Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation betrifft wirklich jedes steuerpflichtige Unternehmen – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum internationalen Konzern. Dabei spielt es keine Rolle, ob du als Einzelunternehmer, GmbH oder AG unterwegs bist. Die Finanzverwaltung erwartet im Rahmen einer Betriebsprüfung eine vollständige und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation gemäß den GoBD – und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße oder -form. Was eine Verfahrensdokumentation ist, welche Unternehmen zur Erstellung verpflichtet sind und wie man sie erfolgreich umsetzt, erfährst du in diesem Artikel.
Was bedeutet Verfahrensdokumentation?
Laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wird für den Begriff der Verfahrensdokumentation die nachfolgende Definition angegeben: „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“
Für wen ist die Verfahrensdokumentation Pflicht?
Die GoBD hat Auswirkungen auf jedes Unternehmen, ganz gleich, ob es sich um einen Großkonzern, ein mittelständisches Unternehmen oder einen Einzelbetrieb handelt. Sobald steuerrelevante Abläufe mithilfe von IT abgebildet oder steuerrelevante Dokumente (z.B. Belege, Verträge oder Lohn- und Gehaltsunterlagen) elektronisch aufbewahrt werden, ist eine umfassende Verfahrensdokumentation Pflicht.
Die Pflicht zur Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher und anderer erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen liegt ausschließlich beim Steuerpflichtigen. Diese Verantwortung bleibt bestehen, auch wenn Teile oder die gesamten Aufgaben an Dritte ausgelagert werden, wie an Steuerberater oder Rechenzentren.
3 Gründe, warum die Verfahrensdokumentation wichtig ist
Für die revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Belege ist eine nachvollziehbare und detaillierte Verfahrensdokumentation gemäß den GoBD zwingend erforderlich. Sie erfüllt im Unternehmen mehrere zentrale Funktionen:
- Compliance mit Datenschutzgesetzen: Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit personenbezogener Daten gewährleisten zu können. Eine detaillierte Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil dieser Maßnahmen und trägt dazu bei, die Einhaltung zahlreicher gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Eine transparente, dokumentierte Prozessumgebung erleichtert es Unternehmen, ihre Abläufe zu verstehen, zu überwachen und zu optimieren. Insbesondere im Falle von Audits oder Datenschutzprüfungen können Unternehmen mithilfe der Verfahrensdokumentation nachweisen, dass sie alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben, um die Sicherheit personenbezogener Daten gewährleisten zu können.
- Risikomanagement: Durch die Identifizierung und Dokumentation von Risiken im Kontext der Datenverarbeitung können Unternehmen gezielt Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken zu minimieren oder zu eliminieren. Eine Verfahrensdokumentation ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation umsetzen: So geht’s!
Betrachtet man die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ein wenig genauer und nimmt die 184 Randziffern unter die Lupe, stößt man allein 27-mal auf den Begriff der Verfahrensdokumentation. Grund genug, um einen Blick auf die wichtigsten Anforderungen zu werfen:
- Für die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen wird eine Verfahrensdokumentation benötigt.
- Die durchgeführten Kontrollen (das interne Kontrollsystem) innerhalb der Verfahren sind in der Dokumentation zu beschreiben.
- Aus der Dokumentation muss ersichtlich werden, wie die elektronischen Belege u. a. erfasst, empfangen und aufbewahrt werden.
- Für eine Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.
- Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Verfahren vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
- Zudem muss die Verfahrensdokumentation verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten wie Wirtschafts- und Steuerprüfer in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
Reibungslose Abläufe schaffen: erfolgreiche Verfahrensdokumentation für Unternehmen
Welche 5 Elemente muss eine Verfahrensdokumentation unbedingt enthalten?
1. Eine allgemeine Beschreibung zum Unternehmen
Hier beschreibst du dein Unternehmen in groben Zügen: Wie ist es organisiert? Welche Prozesse sollen dokumentiert werden? Wo werden relevante Daten gespeichert? Und: Gibt es externe Dienstleister, die in diese Prozesse eingebunden sind?
2. Die Anwenderdokumentation
Dieser Teil enthält alle notwendigen Informationen, um die eingesetzten IT-Systeme korrekt zu bedienen. Wer übernimmt welche Aufgaben im Prozess? Gibt es Arbeitsanweisungen, Schulungen oder Einweisungen? Und wer ist für die Administration zuständig?
3. Die technische Systemdokumentation
In der technischen Dokumentation geht es um die IT-Infrastruktur: Welche Systeme kommen zum Einsatz? Wie ist die EDV-Umgebung aufgebaut? Hier wird die technische Basis der buchführungsrelevanten Prozesse beschrieben.
4. Eine Betriebsdokumentation
Dieser Abschnitt umfasst alle Regelungen rund um den IT-Betrieb und die IT-Sicherheit – von Notfallplänen über Backup-Strategien bis zu Sicherheitsrichtlinien.
5. Das interne Kontrollsystem (IKS)
Das interne Kontrollsystem sorgt für Qualität und Sicherheit in deinen Prozessen. Hier dokumentierst du, wie du durch organisatorische Maßnahmen und regelmäßige – idealerweise dokumentierte – Kontrollen sicherstellst, dass alles korrekt abläuft.
Wie du Verweise richtig nutzt – und was du dabei nicht vergessen darfst
Innerhalb der Dokumentation ist es zudem möglich, sofern vorhanden, auf andere bestehende Dokumente zu verweisen. Es ist jedoch zu beachten, dass sowohl die Verfahrensdokumentation als auch die verwiesenen Dokumente stets aktuell gehalten werden müssen. Ferner ist eine Versionierung der Dokumente notwendig, sodass historische Prozesse ebenso eingesehen werden können.
In der zu erstellenden Verfahrensdokumentation ist auf die folgenden Grundsätze der GoBD einzugehen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Wahrheit
- Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung
- Vollständigkeit
- Einzelaufzeichnungspflicht
- Richtigkeit
- zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung und Unveränderbarkeit
Digitale Prozesse ohne Verfahrensdokumentation? Ein teures Risiko
Die Verfahrensdokumentation ist eine verpflichtende Maßnahme für dein Unternehmen, sobald du steuerrelevante Abläufe mithilfe von IT abbildest oder steuerrelevante Dokumente elektronisch aufbewahrst. Daher ist es notwendig, dass Unternehmen sicherstellen, dass sie eine korrekte Verfahrensdokumentation erstellen und regelmäßig aktualisieren, um den Anforderungen der digitalen Welt gerecht zu werden.
Häufige Fragen und Antworten zur Verfahrensdokumentation Pflicht
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element zur Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie ermöglicht es dem Finanzamt, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung sicherzustellen. Ohne sie kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht garantiert werden.
Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation betrifft grundsätzlich alle steuerpflichtigen Unternehmen – unabhängig von Größe oder Rechtsform. Sobald steuerrelevante Prozesse digital abgebildet oder Dokumente elektronisch aufbewahrt werden, greift die GoBD und damit auch die Pflicht zur Verfahrensdokumentation.
Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst u. a. eine allgemeine Unternehmensbeschreibung, die Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation, eine Betriebsdokumentation sowie ein internes Kontrollsystem (IKS).
Diese Bestandteile müssen klar strukturiert, aktuell und versioniert sein
Fehlt eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, kann das im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen oder sogar steuerlichen Nachteilen führen. Die Verantwortung liegt immer beim Steuerpflichtigen – auch bei Auslagerung an Dritte.