit und tauschen Sie sich mit Branchen-Kollegen und Experten aus Ihrem Fachbereich aus. Ganz gleich ob über fachliche Anforderungen für Industrie- und Fertigungsprozesse oder wichtige Softwareneuerungen. Melden Sie sich jetzt an!

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