In der heutigen digitalen Welt spielen E-Mails, Dokumente und andere elektronische Daten eine entscheidende Rolle in unserem täglichen Arbeitsleben. Mit der steigenden Bedeutung von E-Mail-Kommunikation und elektronischer Dokumentenverwaltung ist es für Unternehmen essenziell, eine effektive und qualitative Archivierungslösung zu implementieren. Denn in Deutschland gibt gesetzliche Aufbewahrungsfristen und -pflichten, die von Unternehmen eingehalten werden müssen. Unternehmen oder Organisationen, die ihre Unterlagen und Daten nicht gesetzeskonform archivieren, müssen mit hohen Bußgeldern oder im schlimmsten Fall sogar mit Freiheitsstrafen rechnen. Trotzdem wird das Thema Archivierung von vielen Unternehmen und Organisationen oft vernachlässigt. Aber gerade in der heutigen Zeit können Daten, Dokumente und E-Mails durch Systemausfälle oder Cyberattacken unwiederbringlich verloren gehen. Aber ist die Microsoft 365 Archivierung die richtige Lösung für Unternehmen und Organisationen?
Ist die Microsoft 365 Archivierung eine Archivlösung für Unternehmen?
Laut einer Studie von Statista zur Office-Software Nutzung liegt der Marktanteil von Microsoft 365, ehemals Office 365, bei 85 Prozent in deutschen Unternehmen. Microsoft bietet eine Microsoft 365 Archivierung, ehemals Office 365 Archivierung, an. Welche Möglichkeiten hat man mit dieser Lösung und bietet die Microsoft 365 Archivierung eine vollständig revisionssichere Ablage?
Was bedeutet „revisionssichere Ablage“?
Der Begriff „revisionssichere Ablage“ definiert die sichere Speicherung von Informationen und Daten, die unveränderlich und nachvollziehbar ist. Dabei ist es wichtig, dass Daten nicht gelöscht oder manipuliert werden können und dass jede Änderung nachvollziehbar ist. Dies ist insbesondere in Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen, in denen strenge rechtliche Anforderungen gelten, von großer Bedeutung.
Archivierungsfunktionen von Microsoft 365: Möglichkeiten und Einschränkungen
Die Microsoft 365 Archivierung bietet keine direkte revisionssichere Ablage. Microsoft 365 bietet jedoch Funktionen zur Archivierung von E-Mails und Dokumenten, Die Archivierungsfunktionen von Microsoft 365 ermöglichen die automatische Archivierung von E-Mails basierend auf bestimmten Kriterien, wie Alter oder Aufbewahrungsrichtlinien. Dadurch können Unternehmen E-Mails in einem separaten Archiv speichern. Die Archivierungsfunktionen von Microsoft 365 dienen in erster Linie der Datenverwaltung und dem Aufbewahren von E-Mails und Dateien für Compliance-Zwecke. Um eine vollständig revisionssichere Speicherung der Daten mit Microsoft 365 zu gewährleisten, sind zusätzliche Maßnahmen gemäß rechtlichen Anforderungen erforderlich.
Eine revisionssichere Ablage mit d.velop documents for Microsoft 365
Um eine revisionssichere Ablage in Verbindung mit Microsoft 365 zu erreichen, können Unternehmen spezialisierte Lösungen von Drittanbietern wie d.velop documents for Microsoft 365 verwenden. d.velop documents for Microsoft 365 integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und bieten Funktionen zur revisionssicheren Archivierung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten gemäß den rechtlichen Anforderungen. Durch die Kombination dieser Lösungen können Unternehmen die Vorteile der Microsoft 365 Archivierung nutzen und gleichzeitig eine revisionssichere Ablage für ihre kritischen Dokumente gewährleisten. Die Lösung bietet folgende Vorteile:
Revisionssichere Archivierung von Dokumenten
d.velop documents for Microsoft 365 ermöglicht die revisionssichere Archivierung on Dokumenten in Microsoft 365. Jedes Dokument wird mit einer digitalen Signatur versehen, die sicherstellt, dass das Dokument unverändert bleibt und seine Integrität gewahrt wird. Dadurch können Unternehmen den rechtlichen Anforderungen gerecht werden und sicherstellen, dass ihre Daten revisionssicher archiviert werden.
Automatisierte Archivierung und Aufbewahrungsrichtlinien
Unternehmen und Organisationen können automatisierte Archivierungsprozesse einrichten und Aufbewahrungsrichtlinien festlegen. Dadurch werden Dokumente automatisch archiviert und gemäß den festgelegten Richtlinien aufbewahrt. Dies erleichtert die Verwaltung großer Mengen an Daten und stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Für Unternehmen ist dies essenziell, weil es in Deutschland gesetzliche Vorschriften bzgl. Aufbewahrungsfristen gibt, z.B. Eingangsrechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Vereinfachte Suche und schnelle Wiederherstellung
Durch die Integration von d.velop documents for Microsoft 365 können Unternehmen effizient nach archivierten Dokumenten suchen und sie bei Bedarf schnell einzusehen.
Archivierung mit SharePoint Online – GoBD konform