Wer kennt es nicht? Man hat etwas bestellt, aber das Päckchen ist nicht angekommen, oder verspätet sich. Das sorgt zum einen für Unbehagen und kann auf der anderen Seite zu einem Abwandern der Kunden führen. Daher erfordert der Versandprozess eine strukturierte Vorgehensweise, damit das richtige Produkt, zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
Definition Versandprozess
Der Versandprozess ist das entscheidende Bindeglied zwischen Logistik und Distribution, indem er den Transport von Waren vom Händler zum Kunden bzw. den Zielort ermöglicht.
Versandprozess – Die 7 R der Logistik
Allseits bekannt sind die 7 R’s der Logistik. Sie beschreiben einen logistischen Aspekt, der „right“ somit richtig umgesetzt werden muss, um Kunden zufriedenzustellen, Kosten zu sparen und den Prozess zu optimieren.
Logistik heißt, die Verfügbarkeit des richtigen Gutes, in der richtigen Menge, im richtigen Zustand, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, für den richtigen Kunden, zu den richtigen Kosten zu sichern.
Seven-Rights-Definition nach Plowman
Die Produkte immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen, kann zu Herausforderungen führen. Nicht alle Unternehmen haben mehrere Standorte, an denen sie produzieren oder die Ware einlagern, wodurch die Wege zum Kunden teils sehr lang sein können. Ein anderes Problem kann die standortübergreifende Kommunikation sein. Trotz dieser Herausforderung muss gewährleistet sein, dass jederzeit eine Auskunft gegeben werden kann, in welchem Schritt des Versandprozesses sich die Ware befindet und wie lange die Lieferung dauert.
Die 6 Schritte des Versandprozesses
Um die Ansprüche einer richtigen Logistik zu erfüllen, müssen die sechs Schritte im Versandprozess, die sicherstellen, dass die Waren ordnungsgemäß verpackt, versandfertig und gemacht und am richtigen Bestimmungsort abgesetzt werden, eingehalten werden.
Die typischen Schritte des Versandprozesses lauten:
- Bestellabwicklung:
Wenn die Bestellung eintrifft, muss diese überprüft und anschließend eine Annahmebestätigung verschickt werden. Vorgelagert muss die Bestandsprüfung stattfinden, damit abgesichert ist, dass die bestellbaren Produkte verfügbar sind. - Verpackung und Kennzeichnung:
Anschließend muss die Ware, gemäß der Versandanforderungen, mit den passenden Materialien verpackt werden. Danach muss ein Versandetikett oder eine andere Identifizierungsmarkierung angebracht werden. - Versandvorbereitung:
Im dritten Schritt des Versandprozesses wird der Versand vorbereitet, indem die benötigten Dokumente, wie Lieferscheine, Rechnungen oder Zolldokumente erstellt werden. Außerdem muss das Transportmittel gewählt und ein geeigneter Versanddienstleister herangezogen werden. - Versand und Sendungsverfolgung:
Wenn die Sendung an den Spediteur oder das Logistikunternehmen übergeben wurde, wird die Sendung mit einer Sendungsverfolgungsnummer ausgestattet, um die voraussichtliche Lieferzeit zu überwachen. - Lieferung und Empfang:
Bei der Zustellung der Lieferung erhält der Absender eine Empfangsbestätigung und die Ware wird auf Vollständigkeit und mögliche Beschädigungen geprüft. - Rücksendungen und Kundenservice:
Rücksendungen der Ware oder Umtauschvorgänge können im finalen Schritt des Versandprozesses auftreten. Dafür sollte ein Kundenservice zur Verfügung stehen, der bei Problemen mit der Lieferung, oder Produkten sowie Rücksendungen unterstützen kann.
Wie kann der Versandprozess schnell und einfach optimiert werden?
Versandprozesse finden in fast allen Bereichen der Privatwirtschaft statt. Dementsprechend benötigt jedes Unternehmen einen effizienten, fehlerfreien Ablauf: von der Bestellbestätigung bis hin zur Lieferung. Das lässt sich am besten durch digitale Unterstützung realisieren. Hierfür bietet ein Dokumentenmanagement-System (DMS) die perfekte Basis. In einem DMS können alle benötigten Dokumente in einem Tool abgelegt werden. Dadurch wird die Verwaltung der Dokumente und Informationen beschleunigt und vereinfacht. Das DMS von d.velop hat neben einer KI-gestützten Dokumentenerkennung und -klassifizierung, ein Collaboration-Tool, mit dem parallel an Dokumenten gearbeitet werden kann. Außerdem ist es in viele Systemlandschaften integrierbar und andere Lösungen wie ein Workflow-Management z.B. das d.velop process studio können einfach verknüpft werden.
Das Gold des 21. Jahrhunderts: Geschäftsprozesse – und wie man diese (auch ohne IT-Skills) implementiert
Vereinfachung und Automatisierung des Versandprozesses mit Workflow-Management
Die Automatisierung von Standardabläufen, wie dem Versandprozess, kann mit Hilfe eines Workflow-Managements realisiert werden. Besonders die Mitarbeitenden in den Fachabteilungen, die dem Geschäftsprozess am nächsten stehen, erleben den Schmerz einer fehlenden Automatisierung am deutlichsten. Mit dem d.velop process studio werden komplexe Prozesse einfach abgebildet. In dem Editor können Abläufe mithilfe verschiedener Elemente dargestellt werden. Diese Form der No-Code/Low-Code Plattform sorgt dafür, dass auch die Fachabteilungen in die Lage versetzt werden, ihre eigenen Prozesse zu automatisieren. Die Vorgänge können dabei auch überwacht werden und wenn nötig administriert werden.
Durch eine Modellierung und Optimierung des Versandprozesses wird nicht nur langfristig die Kundenzufriedenheit erhöht und eine Kundenbindung erzeugt, sondern auch der Informationsfluss beschleunigt. Dadurch werden Mitarbeitende entlastet, die wiederum mehr Zeit für andere Aufgaben haben. Ein Workflow-Management bietet zahlreiche weitere Vorteile: Es minimiert Medienbrüche und Kosten, erhöht die Transparenz und fördert die Zusammenarbeit durch klare Verantwortlichkeiten. Außerdem reduziert es Fehlerquellen, vereinfacht Arbeitsabläufe, steigert die Mitarbeitermotivation und verkürzt Durchlaufzeiten. Insgesamt trägt es zur Effizienzsteigerung und zur Verbesserung der Gesamtleistung eines Unternehmens bei.
Der Versandprozess ist dabei nicht das Ende der Kette. Es gibt viele Geschäftsprozesse in einem Unternehmen, die optimiert werden können – von Rückabwicklungen, Wartungsprotokollen bis zu digitalen Projektfreigaben oder Innovationsprozessen. Zögere nicht länger und nutze dein Optimierungspotenzial mit dem d.velop process studio.