Vertragsmanagement Prozess verbessern? Erst durch Digitalisierung möglich!

Prozesse im Vertragsmanagement verbessern? Der Wunsch einer jeden Führungskraft im Unternehmen. Denn Vertragsineffizienzen sind nicht nur zeitraubend, sondern kosten auch viel Geld. In einer Studie des World Commerce & Contracting Instituts mit über 1.200 Unternehmen wurden mehr als 40 Konfliktpunkte im gesamten Vertragsmanagement Prozess ermittelt, die zu Wertverlusten und finanziellen Einbußen führen. So machen etwa die Gesamtkosten für Vertragsabschlüsse und Wertverluste bei einem durchschnittlichen Konsumgüterunternehmen 2 bis 4 % des Umsatzes aus. In Branchen mit hochwertigen Investitionsprojekten, wie im Bauwesen oder der Luftfahrt, steigt dieser Anteil auf über 15 %.

Die gute Nachricht: Unternehmen, die frühzeitig auf eine Vertragsmanagement Software setzen, können diese Verluste minimieren. So haben innerhalb der Studie bereits 65 % der befragten Unternehmen angegeben, in Vertragsmanagement-Technologien zu investieren, damit Mitarbeiter:innen effizienter arbeiten können, Risiken wie verpasste Vertragsfristen reduziert werden und somit bessere finanzielle Ergebnisse erzielt werden.

Wie der Vertragsmanagement Prozess genau abläuft und wie dieser durch eine digitale Gestaltung verbessert werden kann, klärt dieser Blogartikel.

Wer seine Verträge im Griff hat, hat sein Geschäft im Griff!

Verträge bilden das Fundament nahezu aller Geschäftsbeziehungen – von Lieferanten über Kunden bis hin zu Partnern. Ohne klare Strukturen und automatisierte Abläufe drohen Fristversäumnisse, Compliance-Verstöße und unnötige Kosten durch ineffiziente manuelle Prozesse. Ein professionelles Vertragsmanagement sorgt dagegen für zentrale Verfügbarkeit, bessere Kontrolle über Vertragsinhalte und schnellere Entscheidungswege. Zudem ermöglicht es eine fundierte Auswertung von Vertragsdaten, um strategische Potenziale zu erkennen und Einsparungen zu realisieren. Kurz gesagt: Wer seine Verträge im Griff hat, steuert sein Geschäft effizienter, sicherer und nachhaltiger.

Daher ist es äußerst sinnvoll das Vertragsmanagement innerhalb folgender Schritte laufend zu verbessern:

1. Vertrag erstellen
2. Vertrag verhandeln
3. Vertrag prüfen
4. Vertrag freigeben
5. Vertrag unterzeichnen
6. Vertrag verwalten
7. Vertrag archivieren

So läuft ein Vertragsmanagement Prozess ab

Ein richtig gutes Vertragsmanagement unterstützt alle Phasen eines Vertragslebenszyklus von der Anbahnung der Vertragsbeziehung über die Implementierung bis hin zur Verwaltung und abschließenden Archivierung.

1. Vertrag anbahnen

Der Vertragsmanagement Prozess beginnt mit der Anbahnung einer Vertragsbeziehung. Sobald zwei Parteien Gespräche zu Vertragsbeziehungen aufnehmen, sollten alle zugehörigen Informationen wie ein Vertragsentwurf und die Ansprechpartner bei einem Kunden oder Lieferanten in einer Akte zusammengeführt werden. Das schafft Transparenz und jeder Mitarbeitende hat ab Beginn der Geschäftsbeziehungen einen Überblick über alle relevanten Informationen.

2. Vertrag erstellen und Vertrag verhandeln

Entwickelt sich aus der ersten Anbahnung eine Geschäftsbeziehung, ist in einem nächsten Prozessschritt der Vertrag zu erstellen. Eine Vertragsmanagement Software ermöglicht hier, auf zentrale Vorlagen zurückzugreifen, wodurch ein Vertragsentwurf deutlich schneller erstellt werden kann. Bis zur finalen Unterzeichnung werden in der Praxis häufig mehrere Verhandlungsrunden benötigt, in denen der Vertragsentwurf und seine Inhalte verhandelt werden. In einem zentralen Vertragsmanagement können alle Änderungen am Vertragsentwurf mithilfe eines Versionsverlaufs auch später noch nachvollzogen werden.

3. Vertrag prüfen & Vertrag freigeben

Nach erfolgreicher Vertragserstellung und Vertragsverhandlung kommt es dann zur Vertragsprüfung und zur Vertragsfreigabe. Dies kann ein mehrstufiger Prozess sein, in dem Mitarbeitende und Vorgesetzte aus unterschiedlichen Abteilungen involviert sind. Im digitalen Vertragsmanagement Prozess werden diese Prüfschritte über Workflows abgebildet. Der Vorteil ist, dass in diesen Workflows festgehalten wird, wer der Freigabe zugestimmt oder ggf. einen Kommentar hinzugefügt hat.

5. Vertrag unterzeichnen

Im Ablauf des Vertragsmanagement Prozesses folgt nun die Vertragsunterzeichnung. Das freigegebene Dokument wird dem Vertragspartner zugesandt. Abschließend wird der signierte Vertrag der entsprechenden Vertragsakte zugeführt. Unterschiedliche Abteilungen haben mithilfe eines zentralen Vertragsmanagements zu jeder Zeit den gleichen Informationsstand über den Vertragsstatus sowie die aktuelle Version.

Darum solltest du auf eine digitale Vertragsunterzeichnung im Vertragsmanagement Prozess setzen:

Die digitale Vertragsunterzeichnung reduziert nicht nur Kosten und Aufwand, sondern bringt weitere Vorteile:

• Papierlos arbeiten: Einsparung von Druck- und Versandkosten
• Effizienz steigern: Schnellere Vertragsabschlüsse ohne Medienbrüche
• Flexibel bleiben: Verträge jederzeit und überall unterzeichnen
• Rechtssicherheit gewährleisten: eIDAS- und DSGVO-konform
• Nachhaltigkeit fördern: Ressourcen und Umwelt schonen

Damit ist die digitale Vertragsunterzeichnung ein wesentlicher Erfolgsfaktor für moderne Organisationen.

6. Vertrag verwalten

Nachdem Verträge geschlossen und in das Vertragsmanagement eingepflegt wurden, ist die Verwaltung dieser Verträge von hoher Relevanz für ein Unternehmen. Essenziell für ein Vertragsmanagement ist das Fristenmanagement. Dieses sorgt dafür, dass keine Fristen mehr verpasst werden. Durch einen frühzeitigen Hinweis können Verträge entweder rechtzeitig gekündigt oder Konditionen nachverhandelt werden. Weiterhin hilft ein Vertragsmanagement, in dem alle Verträge zentral abgelegt sind, einen laufenden Überblick über die Kosten aus vertraglichen Verpflichtungen zu behalten.

7. Vertrag archivieren

Der letzte Schritt des Vertragsmanagement Prozesses umfasst die Archivierung. In einem qualitativen Vertragsmanagement sorgen hinterlegte Regeln dafür, dass Vertrag und geschäftsrelevante Informationen nach Ablauf von gesetzlichen Fristen abhängig vom Inhalt entweder automatisch gelöscht oder unveränderbar archiviert werden. So müssen sich die verantwortlichen Mitarbeiter keine manuellen Wiedervorlagen einstellen. Auch wird die Gefahr verringert, dass Verträge später nicht mehr auffindbar sind.

Vertragsverwaltung vs. Vertragsmanagement – worauf sollten Unternehmen beim Vertragsmanagement Prozess setzen?

Ein effektiver Vertragsmanagement Prozess geht weit über die reine Vertragsverwaltung hinaus. Während die Vertragsverwaltung hauptsächlich das Ablage- und Suchsystem für bestehende Verträge abbildet, umfasst der Vertragsmanagement Prozess den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags – von der Erstellung über Verhandlung, Genehmigung und digitale Freigaben bis zu Verlängerung oder Beendigung.

Im klassischen Verwaltungsansatz stehen administrative Aufgaben wie Archivierung oder Fristenkontrolle im Vordergrund. Ein durchdachter digitaler Vertragsmanagement Prozess nutzt dagegen moderne Tools und automatisierte Workflows, um Prozesse effizient zu gestalten, Risiken zu minimieren und wertvolle Einblicke aus Vertragsdaten zu gewinnen.

Während also die Vertragsverwaltung eher reaktiv und administrativ agiert, ist das Vertragsmanagement proaktiv, datengetrieben und wertschöpfend. Unternehmen, die diesen Unterschied erkennen und umsetzen, verwandeln ihre Verträge von einer reinen Pflichtaufgabe in einen echten Wettbewerbsvorteil.

Vertragsmanagement Prozess digitalisiert – so funktioniert’s bei der edding AG!

Wie bei vielen Prozessen gilt auch beim Vertragsmanagement Prozess: Mach’s digital! Eine Softwarelösung verbessert den Prozess des Vertragsmanagements und kann darüber hinaus weitere Prozesse und  Workflows anstoßen. Das hat auch die edding AG für sich und ihre Vertragsprozesse erkannt. So konnte das Unternehmen ihre Vertragsbearbeitung und –unterzeichnung mithilfe der d.velop Vertragsmanagement Software und der digitalen Signatur von 4 bis 5 Tagen auf durchschnittlich 5 Minuten reduzieren.

• d.velop contracts for M365 im Einsatz für den gesamten Vertragslebenszyklus
• Integration der Software in die bestehende Microsoft 365 Landschaft
• d.velop sign deutschlandweit im Einsatz für die Unterzeichnung von Verträgen
• Durchlaufzeiten wurden massiv verkürzt
• Ablösung manueller Prozesse durch digitale, automatisierte Prozesse

An der Lösung begeistert mich, dass es erstmalig ein Standardprodukt ist, welches dann auf das Unternehmen und die Bedürfnisse angepasst werden kann. Wir können neue Funktionen mit einbauen und, wie in unserem Fall, die digitale Unterschrift ergänzen, sodass es in unsere Arbeitsweise passt.

Alina Drechsel
Digital Consultant
edding AG