Maverick Buying – wie wildes Kaufverhalten den Einkauf ausbremst

Maverick Buying – was klingt wie der Titel eines erfolgreichen Westerns von Clint Eastwood hat in Wirklichkeit nichts mit dem wilden Westen zu tun. Vielmehr ist der Begriff im Bereich der Beschaffungsprozesse und des strategischen Einkaufs anzuordnen. Maverick Buying oder auch wildes Kaufverhalten beschreibt Einkäufe, die ohne das Wissen der Einkaufsabteilung und damit ohne Rücksicht auf interne Richtlinien und Rahmenverträge von Mitarbeitern getätigt werden. Laut der Studie „Procurement 2020: Mean, Keen oder Lean?“ des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) und der Boston Consulting Group liegt nur ein Viertel aller Unternehmen in Deutschland unter der kritischen Maverick-Buying-Quote von 5%. Für uns Grund genug ein wenig genauer hinzusehen und uns mit den Typen, Gründen und Folgen von wildem Kaufverhalten zu beschäftigen – Gegenmittel inklusive.

Darum nehmen Abteilungen die Beschaffung selbst in die Hand

Bevor wir den Gründen für Maverick Buying auf den Grund gehen, ist es zum Einstieg hilfreich, einen kurzen Blick auf die verschiedenen Typen von Maverick Buying zu werfen. Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Ausprägungen von wildem Kaufverhalten: bei Typ eins läuft die Beschaffung komplett am Einkauf vorbei, bei Typ zwei wird der Einkauf sehr spät einbezogen und bei Typ drei werden vorliegende Rahmenverträge schlicht nicht genutzt.

Wenn Mitarbeiter, in welcher Form auch immer, die Beschaffung selbst in die Hand nehmen, entstehen für Unternehmen eine Reihe von Problemen und Nachteilen. Doch was führt Mitarbeiter zu genau der Eigeninitiative, die sich manch ein Arbeitgeber in anderen Bereichen so wünschen würde?

Für wildes Kaufverhalten gibt es verschiedenste Gründe. In der Regel ist es allerdings so, dass den Angestellten nicht in vollem Umfang bewusst ist, wie groß der Schaden für den Einkauf und damit auch für ihren Arbeitgeber ist. Zu den häufigsten Gründen gehören:

  1. Mangelnde Kommunikation/Transparenz über Prozesse und Rahmenverträge
  2. Fehlendes Vertrauen in die Einkaufsabteilung
  3. Mangelnde Geschwindigkeit bei dringendem Bedarf
  4. Persönliche Präferenzen und Beziehungen zu anderen Herstellern
  5. Falsche Einschätzung von Kompetenzen innerhalb des Unternehmens
  6. Fehlende Betrachtung des Gesamtkontextes und der Gesamtkosten
Maverick Buying
Maverick Buying: Beschaffungen ohne Wissen der Einkaufsabteilung

Vorteile von Maverick Buying – geht das?

Anhand der Ursachen für Maverick Buying lässt sich bereits erahnen, dass die Bewertung von wildem Kaufverhalten innerhalb eines Unternehmens stark vom jeweiligen Betrachter abhängt. Während der Einkauf darum bemüht ist, den Beschaffungsprozess so strukturiert wie möglich zu gestalten, geht es den Fachbereichen vor allem darum schnell, flexibel und mitarbeiterfreundlich zu agieren. Konflikte und Diskussionen sind vorprogrammiert. Völlig neutral betrachtet ergeben sich die folgenden Vor- und Nachteile:

Vorteile

  1. Geschwindigkeit
  2. Individualität & Flexibilität
  3. Nutzung von Sonderangeboten

Nachteile

  1. Hohe Anzahl an Lieferanten
  2. Fehlende Kostentransparenz
  3. Höhere Anschaffungskosten
  4. Höhere Wartungskosten
  5. Unabgestimmte Prozesse
  6. Kürzere Garantiezeiten

Maverick Buying kontrollieren, ohne Angestellte auszubremsen

Obwohl sich durch Maverick Buying gerade für Angestellte einige Vorteile in der täglichen Arbeit ergeben, überwiegen für Unternehmen insgesamt die Nachteile. Laut Daniel Wiese, Partner bei der Boston Consulting Group, geht es für den Einkauf daher darum, sich eine Rolle als zentrale Schaltstelle im Unternehmen zu erarbeiten und sie durch die konsequente Anwendung aller Beschaffungshebel zu behaupten. Bei den vielen verschiedenen Blickwinkeln auf das Thema eine durchaus herausfordernde Aufgabe. Die Maßnahmen gegen Maverick Buying sind daher mit Bedacht und Fingerspitzengefühl zu wählen.

Bei Problemen mit wildem Kaufverhalten sollte es oberste Priorität des Einkaufs sein, Transparenz und Klarheit über die Tätigkeiten des Einkaufs zu schaffen. Nur wenn Angestellte möglichen Mehraufwand als sinnvoll erachten und in einen Gesamtkontext einordnen können, werden sie auch interne Vorgaben berücksichtigen – hier ist vor allem Aufklärungsarbeit gefordert. Gleichzeitig sollten die Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens klar definiert und kommuniziert werden. Bei aller Offenheit darf nicht vergessen werden, den Einkauf unmissverständlich als die eine Anlaufstelle für alle Beschaffungen zu positionieren. In der Regel ist es nämlich nicht die Aufgabe der Fachbereiche Lieferanten zu recherchieren, Konditionen zu verhandeln oder Bestellungen auszulösen. Zu allerletzt geht es aber vor allem darum Beschaffungsprozesse auch technisch so einfach wie möglich zu gestalten – und das geht am besten digital…

Mit digitalisiertem Beschaffungsprozess zur Maverick Buying Quote von <5%

Ein Beschaffungs- oder auch Purchase to Pay-Prozess besteht klassischerweise aus fünf analogen Einzelschritten, die wiederum in weitere Teilprozesse aufgegliedert werden können: Beschaffungsantrag, Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Bezahlvorgang. Wenn dieser Prozess analog abläuft und nicht in seiner Gesamtheit betrachtet wird, entstehen an den jeweiligen Schnittstellen einige Stolperfallen für Unternehmen. Mit dem wilden Kaufverhalten haben wir in diesem Artikel bereits genau eine dieser Stolperfallen beleuchtet. Laut der „Procurement 2020“ Studie hat die Digitalisierung des Purchase to Pay-Prozesses daher höchste Priorität in Deutschland. Knapp 70 Prozent der Unternehmen erhoffen sich von Digitalisierung und stärkerer Automatisierung Chancen auf Effizienzsteigerungen entlang des gesamten Einkaufsprozesses. In diesem Zusammenhang wird auch von Einkauf 4.0 gesprochen. Zudem sehen über 60 Prozent großes Potenzial für digitale Lösungen in der Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Um Beschaffungsprozesse durchgängig zu gestalten, braucht es Lösungen, die die einzelnen Schritte digital miteinander verbinden. Vom Beschaffungsantrag über die Lieferscheinerfassung und die Eingangsrechnungsverarbeitung bis hin zur digitalen Akte. Die Digitalisierung von papiergebundenen Prozessen in Unternehmen stellt dabei einen sinnvollen ersten Schritt auf dem Weg zum komplett digitalisierten Purchase to Pay-Prozess dar. Doch sehen Sie selbst:

Zum digitalen Purchase to Pay-Prozess

Thomas Buddendick

Inbound Marketing Manager, d.velop AG