Wer kennt das nicht? Ein Vertragsentwurf flattert rein und soll geprüft werden. Der erste Bearbeiter pflückt den Vertrag inhaltlich auseinander: Eine Anmerkung hier, eine Streichung da und am Ende werden ganze Passagen umgedichtet. Der neue Entwurf wird anschließend zur Sicherung lokal auf dem Rechner gespeichert und anschließend fix per E-Mail zur weiteren Prüfung an einen ausgewählten Verteilerkreis versandt. Und das Szenario wiederholt und wiederholt sich. Und am Ende des Tages? Da ruft Sabine dann bei Klaus durch, um zu erfragen, ob doc-V1, doc-final, oder doc-neu die aktuellste, sich im Umlauf befindende, Version des Vertragswerks ist. Spätestens zu diesem Zeitpunkt lohnt es sich, einmal über die Versionierung beziehungsweise Versionsverwaltung von Dokumenten nachzudenken.
Was bedeutet Versionierung?
Definition der Versionierung von Dokumenten
Die Versionierung von Dokumenten bezeichnet einen strukturierten Prozess, bei dem sämtliche Änderungen an Dateien oder Dokumenten systematisch erfasst und dokumentiert werden. Bei jeder Bearbeitung wird eine neue Version des Dokuments erstellt und in einem Archiv abgelegt. Diese neue Version erhält eine eindeutige Kennzeichnung – meist in Form einer fortlaufenden Versionsnummer – und enthält eine Übersicht aller vorgenommenen Bearbeitungsschritte. Ziel ist es, Änderungen nachvollziehbar zu machen, die Zusammenarbeit zu erleichtern und die Integrität von Inhalten zu sichern.
Vorteile der Versionierung von Dokumenten
Die Versionierung von Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere in dynamischen Arbeitsumgebungen mit mehreren Beteiligten bietet sie eine organisierte Dokumentenablage.
- Transparenz:
Alle Änderungen sind nachvollziehbar – inklusive Bearbeiter, Zeitpunkt und Art der Anpassung. - Nachvollziehbarkeit:
Frühere Versionen bleiben erhalten und können jederzeit eingesehen oder wiederhergestellt werden. - Fehlerminimierung:
Ungewollte Änderungen oder Datenverluste lassen sich schnell korrigieren, da ältere Versionen verfügbar sind. - Effiziente Zusammenarbeit:
Teams arbeiten stets mit der aktuellen Version und vermeiden Konflikte durch parallele Bearbeitung. - Strukturierter Freigabeprozess:
Klar definierte Versionsstände erleichtern die Unterscheidung zwischen Entwurf, Zwischenstand und finaler Version. - Revisionssicherheit:
Besonders in regulierten Branchen oder bei Audits ist die lückenlose Dokumentation ein entscheidender Vorteil. - Überblick über den Dokumentenlebenszyklus:
Von der ersten Erstellung bis zur finalen Freigabe bleibt der gesamte Entwicklungsprozess transparent.
Kurz gesagt: Versionierung sorgt für Ordnung, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit in der Dokumentenverwaltung.
Manuelle vs. automatische Versionierung von Dokumenten
Manuelle Versionierung: Aufwand und Risiko
Ein klassisches Dateisystem bietet keine automatische Versionierung. Bei der manuellen Versionierung entscheidet der Bearbeiter selbst, wann eine neue Version entsteht – meist durch händisches Abspeichern als separate Datei mit Versionsnummer oder Beschreibung. Dieser Prozess ist fehleranfällig und zeitaufwendig: Es ist nicht ersichtlich, ob ein Dokument gerade bearbeitet wird, und es besteht die Gefahr, dass Änderungen überschrieben oder veraltete Versionen verwendet werden. Die Nachvollziehbarkeit hängt vollständig von der Sorgfalt des Einzelnen ab.
Automatische Versionierung: Effizienz und Sicherheit
Automatische Versionierung bedeutet, dass Änderungen an digitalen Dokumenten systemgestützt und ohne manuelles Zutun erfasst werden. Bei jeder Bearbeitung wird automatisch eine neue Version mit Zeitstempel und Bearbeiterinformationen erstellt. Frühere Versionen bleiben erhalten und können jederzeit eingesehen oder wiederhergestellt werden. So entsteht eine transparente Dokumentenhistorie, die Fehler vermeidet und die Zusammenarbeit erleichtert.
💻Webinar: Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems
Die Versionsverwaltung als Herzstück eines DMS
Die Versionsverwaltung ist weit mehr als eine technische Funktion – sie bildet das Rückgrat eines leistungsfähigen Dokumentenmanagement-Systems. In einem DMS wird jede Änderung an einem Dokument automatisch erfasst, versioniert und dokumentiert. Dadurch entsteht eine lückenlose Historie, die jederzeit nachvollziehbar ist. Nutzer können frühere Versionen einsehen, vergleichen oder bei Bedarf wiederherstellen – ganz ohne manuelle Zwischenschritte. Diese Transparenz schafft Vertrauen, reduziert Fehlerquellen und erleichtert die Zusammenarbeit über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg. Besonders in regulierten Branchen oder bei komplexen Projekten ist die zuverlässige Versionsverwaltung ein entscheidender Vorteil, der klassische Dateisysteme deutlich übertrifft.
Die drei Hauptaufgaben einer Versionsverwaltung
- Protokollierung von Änderungen. Lückenlos kann jederzeit nachvollzogen werden, was mit dem Dokument geschehen ist.
- Archivierung der einzelnen Stände. Alte Stände (Versionen) einzelner Dokumente und mehrerer Dateien können wiederhergestellt werden.
- Koordinierung des gemeinsamen Zugriffs von mehreren Erstellern auf Dokumente oder Dateien.
Mit Blick auf den letzten Punkt regelt dabei der sogenannte Check-Out und Check-In die unkomplizierte Zusammenarbeit an einem Dokument und koordiniert Zugriffsrechte. Mit der Check-Out Funktion blockiert der Bearbeiter das Dokument vorübergehend. Jetzt sind je nach Konfiguration zum Beispiel keine lesenden Zugriffe oder Kopien möglich. Der darauffolgende Bearbeiter erhält über diesen Zustand eine Benachrichtigung. Mit dem anschließenden Check-In erzeugt der erste Bearbeiter das geänderte Dokument als neue Version. Die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben.
Status eines Dokuments innerhalb von d.velop documents
- Bearbeitung: Dokumente (und Eigenschaften) können erstellt, verändert und gelöscht werden. Diese Dokumente sind gegen Zugriff nicht berechtigter Personen gesperrt.
- Prüfung: Dokumente können von einem festgelegten Personenkreis geprüft werden. Die Dokumente können in diesem Status nicht verändert, wohl aber gelöscht oder in einen anderen Status gebracht werden.
- Freigabe: Dokumente können von allen (berechtigten) Benutzern gefunden und visualisiert werden. In diesem Status kann das Dokument nicht mehr verändert und auch nicht mehr gelöscht werden. Es ist archiviert.
- Archiv: Alte, nicht mehr aktuelle Versionen eines Dokuments werden im Status Archiv aufbewahrt und hier versioniert. Neue Versionen „schieben“ die Vorgängerversion automatisch in diesen Status.
Mit Blick auf den Status wird deutlich, wie sich die unkomplizierte Zusammenarbeit an einem Dokument realisieren und Zugriffsrechte einfach regeln lassen. Ist der rote Statusbalken sichtbar, blockiert der Bearbeiter das Dokument vorübergehend. Jetzt sind je nach Konfiguration zum Beispiel auch keine lesenden Zugriffe oder Kopien möglich. Mit Abschluss der Bearbeitung erzeugt der erste Bearbeiter das geänderte Dokument als neue Version. Bearbeiter Nr. 2 erhält über diesen Zustand möglicherweise eine Benachrichtigung, da er zur Prüfung aufgefordert wird. Die zuvor verhängte Editiersperre wird aufgehoben. Eine Prüfung, Freigabe oder erneute Bearbeitung werden möglich. Ein Dokument kann also mehrere Status gleichzeitig einnehmen. Dazu müssen von dem Dokument aber immer unterschiedliche Versionen gleichzeitig vorhanden sein:
Der klassische Weg eines Dokuments kann also wie folgt aussehen:
Optimierte Prozesse durch cleveres Workflow-Management
Workflow-Definitionen sorgen dafür, dass bestimmte Personen, Stellen oder ganze Abteilungen über den Status eines Versionsdokuments informiert werden. Freigaberecht oder Prüfstellen können fest definiert vergeben werden. Auf diesem Wege lassen sich erzeugte Versionsdokumente unkompliziert und unabhängig vom Dokumententyp im Unternehmen verteilen. Das sorgt für eine gezielte Prozessoptimierung im Unternehmen.
Starte jetzt mit der Versionierung von Dokumenten und nutze dafür eine Versionsverwaltung – zum Beispiel mit dem Dokumentenmanagement der d.velop.
Fazit
Die Versionierung von Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen: Jede Version stellt einen eindeutig identifizierbaren Stand dar und ermöglicht eine klare Nachverfolgung der Entwicklung. Änderungen werden automatisch archiviert und mit einer neuen Versionsnummer versehen – das schützt vor Datenverlust und schafft Transparenz.
Dank der lückenlosen Protokollierung ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Anpassungen vorgenommen hat. So entsteht ein vollständiger Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus – von der ersten Erstellung bis zur finalen Freigabe. Um diese Vorteile voll auszuschöpfen, ist es entscheidend, einen passenden DMS-Anbieter zu wählen, der Versionierung, Archivierung und Protokollierung zuverlässig und benutzerfreundlich abbildet. Nur so lassen sich Anforderungen an Qualitätssicherung, Compliance und teamübergreifende Zusammenarbeit effizient erfüllen.