E-Mail-Archivierungspflicht: Weg vom Müssen

Bei vielen Kundengesprächen im Bereich der E-Mail-Archivierung höre ich vom „müssen“. Wir „müssen“ E-Mails archivieren. Wir „müssen“ der E-Mail-Archivierungspflicht nachkommen. Und auch ich ertappe mich immer wieder dabei, das Wort „müssen“ zu verwenden. Dabei klingt das so nach Zwang. Wir sollten Dinge, die notwendig sind auch wollen. Bei dem Thema E-Mail-Archivierung ist das auf den ersten Blick gar nicht so einfach. Unternehmen sind in der Pflicht, steuerrechtlich relevante Dokumente elektronisch vorzuhalten. Dazu zählen auch E-Mails und deren Anhänge. Mit der GoBD wurde ein erster Versuch gestartet, die Regularien einfacher und verständlicher zu gestalten – aber ein Zwang steckt für viele immer noch dahinter.

Übersicht E-Mail-Archivierungspflicht für Unternehmen

Mit der richtigen E-Mail-Archivierungssoftware und den passenden internen Abläufen können Unternehmen der gesetzlichen Archivierungspflicht entsprechen. Aber es geht um weit mehr: Unternehmen können Mehrwerte für sich und auch einzelne Mitarbeiter generieren. Bevor wir uns aber genauer mit diesen Mehrwerten beschäftigen, möchte ich zuerst auf die revisionssichere Aufbewahrung von E-Mails eingehen.

Der Gesetzgeber schreibt im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung vor, dass alle steuerrechtlich relevanten E-Mails elektronisch vorgehalten werden und über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht einsehbar sein müssen. Und das führt uns zur zentralen Frage im Kontext der E-Mail-Archivierung: Welche E-Mails sind steuerrechtlich relevant? Eine Frage, die man in der Regel nicht so einfach beantworten kann. So ist die vermeintlich wichtige E-Mail plötzlich doch nicht steuerlich relevant, weil die Geschäftsbeziehung im letzten Moment nicht zustande gekommen ist. Unternehmen archivieren daher typischerweise alle ein- und ausgehenden E-Mails (Journaling) – sicher ist sicher. Dieses Vorgehen lässt zwar die Betriebsräte aufhorchen, doch mit einer entsprechenden Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer scheint dies aus Compliance-Sicht die beste Vorgehensweise.

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Wer muss archivieren:

• Jeder Kaufmann, Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften und juristische Personen (Art. 257 Abs. 1)

Wieso muss archiviert werden:

• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Abgabenordnung (AO)
• Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GBO)
• Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssystem (GoBS)
• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
• Aktiengesetz (AktG)
• Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbHG)
• Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Telekommunikationsgesetz (TKG)
• Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)

Was muss archiviert werden:

• E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§140 AO)

Wie muss archiviert werden:

• Ordnungsgemäß
• Vollständig
• Frühestmöglich
• Mit Original übereinstimmend
• Mit Berechtigung einsehbar
• Wiederauffindbar und Reproduzierbar
• Vernichtung erst nach Ablauf der Archivierungspflicht
• Protokollierung aller Änderungen im Archiv
• Für einen Zeitraum von 6 bzw. 10 Jahren
• Auch nach einem Systemwechsel getreu der genannten Richtlinien
  

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Mehr als Archivierungspflicht: Storage sparen und Outlook entlasten

Durch das Archivieren aller E-Mails entstehen für die IT-Abteilung jedoch Redundanzen, die sich leicht vermeiden ließen. Denn mit dem Archiv wird neben den Postfächern ein zweiter, identischer Datentopf aufgemacht – alle E-Mails werden doppelt vorgehalten. Genutzt werden diese Daten, so lange es zu keinem Rechtsstreit kommt, von niemandem. Die Hardware dafür muss aber über die gesamten Jahre der Aufbewahrungspflicht gehegt und gepflegt werden. Und genau hier kommen wir zu den Vorteilen einer professionellen Archivierungslösung.

Moderne Archivierungslösungen können nach der Archivierung auch die E-Mails in den Postfächern nachbearbeiten. Das heißt konkret, dass nach einem definierten Zeitraum die Anhänge aus den E-Mails entfernt, und durch einen Verweis auf das archivierte Objekt ersetzt werden. Dadurch wird je nach Größe und Anzahl der Anhänge bis zu 90% Platz in den Postfächern der Angestellten geschaffen. Performance-Probleme in Outlook gehören damit der Vergangenheit an. E-Mails, die noch nicht über das Journaling archiviert wurden, werden in dem Zuge gleich mitarchiviert und nachbearbeitet. Hinzu kommt, dass bei der Ablage im Archiv für jede E-Mail eine Dublettenprüfung durchgeführt wird. Eine E-Mail, die an 50 Mitarbeiter gegangen ist, wird nur einmal abgelegt, wodurch Platz im Archiv gespart wird. In diesem Zusammenhang spricht man auch von Single-Instance-Storage oder Deduplizierung.

Outlook PST-Dateien ade! Lokale Archive werden überflüssig

Ein weiterer Mehrwert einer E-Mail-Archivierung ist, dass Anwender auch auf ihre lokalen „Archive“ verzichten können. Outlook PST-Dateien (Microsoft Exchange) oder lokale Mailarchive (IBM Notes) werden überflüssig. Anwender greifen in der Regel auf lokale Archive zurück, weil die Quota/Obergrenze in ihren Postfächern erreicht wurde. Dabei werden Probleme von PST-Dateien, wie die schlechte Durchsuchbarkeit, meist ignoriert. Mal ganz abgesehen davon, dass von Compliance keine Rede sein kann. Wenn nun alle Mails sicher im Archiv erreichbar sind, benötigt der Anwender die lokalen, platzfressenden Dateien nicht mehr. Und wenn er doch einmal eine historische Mail benötigt, kann er das über die Offline-Funktion oder die App der Mail-Archivierung tun.

E-Mail-Archivierung sollte keine Insellösung sein

Eine moderne E-Mail-Archivierungslösung sollte in meinen Augen noch mehr können: die Software sollte sich nahtlos in die IT-Infrastruktur des Kunden einfügen. Die Anbindung an ein ECM-System inklusive Dokumentenmanagement beispielsweise steigert die Produktivität des Unternehmens immens. Insellösungen machen mit Blick auf den Informationsfluss wenig Sinn. Immer mehr wichtige und vor allem sensible Informationen erreichen Unternehmen per E-Mail – Rechnungen und Reklamationen sind nur zwei Beispiele. Diese gilt es so schnell wie möglich in einen geregelten digitalen Geschäftsprozess zu überführen. Eingehende E-Mails werden erkannt und klassifiziert. Je nach Inhalt werden diese dem richtigen Prozess zugeordnet. Der entsprechende Sachbearbeiter reagiert zeitnah, da er eine Benachrichtigung des ECM-Systems erhalten hat. So kann beispielsweise die Eingangsrechnung unmittlebar bezahlt und gebucht werden, um Skonto zu ziehen. Die Reklamation wird direkt bearbeitet, der Melder bekommt umgehend eine Info und vermutlich auch bereits die Lösung. So steigt der Servicelevel und die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Um kurz auf meine Einleitung zurückzukommen: mit einer professionellen Archivierungslösung, wie der von d.velop, „müssen“ Sie nicht mehr nur, Sie „wollen“ auch. Sie wollen rechtskonform archivieren, die Mail- und Speicherinfrastruktur entlasten und dabei die Effektivität und Produktivität interner Prozesse steigern. Das hört sich für mich nicht mehr nach Zwang, sondern nach Wollen.