Von der E-Post, Paternostern und unserem Anspruch auf Familienversicherung

Zwei Meldungen in der Presse haben mich in der vergangenen Woche sehr beschäftigt:

  1. Paternoster Aufzüge dürfen ab dem 1. Juni nur noch durch entsprechend geschultes Personal benutzt werden. Die Risiken sind zu groß, findet das Arbeitsministerium.
  2. Laut Handelsblatt vom 27.05. erreichen 90% aller E-Postbriefe der Deutschen Post ihre Empfänger nicht in der digitalen Form, sondern werden in gewaltigen Druckzentren ausgedruckt, kuvertiert, sortiert und anschließend vom Briefträger zugestellt. Das sind immerhin 400 Millionen “digitale Briefe“, die ausgedruckt werden, weil entweder der Empfänger kein E-Post Konto hat oder die digitale Zustellung aus anderen Gründen nicht praktikabel ist.

Während ich mir vergeblich vorzustellen versuchte, wie denn eine Paternoster-Schulung konkret aussehen könnte (vor meinem geistigen Auge sah ich Menschen, gesichert mit Karabinerhaken und Seilen, die angstvoll der richtigen Millisekunde für den Ein- und Ausstieg entgegenfiebern), fragte ich mich auch, was beider digitalen Post schief läuft: Denn während die Anzahl der ausgedruckt ausgelieferten E-Postbriefe mittlerweile beträchtlich ist, bleibt die vollständig digitale Zustellung nach wie vor die Ausnahme.

Zunächst einmal muss man sehen, dass selbst ein physikalisch zugestellter E-Postbrief noch mindestens 30% günstiger für den Absender ist als ein traditionell aufgegebener Papierbrief. Es drängt sich der Eindruck auf, dass sich die Post einen Porto-Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern sichert. Ich glaube dies ist durchaus ein Faktor. Die Gründe für die geringe Anzahl digitaler Zustellungen liegen aber tiefer.

(Noch) eingeschränkte Akzeptanz für digitale Dokumente

Nach wie vor ist die Akzeptanz für Dokumentenmanagement Systeme eingeschränkt, obgleich die Vorteile auf der Hand liegen. Ein digital zugestelltes Dokument ist einfacher weiterzuverarbeiten oder zu archivieren. Es spart Platz, Energie und schont so die Umwelt. Bei Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben im Geschäftsverkehr ist auch die Rechtssicherheit garantiert.

Also wo liegt das Problem? Die Antwort lautet: Es gibt kein Problem! Es ist eher eine Frage der richtigen Einstellung, der Akzeptanz und damit letztlich des überzeugenden Angebotes.

Während Paternoster seit 1876 gleichmäßig ihre Runden drehen, kam im Deutschen Ministerium für Arbeit erst 130 Jahre später ein Gefühl der latenten Bedrohung der Bevölkerung durch dieses extrem sichere Beförderungsmittel auf. Bei der Digitalisierung von Dokumenten und Geschäftsprozessen verhält es sich genau anders herum: Jedes Stück Vertrauen und Akzeptanz muss mühsam erarbeitet werden.

Die eigentliche Frage dabei ist: Liegen die wahren Gründe für die mangelnde Akzeptanz digitaler Dokumente oder Prozesse weniger in den (oftmals tatsächlich vorgeschobenen) Bedenken in Bezug auf die Informationssicherheit oder Rechtsunsicherheiten verborgen – oder einfach in der Tatsache dass man digitale Dokumente nicht anfassen kann?

Digital im Beruf – Aktenordner zuhause

„Was ich nicht berühren oder abheften kann, das ist nicht!“, so philosophisch scheinen viele Menschen immer noch zu denken. Ein kultureller Wandel dauert eben. Die Generation 40+ muss sich noch überwiegend aktiv auf das digitale Zeitalter einstellen. Gerade ein Vergleich der persönlichen Organisations-Methoden zwischen beruflichem- und privatem Umfeld ist sehr spannend zu beobachten: Hoch-digital im Büro einerseits, lange Reihen von Leitz-Ordnern zuhause andererseits. Akzeptanz für digitale Dokumentendienste im privaten Umfeld entsteht nur durch unwiderstehliche Angebote. Und hier hapert es bei vielen Unternehmen und Institutionen noch gewaltig.

Ein Beispiel:

Wie gern würde ich den jährlichen Fragebogen meiner Krankenkasse zur „Überprüfung des Anspruches auf kostenlose Familiensicherung“ entweder gar nicht (da immer gleich und völlig sinnlos) oder zumindest digital in meinem „foxdox by d.velop“ Online Postfach erhalten. Ich bekomme ihn natürlich als klassischen Brief. Da ich den Fragebogen zugegebenermaßen permanent ignoriere (Merke: Die Ansprüche auf die kostenlose Familienversicherung einer Durchschnittsfamilie ändern sich eher selten, bestimmt aber nicht jährlich…), erhalte ich ihn mit jedem Erinnerungsschreiben gleich noch einmal. Mittlerweile habe ich eine schöne Sammlung – abgeheftet, versteht sich.

Wenn ich den Fragebogen jetzt aber einscanne und ihn per E-Postbrief an die Krankenkasse schicke, dann wird er in einem Druckzentrum der Post ausgedruckt, kuvertiert… Na, Sie wissen schon! Auch werde ich ihn im nächsten Jahr garantiert wieder erhalten. Aber das ist jetzt mehr eine Frage der internen Geschäftsprozesse bei der Krankenkasse.

Alternativ könnte ich den Fragebogen dieses Jahr natürlich auch persönlich bei meiner Krankenkasse abgeben. Die werden sich sicher freuen wenn ich mal vorbeikomme – das schreiben sie zumindest immer. Bleibt nur zu hoffen, sie haben dort keinen Paternoster. Ich bin noch nicht geschult.

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