Rechnungseingangs­verarbeitung: 5 Gründe Ihre Eingangsrechnungen zu lieben

Wer hat es in den letzten Monaten nicht gehört und auch wir haben es bereits im aktuellen Digitalisierungs-Wiki erwähnt. Von allen Seiten wird deutschen Unternehmen, insbesondere dem Mittelstand, vorgeworfen, dass sie die Digitalisierung verschlafen. Artikel wie „Mittelstand verschläft Digitalisierung” sprießen aus allen Ecken. Ja, liebe Warner und Mahner. Unternehmen haben es verstanden. Es ist Zeit zu handeln. Die Frage nach dem „ob“ stellt sich nicht mehr. Die Frage nach dem „Wie?“ ist die entscheidende.

Taucht man erst in das Meer der Digitalisierung ein, wirkt es grenzenlos. Von “Enterprise Mobility” bis hin zu “Industrie 4.0” – alles scheint Digitalisierung zu sein. Eine Masse an neuen Begriffen, Möglichkeiten und Anforderungen strömt auf uns ein. Diese Flut an Informationen kann beängstigen, im schlimmsten Fall lähmen. Laut einer aktuellen Studie des IT-Anbieters Cisco sehen “Mehr als 75% (…) Digitalisierung als rationale Pflichtveranstaltung. Für fast die Hälfte stellt sie ein Wagnis dar und fast jeder dritte Entscheider verbindet mit der Digitalisierung negative Gefühle, wie „Angst“ und „Einsamkeit“.”

Dabei muss Digitalisierung gar nicht angsteinflößend sein, sie muss nicht Stress und Handlungszwang bedeuten und auch nicht überfordern. Sie kann sogar Spaß machen. Sie kann gar zu positiven Gefühlen führen, denn: Sie entlastet uns von mühseligen Arbeiten, spart Zeit und Geld und ermöglicht es, Zeit für andere Dinge zu nutzen. Nur bloßes Daher-Gerede? Das haben Sie alles schon gehört?

Wir beweisen Ihnen, dass dies nicht nur Marketing-Floskeln sind. Wie? Mit einem ersten Prozess, den alle Unternehmen kennen und digitalisieren sollten: Der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Wir wagen sogar zu behaupten, dass sie Ihre Eingangsrechnungen bald lieben werden. Hier sind fünf Gründe warum:

 

Fünf Gründe Ihre Eingangsrechnungen zu lieben:

1. Digitale Eingangsrechnungen sparen Zeit

Ein digitaler Prozess spart einzelnen Mitarbeitern eine Menge Zeit, die sie in andere, spannendere Aufgaben investieren können. Wieso das so ist? Werfen wir einmal einen Blick auf einen möglichen analogen Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Erschreckend nicht? Ein Ungetüm von Wegen und Abhängigkeiten. Kann ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit, Urlaub oder aus sonstigen Gründen, seinen Arbeitsschritt nicht erfüllen, gerät der Prozess ins Stocken. Das Problem: Bei einem analogen Ablauf weiß keiner, wo der Prozess ins Stocken geraten ist. Denn wie hat es einst ein Finanzbuchhalter ausgedrückt: “Papier ist toll, aber es schreit nicht hier, wenn man danach ruft!”. Damit wären wir auch schon beim zweiten Punkt angelangt. “Sie erhalten den Überblick”.

 „Vor Einführung von d.3ecm hat der Prozess der Bearbeitung von Rechnungen etwa die dreifache Zeit gebraucht.“ (Gerhard Saedtler, Senior Associate Software Engineer bei Tupperware)

2. Digitale Eingangs­rechnungen schaffen Überblick

Rechnungen, die sich melden, wenn man nach ihnen ruft? Tauscht man das Rufen mit Suchen aus, erfüllt die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung diesen Anspruch. Direkt in Ihrem ERP System erhalten Sie ein Cockpit, mit dem Sie jederzeit überblicken, wo Rechnungen im Unternehmen liegen. Beispielsweise in welcher Abteilung und bei welchem Mitarbeiter. Damit aber nicht genug der Transparenz. Zusätzlich wird ersichtlich, in welchem Status sich die Bearbeitung befindet, um welche Summe es sich handelt und eine Skontoampel gibt es auch. Die Skontoampel lässt sich beispielsweise in drei Stufen einstellen: grün=noch 10 Tage Frist bis Skonto verfällt, gelb= noch 2 Tage Frist bis Skonto verfällt, rot= Skonto verfallen. Die Skontoampel führt uns auch direkt zu Grund 3.

„Durch die elektronisch ablaufende Freigabe können wir jetzt Verlauf und Status aller im Unternehmen kursierenden Eingangsrechnungen wesentlich besser überwachen als früher.“ (Mike Riddermann | Bilanzbuchhalter Winkhaus)

3. Digitale Eingangsrechnungen sparen Kosten

Der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung ist sehr dankbar zu digitalisieren. Warum? Die Kosteneinsparungen lassen sich einfach berechnen. Die folgende Infografik zeigt es:

Infografik zur Kosteneinsparungen durch digitale Eingangsrechnungen
Infografik –
Kosteneinsparungen durch digitale Eingangsrechnungen

Logisch. Durch die Zeitersparnis können Fristen zur Sicherung der Skontoerträge besser eingehalten werden. So werden Kosten auf direktem Wege eingespart.

„Durch die hohe Automatisierung verringern sich gleichzeitig die Prozesskosten und es können nun Zahlungsfristen zur Sicherung der Skontoerträge noch besser eingehalten werden.“ (Matthias Gärtner, IT-Projektleitung VHB)

4. Digitale Eingangsrechnungen schonen Ihre Nerven

Neben eher rationalen Gründen wie eine Kosten- und Zeitersparnis, gilt es einen emotionalen Grund nicht zu unterschätzen, der für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung spricht: Sie schonen Ihre Nerven! Vielleicht finden Sie sich in einigen der folgenden Situationen wieder.

  • “Wie oft hab ich schon gesagt, dass keine Kopien von Rechnungen angefertigt werden soll!”
  • “Eine Rechnung ist doch kein Notizblock.”
  • “Die Post muss die Rechnung verbummelt haben.”
  • “Schon wieder eine Mahnung, die eingegangen ist. Und das nur, weil die Rechnungen von so vielen Personen bearbeitet werden müssen. Irgendwer hat bestimmt wieder getrödelt.”
  • “Ich bin mir sicher, dass ich diese Rechnung schon einmal gesehen habe. Ist die nicht auch per Mail eingegangen? Jetzt werden Rechnungen schon doppelt versendet. Als wäre es nicht so schon alles undurchsichtig genug.”

Ganz schön nervenaufreibend das Thema Rechnungsworkflow. Dabei muss das längst nicht mehr so sein. Digitalisierung macht an dieser Stelle wirklich Spaß und schont ihre Nerven. All die genannten Situationen entfallen mit einem digitalen Prozess.

5. Digitale Eingangsrechnungen sind im Trend

Vermutlich haben Sie bereits vom ZUGFeRD Format gehört. Bestimmt erhalten Sie auch schon Rechnungen in diesem Format. Für alle, denen noch Infos zum ZUGFeRD fehlen hier ein kleiner Exkurs zum Thema:


ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.” Der Guide entstand in Anlehnung an die am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Mit dieser soll eine europäische Norm für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung geschaffen werden. Die EU legt damit die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat in den öffentlichen Verwaltungen fest. Die EU-Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnung entsprechen. Dies wird mit ZUGFeRD-konformen Rechnungen geschehen. Denn ZUGFeRD kombiniert maschinenlesbare, standardisierte Daten mit dem menschenlesbaren Beleg auf Grundlage des PDF/A-3-Standards. Das Format lässt sich kostenfrei auf der Seite von FeRD herunterladen.


Sie sind kein öffentliches Unternehmen und denken daher, dass ZUGFeRD-konforme Rechnungen für sie irrelevant sind? Bedenken Sie, dass ca. 45-65% deutscher Unternehmen Zulieferer für den öffentlichen Sektor sind und nahezu jeder Privathaushalt Rechnungen von ihm erhält. Somit wird ZUGFeRD in den kommenden Jahren als branchenübergreifendes Standardformat eine immer größere Rolle spielen und auch auf den B2B-Bereich übergreifen. Dass E-Rechnungen “im Kommen” sind, untermauern ebenfalls aktuelle Studien.

Daher ist  klar, ZUGFeRD wird zukünftig zum Standard. Unternehmen brauchen demnach eine Lösung, um sich diesem Standard anzupassen. Nur dann handeln sie zeitgemäß

„Der digitale Wandel erfordert ein sehr gut ausbalanciertes Zusammenspiel zwischen Agilität und Sicherheit. Mit einem Partner, der nicht nur mitdenkt sondern auch vorausschaut, lassen sich heute Ziele erreichen, die gestern noch unrealistisch waren.“ (Panagiotis Anastassiadis, Projektleitung Informationsmanagement + Leiter MS SharePoint & Vehicle Database, Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG)

Gut, ob Sie aus diesen Gründen Ihre Eingangsrechnungen wirklich lieben werden, bleibt fraglich. Denn “lieben” ist ein sehr starkes Wort. Aber eins ist sicher, Sie werden sie weniger verfluchen.

Sie haben es vielleicht gemerkt. Die Frage nach dem “Wie?” ist noch offen. Keine Sorge! Wir haben sie nicht vergessen. Denn wie genau die Projektierung einer Eingangsrechnungsverarbeitung im Unternehmen abläuft, verraten wir Ihnen in zwei Wochen in Teil 2 unserer Blogartikel-Serie zum Thema Eingangsrechnungsverarbeitung. Bleiben Sie gespannt.

Sie möchten nicht so lange warten? Dann informieren Sie sich einfach zum Thema digitaler Rechnungsworkflow auf unserer Landingpage.

www.digitalerechnungen.de