Die Frage „Vernichten oder aufbewahren?“ liegt so oft nahe, wenn man Dokumente wie Angebote, Bestellungen oder Buchungsbelege eines erfolgreich abgeschlossenen Projekts in der Hand hält. Doch Vorsicht: Es ist nicht gerade ratsam, vorschnell zu handeln und diese Dokumente einfach per Wurf oder Klick in den Papierkorb zu bugsieren. Warum? Nun, wahrscheinlich kennst du dann bisher nicht die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und -pflichten, die für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.
Entscheidungsfindung erleichtert: In diesem Artikel werden die 7 Top-Fragen zum Thema geklärt. Du erfährst, welche Vorgaben für dein Unternehmen relevant sind, welche Dokumente du mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems aufbewahren musst und ab wann du geschäftliche Dokumente in den Papierkorb verbannen darfst. Entdecke ebenfalls den kurzen Self-Check!
1. Was sind Aufbewahrungsfristen und warum müssen sie beachtet werden?
Was? Definitionsgemäß sind Aufbewahrungsfristen die vorgeschriebenen Zeitspannen, innerhalb derer aufbewahrungspflichtige Dokumente im Geschäftsleben ordnungsgemäß archiviert werden müssen.
Warum? Diese archivierten Schriftstücke dienen als Nachweise für abgeschlossene Geschäftsvorgänge, falls diese erneut an Bedeutung gewinnen sollten. Auf diese Weise wird vermeiden, dass es zu einer sogenannten „Beweisnot“ kommt.
Bedeutung der Aufbewahrungspflicht
Klassisches Beispiel: Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Wenn das Finanzamt eine Prüfung durchführt oder Fragen zu vergangenen Geschäftstransaktionen aufwirft, ist die Aufbewahrungsfrist gar nicht so „lästig“ wie man meint. Damit alles glattläuft, ist eine sorgfältige Dokumentation von Aufzeichnungen und Belegen als Nachweis der Rechtmäßigkeit von Einnahmen und Ausgaben unerlässlich. Auch in rechtlichen Angelegenheiten können archivierte Dokumente als entscheidende Beweismittel dienen. Sei es bei Garantiefällen oder Versicherungsansprüchen – ohne entsprechende Dokumentation drohen rechtliche und finanzielle Konsequenzen.
2. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es und wer muss sie beachten?
Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB) und im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Sie sind somit Bestandteil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Dementsprechend ist jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, sich an die Aufbewahrungsfristen zu halten.
Daneben gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw. Auf diese kann im Rahmen des Blogartikels jedoch nicht eingegangen werden. In diesem Blogartikel konzentrieren wir uns jedoch auf die generellen Aufbewahrungspflichten für kaufmännische Buchführung.
3. Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?
Die steuerrelevanten Dokumente, zu deren Aufbewahrung jeder Steuerpflichtige verpflichtet ist, sind gemäß § 147 AO festgelegt. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, Lageberichte, Eröffnungsbilanz (mit zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
- Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handelsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
- Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Aufbewahrungspflichten im Blick: Wichtige Fristen für Privatpersonen
Wusstest du? Auch Privatpersonen sollten gewissen Aufbewahrungsfristen nachgehen!
Gesetzlich verpflichtend sind:
- 2 Jahre: Rechnungen & Unterlagen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG))
- 6 Jahre: Steuerrelevante Belege und Aufzeichnungen von Personen mit einem Jahresumsatz > 500.000 € (§147a AO)
Empfehlenswert sind unter anderem:
- 2 Jahre: alltägliche Kaufbelege für den Garantiefall
- 4 Jahre: Bankunterlagen wie Kontoauszüge und Überweisungen
- 30 Jahre: Kreditunterlagen, Mahnescheide, Prozessakten & Urteile
- Lebenslang: Standesamtliche Urkunden
4. Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?
Für die verschiedenen Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Es wird unterteilt in Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren und 6 Jahren.
In dieser Grafik erfährst du, welche Dokumente nicht vernichtet, sondern aufbewahrt werden sollten!
Wichtig zu wissen: Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgt ist bzw. das Inventar, die Bilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt ist. Bei Geschäfts- und Handelsbriefen zählt das Jahr des Zu- bzw. Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes.
Rechenbeispiel: Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung
In Laufe des Jahres 2024 erhalten Sie eine Rechnung über den Erwerb Ihrer neuen Dokumentenmanagement-Software. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 und endet am 31. Dezember 2034. Daher kann die entsprechende Unterlage erst ab dem 1. Januar 2035 entsorgt werden.
Positive Nachrichten für Unternehmen: Fristverkürzung für Buchungsbelege
Der Regierungsentwurf des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) sieht eine Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre vor. Es wird erwartet, dass dieses Gesetz im Verlauf des Jahres 2024 verabschiedet wird und spätestens ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt. Diese Änderung bedeutet, dass Unternehmen zukünftig weniger Zeit und Platz für die Archivierung von Unterlagen wie Rechnungen, Kontoauszügen, Lieferscheinen und Kassenbons benötigen.
5. Können Aufbewahrungsfristen verlängert werden?
Eine Verlängerung der Aufbewahrungsfristen ist möglich, „wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.“ (§ 147 Abs. 3 AO). Für Zwecke der Besteuerung weiterhin, d. h. nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist, aufzubewahren sind daher insbesondere Unterlagen, die
- für eine begonnene Betriebsprüfung,
- für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
- für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
- für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
- zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen
von Bedeutung sind.
6. Wie ordne ich Unterlagen richtig zu?
Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Oftmals ist es gar nicht so leicht, die Unterlagen korrekt zuzuordnen. Hier ein Überblick welche Unterlagen zu welcher Dokumentenkategorie gehören:
Bücher, Handelsbücher und Aufzeichnungen
Zu dieser Dokumentenkategorie zählen Grundbuch, Hauptbuch sowie Nebenbücher. Bei einer kontenblattlosen Buchhaltung ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Inventare
Als Inventare werden sämtliche Aufzeichnungen über die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden bezeichnet. Soweit es zum Verständnis dieser Aufzeichnungen nötig ist, sind dazugehörige Organisationsanweisungen und Arbeitsanweisungen ebenfalls aufzubewahren.
Geschäftsbriefe oder Handelsbriefe
Zu Geschäfts- oder Handelsbriefe zählt jegliche Korrespondenz, die die Vorbereitung, Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäftes bzw. eines Handelsgeschäftes zum Gegenstand hat. Hierunter fallen auch E-Mails oder Telegramme. Ausgenommen ist Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (z.B. nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte).
Eine Sonderrolle spielen hierbei Lieferscheine, da sich ihre Aufbewahrungsfrist je nach Anwendungsfall ändern kann. Mehr dazu in unserem Blog-Beitrag Aufbewahrungsfrist Lieferscheine?! 4 Antworten, die man kennen sollte!.
Buchungsbelege
Buchungsbelege sind alle Unterlagen, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren und damit Grundlage der einzelnen Eintragung in die Geschäftsbücher sowie für die sonstigen Aufzeichnungen sind. Sie haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Geschäftsvorgang zugrunde liegt. Sie müssen sich auf die Vermögens-, Ertrags- oder Finanzlage eines Unternehmens ausgewirkt haben.
Sonstige Unterlagen
Unter sonstige Unterlagen fallen zum Beispiel Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege, Registrierkassenstreifen und Personalunterlagen. Diese müssen sich nicht auf konkrete Geschäftsvorfälle beziehen; es reicht vielmehr aus, dass sie in irgendeiner Form „für die Besteuerung von Bedeutung“ sind. §14b Abs. 1 UStG stellt für Rechnungen spezielle Regelungen auf.
Hol dir deine Checkliste – mit Aufbewahrungsfristen für einzelne Dokumente nach ABC
Wir haben eine alphabetisch sortierte Checkliste erstellt, in der die Länge der Aufbewahrungsfristen für ausgewählte Unterlagen, Dokumente, Aufzeichnungen etc. nachgesehen werden kann.
Diese Aufstellung ist jedoch nicht vollumfänglich. Sie nennt zwar die wesentlichen Dokumentarten, allein aus der Bezeichnung des Schriftguts kann aber nicht immer auf seine Aufbewahrung geschlossen werden. Im individuellen Fall spielt die Funktion des Schriftstücks im Betrieb eine entscheidende Rolle.
7. Welche Dokumente dürfen vernichtet werden?
Merke: Addiere auf das Jahr, in dem du deine Steuererklärung einreichst, 10 Jahre. Dies ergibt das Jahr, ab welchem du jedes zur Steuererklärung benötigte Dokument vernichten kannst. Mit dieser Faustregel bist du stets auf der sicheren Seite – auch wenn du nicht weißt, ob ein Dokument unter die 6- oder 10-Jahres-Frist fällt.
Vorsicht: Auf Unterlagen im Zusammenhang mit Altersvorsorge (z.B. Sozialversicherungsunterlagen, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen) sollten Arbeitnehmer mindestens 30 Jahre addieren, bevor sie vernichtet werden dürfen. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen für Unternehmen hängt dagegen von verschiedenen Umständen ab. Mehr dazu erfährst du im Beitrag Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen.
Self-Check: Hättest du das Dokument der korrekten Aufbewahrungsfrist zugeordnet?
Was gilt in Österreich und der Schweiz?
Nachdem nun die 7 elementaren Fragen zum Thema Aufbewahrungsfristen in Deutschland geklärt sind, bleibt noch offen einen Blick auf derartige Regelungen in unseren deutschsprachigen Nachbarländern zu werfen. Auch dort gelten spezifische Aufbewahrungsfristen, deren Beachtung entscheidend ist, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Aufbewahrungsfristen in Österreich
Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente in Österreich werden in erster Linie in § 132 und § 133 des Bundesabgabenordnung (BAO) geregelt.
Hier ist festgelegt, dass Bücher und Aufzeichnungen, dazugehörige Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und Unterlagen im Original sieben Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Sieben-Jahres-Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Darunter sind folgende Unterlagen zu stehen:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Belege
- Geschäftspapiere, sowohl Schrift- als auch E-Mailverkehr
- Monats- und Jahresbelege
- Inventurliste
- Unterlagen für Anlagenkäufe
- Lohnverrechnungsunterlagen, u.a. Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind
Zusätzlich dazu müssen Kapitalgesellschaften gemäß dem Unternehmensgesetzbuch folgende Unterlagen aufbewahren:
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse inklusive Lageberichte
- Konzernabschlüsse inklusive Konzernlageberichte
- Empfangene Geschäftsbriefe und Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe
Die Aufbewahrungsfristen können bei Unterlagen und Aufzeichnungen, die Grundstücke betreffen auf 12 Jahre, bei bestimmten Grundstücken sogar 22 Jahre (§ 18 Abs 10 Umsatzsteuergesetz – UStG) betragen.
Aufbewahrungsfristen in der Schweiz
Artikel 962 des Obligationenrecht regelt, dass alle Einzelfirmen, Personengesellschaften sowie juristische Personen zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher verpflichtet sind. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen müssen die Geschäftsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Folgende Unterlagen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, um die Beweispflicht für Geschäftsvorfälle sicherzustellen:
- Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang) sowie Revisionsbericht
- Geschäftsbücher (u.a. Hauptbuch, Kontenaufstellung, Journal, Debitoren, Kreditoren, Lohn und der Warenbestand)
- Buchungsbelege
- Korrespondenzen
- Dokumente mit rechtsverbindlicher Wirkung (u.a. Verträge, GV-Protokolle, Steuererklärungen und Lohnausweise)
Geschäftsunterlagen, die zur Berechnung der Eigennutzung von unbeweglichen Gegenständen (Immobilien) benötigt werden, müssen 20 Jahre aufbewahrt werden.
Für arbeitsrechtliche Unterlagen gilt gemäß Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) eine fünfjährige Aufbewahrungspflicht.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in Papierform ist nur die Aufbewahrung des Geschäfts- und Revisionsbericht (unterzeichnet und im Original) vorgeschrieben.
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen für Dokumente im Unternehmen
Unter Aufbewahrungsfristen ist die gesetzlich vorgeschriebene Dauer zu verstehen, während der bestimmte Dokumente und Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Zweck hinter den Aufbewahrungsfristen ist, die sogenannte Beweisnot zu verhindern, sollten bereits abgeschlossene Geschäftsvorgänge erneut Bedeutung gewinnen.
Die wichtigsten Dokumente, die Aufbewahrungsfristen unterliegen, sind in der Abgabenordnung, im Handelsgesetzbuch und im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Dazu gehören unter anderem Buchhaltungsunterlagen, Steuerunterlagen, Verträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Geschäftskorrespondenz.
Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen unterscheiden sich je nach Art der Dokumente. Grundsätzlich betragen die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen 10 oder 6 Jahre.
Die Aufbewahrungspflicht für Dokumente bezieht sich auf die gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Dokumente für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Die Dauer hängt von der Art des Dokuments und den anwendbaren Gesetzen ab.
Es gelten verschiedene Aufbewahrungspflichten für Unternehmen, um zu gewährleisten, dass bestimmte Dokumente während der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem die ordnungsgemäße Archivierung von Buchhaltungsunterlagen, die Dokumentation von Personalakten oder die Aufbewahrung von Verträgen.
Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente variieren, abhängig von der Art der Dokumente. Im Allgemeinen erstrecken sich diese Fristen entweder auf einen Zeitraum von 10 oder 6 Jahren.