Wenn das die alten Römer wüssten – die Evolution des Briefes in der Digitalisierung

Obwohl er schon oft für tot erklärt wurde, gehört er zu den Dauerbrennern in der Unternehmenskommunikation – der Brief. Im vergangenen Jahr wurden allein in Deutschland fast 19 Millionen und weltweit über 300 Milliarden Briefe verschickt. Er erreicht uns täglich in Form von Rechnungen, Lohnabrechnungen oder anderen Informationsschreiben.

Ein Medium, das in Zeiten des digitalen Wandels überholt scheint, stellte weit vor unserer Zeit eine echte Revolution der Kommunikation dar. Wir machen einen kurzen Abstecher in die Entstehungsphase des Briefes, sammeln Gründe für seine Standhaftigkeit und liefern einen Ausblick auf die rosige Zukunft, die dem Brief im Rahmen der Digitalisierung blüht.

Die Vorreiter der Post, wie wir sie kennen. So fing alles an.

In Zeiten von Postzustellung per Elektroauto, eBike oder Drohne wirkt der Blick in die Entstehungsphase des Postwesens eher weniger spannend. Aber für die damalige Zeit war die Briefzustellung ein großer Fortschritt. Denn nachdem sich schon im alten Ägypten (3.000 v. Chr.) Könige Nachrichten auf Papyrus übermittelten, entstand mit dem cursus publicus das erste geregelte Postwesen im römischen Reich. Die Römer entwickelten ein ausgeklügeltes Zustellsystem, welches einer Eimerkette ähnelte. Sobald ein Postbote Standort X erreichte, wurde der Brief dem nächsten Kurier übergeben, der die Übermittlung ohne Unterbrechung fortsetzen und die Botschaft dem Empfänger zustellen konnte. So konnten Nachrichten in vergleichsweise kurzer Zeit überbracht werden. Seitdem hat sich einiges getan.

Der analoge Brief – Totgesagte leben länger

Heute stellt sich eher die Frage, warum der Brief in seiner Entwicklung stagniert und nicht längst endgültig von der Bildfläche verschwunden ist und seinem digitalen Pedant das Feld überlässt. Laut einer Statistik wurden im Jahr 2016 allein durch die Deutsche Post immer noch 18.628 Millionen Briefe in Deutschland verschickt. Das ist ein Rückgang von nur 1,04% im Vergleich zum Vorjahr. Wir Deutsche scheinen an unserem treuen Begleiter zu hängen. Wir schätzen seine Seriosität. Wir lieben seine Anfassbarkeit, die uns ein Gefühl von Sicherheit vermittelt. Doch bei aller Liebe für den analogen Brief ist es Zeit, alle Ausreden über Bord zu werfen und einen Blick auf die digitalen Alternativen zu werfen. Es gibt nämlich viele gute Gründe, Briefe zu digitalisieren und den Arbeitsplatz digitaler zu gestalten, denn knapp 400 Millionen Euro fallen allein bei den mittelständischen Unternehmen in Deutschland schon an Lohnkosten an, um die Ein- und Ausgangspost zu verarbeiten. Rund 68 Prozent der befragten Unternehmen der repräsentativen Studie der Francotyp-Postalia Holding AG und Bitkom Research geben an, dass sie Optimierungsbedarf bei der Verarbeitung der Eingangspost sehen, rund 46 Prozent sind es bei der Verarbeitung der Ausgangspost.

Briefe digitalisieren oder gleich direkt digital zustellen

Wir helfen dabei, dieses Optimierungs- und Einsparpotenzial auszuschöpfen.

Bei einem Blick auf die Möglichkeiten, Post zu digitalisieren, wird schnell klar: An Alternativen mangelt es nicht. Im Grunde gibt es zwei Ansätze.

  1. Briefe werden beim Eingang ins Unternehmen digitalisiert
  2. Briefe werden direkt digital zugestellt

In Szenario 1 werden physisch vorliegende Briefe mit einer Dokumentenmanagement-Software gescannt, erfasst und archiviert. Die Post kann anschließend elektronisch dem zuständigen Mitarbeiter gezielt zugewiesen werden.

In Szenario 2 werden Dokumente, wie auch Briefe, wie gewohnt im Unternehmen (z.B. einem Textverarbeitungsprogramm) erstellt und anschließend über einen gesicherten Übertragungsweg an einen externen Anbieter wie d.velop übertragen. Dieser kümmert sich dann um die Verteilung und Zustellung der Dokumente. Falls gewünscht, besteht die Möglichkeit, ein Dokument digital und gleichzeitig postalisch zuzustellen. Je nach Bedarf kann der Empfänger das Dokument online abrufen oder in Papierform verwenden. Dabei müssen die Mitarbeiter auf das Altbewährte nicht verzichten und können frei und flexibel entscheiden, welche der beiden Varianten sie bevorzugen. Und falls einige Briefe noch nicht digitalisiert werden sollen, übernimmt auch hier der Anbieter den Druck, die Kuvertierung und die Zustellung. Unternehmen können so Kosten senken, ihre Prozesse optimieren und die Umwelt schonen. Und mit nur wenig Aufwand kann diese Lösung direkt in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden.

 

Totgesagte leben zwar länger, sterben aber letztlich doch. Genau aus diesem Grund sollten Sie sich frühzeitig mit Möglichkeiten beschäftigen, Ihre Briefe zu digitalisieren. Erfahren Sie hier mehr über einen digitalen Posteingang und hier mehr über die digitale Zustellung von Briefen.

 

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Theresa Dücker

Project Assistant Marketing, d.velop AG